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沙盤模擬的會(huì)議實(shí)訓(xùn)教學(xué)
MRP沙盤模擬教學(xué)，作為一種體驗(yàn)式的教學(xué)方式，把設(shè)計(jì)會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理的諸多內(nèi)容直接展示在沙盤上，使每位學(xué)生能夠直接參與進(jìn)來(lái)，通過(guò)學(xué)生的直接體驗(yàn)使其感到會(huì)議管理的學(xué)習(xí)內(nèi)容即豐富多彩又充滿樂(lè)趣。
一、前言
目前國(guó)內(nèi)已經(jīng)有187所高校開(kāi)設(shè)了會(huì)展專業(yè)。在會(huì)展教育方面，關(guān)于會(huì)展專業(yè)的課程設(shè)計(jì)、實(shí)訓(xùn)設(shè)計(jì)等方面目前已逐漸趨于成熟和完善。但是縱觀整個(gè)會(huì)展教育卻存在著重展輕會(huì)、重展輕獎(jiǎng)的局面。從課程設(shè)置中也可以發(fā)現(xiàn)目前關(guān)于會(huì)議部分的內(nèi)容主要穿插在會(huì)展教育之中，并未單獨(dú)開(kāi)設(shè)專門的會(huì)議教育板塊。
ERP沙盤模擬教學(xué)是目前眾多高校所普遍采用的一種新興的體驗(yàn)式互動(dòng)學(xué)習(xí)方式。參與實(shí)訓(xùn)的學(xué)生通過(guò)角色體驗(yàn)?zāi)M參與企業(yè)營(yíng)銷與規(guī)劃、生產(chǎn)、物流、財(cái)務(wù)等企業(yè)運(yùn)營(yíng)的所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過(guò)企業(yè)間(不同小組)的對(duì)抗演練使學(xué)生熟悉分析市場(chǎng)、制定戰(zhàn)略、營(yíng)銷策劃、組織生產(chǎn)、財(cái)務(wù)管理等企業(yè)管理中各個(gè)環(huán)節(jié)，參悟科學(xué)的管理規(guī)律，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，提升管理能力。ERP模擬沙盤也主要針對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)設(shè)計(jì)的模擬系統(tǒng)，并不適宜會(huì)展專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)會(huì)議管理的相關(guān)流程，所以有必要對(duì)現(xiàn)有ERP系統(tǒng)進(jìn)行修改，設(shè)計(jì)出適合會(huì)展專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)的MRP(Meeting Resource Planning 會(huì)議資源規(guī)劃)沙盤。本文主要從模擬沙盤體系結(jié)構(gòu)的角度對(duì)MRP的初步探析。
二、MRP沙盤體系結(jié)構(gòu)
會(huì)議管理運(yùn)營(yíng)不同于企業(yè)，所有主流ERP模擬沙盤并不適合會(huì)議管理教學(xué)的實(shí)訓(xùn)要求，所以需要結(jié)合會(huì)議管理的特點(diǎn)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出符合會(huì)議管理特點(diǎn)的模擬沙盤體系。鑒于此，筆者在總結(jié)ERP的理念已經(jīng)國(guó)內(nèi)現(xiàn)有會(huì)展實(shí)訓(xùn)模擬系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出了會(huì)議資源規(guī)劃(MRP Meeting Resource Planning)沙盤模擬的觀念。“MRP”沙盤模擬，通過(guò)對(duì)會(huì)議策劃、會(huì)議營(yíng)銷、會(huì)議籌備與組織、會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理、會(huì)議財(cái)務(wù)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的模擬，通過(guò)角色模擬分別讓學(xué)生擔(dān)任會(huì)議管理中的不同角色，如總經(jīng)理、策劃總監(jiān)、會(huì)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)等。讓學(xué)生分析會(huì)議的內(nèi)部外部環(huán)境，通過(guò)分析手段，制定會(huì)議策劃、制定會(huì)議籌備、運(yùn)營(yíng)、管理制度，進(jìn)行合理的人員分工和財(cái)務(wù)分配使會(huì)議整體效益得到提高。
1、MRP模擬沙盤設(shè)計(jì)
會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理的過(guò)程在核心職能上與企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程類似，但是在外在表現(xiàn)上與又存在區(qū)別。所以筆者認(rèn)為可以將整個(gè)會(huì)議運(yùn)營(yíng)過(guò)程分為營(yíng)銷與策劃中心，運(yùn)營(yíng)中心，服務(wù)中心，財(cái)務(wù)中心四大基本職能中心。四大職能中心的功能如下表1
2、MRP角色扮演
會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理沙盤分為五個(gè)角色，分別扮演項(xiàng)目總監(jiān)，營(yíng)銷策劃主管、會(huì)議運(yùn)營(yíng)主管、接待中心主任、財(cái)務(wù)主管。各組成員在總經(jīng)理的帶領(lǐng)下，依據(jù)會(huì)議的背景信息、總體要求、資源情況、會(huì)議目標(biāo)，同組員進(jìn)行工作分析并商定工作計(jì)劃，并根據(jù)會(huì)議市場(chǎng)情況、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手策略制定會(huì)議策劃、會(huì)議營(yíng)銷、會(huì)議運(yùn)營(yíng)的總方向，并對(duì)各組員進(jìn)行分工，采取有效的經(jīng)營(yíng)管理策略，與其他小組展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)，爭(zhēng)奪有限資源，并以實(shí)現(xiàn)組織最大利潤(rùn)以及服務(wù)最優(yōu)化為最終目標(biāo)。
表1 會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理職能中心職能的功能[2][3][4]
職能中心 關(guān)鍵環(huán)節(jié) 主要職能 簡(jiǎn)要說(shuō)明 備注
營(yíng)銷與策劃中心 會(huì)議策劃 會(huì)議策劃 會(huì)議調(diào)查，會(huì)議主題，會(huì)議議題、會(huì)議定位，會(huì)議目標(biāo)的確定、與會(huì)者的確定、會(huì)議選址，會(huì)議流程的制定等。 會(huì)議策劃完成后換取會(huì)議許可證
會(huì)議營(yíng)銷 會(huì)議營(yíng)銷推廣規(guī)劃 確定會(huì)議產(chǎn)品、討論會(huì)議產(chǎn)品定價(jià)，選擇會(huì)議產(chǎn)品推廣渠道，制定會(huì)議宣傳推廣策略
運(yùn)營(yíng)中心 現(xiàn)場(chǎng)管理 現(xiàn)場(chǎng)管理 確定會(huì)議注冊(cè)方法、會(huì)議專業(yè)活動(dòng)安排方法、社會(huì)活動(dòng)安排、餐飲活動(dòng)安排
服務(wù)中心 接待 會(huì)議接待服務(wù) 制定會(huì)議接待流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：接站、報(bào)到簽到、VIP接待、禮儀引導(dǎo)等。
秘書(shū) 文秘服務(wù) 制定文秘服務(wù)內(nèi)容和流程：邀請(qǐng)函制作發(fā)放、演講者邀請(qǐng)、會(huì)議主題活動(dòng)策劃等
會(huì)務(wù) 會(huì)務(wù)服務(wù)
食宿服務(wù)
財(cái)務(wù)中心 會(huì)計(jì)核算財(cái)務(wù)管理 現(xiàn)金庫(kù)
銀行貸款
應(yīng)收/付賬款
綜合費(fèi)用 將發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用置于相應(yīng)的區(qū)域
3、MRP實(shí)訓(xùn)流程
根據(jù)ERP沙盤系統(tǒng)，可以將MRP模擬沙盤實(shí)訓(xùn)課程分為六個(gè)階段：
第一階段，組織準(zhǔn)備工作。將學(xué)生進(jìn)行分組，每組一般為5-6人，分為5-6組，然后在每組當(dāng)中進(jìn)行角色的職能定位，明確企業(yè)組織內(nèi)每個(gè)角色的崗位責(zé)任。當(dāng)人數(shù)較多時(shí)，還可以適當(dāng)增加商業(yè)間諜和助理角色。在幾屆會(huì)議的運(yùn)營(yíng)中可以進(jìn)行角色互換，從而體驗(yàn)角色轉(zhuǎn)換后考慮問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)和相應(yīng)的變化。
第二階段，基本情況描述階段。首先對(duì)會(huì)議的基本情況進(jìn)行一定的了解，包括目前該會(huì)議的主要行業(yè)背景和社會(huì)背景，潛在與會(huì)者的人數(shù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)目前的財(cái)務(wù)狀況，政府可提供的財(cái)政支持金額等基本情況。
第三階段：制定模擬經(jīng)營(yíng)中需遵循的規(guī)則。如會(huì)議許可證的獲取規(guī)則，與會(huì)者爭(zhēng)奪規(guī)則，會(huì)議服務(wù)評(píng)級(jí)規(guī)則，會(huì)議運(yùn)營(yíng)規(guī)則，政府撥款規(guī)則，企業(yè)贊助規(guī)則等。
第四階段：設(shè)定初始狀態(tài)，通過(guò)了解會(huì)議基本情況后，需要將會(huì)議運(yùn)營(yíng)中的數(shù)字表現(xiàn)在模擬沙盤的盤面上，如項(xiàng)目初始資金，會(huì)議規(guī)模等。
第五階段：會(huì)議運(yùn)營(yíng)競(jìng)爭(zhēng)模擬，按照會(huì)議的舉辦屆數(shù)展開(kāi)，在會(huì)議正式運(yùn)營(yíng)前對(duì)背景信息的把握，確定會(huì)議主題，會(huì)議議程等信息，在獲取會(huì)議資格證后，需要對(duì)會(huì)議產(chǎn)品的需求量、會(huì)議產(chǎn)品的價(jià)格(會(huì)務(wù)費(fèi))、會(huì)議市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)做出有效預(yù)測(cè)。在項(xiàng)目總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下按照一定的程序開(kāi)展經(jīng)營(yíng)，做出會(huì)議宣傳推廣、會(huì)議運(yùn)營(yíng)、會(huì)議服務(wù)等重要事項(xiàng)的運(yùn)營(yíng)決策。而決策的結(jié)果直接體現(xiàn)在沙盤盤面上。
第六階段：現(xiàn)場(chǎng)案例分析階段。每一屆會(huì)議運(yùn)營(yíng)下來(lái)，運(yùn)營(yíng)總監(jiān)需要對(duì)會(huì)議運(yùn)營(yíng)的結(jié)果進(jìn)行分析，深刻反思成在哪里?敗在哪里?競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況如何?下一屆會(huì)議的運(yùn)營(yíng)又該如何調(diào)整?
三、總結(jié)
MRP沙盤模擬教學(xué)，這種教學(xué)方法集情景模擬、案例分析、角色扮演和專家診斷為一體，新穎的參與式教學(xué)，強(qiáng)烈的競(jìng)爭(zhēng)場(chǎng)景設(shè)計(jì)，克服了傳統(tǒng)課堂教學(xué)的弱點(diǎn)，能夠最大限度地激發(fā)學(xué)生的興趣，達(dá)到在攻克難題、糾正錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)的目的、有利于學(xué)生對(duì)知識(shí)全面學(xué)習(xí)和綜合運(yùn)用，能夠主動(dòng)探究和總結(jié)會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理的規(guī)律，掌握建設(shè)和管理團(tuán)隊(duì)的方法和技巧，從而使學(xué)生能力得到全面提升。
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