- 相關(guān)推薦
淺議醫(yī)院人事檔案的電子信息化管理
隨著信息技術(shù)的高速和國際互聯(lián)的建立，我們邁進了一個全新的網(wǎng)絡(luò)時代。為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果，使檔案工作從傳統(tǒng)工作模式向化模式發(fā)展，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會信息電子化發(fā)展的步伐，為社會各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。1 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1.1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個人信用狀況等缺陷。傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達的今天，變的難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內(nèi)容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。
1.2檔案信息電子化管理存在的問題
檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識檔案信息電子化好處的同時，我們也應(yīng)清醒地認(rèn)識到，檔案部門面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)：
1.2.1原始性及真實性的問題。
電子文件的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面：(1)電子文件可以被原樣復(fù)制，也可以被改動后而不留痕跡。(2)電子文件的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。(3)電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內(nèi)容的真實性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對性。隨著側(cè)重點不同、技術(shù)基礎(chǔ)不同，使不同部門對電子文件的真實性認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了不同的定位情況，從而使對真實性的確認(rèn)帶有相對性。
1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側(cè)重點各不相同，信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。 會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來源于人事檔案，而且一般采用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新信息，具有真實性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺建設(shè)需有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如果各個檔案部門各自為政依照自己的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)平臺，如財務(wù)部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重復(fù)建設(shè)不兼容的平臺，也為醫(yī)院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個統(tǒng)一的平臺標(biāo)準(zhǔn)顯得至關(guān)重要。從長遠角度看，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，以后各部門之間進行信息共享或聯(lián)合開發(fā)，就很可能由于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的差異帶來不兼容的問題。
1.2.3憑證價值問題。電子文件是機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
2.1新時期人事工作的迫切需要
進入新世紀(jì)以來，運用現(xiàn)代化、化的手段做好新時期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。
2.2已具備了物質(zhì)條件設(shè)施
現(xiàn)在各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)已基本上實現(xiàn)了寬帶化，絕大部分都實現(xiàn)了電腦化辦公。這為實現(xiàn)人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現(xiàn)有的設(shè)備基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)的檔案存儲、管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件及相應(yīng)的設(shè)備，即可實現(xiàn)電子化檔案管理。 2.3人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時間長，重復(fù)勞動多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息系統(tǒng)流程不。要改變這種狀況，就需要用化工具管理干部信息，不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。
2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發(fā)揮機在檔案管理方面的作用，實現(xiàn)規(guī)范化、化的管理方式。
3 進一步規(guī)范人事檔案的化管理
3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化
是實現(xiàn)人事檔案計算機管理的合理模式，要推動人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
3.2強化制度化建設(shè)規(guī)范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問題數(shù)據(jù)難以恢復(fù)，損失很大。同時，計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程查檔，更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計算機技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序，對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平
由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計算機應(yīng)用水平。
3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時、推廣經(jīng)驗，引導(dǎo)、規(guī)范機關(guān)電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據(jù)工作實踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環(huán)境要求高，要進行適當(dāng)?shù)耐度�。同時，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設(shè)備，并由專人管理。各單位可根據(jù)自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。
4 小結(jié)
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速和國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立，我們邁進了一個全新的網(wǎng)絡(luò)時代，大力開發(fā)利用檔案信息資源己經(jīng)非�，F(xiàn)實的提上了各級檔案部門的議事日程。加強檔案信息資源的開發(fā)利用迫在眉睫。努力創(chuàng)造條件讓現(xiàn)有的工作人員在實踐中學(xué)習(xí)，通過在職培訓(xùn)的辦法，使在職人員補上欠缺的現(xiàn)代科學(xué)知識和管理科學(xué)知識。要加強健全與完善人事檔案信息管理系統(tǒng)，全面推進檔案現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)健康發(fā)展。選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。強化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識，加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理，加強學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍。
【淺議醫(yī)院人事檔案的電子信息化管理】相關(guān)文章：
醫(yī)院的信息化管理03-18
從電子辦公到信息化管理03-12
淺談醫(yī)院檔案的信息化管理03-21
淺議現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療器械維修和管理03-16
淺議醫(yī)院中藥房藥材的調(diào)配與管理03-05
醫(yī)院檔案信息化管理利弊分析03-14
淺議電子商務(wù)對物流的影響03-21