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論文：《淺談我園在創(chuàng)等級(jí)中如何發(fā)揮檔案的重要作用》
淺談我園在創(chuàng)等級(jí)中如何發(fā)揮檔案的重要作用
[內(nèi)容摘要]幼兒園檔案是幼兒園教育教學(xué)及其他工作在一定時(shí)間內(nèi)形成的具有參考價(jià)值及保存價(jià)值的材料,它是反映幼兒園貫徹黨的教育方針、培養(yǎng)全面發(fā)展的社會(huì)主義建設(shè)人才和開發(fā)早期幼兒智力的真實(shí)記錄，是進(jìn)行幼兒保教、科研和交流總結(jié)、探索幼教規(guī)律的必要條件和可靠依據(jù)。建立健全的幼兒園檔案，將對(duì)幼兒園的發(fā)展以及各項(xiàng)工作起到重要的促進(jìn)作用。2010年1月，我園順利通過了廣東省一級(jí)幼兒園的評(píng)估驗(yàn)收。取得這一可喜成績，除了硬件方面的投入，軟件方面的完善也是非常關(guān)鍵的，尤其是在文書檔案的建立健全方面，更是發(fā)揮
了不可忽視的作用�，F(xiàn)就結(jié)合我園在創(chuàng)省級(jí)園過程中是如何建立健全文書檔案的經(jīng)驗(yàn)與反思，談?wù)動(dòng)變簣@在創(chuàng)等級(jí)過程中如何發(fā)揮檔案的重要作用。
[關(guān)鍵詞] 檔案資料、檔案管理、建立、評(píng)估、創(chuàng)等級(jí)、指標(biāo)、作用
一、 幼兒園在檔案資料準(zhǔn)備過程中容易出現(xiàn)的問題
1、檔案資料散亂無章，整理無頭緒;
2、檔案資料的收集不足，臨時(shí)惡補(bǔ)，或體現(xiàn)不出評(píng)估方案的內(nèi)容要求;
3、檔案編號(hào)零亂，與評(píng)估方案序號(hào)不符，查找困難;
4、歸檔盒內(nèi)檔案內(nèi)容較雜，不利于查找;
5、檔案盒封面序號(hào)字體過小，文字過多，不利于查找;
6、檔案盒擺放零亂，不便查閱;
7、檔案管理不夠規(guī)范。
2010年1月，我園順利通過了廣東省一級(jí)幼兒園的評(píng)估驗(yàn)收。取得這一可
喜成績，文書檔案的建立健全發(fā)揮了不可忽視的巨大作用�，F(xiàn)就結(jié)合我園在創(chuàng)省級(jí)園是如何建立健全文書檔案的經(jīng)驗(yàn)與點(diǎn)滴體會(huì)，談?wù)勗趧?chuàng)等級(jí)中如何發(fā)揮檔案的重要作用，供同行們借鑒與指正。
二、 幼兒園檔案的分類與內(nèi)容
幼兒園檔案可根據(jù)幼兒園的實(shí)際情況可設(shè)有文書檔案，保教檔案、保健檔案、聲像檔案、基建檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案等。
幼兒園檔案可以按其職權(quán)任務(wù)、特性形成的文件材料進(jìn)行收集整理，包括有：
1)?上級(jí)行政部門和教育主管部門頒發(fā)有關(guān)幼教的方針，政策、指示、決定等方面的文件材料。
2)?行政管理中形成的計(jì)劃、總結(jié)、考核、人員、工資等文件材料。
3)?黨群工作形成的會(huì)議記錄，黨建、共青團(tuán)、工會(huì)等文件材料。
4)?教職工代表大會(huì)形成的文件材料。
5)?園務(wù)委員會(huì)產(chǎn)生的會(huì)議記錄等文件。
6)?家長委員會(huì)形成的家長工作、會(huì)議記錄、問卷調(diào)查等文件材料。
7)?保教組形成的教學(xué)工作，保育管理、科研課題，招生、師資管理等文件材料。
8)?保健組形成的幼兒健康，環(huán)境衛(wèi)生，膳食等文件材料。
9) 后勤組形成的設(shè)備、儀器，固定資產(chǎn)管理等材料。
10) 財(cái)務(wù)室形成的會(huì)計(jì)檔案。
三、 如何根據(jù)評(píng)估方案要求建立健全檔案
幼兒園要謀求發(fā)展，必需要按教育教改的要求不斷提高辦園的質(zhì)量，完善各項(xiàng)工作。創(chuàng)等級(jí)園所評(píng)估，以及每一年的幼兒園年審工作，都是對(duì)一所幼兒園工作的肯定，也是對(duì)園所發(fā)展的促進(jìn)。如何使幼兒園的檔案資料在創(chuàng)等級(jí)以及年審工作中發(fā)揮重要的作用，根據(jù)評(píng)估方案要求建立健全檔案資料是關(guān)鍵。
1、首先要熟悉幼兒園評(píng)估方案提出的各項(xiàng)指標(biāo)，三級(jí)指標(biāo)中提出的每一個(gè)逗號(hào)，都要收集準(zhǔn)備相關(guān)的文字或相片等資料進(jìn)行說明;如：在辦園條件—經(jīng)費(fèi)—1的在級(jí)指標(biāo)中第① 項(xiàng)提出：辦園經(jīng)費(fèi)落實(shí)，幼兒園教育經(jīng)費(fèi)*、生均教育經(jīng)費(fèi)及生均公用經(jīng)費(fèi)逐步增長。就可以準(zhǔn)備：近三年經(jīng)費(fèi)收支情況、財(cái)務(wù)年度審計(jì)報(bào)表、年審報(bào)告與資料等檔案進(jìn)行說明。
2、根據(jù)廣東省一級(jí)幼兒園評(píng)估方案中的各項(xiàng)指標(biāo)，列出檔案目錄，檔案目錄的編號(hào)必需根據(jù)一、二、三級(jí)指標(biāo)列出，并與評(píng)估方案編號(hào)一致，以便來評(píng)審的專家查閱。
一般可以按一級(jí)指標(biāo)：辦園條件(用A表示)、幼兒園管理(用B表示;二級(jí)指標(biāo)：經(jīng)費(fèi)(用1表示)、場地園舍(用2表示)、教育玩具設(shè)施(用3表示)、規(guī)模(用4表示)、教職工配備(用5表示)……;三級(jí)指標(biāo)編號(hào)可以和評(píng)估方案中三級(jí)指標(biāo)的編號(hào)一樣。如：A1-1-1近三年經(jīng)費(fèi)收支情況;(表示辦園條件中的經(jīng)費(fèi)1里的內(nèi)容)。
3、根據(jù)所列出的檔案目錄，整理出檔案盒，貼上與檔案目錄相應(yīng)的名稱與編號(hào);
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A1-1-1 |
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辦園條件 |
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經(jīng) 費(fèi) |
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近三年經(jīng) 費(fèi)收支情 況表 |
4、按檔案目錄與檔案盒，將所有的資料歸類，并整理成冊(cè)裝盒;
5、再次對(duì)照廣東省一級(jí)幼兒園評(píng)估方案中各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行檔案的完善;
6、打印文檔目錄與檔案盒內(nèi)的歸檔目錄，制作檔案目錄。
7、最后，根據(jù)檔案目錄再次檢查全部檔案資料。
四、 在評(píng)估過程中如何發(fā)揮檔案的最大作用
(一)在創(chuàng)等級(jí)評(píng)估過程中檔案應(yīng)注意的問題：
1、檔案資料平時(shí)要勤積累，全園上下都要樹立檔案收集意識(shí)，我園的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作很重視，將檔案收集任務(wù)落實(shí)到各部門，由檔案管理人員定期進(jìn)行整理，全園的檔案都是靠全體員工共同努力日常積累所得，所以既具有說服力，又不用臨時(shí)補(bǔ)缺。
2、對(duì)《幼兒園工作規(guī)程》、《綱要》、《指南》，以及《幼兒園評(píng)估方案》中的各項(xiàng)指標(biāo)等都要深入理解與分析;
3、檔案資料除了文字資料外，最好能提供一兩張相片進(jìn)行有力的說明，相片資料往往比文字資料更有說服力;如關(guān)于主題教育的活動(dòng)研討，除了有研討的內(nèi)容外，最好能提供活動(dòng)時(shí)的相片進(jìn)行說明，相片可做成表格形式附上活動(dòng)內(nèi)容;
4、檔案目錄要先根據(jù)評(píng)估方案訂出，然后再根據(jù)目錄立卷入冊(cè);
5、檔案盒大小、規(guī)格要統(tǒng)一，最好用統(tǒng)一的塑料檔案盒，檔案裝訂也要統(tǒng)一，可以用活頁拉桿夾，以便每一年更換與重復(fù)使用;
6、財(cái)務(wù)檔案可以按年度進(jìn)行劃分;其它檔案立卷入冊(cè)要按學(xué)年度進(jìn)行劃分;
7、幼兒園除了有已過去三年的發(fā)展規(guī)劃，還要有新的三年發(fā)展規(guī)劃，計(jì)劃要體現(xiàn)在前;
8、一些總結(jié)性、表格式的檔案，最好能附有原始記錄與分析進(jìn)行說明;如：衛(wèi)生保健表格中的數(shù)據(jù)是如何計(jì)算出來，并根據(jù)什么原始材料計(jì)算出來的，都附在表格后;
9、衛(wèi)生保健檔案非常重要，我園僅衛(wèi)生保健一項(xiàng)的檔案就有68盒，有很多數(shù)據(jù)都必需要體現(xiàn)真實(shí)性，并要留有原始記錄，這方面我園校醫(yī)做得很細(xì)致，得到了專家小組的稱贊;
10、在辦學(xué)方向與依法治教的第12項(xiàng) 第①條全面貫徹教育方針，全面實(shí)施素質(zhì)教育，有正確的辦園指導(dǎo)思想、辦園宗旨和培養(yǎng)目標(biāo)。這里要有全園的素質(zhì)教育規(guī)劃進(jìn)行說明，這點(diǎn)容易忽視;
11、拼音教學(xué)在幼兒園中是不允許的，所以注意在檔案中不要出現(xiàn)這方面的內(nèi)容;
12、政治學(xué)習(xí)記錄是幼兒園容易忽視的部份，尤其是民辦幼兒園，因此這方面要注意豐富;
13、教師業(yè)務(wù)檔案中只需要放入教師的業(yè)務(wù)資料，個(gè)人資料不必放入;
14、辦園經(jīng)費(fèi)、幼兒伙食經(jīng)費(fèi)、教工工資社保、校舍的規(guī)劃與安全、幼兒園近期遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃、教研計(jì)劃、素質(zhì)教育方案、師資培訓(xùn)、教師個(gè)人成長檔案、園本課程、政治學(xué)習(xí)記錄、家長工作、社區(qū)服務(wù)等都是檢查的重點(diǎn);
15、幼兒園自評(píng)說明等一切申報(bào)資料都必需要裝訂入冊(cè)，包括評(píng)省級(jí)當(dāng)日各班的教學(xué)活動(dòng)安排也要打印并裝訂成冊(cè)，并按評(píng)估成員數(shù)分成相應(yīng)的份數(shù)。
總之，所有的檔案資料都要準(zhǔn)備充分與詳細(xì)。
(二)如何在評(píng)估檢查當(dāng)天充分發(fā)揮檔案的作用：
1、業(yè)務(wù)園長、保健醫(yī)生、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、檔案管理人員要對(duì)自己所分管的檔案非常熟悉與了解，以便隨時(shí)解答專家組提出的問題;
2、所有的檔案盒都要放在評(píng)估組成員們便于查閱的地方，讓人一目了然，快速找到所需要的檔案資料;
3、要提供多份檔案目錄，便于查找相關(guān)檔案;
4、除文書檔案之外，還要提供音像、相冊(cè)等檔案資料，要盡可能地讓評(píng)估組成員們?cè)谟邢薜臅r(shí)間里了解更多的園內(nèi)教育、管理與發(fā)展情況。
五、 我園檔案管理的今后展望
檔案管理工作是一件長期而細(xì)致的工作，我們的檔案工作雖然已有了一個(gè)良好的基礎(chǔ)，但隨著教育改革的深化，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。在現(xiàn)今信息飛速發(fā)展的時(shí)代，我園的檔案管理也將向科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化方向邁進(jìn)，我園對(duì)檔案管理有以下幾方面的設(shè)想：
1、實(shí)行電腦管理檔案，采用電子版的管理方式，在每學(xué)期初，檔案管理人員把各類的表格以及要收集的檔案內(nèi)容羅列成表，放在校園的共享文檔中，讓各工作人員根據(jù)要求將一學(xué)期所需的資料收集齊放入指定的分類文件夾中，這樣一學(xué)期下來，檔案管理人員就可以很方便地立檔建檔和查檔，并進(jìn)行科學(xué)化的管理。
2、進(jìn)一步完善各類檔案，樹立人人參與檔案收集與管理的意識(shí)，設(shè)立業(yè)務(wù)檔案資源庫，收集所有先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)與資料，存入共享資源庫，供教師們相互參考、共同提高。
3、時(shí)刻與外界緊密聯(lián)系，吸收好的檔案管理方法與信息，加強(qiáng)與幼教同行們的聯(lián)系與經(jīng)驗(yàn)交流，更高效地提高檔案的實(shí)效性，以發(fā)揮巨大的作用，
今后，我們將會(huì)在如何更好地利用檔案資源促進(jìn)幼兒園的發(fā)展方面繼續(xù)努力，使檔案管理為幼兒園進(jìn)一步深化教育教學(xué)改革提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
1、《廣東省幼兒園督導(dǎo)評(píng)估方案》
2、《健全制度人人有責(zé)開發(fā)利用——實(shí)現(xiàn)幼兒園檔案管理的規(guī)范化》—幼教報(bào)
3、《幼兒園檔案整理的原則與方法》---幼兒園手冊(cè)之園所制度
注：此論文榮獲2010年珠海市教育教學(xué)論文評(píng)選二等獎(jiǎng)
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