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會計電算化系統(tǒng)條件下的內(nèi)部控制
摘 要：從計算機(jī)對于信息的分析處理模式出發(fā)，對現(xiàn)有會計內(nèi)控制度具體情況進(jìn)行探討，并合理論證會計電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)控調(diào)整與方向，以此來突出會計電算化內(nèi)控的重要性，形成有效關(guān)注。
關(guān)鍵詞：會計電算化;系統(tǒng)條件;內(nèi)部控制
一、引言
隨著競爭壓力的增大，一個企業(yè)要想逐步完成最初設(shè)定的管理目標(biāo)，內(nèi)部控制制度的建立健全是非常必要的。而且此套制度與會計電算化系統(tǒng)必須相適應(yīng)，這樣企業(yè)整體的發(fā)展才會更加健康、長久。
二、內(nèi)部控制在會計電算化系統(tǒng)條件下的發(fā)展
(一)計算機(jī)使得企業(yè)會計核算形勢發(fā)生變化
如今，遠(yuǎn)程通訊技術(shù)日漸成熟，在網(wǎng)上對會計信息進(jìn)行實時處理已經(jīng)逐步普及，由此各類業(yè)務(wù)即便在企業(yè)之外同樣能夠在其他計算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時處理。故而企業(yè)財產(chǎn)物資是否能夠達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，會計系統(tǒng)所反映的經(jīng)濟(jì)活動情況是否可靠，內(nèi)部控制制度的完善是十分必要的。而內(nèi)控制度需要覆蓋的控制面要比舊式會計系統(tǒng)更為廣泛與復(fù)雜。
(二)會計電算化的程序化操作有利有弊
無紙化數(shù)據(jù)與交易逐步展開，讓關(guān)于數(shù)據(jù)方面的有效輸入與處理更加容易，不過由于會計電算化過于程序化，所以原先的人工核對及審核，轉(zhuǎn)為計算機(jī)的自動完成。一旦有一個數(shù)據(jù)發(fā)生偏差，那么整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性將受到挑戰(zhàn)。因此，系統(tǒng)自我控制增多，而控制稽核與審查日漸變少。
(三)使用計算機(jī)讓舞弊犯罪幾率增大
計算機(jī)應(yīng)用讓會計電算化更加深入企業(yè)工作體系，但是由此所帶來的人為舞弊操作等漏洞也日漸明顯。一些在計算機(jī)存儲盤上的數(shù)據(jù)要想修改并不難，核查起來也較為困難。故而對此類犯罪的防范尤為困難，而此類結(jié)果所釀成的損害范圍也比較大。因此要想實現(xiàn)內(nèi)部控制難度可想而知，尤其要重點做好對計算機(jī)的控制。
三、會計電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部控制組成
(一)一般性控制
也就是普通控制，其分成部分主要是組織、授權(quán)、職責(zé)分工及業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化的控制等方面。
1.組織方面。也就是會計電算化條件下，使用對職能部門的劃分來實現(xiàn)其內(nèi)控。比如，財務(wù)部門便可以分列為系統(tǒng)開發(fā)及應(yīng)用兩個部門。
2.授權(quán)方面。也就是借助對會計電算化信息人員業(yè)務(wù)的權(quán)限伸縮進(jìn)行規(guī)范，以達(dá)到內(nèi)部控制。比如系統(tǒng)開發(fā)部門對開發(fā)系統(tǒng)軟件及維護(hù)其安全工作負(fù)責(zé)，不過并沒有權(quán)利使用軟件操作;系統(tǒng)應(yīng)用部門則在日常業(yè)務(wù)辦理時有權(quán)使用該軟件，不過對該系統(tǒng)軟件沒有權(quán)利進(jìn)行刪改。二者之間是各自擁權(quán)，職責(zé)分離，從而使得錯誤產(chǎn)生及舞弊問題得以減少。
3.分工職責(zé)方面。要求企業(yè)在內(nèi)部明確崗位職責(zé)，對其所應(yīng)有的范圍進(jìn)行明確界定，且一些不連貫的職位之間不能形成合作，必須對責(zé)任分屬進(jìn)行規(guī)定，并不允許一人兼職兩個職位。
4.處理業(yè)務(wù)方面。企業(yè)應(yīng)該對其內(nèi)部業(yè)務(wù)的制度及程序進(jìn)行明確劃定，以實現(xiàn)科學(xué)化內(nèi)部控制。比如：能夠做到憑證錄入，并保證原始憑證能合理合法，真實有效;記賬憑證登帳前需要通過嚴(yán)格審核，且記賬人員無權(quán)獨自反審等。
除了以上4個控制外，內(nèi)部控制的范圍還涉及安全保密控制、人員控制及檔案設(shè)備管理等方面。
(二)非常規(guī)應(yīng)用控制
此種控制主要是指會計電算化環(huán)境下對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理的監(jiān)督與規(guī)范。其主要組成為輸入控制、處理數(shù)據(jù)控制及輸出控制三個部分。
1.輸入方面。計算機(jī)在處理數(shù)據(jù)時，其能力主要體現(xiàn)在速率上，既省時省力，又避免污染浪費。不過倘若數(shù)據(jù)輸入存在誤差，那么誤差擴(kuò)大的范圍很可能波及到最終的分析結(jié)果。輸入數(shù)據(jù)時候，即便存在的過失較小，但是當(dāng)數(shù)據(jù)進(jìn)入到系統(tǒng)便擴(kuò)大了錯誤的發(fā)生范圍，對計算機(jī)會計系統(tǒng)整體都是不小的影響。故而，企業(yè)首先要做的就是內(nèi)部控制制度的建立，通過嚴(yán)格審定數(shù)據(jù)輸入行為，來確保輸入數(shù)據(jù)不受人為因素更改。不過要想做到嚴(yán)格控制，須有兩步走，一是加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入者的授權(quán)鑒定工作，同時要求內(nèi)控部門進(jìn)行對其進(jìn)行檢查監(jiān)督;二是繼續(xù)加大技術(shù)手段研究，比如控制總數(shù)校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型校驗及重復(fù)輸入特別校驗，以除弊端，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。
2.處理數(shù)據(jù)方面。會計電算化系統(tǒng)對于分析處理數(shù)據(jù)的效率及正確性方面控制十分到位[3]。有效控制及文件控制是處理數(shù)據(jù)控制的兩個部分。其中有效控制又分為核對數(shù)據(jù)，檢查字段及記錄長度、檢查代碼及數(shù)值范圍，檢查記錄頻率與總值。文件控制主要有對文件長度、文件標(biāo)識、文件健康指數(shù)等進(jìn)行輸出控制。而所謂數(shù)據(jù)輸出控制實則是企業(yè)為及時把握信息準(zhǔn)確性及可靠度而采取的控制手段。該控制主要的檢查方面有：輸出、輸入數(shù)據(jù)的一致性;輸出數(shù)據(jù)有無存在殘損;輸出數(shù)據(jù)對使用部門的滿足程度;規(guī)定數(shù)據(jù)發(fā)送對象及具體信息;信息統(tǒng)計與保管工作等等。故而企業(yè)在完整管理制度的基礎(chǔ)上來規(guī)范使用計算機(jī)的行為，這樣可以讓 “一機(jī)一人一職位”真正落到實處。那么會計電算化控制制度還需要值班制、上機(jī)登記制、操作統(tǒng)一制及時間合理化等方面進(jìn)一步進(jìn)行健全。而會計軟件在日志文件制度上不斷發(fā)展、優(yōu)化。
(三)會計電算化系統(tǒng)一般控制
會計電算化系統(tǒng)的一般控制又叫做日�？刂�，它是企業(yè)經(jīng)常性地對會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行運行監(jiān)管。其主要有“經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制”、“數(shù)據(jù)通訊控制”及“數(shù)據(jù)儲存控制”等三個板塊構(gòu)成。
1.業(yè)務(wù)發(fā)生方面。業(yè)務(wù)發(fā)生控制的主要目標(biāo)是通過控制程序進(jìn)行對應(yīng)鑒定，從而對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中不合理、不完整及效率不高的部分進(jìn)行剔除。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制主要借助計算機(jī)控制系統(tǒng)檢查并督查業(yè)務(wù)合理性、業(yè)務(wù)合法性及業(yè)務(wù)完整性等。
2.數(shù)據(jù)通訊方面。數(shù)據(jù)通訊的控制是一種內(nèi)部控制措施，主要應(yīng)用對象是企業(yè)自身對數(shù)據(jù)錯誤、丟失及泄密可能性的控制上。不論什么企業(yè)，針對數(shù)據(jù)傳輸過程中潛在的安全性、準(zhǔn)確性問題進(jìn)行保障。比如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較大的時候則通過傳輸小批量，而傳輸數(shù)據(jù)必須依照順序而進(jìn)行編碼;傳輸中對發(fā)送接受的區(qū)別性標(biāo)識進(jìn)行技術(shù)控制，并對相關(guān)傳輸及具體反饋信息及時確認(rèn)與論斷。
3.數(shù)據(jù)存儲和檢索方面。在對會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息儲存時，適當(dāng)性原則與調(diào)整性原則是其指導(dǎo)思想。各大企業(yè)為了確保磁盤及光盤不出現(xiàn)分類錯誤，必須提前做好標(biāo)號工作。對于修改文件及更新文件的操作，企業(yè)要有相關(guān)通知書及修改通知書等，以便使得整個企業(yè)改革更為規(guī)范，更為有紀(jì)律可循，更為有技法可保障控制。
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