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藝術(shù)檔案收集中的問題與對(duì)策
藝術(shù)檔案在歸檔、利用等環(huán)節(jié)之前，首先是要做好檔案收集，它是檔案業(yè)務(wù)管理工作的第一重要環(huán)節(jié)，處于環(huán)節(jié)之首，不僅是檔案管理工作的起步，同時(shí)也是檔案管理后續(xù)工作的支撐。藝術(shù)檔案管理工作中只有做好檔案收集工作，才能使檔案材料齊全、完整，從而為公共文化服務(wù)建設(shè)提供有力保障，為改革、創(chuàng)新提供重要參考依據(jù)。所以檔案收集將對(duì)整個(gè)檔案管理起到?jīng)Q定性作用。雖然從檔案法方面也好、單位自身也好、檔案管理員也好，都在不斷進(jìn)行完善和規(guī)范，相比過去有著很大的改觀，但在實(shí)際工作中并不是有那么樂觀，或多或少都存在著不同層面的現(xiàn)實(shí)問題。以下結(jié)合自身工作談幾點(diǎn)體會(huì)：
一、檔案收集工作存在的問題
1、檔案意識(shí)淡薄
單位各部門工作人員對(duì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為此項(xiàng)工作是檔案員的事，認(rèn)為自己干好了業(yè)務(wù)工作，舉辦好文化活動(dòng)，就完成了本職工作，而恰恰忽略了自己本職工作中最重要的部分，那就是可以證明工作業(yè)績(jī)的原始材料，不注意收集、整理，更談不上保管了，導(dǎo)致原始材料丟失，到年終考核整理材料時(shí)，拿不出有價(jià)值的東西出來，只能處于應(yīng)付，能有多少交多少。這點(diǎn)是我們很多單位業(yè)務(wù)干部普遍存在的現(xiàn)象，忽略了平時(shí)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，甚至出現(xiàn)所做過的活動(dòng)，沒有留下任何痕跡。另外，很多檔案人員缺乏能動(dòng)性，對(duì)自身工作也是處于應(yīng)付，自身要求不高，不能主動(dòng)去了解各業(yè)務(wù)部門的工作性質(zhì)以及工作計(jì)劃，更談不上監(jiān)督、指導(dǎo)了，也是草草了事，檔案只要做了就行，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的嚴(yán)重局面。
2、歸檔偏“科”
目前很多文化業(yè)務(wù)單位雖然把業(yè)務(wù)工作放在重要位置，但在檔案收集上卻把行政放在業(yè)務(wù)之上，作為首要任務(wù)，檔案室里多見文書檔案的收集比較完整，卻對(duì)藝術(shù)檔案的收集則比較忽視，有些活動(dòng)檔案，只有一張節(jié)目單和幾張圖片，連一個(gè)基本的前期方案都沒有，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代影像檔案、數(shù)字化電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作更加無從談起。傳統(tǒng)和現(xiàn)代都不能體現(xiàn)完整性，最終就導(dǎo)致單位檔案種類單一、缺失，原本較為重要的資料得不到有效管理，更談不上有效利用，給單位發(fā)展造成極大影像。
3、文檔人員業(yè)務(wù)和責(zé)任心不強(qiáng)
檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)技能不強(qiáng)，，也是造成檔案工作不能健康發(fā)展的主要原因。很多單位的文檔工作人員，大多數(shù)都是兼職或者都不是專業(yè)出身，由打字員轉(zhuǎn)崗的，缺乏對(duì)文書立卷的基礎(chǔ)知識(shí)，不能系統(tǒng)掌握檔案的要求，導(dǎo)致收集工作無法順利進(jìn)行。如請(qǐng)示、批復(fù)不在一起，底稿與正稿分家，正件與印件不完整。如果遇上不負(fù)責(zé)任的文檔管理人員，收集多少是多少，不按藝術(shù)檔案的歸檔要求加以督促和催辦，甚至出現(xiàn)文件材料不能及時(shí)理順歸檔，就會(huì)隨著時(shí)間的推移而將其丟失，人為地造成立卷工作中的“脫節(jié)”現(xiàn)象。
4、檔案收集過程缺乏規(guī)范
單位檔案員在收集各部門檔案時(shí)，通常只是電話通知，口述把什么什么項(xiàng)目的資料上交，在歸檔范圍、收集時(shí)間、數(shù)量等方面沒有明確導(dǎo)向，更不用說以書面清單的形式進(jìn)行收集，導(dǎo)致松散現(xiàn)象，收集效率降低，對(duì)整個(gè)檔案管理的作用不明顯。特別是各業(yè)務(wù)部門職能和工作性質(zhì)不同，檔案呈多元化態(tài)勢(shì)，各部門形成的檔案都具有自身的個(gè)性。所以檔案人員有必要進(jìn)行專業(yè)的具體指導(dǎo)和培訓(xùn)，才能把收集工作落到實(shí)處。
5、檔案收集工作無硬性考核
幾乎所有文化業(yè)務(wù)單位，對(duì)檔案收集管理工作沒有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，即便有考核標(biāo)準(zhǔn)也是太籠統(tǒng)。雖然形式上有考核，只是檢查是否收集齊全完整，都是留于口頭，沒有硬性指標(biāo)，而應(yīng)對(duì)檢查的歸檔率實(shí)際也是自欺欺人，無非就是把實(shí)際歸檔數(shù)視作應(yīng)當(dāng)歸檔數(shù)，因此這種考核標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際意義不大，對(duì)藝術(shù)檔案收集起不到促進(jìn)作用。
6、檔案收集執(zhí)法不嚴(yán)
目前我國(guó)在《檔案法》和《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法規(guī)文件中針對(duì)歸檔的行為做出了相應(yīng)處罰。但在實(shí)際情形中，由于單位內(nèi)部管理上沒有把檔案工作提上工作日程，沒能真正加以重視，加上檔案材料不及時(shí)移交歸檔并未給單位造成眼前的各種損失和不利影響。導(dǎo)致在整個(gè)檔案收集過程中有法沒依，有制度不能有效執(zhí)行，缺乏實(shí)效性，久而久之，工作人員的檔案法制意識(shí)就會(huì)淡薄，直接影響了檔案的收集歸檔。
二、有效解決檔案收集工作的問題
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)引導(dǎo)，促進(jìn)全員檔案意識(shí)
文化藝術(shù)檔案本身就是一門藝術(shù)，領(lǐng)導(dǎo)重視是這項(xiàng)工作之根本，加強(qiáng)引導(dǎo)宣傳又是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，首先必須單位領(lǐng)導(dǎo)自身要意識(shí)到文化藝術(shù)檔案的價(jià)值和重要性，才能督促下屬做好文化藝術(shù)檔案的收集、整理以及管理工作，要把文化藝術(shù)檔案管理工作列入到重要的工作日程，將檔案管理工作經(jīng)費(fèi)納入到年度財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算，進(jìn)一步加大硬件設(shè)施的投入，解決實(shí)際困難和問題。另外可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、刊物、微信等平臺(tái)宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀(jì)違法的規(guī)定滲透各個(gè)業(yè)務(wù)部門，引起全員對(duì)單位檔案工作的重視，增強(qiáng)檔案積累、保護(hù)和收集歸檔意識(shí)。營(yíng)造一種良好的檔案工作氛圍。
2、不分主次，樹立大檔案的概念
一個(gè)單位，文書檔案固然重要，但對(duì)文化館來說，他具有業(yè)務(wù)性非常強(qiáng)的性質(zhì)，主要工作是公共文化服務(wù)，都是通過不同的藝術(shù)形態(tài)和文化服務(wù)來滿足廣大人民群眾對(duì)日益增長(zhǎng)的文化需求，可想而知藝術(shù)檔案對(duì)文化館來說更是一筆寶貴的財(cái)富，所以，凡是有保存價(jià)值的各種載體、各種形式、各種門類的檔案都要及時(shí)收集，除了藝術(shù)檔案、文書檔案外，單位的設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等都要建立起來，并且根據(jù)社會(huì)發(fā)展，都要形成數(shù)字化管理，建立門類齊全、資源豐富的檔案庫，才能更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，滿足利用者的查檔需求。
3、提高檔案員業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)
文化館工作本身與圖書館、博物館有著很大的區(qū)別，所開展的活動(dòng)也是具有多樣化的，那么面對(duì)檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)也是分門別類，這就需要我們從事檔案工作的人員自身要有熟悉各個(gè)門類專業(yè)特征，了解各活動(dòng)項(xiàng)目所要?dú)w檔的范圍，才能達(dá)到事半功倍的效果。除了有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平外，責(zé)任心尤為重要，長(zhǎng)期以來，檔案收集基本處于被動(dòng)收集的局面，你來交我就收，交多少收多少，材料完整不完整，似乎與檔案人員毫無關(guān)系，責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)烈。這種思想一定要改變，檔案人員必須清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，多于各部門加強(qiáng)溝通，變過去的被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，讓業(yè)務(wù)部門工作人員時(shí)刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。
4、規(guī)范管理，責(zé)任到人
文化館應(yīng)配備檔案管理工作專職人員，并能在內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)確定兼職的檔案收集人員，形成整個(gè)單位的檔案管理隊(duì)伍，由檔案專職人員牽頭，每年年初和年末都要召集一次檔案管理工作碰頭會(huì)。年初就各部門年度重點(diǎn)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)查摸底，通過各業(yè)務(wù)部門年度工作計(jì)劃，掌握主要工作項(xiàng)目和時(shí)間安排，便于及時(shí)督促相關(guān)人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，在反復(fù)強(qiáng)調(diào)材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關(guān)要求的同時(shí)，以書面形式，列出歸檔清單，落實(shí)好各部門責(zé)任人員，并簽訂相應(yīng)責(zé)任書;年末歸檔前要再次強(qiáng)調(diào)檔案歸檔工作的要求，便于大家及時(shí)整改，對(duì)于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。
5、明確檔案收集考核，建立可操作性標(biāo)準(zhǔn)
建立健全切實(shí)可行的收集歸檔制度和檔案工作考核制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中，確保材料齊全完整。根據(jù)單位的一切事務(wù)，制定相關(guān)的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，在收集工作考核時(shí)，要抽樣檢查某個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目，并結(jié)合業(yè)務(wù)部門針對(duì)此項(xiàng)工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，是否與制定的標(biāo)準(zhǔn)缺少什么材料，而不是簡(jiǎn)單地用一個(gè)歸檔率和卷宗數(shù)來說明收集材料的齊全完整性。結(jié)合職工年度目標(biāo)管理考核，實(shí)行獎(jiǎng)懲分明，這樣可以避免一些自欺欺人現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案人員和業(yè)務(wù)部門工作人員都能從思想上高度重視起來，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進(jìn)相關(guān)工作的關(guān)注及材料收集工作的督查。
6、加大力度，依法治檔
進(jìn)一步制定、完善、規(guī)范針對(duì)性、操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，有法可依，從《檔案法》的執(zhí)法高度來宣傳檔案收集工作的法律性與重要性。用制度規(guī)范行為，充分加強(qiáng)檔案執(zhí)法情況的檢查和監(jiān)督，必要時(shí)采取從行政上加強(qiáng)單位內(nèi)部對(duì)檔案法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高單位內(nèi)依法行政、依法治檔的思想意識(shí)。并對(duì)檔案工作檢查中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為嚴(yán)予以查處，以此樹立依法治檔的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，從而進(jìn)一步增強(qiáng)單位內(nèi)工作人員的檔案法制和歸檔意識(shí)，杜絕各單位檔案拒不歸檔現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案收集工作的有序開展。
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