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適合創(chuàng)業(yè)公司內(nèi)部溝通和管理的好方法
對(duì)于許多創(chuàng)業(yè)公司來(lái)說(shuō)，因?yàn)榘l(fā)展階段、公司需求，CEO們都傾向于保持“小而美”的管理方式。隨著公司人數(shù)逐漸增加，如何保持內(nèi)部信息的充分流通、工作環(huán)節(jié)的簡(jiǎn)明扼要，以及調(diào)動(dòng)員工積極性，便成為了一個(gè)值得探討和注意的問(wèn)題。下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的適合創(chuàng)業(yè)公司內(nèi)部溝通和管理的好方法，歡迎閱讀。
設(shè)置一個(gè)良好的默認(rèn)值
扁平化的管理模式通常被定義為摒棄實(shí)際管理、高度自治、每個(gè)人都有權(quán)為公司做出重要決定。因此，你要確保每個(gè)人都能獲得相同的信息，理解公司的目標(biāo)和定位，在面對(duì)問(wèn)題時(shí)采取同樣的解決辦法。
定義選擇的人比起做出選擇的人更有權(quán)力。這是Lavingia從他的經(jīng)驗(yàn)中得出的最重要的結(jié)論之一。他并不是要限制員工的創(chuàng)造力或無(wú)視他們的觀點(diǎn)，而是要讓公司有一個(gè)統(tǒng)一的目標(biāo)和解決方案。
當(dāng)你定下了這種默認(rèn)值后，你就能相信你的員工即便沒(méi)有公司的監(jiān)管也會(huì)做出正確的決定了。這將會(huì)為你節(jié)省下大把的時(shí)間，而你的員工也會(huì)更加滿(mǎn)意自己的工作。
Gumroad是通過(guò)持續(xù)的內(nèi)部會(huì)議來(lái)確定這個(gè)默認(rèn)值的。他們并不依賴(lài)email進(jìn)行交流，而是選擇了一種開(kāi)放的交流方式——團(tuán)隊(duì)群聊工具HipChat和任務(wù)管理應(yīng)用Asana。
“如果我的員工要進(jìn)行一個(gè)一對(duì)一的對(duì)話，那它最好能被公開(kāi)，”Lavingia說(shuō)，“這樣就不會(huì)有信息被遺忘在某人的收件箱里了，這也會(huì)讓所有的員工都能找到所需的信息。同時(shí)，他們也有機(jī)會(huì)參與到每個(gè)談話中，貢獻(xiàn)他們的知識(shí)�！�
為了讓那些還不適應(yīng)這種公開(kāi)對(duì)話的新員工加入到這個(gè)體系中來(lái)，公司建議他們先加入一些和他們的職位最相關(guān)的小型群聊，這些小型群聊中的對(duì)話都是關(guān)于特定的主題或計(jì)劃的，它們能將這個(gè)大型的系統(tǒng)分割成更容易掌控的小塊。在這些群聊中，新員工能夠分享自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從而更好的融入到這個(gè)系統(tǒng)中來(lái)。
“我們幫助新員工選擇適合他們的小群聊，接著他們就會(huì)越來(lái)越活躍，”他說(shuō)，“這些群聊有關(guān)于團(tuán)隊(duì)建設(shè)、產(chǎn)品特點(diǎn)、bug或者是突發(fā)問(wèn)題的，還有個(gè)群是關(guān)于招聘的。關(guān)鍵在于，這些群都十分活躍。當(dāng)一個(gè)新的大項(xiàng)目或主題出現(xiàn)時(shí)，我們就建個(gè)新群，等解決了這個(gè)問(wèn)題再關(guān)閉。所有人都可以自由加入或者是離開(kāi)群聊，因此，如果他們好奇另一個(gè)部門(mén)正在做些什么，他們很容易就能知道。”
Gumroad還將Asana和HipChat搭配使用，保證所有的對(duì)話都與一個(gè)確切的項(xiàng)目相關(guān)。當(dāng)他們?cè)贏sana上添加一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，一個(gè)相應(yīng)的群組就會(huì)在HipChat里建立起來(lái)，這樣所有的討論都會(huì)被記錄下來(lái)。關(guān)于這一項(xiàng)目可能會(huì)有大量的討論，出現(xiàn)大量的觀點(diǎn)和方案，但Asana只會(huì)在出現(xiàn)突破性進(jìn)展的時(shí)候更新進(jìn)程。
配合使用HipChat和Asana最大的好處之一就是，你在工作中能建立起一個(gè)內(nèi)部記錄。Lavingia說(shuō)。你不但能看到自己能以多快的速度推動(dòng)一個(gè)特定項(xiàng)目的發(fā)展，還能查看對(duì)話記錄，分析這個(gè)隊(duì)伍正在面臨什么問(wèn)題，他們?nèi)绾畏止�，最終以怎樣的方式解決了這些問(wèn)題。這些過(guò)程都被自動(dòng)記錄下來(lái)并且很容易被搜索到。因此如果有人加入了一個(gè)團(tuán)隊(duì)，想要學(xué)習(xí)前人留下的知識(shí)和方法，他們將得到海量的相關(guān)信息。
設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單明了的途徑
“我自己就是一個(gè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)師，我知道如果一個(gè)功能特別難用或者是很難找到的話，人們通常就不會(huì)用它了�！盠avingia說(shuō)。這個(gè)道理也適用于內(nèi)部交流工具和程序。
扁平化管理模式是基于信息的分享和對(duì)于所有人工作的一個(gè)共識(shí)之上的，因此消除矛盾是非常重要的。你做的所有工作和你采取的系統(tǒng)都應(yīng)該非常簡(jiǎn)明易懂，必須得讓新成員很快能夠加入討論。一個(gè)團(tuán)隊(duì)的數(shù)據(jù)必須放在一找就能找到的地方，方便他人取用。
“當(dāng)我在想我們公司應(yīng)該采取怎樣的工作方式，應(yīng)該開(kāi)放到什么樣的程度時(shí)，我設(shè)想了這樣的場(chǎng)景：假設(shè)一個(gè)新員工48小時(shí)之內(nèi)都無(wú)法和其他同事交談，當(dāng)然這不可能發(fā)生，但如果出現(xiàn)了這種情況，他必須能夠僅僅動(dòng)動(dòng)手指就能找到足夠的信息來(lái)開(kāi)始工作。在這個(gè)系統(tǒng)里，他必須能夠?yàn)樽约核械膯?wèn)題找到答案�！�
可獲取信息和易獲取信息是不同的，必須要讓信息很容易被找到、理解和使用，這才是我們想要的。在Lavingia看來(lái)，獲取信息的途徑包括三個(gè)層次：
第一層：你知道只要開(kāi)口提問(wèn)就能得到回答，但這其實(shí)是尋求答案最差的方式。這會(huì)浪費(fèi)很多人的時(shí)間。
第二層：你可以自行搜索所需信息，只不過(guò)它們的呈現(xiàn)方式讓你得花點(diǎn)時(shí)間去研究。這比第一種容易多了，但還是會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，而且不夠完美。
第三層：這是最好的一種層次，就是你工作所用的交互平臺(tái)設(shè)計(jì)得十分簡(jiǎn)明易懂，你可以只靠直覺(jué)就猜出它的操作方法。它能讓你迅速瀏覽你所需要的信息，并且告訴你如何應(yīng)用它們。
作為一個(gè)產(chǎn)品，Gumroad就是以第三層次作為設(shè)計(jì)理念的，那些數(shù)字作品創(chuàng)作者在使用這一平臺(tái)的時(shí)候可以消除很多疑惑并且節(jié)省很多時(shí)間。
作為一個(gè)公司，其內(nèi)部的架構(gòu)也依照了同樣的方法。員工不必去詢(xún)問(wèn)身邊的人如何看待某一問(wèn)題，只需要研究在Asana和HipChat上已經(jīng)呈現(xiàn)的知識(shí)即可，如果他們有新的看法，或者是學(xué)到了新的知識(shí)，也可以添加進(jìn)去。
還有一點(diǎn)，就是要減少工作中必須使用的工具數(shù)量�！拔覀円呀�(jīng)盡量限制內(nèi)部所用的工具數(shù)量了，”Lavingia說(shuō)，“我們以前用了Evernote還有其他一些系統(tǒng)，但是我們還是覺(jué)得它們太碎片化，太容易使人分心了。我們得認(rèn)真選擇一個(gè)工具，然后保證所有人都用這個(gè)工具工作�！�
看清管理的本質(zhì)
“一開(kāi)始，你可以拉個(gè)單子，列出管理者的所有職責(zé)，然后一一分析這些職責(zé)是否能由你的管理系統(tǒng)代勞�！盠avingia說(shuō)，“比如說(shuō)，管理者常常要向某個(gè)團(tuán)隊(duì)傳達(dá)或收取信息，那么這個(gè)過(guò)程能不能用別的方式完成呢?我們發(fā)現(xiàn)，在公司里養(yǎng)成一個(gè)透明的溝通習(xí)慣就可以解決這個(gè)問(wèn)題。只要將工具的使用效率最大化，就能代替許多的管理功能�！�
對(duì)于Lavingia來(lái)說(shuō)，管理歸根究底就是兩件事：信任和明確。如果你是一個(gè)管理者，你的職責(zé)就是保證所有人都明確指導(dǎo)公司正在進(jìn)行什么工作，目前重要的任務(wù)是什么。同時(shí)，你還得讓員工保持對(duì)你的信任，讓他們知道你關(guān)注著他們，依賴(lài)他們來(lái)做正確的事。
“傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)化為等級(jí)制的原因，就在于它能帶來(lái)的好處就是明確和信任�！盠avingia說(shuō)，“你總是可以找經(jīng)理尋求幫助，詢(xún)問(wèn)工作內(nèi)容，也總是有一個(gè)可以信任的上級(jí)。正是由于這種信任，每個(gè)人都會(huì)相信這個(gè)組織，但是，這種組織也很容易土崩瓦解�！�
扁平化管理公司，是用一種創(chuàng)造性的方法實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容的明確與信任，而且不會(huì)有官僚 主義。這其中的理念在于，這種信任不能只在管理者和匯報(bào)人之間存在，公司里的每一個(gè)人都必須信任每一個(gè)人。這樣公司才能迅速發(fā)展，在創(chuàng)業(yè)初期，速度是十分關(guān)鍵的。為了重塑信任與明確的方法，Lavingia和他的團(tuán)隊(duì)將傳統(tǒng)管理結(jié)構(gòu)中的所有內(nèi)容都轉(zhuǎn)化成了符合自己要求的方式。
“我們建了個(gè)不同的工作進(jìn)度更新系統(tǒng)，”他說(shuō)，“傳統(tǒng)的公司非常注重工作進(jìn)度的更新，員工要交日?qǐng)?bào)、開(kāi)員工會(huì)議、做報(bào)告之類(lèi)的事來(lái)別人知道自己每天的工作內(nèi)容是什么。所以我們?cè)谙耄覀円绾卧跊](méi)有這種等級(jí)制的情況下做到這點(diǎn)呢?”
他們想出了一個(gè)合適的解決方案：每當(dāng)一個(gè)人開(kāi)始或完成了一個(gè)項(xiàng)目，或是項(xiàng)目的一階段時(shí)，都會(huì)到HipChat上一個(gè)叫“進(jìn)度更新”的群組里宣布自己目前的工作進(jìn)度，這一更新不限頻率，只要在他們認(rèn)為需要的時(shí)候更新就行。
但利用扁平化管理模式的一大問(wèn)題就是問(wèn)責(zé)制度的缺失。為了解決這個(gè)問(wèn)題，Gumroad建立了一個(gè)季度OKR績(jī)效考核系統(tǒng)。他們用7Geese這個(gè)軟件來(lái)判斷OKR(目標(biāo)與關(guān)鍵成果)，通過(guò)這個(gè)軟件，你就能知道公司里的其他人在做什么、取得了什么進(jìn)展、他們所許諾的任務(wù)是否完成等等。同樣，在Lavingia根據(jù)多方反饋設(shè)定公司發(fā)展目標(biāo)的同時(shí)，這一軟件也可以保證每個(gè)個(gè)體的目標(biāo)與公司的整體目標(biāo)保持一致。
如果人們發(fā)現(xiàn)他們的管理者事必躬親的話，他們就會(huì)想“好，那我就不必那么認(rèn)真了，反正會(huì)有人幫我收拾爛攤子的�！币虼耍愕煤湍愕膯T工強(qiáng)調(diào)他們?cè)趰徫簧系淖杂啥群拓?zé)任，這樣他們才會(huì)真正感覺(jué)到你對(duì)他們的信任。人們會(huì)本能地不讓那些給了他們自主權(quán)的上司失望，扁平化的管理模式正利用并放大了這種本能。
規(guī)模化的挑戰(zhàn)
“如果我們的員工數(shù)量擴(kuò)大到八十人，我們的管理模式還會(huì)和現(xiàn)在一樣嗎?肯定不會(huì)，”Lavingia說(shuō)，“我不相信有什么是放之四海而皆準(zhǔn)的，但我不覺(jué)得我們擴(kuò)大公司之后就必須得回到傳統(tǒng)的管理模式上來(lái)。創(chuàng)業(yè)最棒的事情之一就是，你可以按照自己的想法定下規(guī)則，看看它們有何成效，做出反饋再試一次。我覺(jué)得我們肯定會(huì)傾向于保持扁平化的模式，傾向于給員工更高的自由度。我們會(huì)知道這種方式好不好的�！�
創(chuàng)業(yè)公司必須牢記一點(diǎn)，他們不能為了擴(kuò)展而擴(kuò)展。“如果你手下有100個(gè)人就能解決1000個(gè)人所解決的問(wèn)題，那你最好還是保持100人的規(guī)模。我的經(jīng)驗(yàn)告訴我，小型團(tuán)隊(duì)也能獲得巨大的成功，我們絕不會(huì)忽略實(shí)際需要而盲目擴(kuò)張。我們還是會(huì)專(zhuān)注于我們的產(chǎn)品和內(nèi)部體系，之后再來(lái)考慮招募更多人手的問(wèn)題�！�
當(dāng)我們看到一個(gè)缺口的時(shí)候，我們明白必須得填補(bǔ)它，有時(shí)候我們招一個(gè)新人，有時(shí)候我們就只是改變一下工作方式。
扁平化的管理結(jié)構(gòu)與快速增長(zhǎng)有兩個(gè)沖突之處，就是反饋和個(gè)人發(fā)展。創(chuàng)業(yè)公司的領(lǐng)導(dǎo)人必須要盡力抓住每一個(gè)機(jī)會(huì)向員工做出反饋并推動(dòng)他們的個(gè)人發(fā)展。當(dāng)公司采用了扁平化的管理模式，唯一的領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)間有限，這就不應(yīng)該只是一個(gè)人的工作。所有的員工都必須非常自覺(jué)積極地互相反饋和發(fā)展。否則你就會(huì)被限制在你現(xiàn)有的工作上。
“比如說(shuō)，你雇傭了一個(gè)非常有天賦和潛力但缺乏經(jīng)驗(yàn)的工程師，你就不能完全放任不管。你必須得建立一個(gè)架構(gòu)來(lái)管理他，好讓他能夠?qū)W到更多的技巧，來(lái)成長(zhǎng)為一個(gè)優(yōu)秀的工程師�！盠avingia說(shuō)。
為了鼓勵(lì)員工之間互相進(jìn)行反饋，Lavingia鼓勵(lì)他們?cè)?Geese上表達(dá)觀點(diǎn)、提出建議、審視各自的表現(xiàn)。在軟件上做這件事可以防止重要的反饋丟失或被遺忘，人們可以通過(guò)日志找到自己應(yīng)該要改進(jìn)的地方。
另外，這一工具也能讓Gumroad建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)反饋機(jī)制，那些想要更好地評(píng)估自己工作表現(xiàn)的人們就可以很好地運(yùn)用和傳播這個(gè)機(jī)制。這反過(guò)來(lái)也會(huì)讓工作進(jìn)程變得更加簡(jiǎn)便易行。讓反饋在公司內(nèi)部流通的關(guān)鍵就在于降低人們參與的門(mén)檻，Lavingia說(shuō)，人們?cè)诜窒硇牡玫臅r(shí)候，不應(yīng)該感到疑惑或害怕。
Lavingia自己也承擔(dān)了很大的責(zé)任，他至少一個(gè)月會(huì)和每一個(gè)公司員工面談一次，用大量的時(shí)間來(lái)提出和討論反饋。他強(qiáng)調(diào)，這是一個(gè)很好的機(jī)會(huì)，可以討論工作表現(xiàn)，加快工作進(jìn)程，共同完成目標(biāo)。此外，每當(dāng)一個(gè)大型項(xiàng)目結(jié)束后，參與的團(tuán)隊(duì)都要進(jìn)行一次總結(jié)，不僅僅是工程師團(tuán)隊(duì)，發(fā)展、支持、設(shè)計(jì)和通聯(lián)部門(mén)都要定期總結(jié)。
“大家可以在總結(jié)中坦誠(chéng)地討論這次工作中的優(yōu)點(diǎn)與不足，討論我們從中可以學(xué)到哪些教訓(xùn)，下次遇到類(lèi)似情況時(shí)應(yīng)如何處理，”Lavingia說(shuō)，“會(huì)議記錄將會(huì)對(duì)全員公開(kāi)，儲(chǔ)存在云盤(pán)里供后人查詢(xún)。每周五開(kāi)全員會(huì)議時(shí)也會(huì)拿出來(lái)討論�！币粋�(gè)團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目積攢的經(jīng)驗(yàn)可以惠及所有公司員工，而且這些經(jīng)驗(yàn)被強(qiáng)調(diào)越多次，就越能深入人心。
Gumroad即便擴(kuò)大了規(guī)模，也會(huì)繼續(xù)使用這些軟件，督促員工遵守“普遍真理”，鼓勵(lì)大量的交流和自主的工作，這些都是公司這么久以來(lái)始終保持扁平化管理的原因�！拔覀儠�(huì)繼續(xù)信任員工，同時(shí)也會(huì)認(rèn)真教導(dǎo)新成員好讓他們盡早適應(yīng)我們的體制。但真正的秘密在于：保持自省，擁抱改變�！�
我們所做的不是為了保持一個(gè)扁平化管理結(jié)構(gòu)，而是為了建立一個(gè)正確的公司形式，好讓我們能開(kāi)發(fā)出最棒的產(chǎn)品。
為了保證每個(gè)人都能支持公司的這種行動(dòng)力、主人翁意識(shí)和扁平化結(jié)構(gòu)，Gumroad將這種態(tài)度融入了公司的核心價(jià)值觀之中：
迅速行動(dòng)
迅速行動(dòng)，拒絕拖延。一旦做出決定就要盡快付諸實(shí)施。馬上起航，廢話少說(shuō)，實(shí)施、行動(dòng)、評(píng)估。完美是良好的敵人。
做出改變
要適應(yīng)舒適區(qū)外的世界。沒(méi)什么可怕的，世間萬(wàn)物都在改變。我們必須跳出舒適區(qū)之外，才能每天都能學(xué)到更多，變得更好。
融入團(tuán)隊(duì)
堅(jiān)持讓能夠惠及你自己的事也能夠惠及你的同事和客戶(hù)。
開(kāi)放透明
簡(jiǎn)化你的人際關(guān)系，撤銷(xiāo)那些“過(guò)濾器”。坦誠(chéng)地談?wù)撃闼P(guān)心的問(wèn)題和你正在面臨的疑慮，然后獲得回饋，努力做得更好。
保持專(zhuān)注
你現(xiàn)在手頭正在做的工作是你能做的最有價(jià)值的工作嗎?相信你的同事，他們能夠很好的執(zhí)行他們的目標(biāo)，你也應(yīng)該專(zhuān)注于你的。
保持微笑
開(kāi)心點(diǎn)，不要總是遺憾懊悔。別想太多，保持樂(lè)觀，相信自己能做到最好。沒(méi)什么事是過(guò)不了的。
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