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采購供應(yīng)商管理辦法
為了促進供應(yīng)商與我公司建立健康、和諧、穩(wěn)定的供需關(guān)系，促使供應(yīng)商保證產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、供貨及時，提高服務(wù)水平，對供應(yīng)商管理做如下規(guī)定：
一、凡是有可能或已經(jīng)與我司發(fā)生業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，并具有與其所承擔的供應(yīng)物資相應(yīng)的經(jīng)濟實力和資信等級的供應(yīng)商都在本規(guī)定的范圍。
二、各相關(guān)部門職責
(一)使用部門職責
1、對工程材料、專業(yè)材料和設(shè)備等物資，須由各專業(yè)技術(shù)指定責任人到場進行物資驗收工作，以確保質(zhì)量。
2、負責提供物資在使用過程中的實際情況及出現(xiàn)的問題。
(二)庫房職責
1、負責對供應(yīng)商到貨物資的驗貨、收貨工作，辦理入庫手續(xù)。
2、及時將供應(yīng)商交貨期限、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平向采購部反饋，并提出意見。
3、每月定期向采購部提交當月各類物資進銷存明細及使用情況。
(三)采購部職責
1、做好供應(yīng)商的開發(fā)工作，積極尋找貨源，開辟新的供貨渠道，對于同類產(chǎn)品，應(yīng)至少備有兩家以上供應(yīng)商，以便做到價格互補、貨源互補。
2、做好供應(yīng)商的管理工作，及時對違反合同規(guī)定的供應(yīng)商進行處理，不定期抽檢供應(yīng)商送達的貨物，到收貨現(xiàn)場監(jiān)督驗貨，督促供應(yīng)商貨物配送的及時性，以確保使用部門的正常供應(yīng)。
3、負責收集和建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，考察評估供應(yīng)商的資質(zhì)，建立《合格供應(yīng)商名冊》，隨時為開辟新的供貨渠道做好準備。
4、負責定期對供應(yīng)商進行評估、考核和甄選工作。每月依據(jù)供應(yīng)商交貨的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限、服務(wù)態(tài)度、產(chǎn)品價格及履約能力等方面進行評分并通知供應(yīng)商。
5、與常用物資供貨商簽訂相關(guān)的《供貨承諾書》。
三、對供應(yīng)商的獎懲規(guī)定。
1、對于履約能力強，信譽好、送貨及時、提供高性價比物資的供應(yīng)商，給予及時結(jié)帳，并將其列入次年的合作對象。
2、對于存在“以次充好”、“以少充多”行為的供應(yīng)商，將予以堅決打擊、制止，應(yīng)扣罰其相應(yīng)部分的貨款，并取消供應(yīng)商供貨資格。
3、對于無法與各公司良好配合、出現(xiàn)重大問題無法改善的或經(jīng)評定連續(xù)數(shù)月未達標的供應(yīng)商將取消供貨資格。因無法找到替代的合格供應(yīng)商，暫時保留其供應(yīng)商資格，但須將評鑒結(jié)果通知供應(yīng)商并責令其改進。
4、貨物配送由供應(yīng)商送貨的，應(yīng)在訂立合同時談定預(yù)交信譽保證金與質(zhì)量保證金。供應(yīng)商未能在指定時間將所訂物資送抵指定地點的，扣繳一定數(shù)額的信譽保證金;供應(yīng)商所送物資質(zhì)量因不符合同所約定的，應(yīng)扣繳一定數(shù)額的質(zhì)量保證金。
四、加強物資供應(yīng)商的信息管理工作。
1、加強與供應(yīng)商的信息溝通，及時了解重要物資生產(chǎn)廠家的價格變化趨勢及產(chǎn)品更新動態(tài)。
2、定期開展供應(yīng)商調(diào)查活動，根據(jù)供應(yīng)商返回的《供應(yīng)商調(diào)查表》，建立供應(yīng)商資質(zhì)等相關(guān)內(nèi)容的《合格供應(yīng)商名冊》。根據(jù)使用部門反饋的產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)水平等信息，及時做出相應(yīng)的調(diào)整，以便更好地處理在供需中所存在的問題。
3、分管的采購人員應(yīng)詳盡記錄本人經(jīng)辦的采購物資使用部門反饋信息，為評價供應(yīng)商提供相關(guān)信息資料支持。
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