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領(lǐng)導(dǎo)者必須具備的開會技巧
掌握正確的開會技巧，是做好領(lǐng)導(dǎo)管理工作的基本功。那開會有哪些技巧呢?下面和小編一起來看看吧：
(一)會議的功能
會議有以下六項功能：
1、信息溝通：通過會議，可以傳達上級的意圖，公布企業(yè)整體狀況，了解下屬工作情況，明了下屬思想情緒狀態(tài)，及溝通其它信息。
2、生成方案：通過會議的研究討論活動，可以產(chǎn)生解決問題或展開行動的方案。
3、統(tǒng)一思想：通過會議，可以融合各種不同的見解，達成一致的思想，以指導(dǎo)組織的各個部分，在核心思想指導(dǎo)下協(xié)調(diào)一致地行動，增強了組織的協(xié)調(diào)性。
4、產(chǎn)生權(quán)威：通過會議形成的決議，常常比單純的行政命令更具權(quán)威性。因為，會議決議含有民主的成份、集體的智慧;反對會議決議，一定程度上就是和眾人作對。比如，全國人民代表大會的決議，對全社會的影響力和沖擊力，就比一份單純的紅頭文件或行政命令強烈。
5、地位象征：按照我們中國人的價值觀念，許多人認為，參加會議越多，表示社會地位越高;因此，會議也成為一種地位象征、待遇象征。我們常常發(fā)現(xiàn)這樣的情況：有的人之所以反對某項方案，小部分原因是他認為方案本身有漏洞，而絕大部分原因是沒有請他參加會議，感到自己的地位與尊嚴(yán)受到了藐視。
6、調(diào)節(jié)情緒：有些會議并無太多的日常管理實質(zhì)內(nèi)容，而純粹是通過會議來調(diào)節(jié)與會者的情緒與心態(tài)，為某種特定的管理需求服務(wù)。例如，誓師大會、保險公司對推銷員開的早會(許多保險公司通過給推銷員開早會，來安慰失敗者，鼓勵成功者，激勵拼搏、振奮精神)、干部任命會議。
(二)主持布置任務(wù)會議的技巧
1、布置任務(wù)的會議，是最常見的會議之一。布置任務(wù)會議的技巧，在一定程度上直接影響下屬的工作效率。未經(jīng)專門訓(xùn)練的管理干部，在布置任務(wù)的會議上，常會犯一些原則性錯誤。
2、我們主持布置任務(wù)的會議，必須注意的“四原則”，即人，責(zé)任一定要指派到具體的人身上，并且，一件事一個人負責(zé);時間，必須明確限定完成任務(wù)的時間，除非不言自明;標(biāo)準(zhǔn)，必須明確完成任務(wù)的達標(biāo)要求，并且，極具可操作性;檢查，要營造——上級會隨機監(jiān)督、檢查的氣氛。對于四原則，我們結(jié)合事例來進行一番分析。
3、責(zé)任一定要指派到具體的人身上，并且，一件事一個人負責(zé)。
4、一般限定完成任務(wù)的時間，除非不言自明。
作為領(lǐng)導(dǎo)者，是否養(yǎng)成布置任務(wù)的同時限定完成任務(wù)時間的習(xí)慣，在很大程度上，會直接影響下屬的工作效率。研究統(tǒng)計表明，領(lǐng)導(dǎo)者養(yǎng)成給下屬"限定完成任務(wù)時間"的習(xí)慣，可以提高工作效率30%～50%。如果，沒有限定完成任務(wù)的時間，大多數(shù)下屬“天然地”具有拖延任務(wù)的傾向;在極端的情況下，甚至可能把完成任務(wù)的時間，拖沓得遙遙無期。
給下屬限定完成任務(wù)的時間，必須告知明確的、數(shù)值量化的時間概念;禁止出現(xiàn)以下這些模糊的時間概念：越快越好、盡快完成、盡最快的速度完成……等等。須知：所謂越快越好之類的范圍是十分模糊的，比如三小時、一天、二周、三個月，都可以劃入越快越好的范疇。
如果領(lǐng)導(dǎo)無法提供準(zhǔn)確的時間限制，也必須預(yù)測出完成任務(wù)的時間范圍。也許這個預(yù)測的時間范圍存在數(shù)值上的誤差。但是，比“越快越好”更能產(chǎn)生實際的指導(dǎo)意義。
5、明確完成任務(wù)的達標(biāo)要求，并且極具可操作性;很多領(lǐng)導(dǎo)者異想天開地認為：只要自己明白任務(wù)的優(yōu)劣標(biāo)準(zhǔn)，下屬也自然會不言自明。但是，調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大多數(shù)下屬并不能準(zhǔn)確地掌握上級的意圖;這導(dǎo)致任務(wù)完成的績效，與領(lǐng)導(dǎo)的期望值相距甚遠，甚至南轅北轍、大相徑庭。
告訴下屬完成任務(wù)的優(yōu)劣標(biāo)準(zhǔn)，必須是可操作性的標(biāo)準(zhǔn);有的領(lǐng)導(dǎo)告訴下屬：一定要做好、效果要好、只能干好不能干砸、一定要讓我滿意、要有用……等等，這些標(biāo)準(zhǔn)都屬于不具備可操作性的標(biāo)準(zhǔn);因為上述的每一個標(biāo)準(zhǔn)，都可以引發(fā)出多種角度、因而也是多種標(biāo)準(zhǔn)的理解。所以，領(lǐng)導(dǎo)者在布置任務(wù)時，必須要避免使用語言、詞匯的廣義性與不確定性。
6、要營造上級會隨機監(jiān)督、檢查的氣氛。
領(lǐng)導(dǎo)者完成任務(wù)布置以后，同時必須讓部下感到：領(lǐng)導(dǎo)會隨時親臨現(xiàn)場、檢查任務(wù)的執(zhí)行進度。如果部下認為：這位領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)，是“前布置后忘記”，并且，肯定不會來檢查進展情況，那么，部下在執(zhí)行任務(wù)過程中，偷工減料的現(xiàn)象就難以避免了。
所謂”氣氛”，就是部下感覺到上級親臨現(xiàn)場檢查工作進度，僅僅是一種“可能”，是對員工的一種心態(tài)壓力;同時，將這種檢查定位為一種“可能”、一種壓力氣氛，還有利于領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)自身的日常工作安排，以及對執(zhí)行任務(wù)的部下信任度，決定是否真的親臨檢查。當(dāng)然，形成并維持這種氣氛，沒有別的辦法，只能是有選擇地抽查下屬的工作，以對全體執(zhí)行者起到警示作用。
(三)主持討論會的技巧
所謂討論會，就是通過開會討論的形式，求得解決現(xiàn)實問題的方案。
討論會是管理工作當(dāng)中相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)。善于主持討論會的領(lǐng)導(dǎo)者，能夠獲得盡量多、盡量全面、盡量符合實際需求的建議和方法;不善于主持討論會的領(lǐng)導(dǎo)者，往往不能從集體的智慧中吸取有益的成份，需要做出決策時，也往往是孤家寡人、閉門造車，結(jié)果，或異想天開、盲目沖動，或畏頭縮腦、妄自菲薄。
主持討論會的原則，有以下十個方面。
1、主題復(fù)雜的討論會，要提前將議題通告參加會議者，以免討論缺乏深刻。
只有提供充分的思考時間，才能讓與會者對復(fù)雜的議題，形成并發(fā)表比較深刻的見解。如果臨到會議召開時，才將需要慎重考慮的復(fù)雜議題提交與會者討論，通常導(dǎo)致討論結(jié)果流于膚淺，云山霧海而沒有結(jié)果。
2、營造或選擇一個相對寬松的環(huán)境。
嚴(yán)肅的會議氣氛，會抑制與會者的創(chuàng)新思維。因此，召開討論會的地點，應(yīng)該選擇比較寬松的環(huán)境。在開會之前，主持者也應(yīng)該率先引發(fā)一些愉悅心情的話題，發(fā)布一些令人鼓舞的訊息，然后，自然而然地轉(zhuǎn)入主題，并激勵與會者暢所欲言、坦誠直言。
3、持不要首先發(fā)表自己的見解。
首先，討論會的主持人一般即是領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者首先發(fā)表自己的見解，就會為會議議題定下基調(diào)，限制與會者的思維空間，壓抑大家的創(chuàng)新欲望;因為，下屬或員工提出與領(lǐng)導(dǎo)者不同的見解，無疑在某種程度上體現(xiàn)對領(lǐng)導(dǎo)者能力的懷疑、甚至否定。如此心態(tài)和情緒的產(chǎn)生，將導(dǎo)致百家爭鳴的討論會，演變成領(lǐng)導(dǎo)者的獨角戲;于是，原本可以博采眾長的優(yōu)秀方案，卻在與會者的一致沉默當(dāng)中，消失得無影無蹤。
其次，領(lǐng)導(dǎo)者也是一個普通人，不是全知全能的“神仙”;領(lǐng)導(dǎo)者以引發(fā)討論為動議而首先發(fā)表的見解，往往布滿漏洞;他的見解通常成為與會者內(nèi)心批判的眾矢之的。這種批判心態(tài)的深入與擴大，往往引發(fā)與會者竊竊私語：“瞧，我們這位領(lǐng)導(dǎo)真是個糊涂蛋，又出餿主意了”;其結(jié)果，必然導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者形象受到損傷。
如果，領(lǐng)導(dǎo)者處于討論會尾段發(fā)言——將自己對他人觀點的認同標(biāo)準(zhǔn)，隱含在總結(jié)、補充、修正正反兩方面意見的過程中——則必然是最完整、最全面、漏洞最少的發(fā)言;這對提高領(lǐng)導(dǎo)的威信大有好處。
那么，作為主持人的領(lǐng)導(dǎo)者其“開場白”應(yīng)該如何措辭呢?
領(lǐng)導(dǎo)者的“開場白”應(yīng)該激勵大家暢所欲言，闡述清楚會議的目的、背景，以及前期工作總結(jié);在表述以上所有內(nèi)容時，必須摒棄對討論主題隱含態(tài)度傾向，堅決不能在一字半句當(dāng)中，提供下屬揣摩領(lǐng)導(dǎo)者態(tài)度傾向的依據(jù)。唯此，才可確保討論結(jié)論的全面性、公正性、客觀性。
4、對于好的建議應(yīng)鼓勵，質(zhì)量不高的建議不能批評。
每位下屬，在提出自己建議之前，都是認為自己的建議是有效的，并且，下屬并不能確切地預(yù)知上級對自己的建議的反應(yīng)。如果，對于質(zhì)量不高的建議予以批評，就會堵塞言路，使人不敢發(fā)言。因為，下屬會認為：“我的發(fā)言，說不定會招致批評，何必自討沒趣，還是不發(fā)言為妙”。因此，主持者對于質(zhì)量欠佳的建議予以批評、指正、糾偏，絕對是一個壞習(xí)慣;有這樣壞習(xí)慣的主持者，是開不好討論會的。
正確的方法是：聽到了好的建議，主持者應(yīng)該通過口頭表揚、點頭致意、滿面笑容、追問細則等行為，來鼓勵發(fā)言者繼續(xù)發(fā)言。對于所聽到的、質(zhì)量欠佳的主意，只須裝作沒聽見就可以了。
當(dāng)然，有的人提出壞建議，其動議不是由于思維方法不同或能力問題，而是故意搗亂，那么，就必須予以批評。
5、在討論會中，常常出現(xiàn)小事情占據(jù)大時間的情況，主持者要盡力消除這種弊端。
6、參加討論會的人數(shù)不能太多，控制在5～10人為宜
討論會中有這樣一個規(guī)律：發(fā)言的真實性與參加會議的人數(shù)成反比。參加會議的人數(shù)越多，發(fā)言者的顧忌就越多。只要會議的參加人數(shù)超過了十幾人，發(fā)言者難免采用“官話”、“套話”來表述，其觀點也就會變得冠冕堂皇、似是而非了。因此，參與討論會的人不能太多;否則，根本不能得到切實有用的東西。
但是，如果認為“參加討論會的人越少越好”，那么，人數(shù)太少也無法激發(fā)起活躍的氣氛，阻礙了新思想的產(chǎn)生。討論會人數(shù)以5～10人為宜。
7、開討論會應(yīng)有結(jié)論
主持者在會議即將結(jié)束時，應(yīng)對討論進行狀況有明確的結(jié)論。這個結(jié)論，應(yīng)盡可能綜合了各方面合理成份;用張三的意見，加強李四的意見，用王二的意見，補充麻子的意見，這樣才能充分調(diào)動各方面的積極性。
沒有結(jié)論的會議，等于沒有開會。如果，一次會議不能做出整體結(jié)論，也必須做個階段性的小結(jié)，使得會議的成果有具體的體現(xiàn)。
8、有了結(jié)論以后，應(yīng)把任務(wù)分?jǐn)偨o具體的人。按照布置任務(wù)的程序進行操作。
上述，就是主持討論會時應(yīng)注意的基本原則，我們把討論會常見的錯誤編成四句順口溜：
會而不議：開了會卻走了題;
議而不決：開了會雖沒有走題，但也沒有結(jié)論;
決而不行：開了會雖然有結(jié)論，但沒有把任務(wù)分?jǐn)偟骄唧w的人身上;
行而無果：任務(wù)雖然分?jǐn)偟搅司唧w的人身上，但是，卻沒有效果;原因是，沒有去檢查。
領(lǐng)導(dǎo)者必須掌握的口才技巧
1：制造懸念，激發(fā)聽眾的興趣
好的懸念不僅能夠使演講者再度成為聽眾注目的中心，而且能夠活躍現(xiàn)場氣氛，激發(fā)聽眾聆聽與參與的興趣。因此，在演講中制造懸念，可以有效地吸引聽眾的注意力，使演講內(nèi)含的信息和情感得以準(zhǔn)確傳達。如果演講者能在出現(xiàn)冷場的情況下，適時地制造一兩個懸念，確實是重新吸引聽眾注意力的非常有效的辦法。
2：變換話題，穿插趣聞軼事
當(dāng)然，一個演講過程中，總會出現(xiàn)這樣或者那樣的情況，就好比如說冷場，這個是不可能不出現(xiàn)的，在每一個演講會場都會出現(xiàn)這樣的情況，那么做為演講者，你要怎么去處理這樣的情況呢，在這里，口才培訓(xùn)網(wǎng)就給大家支一個招，那就是變換話題，在這樣的情況下，你適時的去換一個話題講講，穿插一些有趣的事情，讓會場上的與會人員一聽到這事就非常的有興趣，迅速的把注意力集中到你這里來，這樣的話，你就有一個很好的機會來演講你的話題了。
3：簡短式的發(fā)言
沒有人愿意聽一個人在臺上講的過久，我想你也不想看到這樣的情況吧。我也是一樣，記得那時候在學(xué)校的時候，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都是一講就半個小時，下面的同學(xué)們都要崩潰了，領(lǐng)導(dǎo)還沒有要停的意思。講的多，講的好，并不是件好事，有時候聽的過多了，也會讓人生厭的。所以，做為領(lǐng)導(dǎo)，一定要把話講明白，但是，要用最短的時間。而在我們的演講藝術(shù)中，單向交流中那種應(yīng)景式講話，越短越好。而在雙向交流中，任何一方都不要滔滔不絕地包場，要有意識地給對方留下發(fā)言的時間和機會。自己一輪講不完，應(yīng)待對方有所反應(yīng)后再講。不然的話，哪來的交流呢。
4：適時地贊美聽眾，求得共鳴和好感
人都喜歡被以贊美，一聽到別人肯定自己，自己肯定會很高興。我們可以利用這一個特點，來調(diào)劑氣氛。聽眾發(fā)現(xiàn)演講內(nèi)容與自己的關(guān)系不大，自然不會給予太多的關(guān)注，在這種情況下，常常會出現(xiàn)冷場。此時，演講者應(yīng)當(dāng)注意采用恰當(dāng)?shù)姆绞�，拉近與聽眾的心理距離。貼近聽眾的一個有效方法就是發(fā)自內(nèi)心地贊美聽眾，用中情中理的話語撥動聽眾的心弦，激起他們的共鳴，使他們重又對演講產(chǎn)生濃厚的興趣，從而打破冷場的尷尬局面。演講者為了打破冷場局面，常會以現(xiàn)場中具有代表性的某一類人為話題，進行贊美，近而產(chǎn)生對方的共鳴，從而達到活躍現(xiàn)場的目的。
5：調(diào)動聽眾參與的熱情
這種方法是基于演講的特性使然。也就是說，演講者在以自己的演講辭和形象的語言來感染聽眾的同時，聽眾的積極回應(yīng)也有利于推動演講的順利進行。因此，演講者在需要的時候向聽眾提出富有針對性和啟發(fā)性的問題，可以調(diào)動聽眾參與演講活動的熱情，使他們意識到，自己也是整個演講的一個重要組成部分，這樣會有效地避免冷場和打破冷場。
如一位領(lǐng)導(dǎo)正在面向群眾進行普法意義的演講，由于話題具有一定的專業(yè)性，聽眾的注意力出現(xiàn)了分散，進而不少人開始交頭接耳起來。這時，這位領(lǐng)導(dǎo)者及時提出了這樣的話題：“請開小差的同志們想想，如果我們自己的權(quán)益受到了侵害，我們又將怎樣來尋求法律的幫助呢？”這樣一來，交頭接耳的聽眾也就能重新將注意力轉(zhuǎn)移過來。
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