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商務(wù)秘書的素質(zhì)要求和素質(zhì)培養(yǎng)
一、商務(wù)秘書的素質(zhì)要求
與其他行業(yè)秘書比較，商務(wù)秘書處于商業(yè)環(huán)境之中，商業(yè)環(huán)境具有多樣性、營(yíng)利性、易變性和時(shí)代性等特點(diǎn)，這對(duì)其能力素質(zhì)提出了更高的要求。 要想成為一名合格的商務(wù)秘書必需具備良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力、較高的學(xué)習(xí)應(yīng)變能力、良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、快速處理信息能力、較強(qiáng)的合作能力和人際交往能力。
1.良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力。商業(yè)創(chuàng)新是企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。人是否具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力，是決定企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)理念創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的前提。商務(wù)秘書必須時(shí)刻保持求新創(chuàng)新的精神狀態(tài)，在固有模式中努力出新招、創(chuàng)新意，如將繁瑣的辦文程序簡(jiǎn)化，以多媒體手段管理文檔等，就會(huì)使秘書工作的效率不斷提高、方法不斷出新。經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新的豐富內(nèi)涵和企業(yè)工作的快節(jié)奏，以及秘書工作服務(wù)性協(xié)調(diào)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求企業(yè)秘書必須具備良好的心理素質(zhì)。
2.較強(qiáng)的學(xué)習(xí)應(yīng)變能力。商業(yè)環(huán)境是易變的，新情況時(shí)有出現(xiàn)、新知識(shí)層出不窮，商務(wù)秘書應(yīng)具有超強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力以適應(yīng)新的情況。這種學(xué)習(xí)能力具有以下特點(diǎn)：一是強(qiáng)調(diào)自主學(xué)習(xí);二是強(qiáng)調(diào)持久的、終身的學(xué)習(xí);三是強(qiáng)調(diào)“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”;四是強(qiáng)調(diào)“雙環(huán)學(xué)習(xí)”;五是強(qiáng)調(diào)學(xué)會(huì)學(xué)習(xí);六是強(qiáng)調(diào)學(xué)后有新行為;七是強(qiáng)調(diào)組織學(xué)習(xí)。商務(wù)秘書要對(duì)各種巨大變革的突發(fā)事件具有應(yīng)變能力，以適應(yīng)商業(yè)環(huán)境的多變性。
3.良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)。商務(wù)秘書面臨處理行政、經(jīng)濟(jì)、法律、商務(wù)談判、市場(chǎng)營(yíng)銷、商業(yè)調(diào)查等中信息和情況的要求，從而對(duì)其知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了更高要求。從商務(wù)秘書的各種結(jié)構(gòu)來看，必須要具有文、工、商、農(nóng)和行政、技術(shù)、管理、公關(guān)等方面的專業(yè)人才;從秘書知識(shí)要求來看，必須要具有法律學(xué)、市場(chǎng)學(xué)、價(jià)格學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、消費(fèi)心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、經(jīng)濟(jì)法學(xué)、行政管理學(xué)、運(yùn)籌學(xué)控制論、現(xiàn)代企業(yè)管理及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等知識(shí)。我國(guó)加人世貿(mào)組織后，對(duì)我國(guó)各行各業(yè)人員的英語水平要求大大提高。商務(wù)秘書都要掌握英語，這是全球多邊貿(mào)易的基本要求。
4.較高的信息處理能力。商務(wù)秘書要加工處理各種商務(wù)信息，要對(duì)商務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速處理為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助。這要求商務(wù)秘書能熟練應(yīng)用各種工具、方法提高處理信息能力。例如，隨著電子商務(wù)的飛速發(fā)展及外國(guó)跨國(guó)公司的大量涌人，企業(yè)間的合作與競(jìng)爭(zhēng)將更多地通過電子商務(wù)手段解決，無紙辦公、無紙貿(mào)易將成為現(xiàn)實(shí)。同時(shí)，每一個(gè)辦公室中的秘書面臨的都是與領(lǐng)導(dǎo)等同的網(wǎng)絡(luò)信息資源。
5.合作精神和人際交往能力。商業(yè)活動(dòng)本質(zhì)是平等的自愿基礎(chǔ)上的交易，需要參與方的合作才能實(shí)現(xiàn)。商務(wù)秘書應(yīng)具有合作精神，結(jié)成創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)進(jìn)行工作。社會(huì)分工越來越細(xì)，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)交往的范圍越來越大。信息獲取、經(jīng)濟(jì)運(yùn)作、科學(xué)研究以至生活質(zhì)量的提高都離不開與他人的交往。學(xué)會(huì)合作也是商務(wù)秘書的一項(xiàng)重要能力素質(zhì)。商務(wù)秘書的職業(yè)特點(diǎn)，使商務(wù)秘書處于各種矛盾、各種關(guān)系的中心，特別要求秘書注意建立良好的人際關(guān)系，是自己融入組織環(huán)境之中。
二、商務(wù)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)
為了培養(yǎng)商務(wù)秘書必需的基本素質(zhì)能力，應(yīng)著重從以下幾方面入手：
1.實(shí)施信息培訓(xùn)制度。必須制定并實(shí)施嚴(yán)格的信息素質(zhì)培訓(xùn)制度，強(qiáng)調(diào)針對(duì)性、實(shí)用性和先進(jìn)性，加大對(duì)商務(wù)秘書進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)的力度，增強(qiáng)各種應(yīng)用、處理信息的能力。
2.進(jìn)行自我教育，更新知識(shí)。沒有知識(shí)的更新，很難實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新，一方面組織單位要為秘書的自學(xué)和脫產(chǎn)深造創(chuàng)造條件，努力擴(kuò)大秘書的知識(shí)面，使他們不僅熟悉本專業(yè)的基本知識(shí)，將現(xiàn)代管理理念運(yùn)用到實(shí)踐中，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代化管理技術(shù)開展管理和輔助管理。
3.培育創(chuàng)新思維。秘書工作同其他工作一樣，也有創(chuàng)新問題，無創(chuàng)新就無發(fā)展，無創(chuàng)新思維就無創(chuàng)新工作。秘書人員要在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極開動(dòng)腦筋，對(duì)工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作方法有自己獨(dú)立的思想和語言。
4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平。業(yè)務(wù)培訓(xùn)有崗前培訓(xùn)、參加管理研討班、經(jīng)驗(yàn)交流等多種形式，目的都是通過理論學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流，提高秘書的工作能力。
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