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項(xiàng)目有效的溝通和管理
項(xiàng)目是特指為完成某一個(gè)特定目的而組織一系列活動(dòng)，今天的很多工作都以項(xiàng)目的形式表現(xiàn)出來(lái)，項(xiàng)目管理師日益受到重視，項(xiàng)目管理認(rèn)證市場(chǎng)變得很火爆，標(biāo)志著項(xiàng)目管理已經(jīng)被提到一個(gè)很重要的高度上來(lái)。
項(xiàng)目管理的過(guò)程中，有效溝通尤為重要，這是因?yàn)轫?xiàng)目通常是受時(shí)間、資源等多重約束限制，而且往往項(xiàng)目不是一個(gè)人完成的，需要項(xiàng)目組內(nèi)部進(jìn)行高效的溝通，才能保證良好的效果。作為一名管理咨詢(xún)師，想在“有效溝通”這個(gè)領(lǐng)域貢獻(xiàn)自己的智慧，首先想到的就是以管理咨詢(xún)中項(xiàng)目管理為例從某個(gè)小角度出發(fā)來(lái)談?wù)剬?duì)有效溝通的認(rèn)識(shí)。
眾所周知，管理咨詢(xún)特別強(qiáng)調(diào)溝通能力，包括和客戶(hù)的溝通、項(xiàng)目組內(nèi)部的溝通多種。溝通本身有很多種方式，包括一對(duì)一的溝通、一對(duì)多的溝通、多人之間的相互討論等;從溝通的載體而言，有口頭、書(shū)面、動(dòng)作、甚至眼神等等;從渠道上分，也可以分為面談、電話、網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播等各種形式。
上面所有這些溝通方式，無(wú)論表面上看多復(fù)雜，實(shí)際上都可以簡(jiǎn)化成一對(duì)一的溝通形式，最終溝通都只是兩個(gè)人之間的事情。溝通可以是相互的，但是具體到溝通的“一招一式”，都能找出一個(gè)信息發(fā)出者，一個(gè)信息的接受者。
溝通的目的是為了兩個(gè)人之間的交流，對(duì)于交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，溝通的作用巨大，而且很多時(shí)候是必不可少的。但是同時(shí)，溝通也需要付出一定的成本。最主要的成本是兩方面的：一是溝通所花費(fèi)的時(shí)間和精力;二是溝通過(guò)程中信息的失真和損失。
信息在一個(gè)人的頭腦里處理的時(shí)候，信息傳遞不需要時(shí)間和精力，而且沒(méi)有失真和損失，這兩種成本為零;但當(dāng)信息被兩個(gè)人相互傳遞的時(shí)候，將花費(fèi)大量的時(shí)間和精力成本，并且蒙受信息失真的損失，損失的具體大小取決于兩個(gè)人的表達(dá)能力、理解能力、觀點(diǎn)和思維的一致性以及達(dá)成一致的意愿強(qiáng)烈程度等多種因素。
值得注意的是;在很多情況下，即使是兩個(gè)同樣具有很強(qiáng)的表達(dá)和理解能力的人，他們進(jìn)行溝通要達(dá)成一致所需要花費(fèi)的溝通成本是巨大的，而且很可能是沉沒(méi)成本。
聰明而執(zhí)著對(duì)于溝通而言，有時(shí)候是相當(dāng)危險(xiǎn)的。很多人渴望說(shuō)服別人而且不愿意被別人說(shuō)服，事實(shí)上溝通的目的本身也并不是為了說(shuō)服別人。管理咨詢(xún)討論的課題經(jīng)常是社會(huì)科學(xué)而不是自然科學(xué)的范疇，它往往并沒(méi)有一個(gè)絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)或答案，在這種情況下，兩個(gè)人如果在溝通時(shí)過(guò)分執(zhí)著而忽視了溝通的最終目的，那么就可能是一場(chǎng)災(zāi)難。
管理咨詢(xún)師發(fā)現(xiàn)他們的溝通成本經(jīng)常是如此之高，以至于難以承受。到目前為止沒(méi)有一個(gè)辦法可以完全消除這種成本，但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識(shí)地進(jìn)行一些控制。
首先是溝通之前對(duì)溝通的基本概念和目標(biāo)進(jìn)行清晰的界定。
其次是不能沉溺于溝通本身，而必須時(shí)刻清楚溝通的目的;意識(shí)到溝通是有成本的，溝通的時(shí)間就是成本，客戶(hù)在為這些成本買(mǎi)單。
第三是事先制訂一些規(guī)則，包括時(shí)間和回合的限制，耐心聽(tīng)完對(duì)方的話，進(jìn)行“集中”決策，由最終必須對(duì)此負(fù)責(zé)的人決定。特別需要注意的是：不能折中和調(diào)和。
很多時(shí)候，在討論問(wèn)題的時(shí)候，應(yīng)該注意首先就基本前提和概念達(dá)成共識(shí)，并且明確一個(gè)討論的一致的目標(biāo)。
管理咨詢(xún)顧問(wèn)常常是執(zhí)著而聰明的人，對(duì)他們而言，永不言敗、渴望挑戰(zhàn)是一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，從討論中學(xué)習(xí)和提高也是他們的目的。但是，客戶(hù)付款是希望能得到一定的成果，有相當(dāng)強(qiáng)的目的性。很多時(shí)候，管理咨詢(xún)顧問(wèn)最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是不愿意被人說(shuō)服，而以說(shuō)服別人作為一個(gè)勝利。殊不知，浪費(fèi)了自己和別人的時(shí)間，本身是最大的失敗。
前面已經(jīng)說(shuō)過(guò)，無(wú)論怎樣的溝通，其基本單元都是兩個(gè)人之間的溝通，平均而言，這種溝通的成本是既定的。在管理咨詢(xún)的項(xiàng)目組中，如果由一個(gè)人來(lái)做一件事情，比如做一個(gè)訪談或者完成一個(gè)報(bào)告，他很可能會(huì)有思維的盲點(diǎn)，所以需要和人來(lái)溝通，或者和別人共同完成。如果兩個(gè)人進(jìn)行溝通來(lái)完成的時(shí)候，溝通鏈?zhǔn)且粭l，溝通效果可能是原來(lái)的兩倍;而如果三個(gè)人進(jìn)行溝通，溝通鏈?zhǔn)侨龡l，而溝通效果是原來(lái)的三倍。簡(jiǎn)單地講，就是說(shuō)溝通的效果是算術(shù)級(jí)數(shù)增加的，而溝通成本是幾何級(jí)數(shù)遞增的，所以在管理咨詢(xún)實(shí)踐中，一般最小的業(yè)務(wù)單元都是一個(gè)人或者兩個(gè)人，很少有兩個(gè)人以上的，這也是為什么我們往往在電視劇里看到所謂的“搭檔”是兩個(gè)人的原因。
當(dāng)然，這是指最小的業(yè)務(wù)單元，事實(shí)上就整個(gè)項(xiàng)目組而言，經(jīng)常會(huì)有一些多人的項(xiàng)目組，甚至出現(xiàn)過(guò)幾十人、上百人的超級(jí)項(xiàng)目組，這種情況下需要借助一些其他的項(xiàng)目管理方法進(jìn)行有序規(guī)劃和有效管理，而劃分的最小作業(yè)單元也往往是兩個(gè)人。
從這個(gè)意義上延伸，一般來(lái)講，管理咨詢(xún)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)的業(yè)務(wù)單元有如下四種基本類(lèi)型：
項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，適用較小的項(xiàng)目，三個(gè)人以下，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)事件負(fù)責(zé)，其他人提供輔助性支持;
多個(gè)顧問(wèn)向一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，每個(gè)顧問(wèn)負(fù)責(zé)各自的一部分，項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行管理和統(tǒng)籌;
劃分成很多小的部分，每部分都由兩個(gè)顧問(wèn)承擔(dān)，兩個(gè)顧問(wèn)是平等的，沒(méi)有主從之分：
同樣是劃分成很多小的部分，每部分由兩個(gè)顧問(wèn)承擔(dān)，但是有明顯的主從，或者都是由項(xiàng)目經(jīng)理指導(dǎo)其中一個(gè)人，討論和決策時(shí)，以這個(gè)人的意見(jiàn)為主。
所以說(shuō)這是項(xiàng)目管理中有效溝通很重要的一點(diǎn)，就是明確劃分小的業(yè)務(wù)單元、降低溝通成本，同時(shí)為了做好事情，必須事先進(jìn)行明確，進(jìn)行充分的授權(quán)。
雖然整個(gè)項(xiàng)目是項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，但是在決定這個(gè)業(yè)務(wù)單元由某個(gè)或者某兩個(gè)人完成后，項(xiàng)目經(jīng)理只能起管理上的控制、建議和指導(dǎo)的角色，不能對(duì)具體的內(nèi)容進(jìn)行過(guò)多的干預(yù)。
從溝通的效果和效率角度出發(fā)，一般就只有上面四種模式，很多時(shí)候，顧問(wèn)在進(jìn)行決策時(shí)需要獲取大量信息和思路，需要廣泛的討論，包括項(xiàng)目組內(nèi)部討論、頭腦風(fēng)暴會(huì)甚至進(jìn)行上百人的問(wèn)卷調(diào)查，這些都是輔助性的信息支持，最終的承擔(dān)和負(fù)責(zé)的單元就是一個(gè)人或者兩個(gè)人。
總的來(lái)說(shuō)，只要注意了上面這些因素，就能更好地幫助我們進(jìn)行有效溝通，從而提高項(xiàng)目管理的能力和水平，對(duì)咨詢(xún)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，能夠更有效地提高效率;對(duì)企業(yè)而言，不管是作為管理咨詢(xún)的客戶(hù)還是管理實(shí)踐者，這些辦法都可以幫助它們從中受益。
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