試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

時間：2022-11-18 12:08:52 管理學我要投稿

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試論電子檔案管理系統(tǒng)操作

　　隨著計算機技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展機遇，電子檔案管理系統(tǒng)也成為了公共部門電子政務的一個重要組成部分。

　　1檔案查閱者的實踐操作

　　1.1選擇模擬對象。

　　用戶登錄電子政務模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

　　1.2檔案申請歸檔。

　　點擊菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節(jié)點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

　　1.2.1歸檔申請。

　　點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

　　1.2.2查看申請記錄。

　　點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

　　1.3檔案申請查詢

　　1.3.1申請查詢。

　　點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

　　1.3.2申請記

　　錄查看。點擊“申請記錄查看”節(jié)點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進行查詢。

　　2檔案管理員和領(lǐng)導者(主管)的實踐操作

　　2.1選擇模擬對象。

　　用戶登錄電子政務模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

　　2.2檔案申請歸檔。

　　點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節(jié)點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

　　2.2.1審核歸檔。

　　點擊左邊樹節(jié)點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

　　2.2.2申請記錄查看。

　　點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。

　　2.3檔案申請查詢。

　　點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節(jié)點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

　　2.3.1審核查詢。

　　點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。

　　2.3.2申請記錄查看。

　　具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

　　2.4檔案申請銷毀。

　　該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節(jié)點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

　　2.4.1銷毀申請。

　　選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關(guān)信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

　　2.4.2申請記錄查看。

　　點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

　　3系統(tǒng)管理員的實踐操作

　　首先以管理員的身份登陸電子政務實踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。

　　3.1檔案信息管理。

　　此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進行查詢。