商務(wù)英語(yǔ)電子郵件格式
電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。下面，小編為大家分享商務(wù)英語(yǔ)電子郵件格式，希望對(duì)大家有所幫助！
一、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式
常見(jiàn)的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件包括以下五部分：
①寫(xiě)信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。
②標(biāo)題。
③稱呼、開(kāi)頭、正文、結(jié)尾句。
④禮貌結(jié)束語(yǔ)。
⑤寫(xiě)信人全名、寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)、地址、電話號(hào)碼、傳真等。
其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語(yǔ)；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作習(xí)慣，如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用 dear+title作為稱呼，如只知對(duì)方姓名不知性別，可用dear+全名，如郵件為一封通函，則用dearall作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長(zhǎng)，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號(hào)、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。
二、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應(yīng)遵循的五c原則
商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的正文寫(xiě)作應(yīng)該遵循五c原則，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。
準(zhǔn)確原則
由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫(xiě)要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。
簡(jiǎn)潔原則
簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。
在具體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。
另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語(yǔ)，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。
例1 it is very difficult to sell man hole covers in france.this product must have the quality certificate issued in france.
例2 price：fob shanghai usd 96 pc.
例3 hope you can accept it.
例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫(xiě)并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作中十分常見(jiàn)。例2中縮略語(yǔ)的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語(yǔ)化。
完整原則
商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤(pán)、詢問(wèn)貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5w1h來(lái)檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。
清楚原則
商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：
例1 we will deliver your goods soon.
例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語(yǔ)義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語(yǔ)義不明確，沒(méi)有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。
禮貌原則
商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買(mǎi)賣(mài)雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對(duì)方輕易接受。在寫(xiě)作電子郵件時(shí)，可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。
例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.
例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.
例1中虛擬語(yǔ)氣和例2中委婉語(yǔ)氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語(yǔ)氣，既明確了自己的.立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，語(yǔ)氣自然誠(chéng)懇，禮貌得體，很輕易為對(duì)方接受。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著國(guó)際商務(wù)活動(dòng)的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的重要性也日益明顯。同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會(huì)讓寫(xiě)忽視商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫(xiě)信人的英語(yǔ)及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫(xiě)信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對(duì)達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫(xiě)作原則。
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