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淺談會計電算化下的內(nèi)部會計控制
摘 要：文章簡要介紹了會計電算化的發(fā)展歷程及其在現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要作用以及對企業(yè)內(nèi)部控制方面的重要影響，分析了當(dāng)前會計電算化與傳統(tǒng)會計系統(tǒng)相比所存在的一系列問題，并相應(yīng)提出了企業(yè)加強會計電算化內(nèi)部控制的部分措施。
關(guān)鍵詞：電算化;內(nèi)部控制
目前會計電算化被應(yīng)用到很多領(lǐng)域，會計業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)的手工方式到被電子技術(shù)與信息技術(shù)所代替，以計算機為媒介的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具，很好地實現(xiàn)了系統(tǒng)性的變革，提高了財會管理水平，使企業(yè)實現(xiàn)了核算管理一體化。它代表的是一種與現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境相適應(yīng)的新的會計思想，是會計發(fā)展史上的一次革命。隨著全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展，計算機和信息技術(shù)在會計行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，未來會計電算化將向智能化、國際化和信息化的方向發(fā)展。
1 會計電算化的發(fā)展和重要性
全球首次正式在會計領(lǐng)域使用會計電算化的是 1954 年美國國際商用機器公司利用計算機進行工資核算。我國的會計電算化工作起步較晚，從 20 世紀(jì) 70 年代末期開始，國內(nèi)自 1981年后才稱為“會計電算化”，至今發(fā)展了 3 個階段。第一階段是 20世紀(jì) 70 年代末至 20 世紀(jì) 80 年代末，該時期會計電算化處于以自我開發(fā)為主專用會計軟件階段。最初計算機在會計工作中的應(yīng)用，是由行業(yè)主管部門或大型企事業(yè)單位自己開發(fā)和使用的專用財務(wù)軟件。鑒于當(dāng)時懂計算機技術(shù)和財務(wù)業(yè)務(wù)的雙棲人才奇缺，造成這類軟件開發(fā)普遍存在周期長、投資大和水平低的弊端。第二階段是 20 世紀(jì) 80 年代末至 20 世紀(jì) 90 年代末，該時期會計電算化主要應(yīng)用在總賬、報表和工資 3 個模塊上。第三階段是 20 世紀(jì) 90 年代末至今，會計電算化軟件向 ERP 軟件方向發(fā)展，主要應(yīng)用于資金管理、預(yù)算管理和成本控制上。在會計電算化軟件使用方面，沿海地區(qū)優(yōu)于內(nèi)陸地區(qū)，發(fā)達地區(qū)優(yōu)于不發(fā)達地區(qū)。從會計電算化的逐步推廣中來看，它在很大程度上將會計信息傳遞，為決策者和使用者得到了更加完善的會計數(shù)據(jù)，從管理中和理論研究方面發(fā)生了變化，從而提高了工作效率，使會計工作更加便捷和完善，會計人員素質(zhì)得以提升，管理水平得以提高。
2 會計電算化對內(nèi)部控制的影響
會計電算化能夠全面、及時和準(zhǔn)確地提供會計信息，促進會計工作職能的轉(zhuǎn)變;推動會計理論和會計技術(shù)的進步，推動會計管理制度的變革和企業(yè)管理的現(xiàn)代化;會計工作實現(xiàn)了全方位的深刻變化，企業(yè)經(jīng)濟效益的增加得益于會計電算化對內(nèi)部控制的系統(tǒng)性服務(wù)。對于電算化的應(yīng)用，內(nèi)部控制要求對財務(wù)風(fēng)險防范能力更加嚴(yán)謹，對企業(yè)經(jīng)營管理制度的建設(shè)要求更加全面。
這將是一個長期的趨于更加完善的系統(tǒng)工程。
2.1 控制方式方面的影響
從傳統(tǒng)的手工會計到會計電算化系統(tǒng)，對內(nèi)部控制的基本要求和目標(biāo)沒有變，會計核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理及方法沒有變，但由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化，使得會計業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化，由此引發(fā)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了一些新變化。電算化管理內(nèi)部控制要求電算管理設(shè)置的崗位之間內(nèi)部牽制應(yīng)該更加明確，一般管理崗位上主要設(shè)置電算主管、系統(tǒng)管理員、軟件操作員等操作崗位。電算主管應(yīng)具備會計和計算機知識以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗，電算主管的主要責(zé)任是負責(zé)對會計計算機的會計數(shù)據(jù)進行分析，制定適合本單位實際情況的會計數(shù)據(jù)分析方法，分析橫型和分析時間，為單位財務(wù)管理及時提供信息、全面負責(zé)監(jiān)督。系統(tǒng)管理員應(yīng)具備會計和計算機知識以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗，系統(tǒng)管理員負責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證電算化系統(tǒng)的正常運行，協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，完善電算化系統(tǒng)的監(jiān)督和審查制度，監(jiān)督計算機會計軟件系統(tǒng)的運行防止利用計算機進行舞弊，并審查電算化系統(tǒng)各類人員的工作崗位的設(shè)置是否合理。軟件操作員要求具備會計軟件操作知識達到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平，軟件操作員的主要責(zé)任是負責(zé)所分管業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理，根據(jù)備份和輸出會計數(shù)據(jù)(包括打印輸出憑證、憑證審核)的工作，并隨時進行上機操作記錄。本崗位由各管口負責(zé)人擔(dān)任，他們的權(quán)限很小，在一定程度上受到系統(tǒng)管理員的監(jiān)控和限制。
2.2 控制舞弊方面的影響
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，過去以計算機機房為中心的安全措施已不適用，大量的會計信息通過開放的互聯(lián)網(wǎng)傳遞，很難保證其真實性與完整性。對于會計信息及會計數(shù)據(jù)的安全維護至關(guān)重要，會計數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失，每日必須對計算機內(nèi)會計資料在計算機硬盤中進行備份。
需要備份的內(nèi)容是能夠完全恢復(fù)會計系統(tǒng)正常運行的最少數(shù)據(jù)，包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、憑證、賬簿、報表及其他核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。系統(tǒng)維護一般由系統(tǒng)維護員或指定的專人負責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員等其他人員不得進行維護操作，系統(tǒng)管理員可以進行操作維護，但不能執(zhí)行程序維護。在軟件修改升版和硬件更換過程中，要制定保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全的程序工作，健全必要的防治計算機病毒措施。計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制，控制的重點為職能部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結(jié)合的多方位控制。
3 當(dāng)前電算化存在的問題
3.1 對軟件的控制方面
當(dāng)前會計電算化中存在的主要問題是對財會軟件的控制，會計軟件過于單一、集成化程度低，沒有發(fā)揮出強化財務(wù)管理的功能。會計軟件開發(fā)忽略了審計的要素，數(shù)據(jù)的保密性、安全性比較差。
3.2 對操作人員的職能方面
由于會計電算化在我國還不完全成熟，部分單位沒有制定相應(yīng)的配套制度，使會計人員的崗位責(zé)任制沒有得到真正貫徹執(zhí)行;同時由于會計電算化監(jiān)管工作相對較弱，使操作者在實際中違規(guī)現(xiàn)象時有發(fā)生。目前，會計人員雖然從傳統(tǒng)手工記賬向電算化工作邁進了一步，但受到本身管理意識匱乏的制約，還不能夠上升到更高的角度去進行管理，將電算化工作系統(tǒng)的提升到新的高度。其次是計算機知識十分薄弱，雖然財會人員都接受計算機培訓(xùn)，但年齡和知識老化，知識結(jié)構(gòu)單一，學(xué)習(xí)會計電算化沒有取得明顯效果。只懂得簡單怎樣去使用計算機，談不上對計算機和財務(wù)軟件進行維護、開發(fā)和利用，缺乏網(wǎng)絡(luò)和軟件的維護技能，因此不能靈活處理工作中的問題。實現(xiàn)會計電算化后，數(shù)據(jù)處理手段發(fā)生了根本變化，為了保證會計工作規(guī)范、有序運行，確保會計數(shù)據(jù)的合法性、可靠性、準(zhǔn)確性，必須建立健全和完善內(nèi)部的約束機制和管理制度。通過這些制度，使會計人員在符合法規(guī)制度的條件下各司其職，相互配合，共同做好工作。
3.3 對軟件的數(shù)據(jù)控制方面
在軟件的數(shù)據(jù)操作控制方面，要進一步加強會計業(yè)務(wù)處理程序管理，防止已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿，保證會計數(shù)據(jù)正確合法。
4 電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的舉措
4.1 會計業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制
替代手工記賬后各單位要做到當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須日清月結(jié)。要保證會計記賬憑證的連續(xù)編號。要按規(guī)定程序編制記賬憑證。期末要按規(guī)定時間及時結(jié)賬。期末應(yīng)及時生成打印輸出會計報表，打印輸出會計報表應(yīng)防止本期還有未結(jié)賬的憑證。在保證憑證賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證，賬簿中表格線可適當(dāng)減少。在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當(dāng)期總分類賬。要按有關(guān)規(guī)定裝訂會計原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表。要靈活運用計算機對數(shù)據(jù)進行綜合分析。
4.2 對會計資料的內(nèi)部控制
建立健全檔案管理制度。計算機會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案管理制度，加強檔案管理。合理、完善的檔案管理制度設(shè)有合格的檔案管理人員、完善的檔案資料借用、歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法和安全可靠的檔案保管設(shè)備等。
4.3 加強計算機軟、硬件與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制會計部門必須針對計算機系統(tǒng)的特點，制定用于會計工作的計算機硬件和軟件有關(guān)的系統(tǒng)維護管理制度。系統(tǒng)維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分，通過加強對硬件和軟件的管理，增加會計電算化核算與監(jiān)督，貫徹內(nèi)部牽制制度，以防止發(fā)生各種差錯和舞弊，建立更加安全的財務(wù)網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境，使電算化工作更加快速健康的發(fā)展。
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