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企事業(yè)商務(wù)英語函電的寫作技巧
我國(guó)許多企事業(yè)單位希望在國(guó)外設(shè)立大量的辦事機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)國(guó)際間的經(jīng)貿(mào)合作，因此，企事業(yè)間的商務(wù)活動(dòng)及信息交流顯得愈來愈頻繁和重要。下面是小編分享的企事業(yè)商務(wù)英語函電的寫作技巧，歡迎大家閱讀！
企事業(yè)對(duì)外商務(wù)英語函電被廣泛地運(yùn)用于國(guó)際貿(mào)易的商務(wù)運(yùn)作中，是實(shí)現(xiàn)進(jìn)出口貿(mào)易的重要交流工具。企事業(yè)商務(wù)英語函電寫作與發(fā)送有很大技巧，本文著重探討企事業(yè)商務(wù)英語函電的寫作技巧，以促使企事業(yè)外貿(mào)工作者能夠正確、得體書寫商務(wù)英語函電，準(zhǔn)確把握信息，提高對(duì)外貿(mào)易的信息交流效率，從而獲得更多的貿(mào)易實(shí)惠。
一、企事業(yè)對(duì)外商務(wù)中英語函電的語言范疇
企事業(yè)對(duì)外商務(wù)英語函電的語言有其相當(dāng)?shù)恼Z言范疇，其使用有一定的規(guī)則。由于語言使用場(chǎng)合、題材、要求和目的的不同，形成了不同的交際領(lǐng)域，產(chǎn)生的各種不同變體的范疇被稱為語言使用范疇。語言使用范疇?wèi)?yīng)注意語言使用的三個(gè)情景因素，即具體的語言使用場(chǎng)合（field）、語言方式（mode）、語言信息（tenor）。各行業(yè)、各學(xué)科領(lǐng)域具有不同目的和不同特點(diǎn)的語言特色。外貿(mào)函電應(yīng)用的是一種行業(yè)英語，是人們從事國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)這種特定社會(huì)環(huán)境下形成的語言載體。它不需要運(yùn)用優(yōu)美的描述語言，更強(qiáng)調(diào)邏輯、清晰和語言的準(zhǔn)確性。句子通常要完整，同時(shí)也具有其獨(dú)特的篇章結(jié)構(gòu)。
1.企事業(yè)商務(wù)英語函電的語言場(chǎng)合
語言場(chǎng)合即語言環(huán)境是指在商務(wù)交際過程中實(shí)際發(fā)生的事及參與者所從事的語言活動(dòng)背景。其中語言活動(dòng)是重要組成部分包括談話主題。企事業(yè)商務(wù)英語函電的語場(chǎng)是國(guó)際貿(mào)易進(jìn)出口業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)中的交流工具即語言。它是貿(mào)易活動(dòng)的重要表現(xiàn)形式，在業(yè)務(wù)操作中具體包括建立外貿(mào)關(guān)系，詢盤，報(bào)盤，貿(mào)易磋商（還盤和反還盤），成交，訂單和執(zhí)行，支付方式信用證，交貨和裝運(yùn)，合同，保險(xiǎn)，索賠與代理等具體環(huán)節(jié)。這些具體情況下人們所從事的活動(dòng)決定了外貿(mào)函電的語言寫作原則。所使用的言語必須緊緊圍繞著貿(mào)易活動(dòng)這個(gè)話題進(jìn)行，外貿(mào)工作者必須使用能夠有效地表達(dá)這個(gè)話題的語言項(xiàng)目，包括各種套語。
2.企事業(yè)商務(wù)英語函電的語言方式
語言方式是指商務(wù)交際中語體所使用的方式或渠道。商務(wù)英語函電的語言方式屬于書面語，書面語往往要求語法結(jié)構(gòu)完整，語句與措辭簡(jiǎn)練精確，便于查閱。從傳播商業(yè)信息的渠道上看，它又有信件、傳真、電子郵件等形式。在現(xiàn)代高速進(jìn)行的商務(wù)活動(dòng)中電子郵件是最方便快捷的通訊方式。隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，通過網(wǎng)絡(luò)的方式人們可以跨越時(shí)空進(jìn)行信息的及時(shí)交流。各個(gè)公司可以建立信息交流平臺(tái)，企事業(yè)外貿(mào)工作人員可以及時(shí)收到客戶對(duì)訂單的反饋并配合工廠提高跟單質(zhì)量。與此相對(duì)應(yīng)的語言表達(dá)也要求簡(jiǎn)明扼要、信息含量大，這樣才符合商務(wù)活動(dòng)的總體要求。
3.企事業(yè)商務(wù)英語函電的語言信息
企業(yè)商務(wù)英語函電的語言信息包含語言使用者的地位和相互之間的關(guān)系及語言使用者使用某一語體的意圖兩個(gè)方面。商務(wù)英語函電的使用者是從事國(guó)際貿(mào)易社團(tuán)之間各個(gè)層次的專業(yè)人士，使用外貿(mào)函電是為了洽談商務(wù)，使商品的進(jìn)出口買賣可以順利高效地進(jìn)行以獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)還要以國(guó)際上接收的行事方式使來自各自不同文化的人們能更快地、更好地相處。因此，其語言要求目的性強(qiáng)，嚴(yán)謹(jǐn)莊重，思路清晰，行文簡(jiǎn)約，語言信息量大而準(zhǔn)確。
二、企事業(yè)對(duì)外商務(wù)英語函電的寫作技巧
1.企事業(yè)對(duì)外貿(mào)易英語函電詞語篇章結(jié)構(gòu)的要求
外貿(mào)函電一般都由以下七個(gè)部分組成：信頭，日期，封內(nèi)地址，稱呼，正文，結(jié)尾謙稱和簽名。在進(jìn)出口貿(mào)易跟單過程中，還有些固定的文檔是必不可少的，它們通常有統(tǒng)一的格式。其中包括銷售合同（Sales Contract），發(fā)貨通知書（Shipping Advice），商業(yè)發(fā)票（Commercial Invoice），裝箱單（Packing List），提單（Bill of Lading），信用證（Letter of Credit）。有時(shí)賣方還要求買方提供產(chǎn)地證（Certificate of Original），SGS商品檢驗(yàn)報(bào)告（SGS Original Certificate of Quality and Quantity）。
2.企事業(yè)對(duì)外貿(mào)易函電的套語的使用
�。�1）外貿(mào)術(shù)語如：inquiry（詢價(jià)或詢盤），offer/quote/quotation/（報(bào)價(jià)或報(bào)盤），counter-offer（還盤），complaint（索賠）。
（2）外貿(mào)縮語如：FOB（Free on board）離岸價(jià)格，ULF（Cost，insurance and freight）到岸價(jià)格，L/C（letter of Credit）信用證，（Telegraphic Transfer）電匯，G.W（Gross weight）毛重，B/L（Bill of Lading）提單。
�。�3）常用外貿(mào)習(xí)慣用語和短語如：to make an quotation to sb.向某方報(bào)價(jià)，to place an order for sth.with sb.向某方下訂單，for your reference僅供參考，等等。
3.商務(wù)英語函電離不開英語語言規(guī)律的表達(dá)技巧
在商務(wù)英語函電表達(dá)中，我們一定要遵循英語語言規(guī)律的表達(dá)技巧，英語語言與漢語語言在表達(dá)上有一定區(qū)別，我們?cè)谑褂糜⒄Z時(shí)一定要掌握英語語言表達(dá)技巧，才能準(zhǔn)確傳達(dá)我們要表達(dá)的信息。
4.企事業(yè)對(duì)外貿(mào)易商務(wù)英語函電的語法特征
商務(wù)英語函電，還是有效的自我推介名片，其用詞和語法表達(dá)非常重要，它不僅意味著禮貌，還意味著在函電中能非常巧妙地表示出誠(chéng)摯的友情、誠(chéng)懇的感謝、相互的理解和尊重。我們還要做到使用積極的智慧語言和把握準(zhǔn)確的語氣準(zhǔn)時(shí)回復(fù)客戶信件。
三、企事業(yè)對(duì)外商務(wù)英語函電的寫作應(yīng)該把握幾個(gè)環(huán)節(jié)
英語書面表達(dá)能力在日益激烈的商貿(mào)競(jìng)爭(zhēng)中顯得尤為重要。每個(gè)人要根據(jù)自己實(shí)際情況，按照本文講述的方法去做，堅(jiān)持不懈，持之以恒，一定會(huì)有所收獲。當(dāng)然在寫作時(shí)我們應(yīng)注意：
1.避免使用具有不同或者不明確意思而又產(chǎn)生歧義的單詞；段落劃分要清晰，表達(dá)要有力，通常一個(gè)段落表達(dá)一個(gè)觀點(diǎn)，文本一定要簡(jiǎn)潔，避免累贅的表達(dá)、避免不必要的重復(fù)。
2.同時(shí)要靈活恰當(dāng)?shù)厥褂脴?biāo)題，靈活恰當(dāng)?shù)厥褂脴?biāo)題可以使函電的正文開頭避免重復(fù)內(nèi)容；函電應(yīng)該寫得具體、明確。
3.準(zhǔn)確表達(dá)不僅是指語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫使用得正確，而且要采用合適的語氣來幫助達(dá)到目的。其內(nèi)容必須是實(shí)事求是的信息，尤其要保證數(shù)據(jù)的精確及術(shù)語的嚴(yán)格準(zhǔn)確，因?yàn)樗鼈兪歉鞣N單據(jù)的依據(jù)，會(huì)涉及買賣雙方的權(quán)利、責(zé)任與利益。
總之，外貿(mào)函電是涉及語言、交際技巧、國(guó)際貿(mào)易和文化背景的綜合寫作。只有把語言與商務(wù)貿(mào)易綜合起來考慮，才能恰如其分地使用商務(wù)英語函電，才能跟上電子郵件和圖文傳真等現(xiàn)代通訊方式時(shí)代的發(fā)展，才能高效率進(jìn)行貿(mào)易信息交流，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的繁榮和發(fā)展。
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