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采購管理中需要注意的問題
采購管理工作屬于生產(chǎn)經(jīng)營管理的上游，直接影響到企業(yè)的運營成本和產(chǎn)品質(zhì)量，是最重要又控制最薄弱的環(huán)節(jié)之一。探究采購管理中存在的不足，找出對應(yīng)的對策，避免其中的不足，不斷提高采購管理水平，逐步降低企業(yè)運營成本對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義�？傊�，采購管理是企業(yè)管理中不可忽略的系統(tǒng)工程。
1我國企業(yè)采購管理的不足
1.1對成本控制認(rèn)識的誤區(qū)
傳統(tǒng)的企業(yè)在控制采購成本的時候總是一味的控制顯性成本，盲目地追求純粹的低價，錯誤地認(rèn)為采購就是花錢買東西，只要買到便宜貨就是減少了成本，就可以提高利潤。因此，通常將重點放在與供應(yīng)商之間的價格談判以及爭取更大的價格折扣等方面，而對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時間，運輸方案，售后服務(wù)等與隱性成本相關(guān)的問題采取事后把關(guān)的方法來控制，采購企業(yè)很難也很少參與到供應(yīng)商的生產(chǎn)組織過程中。這種只把價格作為供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的做法，不管從短期還是長遠(yuǎn)來看，都不會給采購企業(yè)帶來最大的利益。
1.2對供應(yīng)商管理缺乏經(jīng)驗
采購是保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動，做到有章可循，降低采購成本，預(yù)防采購過程中的各種弊端，提高采購工作的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益是采購管理工作的基本目的。而其中供應(yīng)商的評估與選擇是采購工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提條件。采購的材料如果沒有按時到位，或者質(zhì)量不符合生產(chǎn)要求以及在運輸途中貨物遺失或被壓壞等等，這些都會影響到生產(chǎn)的正常進(jìn)行，進(jìn)而影響產(chǎn)品的質(zhì)量或是交貨時間，最終導(dǎo)致顧客滿意度降級。因此，得到一個能夠在指定時間以合理的價格持續(xù)穩(wěn)定地提供符合要求的產(chǎn)品的供應(yīng)商，是每個企業(yè)正常運行的基石。然而，我國很多企業(yè)對于供應(yīng)商管理沒有給予足夠的重視。在供應(yīng)商管理中，經(jīng)常因為供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)狀況不能提供物資造成庫存緊張，又不能找到可以替代的供應(yīng)商，這樣會阻礙采購的順利進(jìn)行，影響后續(xù)生產(chǎn)。
1.2.1供應(yīng)商選擇的問題
企業(yè)要維持正常的生產(chǎn)活動并向前發(fā)展就必須建立起一套合格的供應(yīng)商評估與選擇體系，其中選擇供應(yīng)商并建立長期伙伴關(guān)系、有效控制供應(yīng)風(fēng)險和制定動態(tài)的供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)尤為重要。許多企業(yè)還在采用過去的采購方式，每種供應(yīng)品只有一個供應(yīng)商，缺少選擇性，當(dāng)缺少供給時，滅火式地去尋找其他供應(yīng)商，慌亂中浪費時間和資金，又缺少對供應(yīng)商信息的收集與調(diào)查，不能進(jìn)行周全的評估，最終的結(jié)果往往是不能滿足生產(chǎn)需要，這種現(xiàn)象在我國中小企業(yè)中很常見。
1.2.2供應(yīng)商監(jiān)督的問題
對供應(yīng)商進(jìn)行有效的監(jiān)督管理是確保物資供應(yīng)正常、穩(wěn)定，滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)保證。企業(yè)一般對供應(yīng)商的監(jiān)督只是通過對比分析供應(yīng)商提供的質(zhì)量報告，沒有隨機(jī)性的抽檢，而且抽檢的指標(biāo)缺乏多樣性，往往是固定不變的。另外，由于供應(yīng)商在外部導(dǎo)致的信息不對稱，信息的變化企業(yè)不能及時獲取，更加不能反應(yīng)到企業(yè)的監(jiān)管計劃中。因此，如何及時獲取供應(yīng)商的信息、快速做出相對應(yīng)的反應(yīng)、如何確保供應(yīng)商選擇的靈活多變等問題成為了供應(yīng)商監(jiān)督管理的棘手問題。
1.3采購組織結(jié)構(gòu)混亂，管理沒活力
有一些企業(yè)將采購工作放在組織等級比較低的地位，對采購工作不夠重視，進(jìn)而，采購工作中缺乏明確的職務(wù)分配，經(jīng)常會出現(xiàn)一人身兼多職的現(xiàn)象，既是采購人員又是采購監(jiān)督人員，這樣就出現(xiàn)了自己監(jiān)督自己的尷尬局面，后果可想而知;由于權(quán)力混亂經(jīng)常會導(dǎo)致具體工作落實不到位，采購工作不能正常進(jìn)行;有些企業(yè)采購組織有一定的結(jié)構(gòu)，但是缺少績效考核激勵制度，管理沒有活力，不能激發(fā)采購員的熱情和積極主動性，從而工作中存在爭執(zhí)，采購周期延長，影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營。
1.4采購管理缺乏創(chuàng)新
我國大多企業(yè)一般采用比較傳統(tǒng)的采購模式，由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)線的需要整理提交采購計劃申請書，采購部門再匯總各項計劃并編寫采購計劃表，一般在月末，季末甚至年末，然后上交主管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后按計劃實施，采購物資并驗收登記入庫。這種采購模式有很多弊端，庫存風(fēng)險大，容易出現(xiàn)庫存積壓或短缺的現(xiàn)象，資金量占用大，存在資金鏈斷開的風(fēng)險，另外不能根據(jù)市場上的變化調(diào)整采購計劃，這些最后都會影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動并造成成本居高不下，影響企業(yè)的競爭力。各國企業(yè)逐步現(xiàn)在開始采用現(xiàn)代采購模式，現(xiàn)代采購模式運用現(xiàn)代科學(xué)的采購技術(shù)和方法，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息獲取和供應(yīng)商評估、采購、運輸、庫存過程中全面的進(jìn)行信息化網(wǎng)絡(luò)化管理，最大限度地滿足生產(chǎn)需要。如經(jīng)濟(jì)批量采購法、VMI采購、MRP采購、“日本化模式”采購等。這些現(xiàn)代采購模式往往能有效地解決信息不流通的問題，降低庫存風(fēng)險，節(jié)約資金，增加企業(yè)效益，提高競爭力。
2解決問題相應(yīng)意見
2.1走出傳統(tǒng)采購管理誤區(qū)
傳統(tǒng)采購管理模式依靠個人經(jīng)驗，部門缺乏協(xié)調(diào)性，采購工作缺乏有利的組織，信息不對稱，對市場反應(yīng)不及時，風(fēng)險較大。所以走出傳統(tǒng)采購管理誤區(qū)是首要的。企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識傳統(tǒng)采購管理模式中的不足，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，多接觸現(xiàn)代的采購管理模式，將采購管理放在重要的地位甚至是戰(zhàn)略地位，從企業(yè)的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略出發(fā)，建立適合本企業(yè)的采購管理體系、結(jié)合多種現(xiàn)代采購模式，提高采購工作效率。現(xiàn)代采購模式摒棄傳統(tǒng)采購管理模式的缺點，充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息科技。利用現(xiàn)代采購管理模式，不僅可以提升企業(yè)的競爭力，特殊時期甚至可以幫助企業(yè)渡過經(jīng)濟(jì)低谷，在第一次能源危機(jī)的大背景下，二十世紀(jì)六十年代日本豐田汽車公司改進(jìn)采購模式即準(zhǔn)時化生產(chǎn)方式(JustInTime簡稱JIT)，適時適量生產(chǎn)，彈性配置作業(yè)人員，質(zhì)量管理貫穿其中。這種模式幫助豐田公司順利渡過了危機(jī)，后來引起了其它企業(yè)的重視，并逐漸被歐美企業(yè)借用并推廣到其他國家企業(yè)中運行，現(xiàn)在這一方式與源自日本的其它生產(chǎn)、流通方式一起被西方企業(yè)稱為“日本化模式”。我國企業(yè)也應(yīng)在接觸現(xiàn)代采購管理模式的過程中，結(jié)合企業(yè)的實情不斷調(diào)整優(yōu)化采購管理模式，最好走出一條屬于自己的道路。
2.2提高規(guī)章制度創(chuàng)新力，充分利用現(xiàn)代科技
制度創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的引擎，過去的制度只能適應(yīng)過去的市場環(huán)境，只有新的制度才能適應(yīng)現(xiàn)在激烈的市場環(huán)境。當(dāng)前，科技發(fā)展迅猛，特別是互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)之后，經(jīng)濟(jì)環(huán)境日新月異，固定不變的采購管理模式根本無法適應(yīng)，如果企業(yè)不建立科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)采購制度，內(nèi)部管理不嚴(yán)，沒有組織性，缺乏自我監(jiān)督和自我約束機(jī)制將會造成巨大的庫存風(fēng)險，并浪費大量時間和資金。因此，企業(yè)要抓好物資采購規(guī)章制度的創(chuàng)新與完善，不斷提高物資采購管理水平，才能在競爭激烈的市場環(huán)境中存活。
(1)首先，在制度上創(chuàng)新，在建立健全的采購管理制度的同時建立持續(xù)改進(jìn)管理制度，便于及時反應(yīng)市場變化;
(2)強(qiáng)化供應(yīng)商管理，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，實時管理和綜合評價供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量，價格，經(jīng)營狀況等，為供應(yīng)商選擇和調(diào)整提供可靠依據(jù);
(3)完善物資采購管理崗位規(guī)范化，工作組織標(biāo)準(zhǔn)化，采購人員的專業(yè)化，實行物資采購管理各環(huán)節(jié)的制度化，必要時可以對采購人員進(jìn)行培訓(xùn)，采購人員要學(xué)習(xí)與采購物資相關(guān)的知識并了解供應(yīng)商的相關(guān)情況;
(4)建立嚴(yán)格的采購驗收與監(jiān)審制度，對不同物資制定不同的檢驗計劃，嚴(yán)明紀(jì)律，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，出具驗收證明;做好采購工作各環(huán)節(jié)的記錄，實行性息化，做到可監(jiān)測性，可追溯性;
(5)建立獎懲機(jī)制，提高采購人員的工作激情。改變以往采購人員一個人大包大攬的采購模式，避免貪腐現(xiàn)象;獎勵采購工作出色的采購人員，即可提高工作激情，避免滋生貪腐，又可以促進(jìn)采購工作順利進(jìn)行。
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