如何提高檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理分析
摘 要：科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得人們的生活和工作發(fā)生了很大的變化，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候?qū)茖W(xué)技術(shù)進(jìn)行利用也是非常必要的。以前，人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候通常都是依賴手工進(jìn)行完成的，但是，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)期，檔案工作也慢慢實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，這樣就使得在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候如何實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理成為了要解決的重要問題。
關(guān)鍵詞：檔案管理;信息自動(dòng)化;措施
Abstract: The development of science and technology makes people's life and work has undergone great change, when performing file management work carried out on the use of science and technology is also very necessary. Previously, people carrying out the work when the records management are usually rely on manually done, however, in times of computer technology and the rapid development of network technology, archival work slowly automated, thus making when conducting file management how to achieve file information automation system management has become an important problem to be solved.
Keywords: file management; information automation; Measures
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)非常復(fù)雜的學(xué)科，其中應(yīng)用了很多的學(xué)科，因此在綜合性方面非常高，在實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的時(shí)候并不是能夠通過一個(gè)部門來實(shí)現(xiàn)的，因此，在這個(gè)過程中要各個(gè)部門一起合作，在各個(gè)環(huán)節(jié)上都要進(jìn)行配合。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在不斷發(fā)展過程中經(jīng)歷了很長(zhǎng)的時(shí)間，而且，在不斷發(fā)展過程中，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷提高，這樣就使得設(shè)備和技術(shù)在慢慢的完善，因此，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候在水平方面也是要進(jìn)行提高的，這樣能夠更好的使技術(shù)水平和管理水平不出現(xiàn)差距。對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理的目的就是為了更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，這樣能夠更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。在加強(qiáng)管理方面，思想意識(shí)是要發(fā)生改變的，對(duì)先進(jìn)的技術(shù)要進(jìn)行利用，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)的綜合性和統(tǒng)一性發(fā)展情況要進(jìn)行了解，然后進(jìn)行全面的安排。在管理方面要從實(shí)際出發(fā)，這樣能夠更好的對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，同時(shí)也能更好的對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析。
1 提高檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平
1.1 提高檔案規(guī)范化
檔案信息系統(tǒng)在發(fā)展過程中存在著很多的問題，其中技術(shù)水平方面的問題非常重要，技術(shù)水平在進(jìn)行提高的時(shí)候，檔案的規(guī)范化程度也要進(jìn)行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)兩者之間差距越來越大的情況，同時(shí)也能更好的對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)展和推動(dòng)。檔案管理工作在進(jìn)行的時(shí)候一定要有相應(yīng)的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也能更好的形成規(guī)范化發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的情況下，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化程度要進(jìn)行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)滯后的情況，避免在檔案信息自動(dòng)化管理工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，在進(jìn)行檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的時(shí)候一定要對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行規(guī)范化，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成化發(fā)展。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的發(fā)展負(fù)責(zé)，因此，在進(jìn)行管理的時(shí)候要從縱向和橫向方面都達(dá)到一定的水平，這樣能夠更好的發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)也能更好的提高系統(tǒng)的綜合能力。
1.2 數(shù)據(jù)庫建設(shè)
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候要完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在進(jìn)行檔案信息工程建設(shè)的時(shí)候，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是非常重要的組成部分，同時(shí)也是核心部分。數(shù)據(jù)庫在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候是為了更好的利用先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時(shí)候更加方便和快捷，同時(shí)也能更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的過程，同時(shí)，在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，這樣在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候是一個(gè)非常緩慢的過程，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)的時(shí)候，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員要和檔案管理人員進(jìn)行配合，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫以后的使用效果。數(shù)據(jù)庫在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候一定要保證能夠突出重點(diǎn)，同時(shí)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候要保證數(shù)據(jù)庫能夠更好的綜合發(fā)展，這樣能夠更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)檔案目錄建設(shè)，在進(jìn)行檔案查找的時(shí)候進(jìn)行索引的時(shí)候能夠更好的便捷。
1.3 技術(shù)路線的選定
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得現(xiàn)在的技術(shù)也在不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案信息自動(dòng)化發(fā)展的時(shí)候，要不斷的對(duì)新的技術(shù)進(jìn)行利用，這樣能夠更好的提高服務(wù)器的性能，同時(shí)，也能更好的使數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)更加的完善。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在發(fā)展過程中在不斷進(jìn)行改變，這樣就使得信息在不斷的實(shí)現(xiàn)，信息技術(shù)的發(fā)展是非常快速的，這樣就使得檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在技術(shù)路線選擇上出現(xiàn)了一些問題，在進(jìn)行路線選擇的時(shí)候，先進(jìn)的技術(shù)能夠更好的實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和技術(shù)先進(jìn)性的統(tǒng)一，同時(shí)也能更好的使技術(shù)路線滿足人們的要求。檔案部門在管理過程中對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求是非常大的，這樣就會(huì)慢慢出現(xiàn)需求無法滿足的情況，避免出現(xiàn)這種情況，人們?cè)谶M(jìn)行宏觀監(jiān)測(cè)的時(shí)候要對(duì)信息量和使用頻率進(jìn)行必要的分析，這樣能夠更好的對(duì)設(shè)備進(jìn)行使用，同時(shí)也能更好的對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行分析，對(duì)技術(shù)發(fā)展情況進(jìn)行掌握。
2 管理制度的改進(jìn)
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。
3 系統(tǒng)建設(shè)上的投資管理
目前檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要相當(dāng)大的資金投入，可以說是檔案部門的主要資金投入點(diǎn)，因此檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要對(duì)資金進(jìn)行良好的利用，特別是管理方面，應(yīng)該以項(xiàng)目為管理單位，對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤考察�？墒乾F(xiàn)在檔案部門在項(xiàng)目方面并沒有一個(gè)長(zhǎng)期投入發(fā)展的項(xiàng)目，而且在項(xiàng)目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領(lǐng)導(dǎo)的批文才能申請(qǐng)到，為此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)大部分精力都是耗費(fèi)在獲取批文這個(gè)過程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)上，這樣的局面很難促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作的發(fā)展。應(yīng)該在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)資金來源上進(jìn)行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會(huì)、企業(yè)之間的合作來獲取資金，這些都可以緩解因?yàn)橘Y金問題而阻礙檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的困難。
4 檔案人才管理
檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作，現(xiàn)代化不僅體現(xiàn)在設(shè)備、技術(shù)和思想方面，檔案人才也是其中的重要內(nèi)容。優(yōu)秀的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理隊(duì)伍可以促進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。關(guān)于檔案信息化系統(tǒng)操作和管理人才都應(yīng)該要具備很多要求，像是先進(jìn)設(shè)備的使用，能夠自我學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，除了有檔案管理專業(yè)知識(shí)還應(yīng)該要涉獵其他學(xué)科的知識(shí)，這些要求都比較嚴(yán)格，因此對(duì)檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中來，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識(shí)和技能方面的需要，檔案人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和工作責(zé)任心也都必須具備。檔案隊(duì)伍的建設(shè)還需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍管理，對(duì)檔案隊(duì)伍人員進(jìn)行調(diào)度和配合，以發(fā)揮每一個(gè)個(gè)體的優(yōu)勢(shì)，才能做好檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)工作。
5 結(jié)束語
我國檔案管理工作面臨的問題非常多，而且，檔案工作也在不斷的發(fā)生著改革，在這種情況下，我國的檔案工作也出現(xiàn)了很大的變化，使其慢慢向著更好的方向發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要不斷提高檔案管理隊(duì)伍的水平，同時(shí)在先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備方面也要進(jìn)行更好的利用，這樣能夠更好的使檔案管理人員對(duì)檔案工作的處境進(jìn)行了解，同時(shí)對(duì)檔案管理工作中存在的問題能夠更好的分析，找到解決問題的方法。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)并不是能夠在很短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)的，在建設(shè)過程中要不斷的進(jìn)行更新和改善，同時(shí)對(duì)遇到的問題要及時(shí)進(jìn)行解決，這樣才能更好的使檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)更加的全面和完善。
參考文獻(xiàn)
[1]白錦玲.淺談如何提高檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012.
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