英文商務(wù)郵件格式和禮儀

　　對于外貿(mào)從業(yè)的小伙伴們來說，英文郵件是跟客戶最主要的溝通方式，其重要性不言而喻，所以大家對英文商務(wù)郵件的寫作技巧都很感興趣。但是在學習郵件寫作技巧之前，可能我們應(yīng)該首選關(guān)注一下郵件的格式和一些細節(jié)問題，處理好這些，可以讓我們的郵件更圓滿。下面是小編給大家整理的關(guān)于英文商務(wù)郵件格式和禮儀，歡迎閱讀！

　　英文商務(wù)郵件格式和禮儀 1

　　收件人

　　1.盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里，這里只寫跟郵件內(nèi)容直接相關(guān)聯(lián)系人的郵箱。其他相關(guān)人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

　　2.不是郵件內(nèi)容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學習慣性抄送一大堆相關(guān)和不相關(guān)的人，這是不可取的。

　　3.如果不想讓收件人知道你同時把郵件也發(fā)給了某人，這種情況可以添加「密送」。

　　4.需要添加多個收件人或者抄送人的時候，一般會按照職位高低進行排序。

　　郵件標題

　　1.一定不要發(fā)空白標題，這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會故意這么做，有可能是想先寫好郵件再定標題，但最后直接空白標題就發(fā)出去了。所以要養(yǎng)成良好的習慣，先把標題寫好。

　　2.標題應(yīng)「簡明扼要」，能反應(yīng)文章內(nèi)容或者重要性，不宜冗長。

　　3.標題里應(yīng)盡量不用特殊符號和長串的數(shù)字，以免郵件被放進對方垃圾郵件箱。如非必要，盡量少用"urgent"等字眼。

　　4.回復對方郵件的時候，可以根據(jù)需要更改標題，不要一長串"RE"。

　　比如要回復收件人關(guān)于一款小黃人設(shè)計圖的問題，郵件標題就可以簡單地描述如下：

　　RE:Art work of minions item

　　附件

　　1.如果有附件，標題寫好馬上上傳附件，養(yǎng)成好習慣，不要等到郵件寫完最后再上傳，最后很可能會忘記。相信不少人有過漏傳附件的經(jīng)歷，郵件發(fā)出去才發(fā)現(xiàn)附件沒上傳。

　　2.郵件有附件時，應(yīng)在正文里提醒收件人查收附件。

　　3.附件個數(shù)不宜過多，一般不超過4個。數(shù)量較多的時候可以打包壓縮成一個文件。

　　4.如果附件內(nèi)容是特殊格式，應(yīng)告知收件人打開方式，以免影響使用。

　　5.如果附件過大，最好拆分為多個郵件發(fā)送，或者通過網(wǎng)盤分享。單封郵件附件過大可能發(fā)送不成功，或者被攔截。

　　比如，附件壓縮包里是Art work的源文件，需要解壓縮后用Illustrator打開，上傳附件后可以在郵件中提醒如下：

　　郵件內(nèi)容

　　1.首先是稱呼：第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個群體發(fā)的郵件，可以用「Dear All」作為郵件稱呼。

　　2.郵件內(nèi)容都左對齊頂格寫，開頭不留空格。

　　3.寫正文的時候，把最重要的事情放在最前面，簡單的問候之后「直奔主題 」。

　　4.能用簡單句的時候不用復雜句，能用簡單詞匯的時候不用復雜詞匯。郵件內(nèi)容力求簡潔明了，表述準確。如非必要，郵件盡量不要寫的很長，也不要分很多段落，一般三四段即可。

　　5.如果郵件涉及信息比較多，可以按要點進行編號，12345分條敘述，這樣表達更清楚。重要內(nèi)容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒，但是同一封郵件中字體盡量一致，字體顏色不宜過多，最好不要超過3種。

　　6.注意措辭，多用虛擬語氣和委婉語氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場，又不至于太生硬，更容易讓對方接受自己觀點。

　　7.電子郵件可以輕易的被轉(zhuǎn)發(fā)給他人，也是書面的證據(jù)，所以郵件內(nèi)容務(wù)必慎重客觀，切不可信口開河。

　　8.郵件最后要對收件人表示感謝，如果郵件開頭已經(jīng)說過感謝的話語，結(jié)尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應(yīng)開頭。

　　9.郵件結(jié)尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些，適合所有場合。

　　按照以上要點給大家提供一個簡單的模板：

　　▲ 另外需要注意：在跟收件人不熟悉的時候盡量寫全名，不要寫昵稱。

　　其他需要注意的細節(jié)

　　1.最好設(shè)置一個簽名檔，里面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網(wǎng)址、辦公室地址、聯(lián)系方式，社交賬號等信息，方便收件人隨時查找。

　　2.郵件寫好之后，自己先檢查一遍有沒有拼寫錯誤，語句不通順，或者表達有歧義的地方，確認沒問題再發(fā)送。

　　以上就是一封完整的英文郵件應(yīng)該包含的要素和需要注意的地方。我們常說細節(jié)處見真章，希望大家養(yǎng)成良好的習慣，早日寫出完美郵件。

　　英文商務(wù)郵件格式和禮儀 2

　　在郵件的開頭，我們通常會先寫上對方的「稱謂」作為開頭，但要注意到，隨著你要寫信的對象身份、職稱不同，也要選用不同的稱謂，才不會給人不禮貌、或是過分禮貌的感覺！

　　1. 寫給朋友或熟識的同事

　　可用較口語化的開頭，加上對方的名字使用。

　　· Hi / Hello / Hey + name 哈啰/嗨

　　例如：

　　Hi Jenny, Hello Judy, Hey Jupiter

　　2. 寫給長官或者主管

　　可用Dear加在前頭表示尊敬語氣，并在后方加入對方的性別或職稱。

　　· Dear + Sir/Madam / Mr. Last name 先生/長官

　　例如：

　　Dear Mr.Bloom

　　· Dear + Madam / Ms. Last name / Mrs. Last name 小姐 /女士

　　例如：

　　Dear Ms.Knightley

　　*注意: Ms 為 Miss 的縮寫，可用來表示未婚或已婚女子，而 Mrs. 則只可用來表示已婚女子。

　　· Dear + Job title 職稱

　　例如：

　　Dear Marketing Manager

　　3. 寫給非特定人物或不清楚姓氏時

　　常用于應(yīng)聘新工作、與廠商接洽及新合作洽談時在不確定對方職稱及性別時使用。

　　· To whom it may concern 致負責人

　　常用于應(yīng)聘新工作或不清楚接洽人的情況下。

　　· Greetings 您好

　　在不確定對方職稱或是性別時可用較正式并禮貌的方式作為開頭。

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