office辦公軟件使用指南

　　辦公軟件看似簡(jiǎn)單，其實(shí)花樣很多，尤其Word和Excel表格。但其實(shí)只要用心多練，效率輕松提升個(gè)十倍百倍還真不是問題!趕緊和YJBYS小編一起來學(xué)習(xí)吧~

　　1、妙用ALT鍵-鍵盤之王

　　Alt是單詞“Alter”的縮寫，意思為“改變”

　　在Windows操作平臺(tái)下，Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運(yùn)用該鍵，能極大提高工作效率。

　　按住Alt，可以選擇文章的矩形塊文檔，然后Ctrl+C就可以復(fù)制，或你可直接修改這部分文字。

　　Alt鍵在Office里的秘密還遠(yuǎn)不止如此：

　　按住Alt鍵(或同時(shí)按住鼠標(biāo)上的兩個(gè)按鈕)再拖動(dòng)左右(上下)邊距，可精確調(diào)整其值(在標(biāo)尺上會(huì)顯示具體值)。

　　用Shift+Alt+上(或下)方向鍵能夠調(diào)整文檔中段落的順序，也可以調(diào)整Word表格中的行序。

　　此外，Alt+F8 可顯示用于運(yùn)行、編輯或刪除宏的“宏”對(duì)話框。

　　2、F4-Word里的大神器

　　很多人都不知道，其實(shí)F4鍵是Office中的大神器!

　　Office中的“F4” - 重復(fù)上一步操作。什么意思呢?

　　比如我輸入abc，按一下F4, 就會(huì)自動(dòng)再輸入一遍abc;

　　比如我剛剛為某一段文本設(shè)置好字體、顏色、縮進(jìn)、格式。選擇另一段文本，再按F4，就自動(dòng)把剛剛設(shè)置的動(dòng)作再重復(fù)一遍，應(yīng)用到現(xiàn)在新選擇;

　　還可以干什么?做表格時(shí)候，“在下方添加新行”這樣的命令，全部都可以用F4重復(fù)!

　　最后，F(xiàn)4在PowerPoint也是同樣的，可以干好多事!

　　3、Ctrl+字母 快捷鍵閃瞎雙眼

　　Word是當(dāng)之無愧的文字編輯神器，一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達(dá)人。

　　其實(shí)，絕大多數(shù)的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關(guān)

　　Ctrl+K：打開“插入超鏈接”對(duì)話框。

　　Ctrl+Shift+L：給光標(biāo)所在行的文本加上“項(xiàng)目符號(hào)”。

　　Ctrl+M：同時(shí)增加首行和懸掛縮進(jìn)。

　　Ctrl+Shift+M：同時(shí)減少首行和懸掛縮進(jìn)。

　　Ctrl+N：新建一個(gè)空文檔。

　　Ctrl+O(或Ctrl+F12)：打開“打開”對(duì)話框。

　　Ctrl+P(或Ctrl+Shift+F12)：打開“打印”對(duì)話框。

　　Ctrl+R：使光標(biāo)所在行的文本右對(duì)齊。

　　Ctrl+S：為新文檔打開“另保存為”對(duì)話框，或?qū)Ξ?dāng)前文檔進(jìn)行保存。

　　Ctrl+T：增加首行縮進(jìn)。

　　Ctrl+Shift+T：減少首行縮進(jìn)。

　　Ctrl+U：給選中的文字加上下劃線(再按一次，去年下劃線)。

　　Ctrl+V：將剪貼板中的文本或圖片粘貼到光標(biāo)處。若剪貼板中有多個(gè)內(nèi)容，則將 最后一條內(nèi)容粘貼到光標(biāo)處。

　　Ctrl+X：將選中的文字剪切到剪貼板中。

　　Ctrl+Z：撤銷剛才進(jìn)行的操作(可以多次使用)。

　　Ctrl+0：將選中的文本每段前增加12磅的間距。

　　Ctrl+1：若選中的文本行距不是“單倍行距”，則將其快速設(shè)置為“單倍行距”。

　　Ctrl+2：將選中的文本行距設(shè)置為“兩倍行距”。

　　Ctrl+5：將選中的文本行距設(shè)置為“1.5倍行距”。

　　Ctrl+F2：快速執(zhí)行“打印預(yù)覽”功能。

　　Ctrl+F4：關(guān)閉當(dāng)前文檔。

　　Ctrl+F5：使窗口還原到最大化之前的狀態(tài)。

　　Ctrl+Shift+F5：打開“書簽”對(duì)話框。

　　Ctrl+Shift+F8：激活列選擇功能，即通常所說的選擇豎塊文本(再按一次或按ESC鍵，取消該功能)。

　　Ctrl+F9：在光標(biāo)處插入一域記號(hào)“{}”(注意：直接輸入的一對(duì)大括號(hào)不能作為域記號(hào))。

　　Ctrl+F5：使窗口還原到最大化之前的狀態(tài)(再按一次，就會(huì)使窗口再次最大化)。

　　Ctrl+Deltet：刪除光標(biāo)后面的一個(gè)英文單詞或一個(gè)中文詞語(可反復(fù)使用)。

　　Ctrl+退格鍵：刪除光標(biāo)前面的一個(gè)英文單詞或一個(gè)中文詞語(可反復(fù)使用)。

　　Ctrl+Enter：將光標(biāo)后面的內(nèi)容快速移到下一頁。

　　Ctrl+End：快速將光標(biāo)移到文末。

　　Ctrl+Home(或Ctrl+Page Up)：快速將光標(biāo)移到文首。

　　Ctrl+Insert+Insert(即按兩下Insert鍵)：快速打開或更改“任務(wù)窗格”到“剪貼板”狀態(tài)。

　　Ctrl+~：打開中文輸入法的“在線造詞”功能。

　　Ctrl++：快速切換到下標(biāo)輸入狀態(tài)(再按一次恢復(fù)到正常狀態(tài))。

　　Ctrl+Shift++：快速切換到上標(biāo)輸入狀態(tài)(再按一次恢復(fù)到正常狀態(tài))。

　　4、巧用“文檔比較”-解放你的雙手

　　Word中的“審閱”功能大家可能都知道了。通過點(diǎn)擊“修訂”按鈕，別人做的任何修改，都會(huì)留下痕跡。

　　如果對(duì)修改的內(nèi)容無異議，即可選擇“接受所有修訂”，一鍵搞定。

　　然而很多時(shí)候?qū)σ环輜ord文檔進(jìn)行多次修改，且很多人不善于使用“審閱”中的“修訂”功能，導(dǎo)致文檔被修改過很多次后想查找對(duì)哪些細(xì)節(jié)進(jìn)行過修改比較麻煩。

　　當(dāng)然word視圖功能中有“并排查看”功能，但是比起“比較”功能還是遜色很多。

　　有一次審閱合同，對(duì)合同的很多處細(xì)節(jié)做了修改，修改的過程沒有做任何標(biāo)記，很多天后合同發(fā)給對(duì)方簽署，對(duì)方要求將之前合同(word版)所有有過變動(dòng)的地方都標(biāo)記出來，以方便對(duì)方審核。

　　可是時(shí)間過去很久了，對(duì)方又要的急，所以就用到了“審閱”下的“比較”功能，很快的查找出了做過修改的各個(gè)細(xì)節(jié)，大大提升了工作效率。

　　Excel表格技巧

　　1.將文字顛倒順序

　　復(fù)制正常順序?qū)ο?rarr;在字體前加@→點(diǎn)擊向下旋轉(zhuǎn)文字→點(diǎn)擊自動(dòng)換行

　　2.制作打鉤方框

　　輸入"R"→設(shè)置字體為Wingdings2

　　3.給漢字標(biāo)注拼音

　　標(biāo)注拼音→輸入漢字→選擇拼音設(shè)置→居中→編輯拼音→輸入拼音→顯示拼音字符

　　4.插入帶音調(diào)的拼音

　　標(biāo)注帶音調(diào)的拼音→插入-符號(hào)→拉丁語擴(kuò)充-B→輸入帶音調(diào)的拼音(備注：動(dòng)圖中“們”應(yīng)為第二聲。)

　　5.用斜線分割單個(gè)單元格

　　選中對(duì)象→插入形狀(直線)→ALT+鼠標(biāo) 快速定位單元格邊角→F4 重復(fù)動(dòng)作，添加分割線→插入文本框→調(diào)整字體

　　6.隱藏不需要顯示區(qū)域

　　選中對(duì)象→Ctrl+1→點(diǎn)擊自定義→輸入;;;

　　7.分段顯示手機(jī)號(hào)碼

　　選中號(hào)碼→Ctrl+1→點(diǎn)擊自定義→輸入000-0000-0000

　　8.數(shù)據(jù)以萬為單位顯示

　　選中對(duì)象→Ctrl+1→點(diǎn)擊自定義→輸入0!.0,"萬"

　　9.對(duì)個(gè)案百分比排序

　　選中對(duì)象→排序→取消勾選數(shù)據(jù)包含標(biāo)題→選擇序列

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