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采購(gòu)管理五大誤區(qū)
中國(guó)的制造企業(yè)，采購(gòu)成本一般占企業(yè)總成本的60%左右。在鋼鐵、石油化工這些重制造行業(yè)，采購(gòu)成本更是達(dá)75%以上。即便是服務(wù)行業(yè)，采購(gòu)成本平均也達(dá)到35%。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的采購(gòu)管理的五大誤區(qū)，希望對(duì)你有所幫助。
采購(gòu)成本每降低5%，公司獲利可增加25%以上。難怪GE前CEO杰克·韋爾奇認(rèn)為，企業(yè)只有兩個(gè)盈利部門，采購(gòu)和銷售，能為企業(yè)“掙錢”;其他部門都是成本中心，發(fā)生的都是管理費(fèi)用。
采購(gòu)管理對(duì)于企業(yè)降低成本、提升盈利能力至關(guān)重要。然而，如何做好采購(gòu)管理，很多企業(yè)在理念和具體實(shí)踐中都存在著誤區(qū)。
誤區(qū)1：降低成本靠壓價(jià)
采購(gòu)部門和人員掉進(jìn)這個(gè)誤區(qū)，往往是源于公司高層的直接壓力。很多企業(yè)管理層對(duì)采購(gòu)部工作目標(biāo)的約束是直觀的量化指標(biāo)，比如采購(gòu)成本每年都要降低5%。巨大的指標(biāo)壓力會(huì)限定采購(gòu)部門的觀念和行為。
采購(gòu)成本降低5%，一般就自然的落到可衡量的財(cái)務(wù)指標(biāo)上，主要是采購(gòu)價(jià)格成本。實(shí)際上，采購(gòu)總成本的降低，包括采購(gòu)價(jià)格成本、交易成本、處理退貨成本、物流成本、供貨中斷成本、客戶不滿意成本等多方面。交易成本、退貨成本、中斷成本等很難反映在財(cái)務(wù)指標(biāo)中。出于完成指標(biāo)的考慮，采購(gòu)部門會(huì)本能的強(qiáng)調(diào)采購(gòu)價(jià)格成本，而弱化甚至隱藏其他潛在成本。
這也是為什么很多企業(yè)，甚至是行業(yè)領(lǐng)先的企業(yè)，會(huì)抱怨現(xiàn)在的價(jià)格是越來(lái)越低，優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商卻越來(lái)越少了。
誤區(qū)2：采購(gòu)就是貨比三家
很多企業(yè)認(rèn)為，管采購(gòu)只要保證“貨比三家”就行了，通常要求采購(gòu)人員申報(bào)采購(gòu)方案時(shí)提供至少3家報(bào)價(jià)，管理者選擇一家價(jià)格合適的就行，通常都是價(jià)格最低的。
這種樸素形式的詢價(jià)采購(gòu)，是企業(yè)管理者對(duì)采購(gòu)方法的直觀理解。他們很快就發(fā)現(xiàn)，這種方法問(wèn)題多多。這3家是怎樣選出來(lái)的?中間的代理商算不算數(shù)?為何同類別的采購(gòu)會(huì)選出完全不同的3家報(bào)價(jià)?采購(gòu)人員會(huì)不會(huì)通過(guò)操縱報(bào)價(jià)和評(píng)價(jià)來(lái)操縱決策?
于是，企業(yè)管理者就要求采購(gòu)人員只提供客觀報(bào)價(jià)，不能帶有主觀評(píng)價(jià)。結(jié)果，問(wèn)題沒有解決，反而放大了決策風(fēng)險(xiǎn)，還免除了采購(gòu)人員應(yīng)有的決策職責(zé)。
誤區(qū)不在于“貨比三家”方法本身，而是在于怎樣確保選出三家最合適的供應(yīng)商進(jìn)入比價(jià)環(huán)節(jié)。隨意選出三家，或者按采購(gòu)人員的方便或個(gè)人意愿選擇三家，自然問(wèn)題多多。
一種規(guī)避誤區(qū)的方法是“合格供方評(píng)審”。企業(yè)管理者組織成立專門的委員會(huì)，按照質(zhì)量、成本等方面的要求，為各種類的采購(gòu)劃定供應(yīng)商范圍和標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)人員不能單獨(dú)決定這個(gè)范圍，也不能跳出這個(gè)范圍活動(dòng)，并要對(duì)每次采購(gòu)活動(dòng)的決策支持信息負(fù)責(zé)。
誤區(qū)3：選供應(yīng)商就招標(biāo)
有些企業(yè)十分青睞招標(biāo)，一到采購(gòu)就招標(biāo)。招標(biāo)確實(shí)具有客觀、公平、透明的好處，但是并非所有采購(gòu)都適合招標(biāo)。哪種采購(gòu)適用哪類方式，企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況、采購(gòu)品種的市場(chǎng)情況以及供貨風(fēng)險(xiǎn)等來(lái)制定。
常用的采購(gòu)方式有招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。
招標(biāo)：對(duì)采購(gòu)內(nèi)容的成本信息、技術(shù)信息掌握程度不夠時(shí)，適合采用招標(biāo)。招標(biāo)的一個(gè)好處是可以掌握真實(shí)的信息和市場(chǎng)情況。
競(jìng)爭(zhēng)性談判：招標(biāo)難以組織或結(jié)果不理想時(shí)，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判。競(jìng)爭(zhēng)性談判與招標(biāo)比較接近，但是允許報(bào)價(jià)人多次報(bào)價(jià)，雙方進(jìn)行多輪談判。
詢價(jià)采購(gòu)：對(duì)于已經(jīng)掌握了成本、技術(shù)信息的采購(gòu)項(xiàng)目，且有多家供應(yīng)商，可以事先選定合格供方范圍，在此范圍內(nèi)使用“貨比三家”的詢價(jià)采購(gòu)方式。
單一來(lái)源采購(gòu)：對(duì)于只有少數(shù)合格供應(yīng)商的采購(gòu)項(xiàng)目，可以設(shè)法建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，爭(zhēng)取穩(wěn)定的合作、長(zhǎng)期價(jià)格優(yōu)惠和質(zhì)量保證。
合理運(yùn)用多種采購(gòu)方式，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商隊(duì)伍的動(dòng)態(tài)管理和優(yōu)化。比如，一開始，對(duì)采購(gòu)內(nèi)容的成本、技術(shù)信息不夠了解，可通過(guò)招標(biāo)來(lái)掌握信息、擴(kuò)大供應(yīng)商備選范圍。當(dāng)掌握足夠信息后，可采用詢價(jià)采購(gòu)。條件再成熟一些，我方能擁有較大話語(yǔ)權(quán)時(shí)，可固定一兩家長(zhǎng)期合作廠家。在這動(dòng)態(tài)過(guò)程中，如果對(duì)長(zhǎng)期合作廠家不滿意，可以通過(guò)擴(kuò)大詢價(jià)范圍或招標(biāo)來(lái)施加壓力，以調(diào)整、優(yōu)化供應(yīng)商。
誤區(qū)4：采購(gòu)就是采購(gòu)部門的事
采購(gòu)總體成本的降低，乃至供應(yīng)鏈的優(yōu)化，不是采購(gòu)部門獨(dú)自就能實(shí)現(xiàn)的，這需要整個(gè)公司的參與。比如，要解決延遲交貨造成的供應(yīng)中斷成本，需要產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)部門、計(jì)劃、甚至銷售部門之間的激勵(lì)制度統(tǒng)籌配合;而新供應(yīng)商的發(fā)展，或者要突破單一供應(yīng)商供貨的瓶頸，往往也需要采購(gòu)、研發(fā)和生產(chǎn)部門的通力合作。
誤區(qū)5：采購(gòu)信息靠檔案
太多企業(yè)和采購(gòu)人員都很重視檔案的保存，而輕視信息的整理。
檔案不等于信息。只有整理過(guò)的，按照一定思路來(lái)結(jié)構(gòu)化的，才能叫做信息。
有些企業(yè)和采購(gòu)人員也意識(shí)到了采購(gòu)信息管理有問(wèn)題，但苦于沒有時(shí)間或沒有人員精力改進(jìn)，于是決定把采購(gòu)文件和記錄統(tǒng)統(tǒng)存檔，以待他日之用。
然而，真到需要分析時(shí)，需要系統(tǒng)整理以信息化時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)工程浩繁，且往往有重要信息丟失。比如，為了爭(zhēng)取最優(yōu)價(jià)格，采購(gòu)人員經(jīng)常把不同規(guī)格型號(hào)的設(shè)備、甚至把不同類型的設(shè)備都打包詢價(jià)，而且每次打包的方法和數(shù)量都不一樣。這樣一來(lái)，歷次詢價(jià)信息無(wú)法落實(shí)到具體產(chǎn)品，無(wú)從比較，對(duì)正在進(jìn)行的采購(gòu)活動(dòng)就沒法有參考和指導(dǎo)作用。
因此，檔案保存再完整，意義不大。關(guān)鍵是，一定要構(gòu)建前瞻性、結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，每次采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)存儲(chǔ)信息，并分析、總結(jié)。
拓展閱讀：
一、采購(gòu)管理的內(nèi)容
1、采購(gòu)計(jì)劃管理
采購(gòu)計(jì)劃管理主要是為企業(yè)提供及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃和執(zhí)行路線，并對(duì)企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行制定和管理。采購(gòu)計(jì)劃包括定期采購(gòu)計(jì)劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購(gòu)任務(wù)計(jì)劃(如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過(guò)對(duì)多對(duì)象多元素的。采購(gòu)計(jì)劃的編制、分解，將企業(yè)的采購(gòu)需求變?yōu)橹苯拥牟少?gòu)任務(wù)，系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購(gòu)、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購(gòu)的多種采購(gòu)應(yīng)用模式，支持多種設(shè)置靈活的采購(gòu)單生成流程。
2、采購(gòu)訂單管理
采購(gòu)訂單管理以采購(gòu)單為源頭，對(duì)從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫(kù)等采購(gòu)訂單流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。通過(guò)流程配置，可進(jìn)行多種采購(gòu)流程選擇，如訂單直接入庫(kù)，或經(jīng)過(guò)到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗(yàn)入庫(kù)等，在整個(gè)過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)存貨的計(jì)劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購(gòu)訂單可以直接通過(guò)電子商務(wù)系統(tǒng)發(fā)向?qū)?yīng)的供應(yīng)商，進(jìn)行在線采購(gòu)。
3、采購(gòu)財(cái)務(wù)管理
發(fā)票管理是采購(gòu)財(cái)務(wù)管理中采購(gòu)結(jié)算管理的重要內(nèi)容，采購(gòu)貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購(gòu)的處理，非庫(kù)存的消耗性采購(gòu)處理，直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進(jìn)行處理。通過(guò)對(duì)流程進(jìn)行配置，允許用戶更改各種業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。
二、采購(gòu)管理的三個(gè)層次
1、易管理，簡(jiǎn)單購(gòu)買
較初級(jí)的采購(gòu)管理多為對(duì)各個(gè)交易的實(shí)施和監(jiān)督。其特征為:
1)圍繞著采購(gòu)訂單(PO，Purchase Order);
2)與供應(yīng)商較容易的討價(jià)還價(jià);
3)僅重視諸如價(jià)格，付款條件，具體交貨日期等一般商務(wù)條件;
4)被動(dòng)地執(zhí)行配方和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
2、采購(gòu)管理
管理人員在對(duì)前期大量訂單的處理后，隨著自身經(jīng)驗(yàn)和管理技能的提升，很容易意識(shí)到供應(yīng)商管理的重要性。同時(shí)，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)量分析(ABC法)，整個(gè)Logistics系統(tǒng)的要求，合理分配自身的資源，開展多個(gè)專案管理。這個(gè)階段的特征為：
1)圍繞著一定時(shí)間段的采購(gòu)合同，試圖與供應(yīng)商建立長(zhǎng)久的關(guān)系;
2)加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商其他條件的重視，如訂單采購(gòu)周期(Lead Time)、送貨、經(jīng)濟(jì)批量、最小訂單量和訂單完成率;
3)重視供應(yīng)商的成本分析;
4)開始采用了投標(biāo)手段;
5)加強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。
3、策略性采購(gòu)，供應(yīng)鏈管理
目前比較新的概念策略性采購(gòu)，其特征是:
1)與供應(yīng)商建立策略性的伙伴關(guān)系;
2)更加重視整個(gè)供應(yīng)鏈的成本和效率管理;
3)與供應(yīng)商共同研發(fā)產(chǎn)品及其對(duì)消費(fèi)者的影響;
4)尋求新的技術(shù)和材料替代物，OEM方式的操作;
5)充分利用諸如跨地區(qū)，跨國(guó)家的公司(工廠)的集團(tuán)力量集中采購(gòu);
6)更為復(fù)雜，廣泛的應(yīng)用投標(biāo)手段。
集中采購(gòu)的手段正越來(lái)越多的被公司采用。集中的概念可以說(shuō)包含兩層含義：集中集團(tuán)內(nèi)各分公司/各工廠的采購(gòu)量;采購(gòu)量集中給少數(shù)的供應(yīng)商，以圖獲取規(guī)模效應(yīng)帶來(lái)的節(jié)省。更進(jìn)一步的工作，是進(jìn)可能地減少材料的規(guī)格或標(biāo)準(zhǔn)，以圖從供應(yīng)商在原料采購(gòu)和生產(chǎn)加工收益中帶來(lái)節(jié)省。
三、提高采購(gòu)工作效率的十大方法
1、有計(jì)劃的工作：在每天結(jié)束前要把今天未完成的事情，以及明天需要做的事情做出一個(gè)計(jì)劃記錄下來(lái)，逐個(gè)或交叉處理。
2、養(yǎng)成職業(yè)習(xí)慣：作為一個(gè)優(yōu)秀的采購(gòu)人員，應(yīng)該養(yǎng)成一個(gè)好的職業(yè)習(xí)慣，要有成本概念，利潤(rùn)思維，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、統(tǒng)籌能力、交流溝通的好習(xí)慣。
3、收集產(chǎn)品信息：要做到不管了不了解這個(gè)產(chǎn)品，都要采取各種方法，盡最大努力去收集產(chǎn)品的信息。
4、學(xué)會(huì)主動(dòng)與人溝通、交流：溝通時(shí)所有工作中都極為重要的一環(huán)，要經(jīng)常與車間，倉(cāng)庫(kù)，打樣車間、品質(zhì)的相關(guān)人員接觸，便于了解產(chǎn)品，跟蹤需要，減少工作失誤，提高工作效率。
5、難點(diǎn)重點(diǎn)總結(jié)：要按時(shí)將工作中遇到的各種問(wèn)題和解決方法做個(gè)簡(jiǎn)短的書面總結(jié)，便于自己以后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
6、訂單的跟蹤：對(duì)工作要有責(zé)任心，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，不要盲目相信供應(yīng)商肯定沒有問(wèn)題，要及時(shí)做好跟催工作，要分析供應(yīng)商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風(fēng)險(xiǎn)或其它東西。做好記錄，便于查詢和統(tǒng)計(jì)，及配合相關(guān)部門做好工作。
7、做事有條理：要將所做過(guò)的工作，處理好的事，沒有處理好的事都做一個(gè)記錄，有條理的去工作。對(duì)于未完成的事情要求次日，或緊接處理，盡量做到問(wèn)題不推遲，盡最快解決。
8、做好工作總結(jié)：每個(gè)月都應(yīng)做一個(gè)簡(jiǎn)短的總結(jié)，從工作量、工作內(nèi)容、完成事項(xiàng)，要事處理，問(wèn)題解決，工作失誤，工作計(jì)劃等各個(gè)方面著手，分析本月的成果和問(wèn)題。
9、供應(yīng)商的管理：對(duì)于供應(yīng)商，要學(xué)會(huì)用有效的條款文件去約束他們，而不是盲目相信，放任自由，要讓他們能夠較為主動(dòng)地配合工作，及時(shí)解決問(wèn)題。
10、問(wèn)題處理：對(duì)于問(wèn)題的處理要敏捷果斷，出了問(wèn)題要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并有自己較好的處理建議提供，能與供應(yīng)商做個(gè)合適的談判結(jié)論。
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