醫(yī)院電子檔案的分類、整理與保護

【摘要】隨著醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件已成為醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，如何有效地對醫(yī)院電子檔案進行管理是檔案管理人員面臨的新課題，通過對醫(yī)院電子檔案的分類、整理和保護進行探討，推進醫(yī)院電子檔案的管理工作。
【關(guān)鍵詞】　電子檔案　分類　整理　保護
        隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。
        1  電子文件及電子檔案的定義
        電子文件指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。
        電子檔案指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明［1］。
        2  醫(yī)院電子檔案的分類
        根據(jù)醫(yī)院的工作特點，醫(yī)院電子檔案主要劃分有以下幾類：
        2.1電子文書　主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動中形成的公文、報表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
        2.2電子影像/圖像
        指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點陣圖文件。主要包括檢驗檢查科室在醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。
        2.3電子圖紙
        指由計算機輔助設(shè)計形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計、施工和維修方案等。
        2.4配套紙質(zhì)文件
        包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開發(fā)任務(wù)書、系統(tǒng)分析報告、鑒定證書或驗收說明、軟件測試報告、修改記錄、說明等。
        3  醫(yī)院電子檔案的整理
        3.1電子文件的整理
        3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門負責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進行組盤，由檔案部門在接收文件時按照不同年度、來文形式、組織機構(gòu)、保管期限進行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
        3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進行歸檔即可。
        3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購置等分類整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機構(gòu)、保管期限進行歸檔。
        3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計過程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號、研究課題或建設(shè)項目為單元按類別進行歸檔。
        3.1.5會計電子文件整理時應(yīng)附有會計交接表，列明歸檔材料的詳細項目，如帳薄名稱、編號、頁數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進行簽名確認，同時附存紙質(zhì)文件。
        3.2電子影像/圖像文件的整理
        由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。


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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進行管理，但應(yīng)每年對產(chǎn)生的上述電子文件資料進行存盤保管，在歸檔時應(yīng)按不同年度（時間）、產(chǎn)生部門、保管期限等進行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺等內(nèi)容。
        3.3電子圖紙屬于建設(shè)項目的按設(shè)計、施工、結(jié)構(gòu)、維護管理等順序進行排列，在整理時應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。
        3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動硬盤的保存時限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤，應(yīng)盡量避免使用磁盤或移動硬盤存檔。在歸檔時應(yīng)附有標簽、注明編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟硬件條件等。       3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進行異地保存。
        4  電子檔案的保護
        電子檔案的保護是當前檔案管理的一項重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計算機設(shè)備、光盤刻錄儀及安全防護軟件等，同時需要建立一整套嚴格、規(guī)范、合理的電子檔案保護與利用制度。
        4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對應(yīng)和查找。
        4.2光盤的保護
        光盤在歸檔時應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過程中注意對光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤應(yīng)避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14～24℃,相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃,相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會造成危害，有可能會污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實嚴格防塵措施。
        4.3電子檔案使用條件的保護
        由于電子文件是通過將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過計算機及相應(yīng)的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過時或電子文件運行的條件和平臺出現(xiàn)了變化，都會影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：
        4.3.1電子檔案運行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進行及時升級，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運行的需求。
        4.3.2對電子檔案在使用及利用過程中的權(quán)限進行嚴格的分配與確認。不斷更新安全防護軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
        4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。
        4.3.4對于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時采取有效的修復(fù)技術(shù)進行修復(fù)。
        隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識外，還應(yīng)具備計算機理論知識及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識的新型檔案管理人員隊伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻。
參 考 文 獻
[1]CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國國家標準,GB/T17678.1-1999.
[2]張國強.淺談電子文件與紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上的差異[J].檔案天地,2010(10):49-50.
[3]劉清枝,嚴宏蓮,馬嵐.等.檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的創(chuàng)新服務(wù)[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2009.6(2):67.

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