采購(gòu)管理成功運(yùn)作5要素

時(shí)間：2024-10-22 12:04:11 采購(gòu)管理我要投稿

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　　過(guò)去，采購(gòu)成本的節(jié)省主要通過(guò)壓價(jià)來(lái)實(shí)現(xiàn)。到了今天，在產(chǎn)品盈利幅度減少的情況下，企業(yè)壓價(jià)的空間就減少了。要想大幅度地降低企業(yè)的采購(gòu)成本不能再停留在價(jià)格上，而是要把采購(gòu)的所有環(huán)節(jié)有效地管理起來(lái)，向管理要績(jī)效。下面跟小編介紹一下降低采購(gòu)成本的5大采購(gòu)管理要素：

采購(gòu)管理成功運(yùn)作5要素

　　很多企業(yè)都把降低采購(gòu)成本作為節(jié)省企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的重要方法。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)成本占到企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的60%作用。如果能把采購(gòu)成本降低10%或更多，那么就相當(dāng)于企業(yè)盈利額上升了一大筆。

　　一、數(shù)量就是力量

　　這是談判課程中基本的原理。買方的采購(gòu)批量是買方在談判中的最大優(yōu)勢(shì)，但具體如何合理運(yùn)用這個(gè)優(yōu)勢(shì)，卻取決于不同的采購(gòu)戰(zhàn)略。對(duì)于某些生產(chǎn)資料的采購(gòu)，其采購(gòu)批量上的優(yōu)勢(shì)是相當(dāng)明顯的。為了維持價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)性，同時(shí)也為了分散風(fēng)險(xiǎn)，常常要維持兩到三個(gè)供應(yīng)商。

　　另外一方面，某些物料的采購(gòu)，尤其是品種繁多的低值物品，單項(xiàng)商品的采購(gòu)規(guī)模并不一定很大。如果仍然采取分散采購(gòu)，則是自己削減自己的優(yōu)勢(shì)。這種情況下可以將同類商品，甚至不同類的商品進(jìn)行合并采購(gòu)，從而提升談判的力量。

　　試想，如果我們有近百項(xiàng)年采購(gòu)量在幾千元左右的商品，如果單獨(dú)采購(gòu)各項(xiàng)產(chǎn)品，將沒有一項(xiàng)可獲得采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，而且因?yàn)橐c數(shù)百個(gè)不同的供應(yīng)商交易，廠商的采購(gòu)成本也是相當(dāng)巨大的。但是如果能將這千項(xiàng)物品集中從一兩個(gè)供應(yīng)商那里采購(gòu)，該廠商就是年采購(gòu)量數(shù)十萬(wàn)元的大客戶，沒有一個(gè)供應(yīng)商會(huì)忽視我們的存在。

　　二、選擇綜合性供應(yīng)商

　　如果我們要合并采購(gòu)項(xiàng)目，有時(shí)一個(gè)具有綜合能力的中小型公司可能更能滿足我們買方的需要。對(duì)單一物料的制造商而言，單一客戶的采購(gòu)量未必很大。雖然他們具有成本優(yōu)勢(shì)，但其提供給我們買方的未必就是最好的價(jià)格，并且他們很少有為單獨(dú)為某一客戶儲(chǔ)備大量的庫(kù)存。

　　相比之下，通過(guò)服務(wù)靈活的綜合性供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，買方龐大的采購(gòu)批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買方可以要求供應(yīng)商儲(chǔ)備一定的庫(kù)存量，從而將自己的庫(kù)存削減到最小。而當(dāng)我們買方由于生產(chǎn)計(jì)劃波動(dòng)等原因而取消某些物料的采購(gòu)訂單時(shí)，因?yàn)榇蟛糠謳?kù)存放在供應(yīng)商那里，這部分損失可以和供應(yīng)商一起分擔(dān)，而且供應(yīng)商還可以通過(guò)自己的銷售渠道把這些多余的庫(kù)存銷售給其他客戶。

　　在供應(yīng)商庫(kù)存管理的支持下，企業(yè)生產(chǎn)在物料供應(yīng)上也就有了保障。不僅如此，供應(yīng)商通過(guò)增加庫(kù)存和提供額外服務(wù)等手段，也可以與我們結(jié)成相當(dāng)緊密的伙伴關(guān)系。供應(yīng)商通過(guò)大批量的商品進(jìn)出，實(shí)現(xiàn)薄利多銷的目的;而當(dāng)客戶有其他的需求時(shí)，他們也往往會(huì)成為首選供應(yīng)商。這是實(shí)際上是一個(gè)雙贏的局面。

　　三、近地域采購(gòu)

　　運(yùn)輸?shù)臅r(shí)間和成本在物料采購(gòu)中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時(shí)間是被用在了運(yùn)輸上。特別是一些低價(jià)值產(chǎn)品，長(zhǎng)途運(yùn)輸無(wú)疑將增加采購(gòu)的成本，有時(shí)甚至可能超過(guò)物料本身的價(jià)值。實(shí)際上很多廠商都注意到了這點(diǎn)。

　　例如，諾基亞在建設(shè)北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的星網(wǎng)工業(yè)園工程中，也邀請(qǐng)了他們的主板、電池、機(jī)殼等主要物料供應(yīng)商在開發(fā)區(qū)建廠。在整個(gè)星網(wǎng)工業(yè)園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實(shí)現(xiàn)了零庫(kù)存

　　四、采購(gòu)管理系統(tǒng)的運(yùn)用

　　采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用無(wú)疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率。對(duì)于我們目前的情況來(lái)看，雖然沒有實(shí)現(xiàn)完全的電子化管理，但是已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了電腦信息化管理，部門內(nèi)部通過(guò)局域網(wǎng)的信息和資源互通互享，可以提高運(yùn)作的速度，減少出錯(cuò)率，增強(qiáng)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，從而帶來(lái)采購(gòu)成本的相應(yīng)下降。

　　五、誠(chéng)信的工作態(tài)度

　　“動(dòng)蕩經(jīng)濟(jì)”的到來(lái)使競(jìng)爭(zhēng)法則從公司之間的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)為供應(yīng)鏈聯(lián)盟之間的競(jìng)爭(zhēng)。良好的供應(yīng)商關(guān)系是構(gòu)建供應(yīng)鏈聯(lián)盟的基礎(chǔ)，供應(yīng)商關(guān)系管理因而成為決定企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。

　　良好的供應(yīng)商關(guān)系是通過(guò)誠(chéng)信互利的合作達(dá)到的。良好的信用紀(jì)錄可以極大地提升采購(gòu)方在談判中的地位，采購(gòu)員在向供應(yīng)商要求更合理的采購(gòu)條件時(shí)也不會(huì)難于啟齒。

　　同時(shí)，良好的供應(yīng)商關(guān)系常常可以使買方在物料短缺時(shí)仍能以相對(duì)合理的價(jià)格及時(shí)得到供貨，在供應(yīng)充裕時(shí)又可以獲得相當(dāng)優(yōu)惠的價(jià)格。

　　物資采購(gòu)管理

　　物資會(huì)計(jì)崗位職責(zé)

　　1.對(duì)所購(gòu)物資進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，辦理入庫(kù)手續(xù);

　　2.根據(jù)工程部人員開具的出庫(kù)單，辦理出庫(kù)手續(xù);

　　3.依據(jù)“入庫(kù)單”與“出庫(kù)單”登記“庫(kù)存物資明細(xì)帳”;每月25-30日辦理結(jié)帳;

　　4.月末與庫(kù)管員、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部一同對(duì)庫(kù)房物資進(jìn)行盤點(diǎn)(月度庫(kù)存物資盤點(diǎn));

　　5.每半年對(duì)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)和每季度對(duì)工器具進(jìn)行盤點(diǎn)，編制盤點(diǎn)報(bào)告;

　　6.公司交辦的其他事項(xiàng)。

　　任職要求：

　　1.性格穩(wěn)重、可承受一定的工作壓力;

　　2.有庫(kù)房管理經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮;3.工作認(rèn)真、有責(zé)任心。

　　物資會(huì)計(jì)崗位職責(zé)描述

　　崗位職責(zé)：

　　1、分公司資產(chǎn)管理，包括存貨、樣機(jī)等;

　　2、資產(chǎn)賬務(wù)處理，包括SAP系統(tǒng)收、發(fā)貨過(guò)賬;

　　3、SAP訂單管理，包括各類退貨訂單、樣機(jī)結(jié)算訂單、寄售結(jié)算訂單等;

　　4、編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表;

　　5、財(cái)務(wù)總監(jiān)安排的其他工作。

　　任職要求：

　　1、本科學(xué)歷，會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè);

　　2、熟練掌握財(cái)務(wù)辦公軟件以及相關(guān)辦公軟件的使用;

　　工作細(xì)心，吃苦耐勞，穩(wěn)重大方。

　　材料會(huì)計(jì)崗位職責(zé)

　　材料會(huì)計(jì)是負(fù)責(zé)材料的出入庫(kù)，每月月底和倉(cāng)庫(kù)保管核對(duì)出入庫(kù)賬目，提供材料報(bào)表的會(huì)計(jì)工作人員。其實(shí)主要崗位職責(zé)就是依法核算材料，其工作流程包括收料，計(jì)算加權(quán)平均價(jià)格，發(fā)料，結(jié)材料明細(xì)賬，盤點(diǎn)。工作難點(diǎn)在材料采購(gòu)的實(shí)物與發(fā)票不同步等四個(gè)方面。

　　1、按記帳規(guī)則結(jié)算、記帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確、上報(bào)及時(shí)。

　　2、負(fù)責(zé)外調(diào)材料的劃價(jià)及積壓物資的調(diào)整。

　　3、接受各單位材料計(jì)劃要有記錄，要整理存檔，匯總各項(xiàng)材料。

　　4、填寫到貨物資的驗(yàn)收單，填制驗(yàn)收單據(jù)，報(bào)帳付款。

　　5、根據(jù)工程項(xiàng)目的材料計(jì)劃，按工程進(jìn)度，限額開單發(fā)料。

　　6、建立各項(xiàng)單項(xiàng)工程材料消耗臺(tái)帳及庫(kù)存表。

　　企業(yè)負(fù)責(zé)人的財(cái)務(wù)管理職責(zé)

　　認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)、制度，督促財(cái)務(wù)部門執(zhí)行“企業(yè)會(huì)計(jì)制度”加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)效益。

　　1.企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。

　　2.組織擬定企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理辦法。推行工作令號(hào)核算體系。

　　3.根據(jù)企業(yè)編制的財(cái)務(wù)預(yù)算方案組織企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

　　4.督促財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)確核算，如實(shí)反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，依法計(jì)算和繳納國(guó)家稅收，保證投資者權(quán)益不受侵犯。

　　5.支持會(huì)計(jì)人員依法行使職權(quán)自覺接受上級(jí)部門、財(cái)政、稅收、銀行、審計(jì)機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)檢查和監(jiān)督。

　　物資采購(gòu)管理細(xì)則

　　第一章總則

　　第一條為了加強(qiáng)公司（以下簡(jiǎn)稱公司）的工程物資采購(gòu)管理，規(guī)范工程物資采購(gòu)工作的程序和標(biāo)準(zhǔn)，防范和降低工程物資采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)，保障公司經(jīng)營(yíng)的效率和效益，根據(jù)《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范———采購(gòu)與付款》等法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

　　第二條本制度中的工程物資是指公司開發(fā)項(xiàng)目所需要的、由公司采購(gòu)的材料和設(shè)備，包括：工程材料、工程用設(shè)備、工程用施工設(shè)備。公司購(gòu)買的管理用固定資產(chǎn)和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內(nèi)。

　　第三條本制度適用于公司開發(fā)的所有項(xiàng)目。

　　第二章部門設(shè)置與職責(zé)分工

　　第四條需求部門

　　負(fù)責(zé)各工程項(xiàng)目開發(fā)、建設(shè)和后期管理的部門是工程物資的需求部門，負(fù)責(zé)審核確認(rèn)施工單位提出的物資需求長(zhǎng)期規(guī)劃和物資需求申請(qǐng)、及時(shí)提交物資長(zhǎng)期需求規(guī)劃和近期需求申請(qǐng)、審核供應(yīng)商、與供應(yīng)商技術(shù)交流、物資驗(yàn)收和物資后續(xù)管理等工作。

　　第五條采購(gòu)執(zhí)行部門

　　物資部是工程物資采購(gòu)的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)按照需求部門的計(jì)劃組織采購(gòu)、采購(gòu)合同管理、監(jiān)督供應(yīng)商執(zhí)行狀況、工程物資采購(gòu)信息傳遞、物資驗(yàn)收和交接、建立采購(gòu)臺(tái)賬、建立合格供應(yīng)商檔案、提出采購(gòu)付款申請(qǐng)等工作。

　　第六條采購(gòu)審核部門

　　集團(tuán)供應(yīng)公司是工程材料采購(gòu)價(jià)格的審核部門，負(fù)責(zé)收集并依據(jù)公司采購(gòu)的歷史價(jià)格、外部市場(chǎng)價(jià)格、專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的價(jià)格等可比較信息對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行獨(dú)立審核。

　　第七條采購(gòu)審批部門

　　按照集團(tuán)公司的采購(gòu)審批程序執(zhí)行。

　　第八條采購(gòu)監(jiān)督部門

　　簽證部是工程物資采購(gòu)工作的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制、采購(gòu)工作執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

　　合同部、財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)付款情況進(jìn)行監(jiān)督。

　　第三章采購(gòu)程序與工作標(biāo)準(zhǔn)

　　第九條月度采購(gòu)計(jì)劃

　　需求部門每月根據(jù)工程設(shè)計(jì)和施工進(jìn)度編制《月度物資需求計(jì)劃》，每月按時(shí)將計(jì)劃提交給物資部。物資部根據(jù)上報(bào)的計(jì)劃，進(jìn)行匯總，形成《月度采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)公司計(jì)劃會(huì)議審閱。審閱通過(guò)后，物資部根據(jù)《月度物資采購(gòu)計(jì)劃》套用計(jì)劃或定額價(jià)格提出資金支付計(jì)劃，提交資金管理部落實(shí)采購(gòu)資金，并統(tǒng)籌做好人員安排、時(shí)間安排等采購(gòu)準(zhǔn)備工作。

　　第十條需求申請(qǐng)

　　1、需求部門根據(jù)《月度物資需求計(jì)劃《按照統(tǒng)一格式編制《物資需求申請(qǐng)表》�！段镔Y需求申請(qǐng)》應(yīng)分類填寫，按照施工單位和類別連續(xù)編號(hào)，要求內(nèi)容準(zhǔn)確、明晰、完整，需求部門對(duì)申請(qǐng)的正確性和合理性負(fù)責(zé)。

　　2、需求部門應(yīng)在以下規(guī)定時(shí)間內(nèi)分別上報(bào)給物資部。

　　采購(gòu)管理的程序

　　1.目的

　　確保采購(gòu)過(guò)程和采購(gòu)物料符合規(guī)定的要求。

　　2.范圍

　　本程序適用于所有原輔材料、燃料及常用物品的采購(gòu)過(guò)程和委托加工等過(guò)程。

　　3.職責(zé)

　　3.1生產(chǎn)管理部督導(dǎo)供應(yīng)中心和各工廠的采購(gòu)管理按本程序要求實(shí)施。

　　3.2供應(yīng)中心采購(gòu)機(jī)電設(shè)備、零部件、五金工具、潤(rùn)滑油脂、金屬材料、建筑材料、包裝材料、外加工件、實(shí)驗(yàn)用品、辦公用品、勞保用品等。

　　3.3各工廠采購(gòu)各種原輔材料。

　　4.工作過(guò)程和方法

　　4.1計(jì)劃采購(gòu)

　　4.1.1供應(yīng)中心每年初制定《常用物資存貨計(jì)劃》，明確規(guī)劃出安全存量、訂購(gòu)數(shù)量等。

　　4.1.2專用機(jī)電設(shè)備、零部件和各種物資的采購(gòu)由各工廠于月初制定《采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)主管審核，副廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送供應(yīng)中心。

　　4.1.3供應(yīng)中心根據(jù)《常用物資存貨計(jì)劃》和各工廠的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，與供應(yīng)商簽定供貨合同，并實(shí)施采購(gòu)。

　　4.1.4各工廠根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，與供應(yīng)商簽定供貨合同。生產(chǎn)科根據(jù)合同、生產(chǎn)進(jìn)度和庫(kù)存情況實(shí)施采購(gòu)。

　　4.1.5供應(yīng)中心和各工廠應(yīng)與供應(yīng)商保持有效溝通，確保物資適時(shí)、適質(zhì)、適地、適量、適價(jià)到達(dá)。

　　4.2臨時(shí)采購(gòu)

　　臨時(shí)需要的物資，由各工廠填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)主管審核，副廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送供應(yīng)中心實(shí)施采購(gòu)。

　　4.3委托加工

　　4.3.1當(dāng)本工廠無(wú)法加工、達(dá)不到加工要求或外協(xié)加工更便宜時(shí)，可將物資委托供應(yīng)商加工。

　　4.3.2由使用單位提供詳細(xì)準(zhǔn)確的加工要求和《采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)主管審核，副廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送供應(yīng)中心聯(lián)絡(luò)外協(xié)加工。

　　4.4供應(yīng)中心若對(duì)請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容不明、一時(shí)采購(gòu)不到所需的物品或采購(gòu)價(jià)格與各工廠預(yù)算價(jià)格差異較大時(shí)，應(yīng)主動(dòng)同各工廠及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，必要時(shí)報(bào)生產(chǎn)副總裁處理。

　　4.5采購(gòu)物資到貨時(shí)，供應(yīng)中心應(yīng)及時(shí)通知使用單位驗(yàn)收、領(lǐng)用。

　　4.6生產(chǎn)管理部督導(dǎo)供應(yīng)中心和各工廠的采購(gòu)管理按本程序要求實(shí)施，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理，必要時(shí)向生產(chǎn)副總裁反饋。

　　5.相關(guān)文件

　　5.1《供應(yīng)商管理程序》

　　6.使用記錄

　　6.1《采購(gòu)合同》

　　6.2《采購(gòu)申請(qǐng)單》

　　6.3《常用物資存貨計(jì)劃》

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