秘書時間管理的方法

　　總有人感慨時間不夠用，每天忙忙碌碌少有收獲，并且總感到自己被太多事情纏身，無法集中注意去做一件事，也有人非常擅長時間管理，小編下面為你整理了關(guān)于秘書時間管理的方法，希望對你有所幫助。

　　秘書時間管理的方法1

　　一、“二八”原則

　　19世紀(jì)末20世紀(jì)初，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出了著名的“二八”原則，又稱2/8定律，即20%的目標(biāo)具有80%的價值，而剩余80%的目標(biāo)只有20%的價值。這一原則對于那些在工作中喜歡面面俱到、事必躬親的職業(yè)秘書具有重要的啟示意義。所以，秘書應(yīng)該根據(jù)每項工作的價值來投入時間，即應(yīng)該用80%的時間做能夠帶來最高回報、價值較高的事情，而用20%的時間來做其他價值一般的事情。這一原則的具體應(yīng)用方法是：首先對工作進(jìn)行梳理，將每天的工作分條列項列出;然后對工作分類，標(biāo)明哪些屬于價值80%的工作，哪些屬于價值20%的工作;最后對每項工作做時間和精力的分配。當(dāng)然，這是運用這一原則最初時的狀況，當(dāng)這一原則運用熟練以后，秘書應(yīng)該清楚地將日常事務(wù)性工作列為價值不高的工作，這些工作可以運用閑時處理、批量處理或授權(quán)他人處理，而集中精力和時間處理那些根據(jù)工作經(jīng)驗可以確定為價值高、高回報的事情。

　　二、ABCD法則

　　運用ABCD工作法來確定工作的優(yōu)先順序，就是根據(jù)事情的重要性(縱坐標(biāo))和緊急程度(橫坐標(biāo))兩個維度，將事情劃分為ABCD四個類型：A類，屬于既緊急又重要的工作任務(wù)，如人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機(jī)等;B類，屬于重要但不緊急的工作任務(wù)，如建立重要的人際關(guān)系、新的機(jī)會、人員培訓(xùn)、制定預(yù)防措施等;C類，屬于緊急但不重要的工作任務(wù)，如接聽電話、應(yīng)對不速之客、例行檢查、參加通報性會議等;D類，屬于既不緊急也不重要的工作任務(wù)，如陪客人聊天、瀏覽報紙、喝茶等。

　　分清類別之后，就要優(yōu)先處理A類工作，其次處理B類工作，再次處理C類工作，最后處理那些可做可不做的D類工作。這樣就可以最有效地利用時間，收到事半功倍的效果。這四類事情的具體處理策略是：對于A類事情應(yīng)該在第一時間去做，要舍得為它花費大量的時間;對于B類事情，應(yīng)計劃好什么時候開始做，要花費大量時間并付諸持續(xù)努力;對于C類事情可以采取馬上就做或授權(quán)他人處理的方式，但應(yīng)在盡可能短的時間內(nèi)完成;對于D類事情，應(yīng)盡量控制做這類工作的時間，可以在完成了所有重要的、緊急的工作之后，花一點時間去做，甚至根本不去做。要特別重視處理B類工作，因為這類工作重要但不緊急，如果不做的話，會隨著時間的推移越來越緊急，直到突破一定的極限變成A類工作，如果B類工作被忽略而一直拖延下去，就會變成突發(fā)事件。所以，秘書要加強對這類工作的計劃管理。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的推移，它也會變得越來越緊急，當(dāng)越過一定極限以后，C類工作就可能因為失去時機(jī)而消失，由此就會遭受一定的損失。

　　三、計劃統(tǒng)籌

　　“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢�！笨茖W(xué)地做好計劃是時間管理的重要方法。對時間進(jìn)行計劃管理的關(guān)鍵有：一是系統(tǒng)統(tǒng)籌用時的思想，充分發(fā)揮時間效能，規(guī)劃不足和規(guī)劃過度都不利于時間管理。秘書一天的時間安排應(yīng)張弛有序，不要100%地計劃，一般情況下計劃中所有工作所需時間總計不應(yīng)超過75%，其余25%用于處理突發(fā)事件或做緊急工作的調(diào)劑。二是按計劃執(zhí)行，只有認(rèn)真執(zhí)行、靈活處理、隨時檢查、保持彈性才能真正起到計劃的作用。做計劃就要制作時間表，時間表主要包括年度時間表、每月時間安排表、一周工作計劃表和工作日志等。要對未來發(fā)生的事件進(jìn)行梳理并按照輕重緩急排序后填入時間表里，起到備忘、控制和提醒的作用。要記好每天的工作日志，記錄每件事情發(fā)生的經(jīng)過、處理中遇到的問題和困難、處理的方式、辦理的效果和反思總結(jié)，為以后處理同類事情提供寶貴經(jīng)驗。在具體計劃安排時要注意三點：一是集中與分散相結(jié)合，要集中時間處理同類事務(wù)，比如每天排出固定時間集中批量處理電子郵件、信件和緊急程度不高的事情，對于分散的時間要根據(jù)逆勢操作和變閑為寶等策略合理利用;二是并行與串行相結(jié)合，并行即將性質(zhì)相同或相似的不同任務(wù)同步操作運行，串行即嚴(yán)格按照工作程序和步驟安排操作，但應(yīng)注意任務(wù)的系統(tǒng)安排和優(yōu)化組合;三是例行與變例相兼顧，要妥善安排例行工作，將常態(tài)中的例行工作流程化，不斷摸索總結(jié)秘書工作規(guī)律，形成操作規(guī)范，減少完成中的不確定性，節(jié)約工作時間，對于變例和突發(fā)事件要提高反應(yīng)速度，靈活應(yīng)對，盡量將處理這類事情的時間縮到最短。

　　四、制度約束

　　秘書可以通過制定成文的或者不成文的制度來進(jìn)行時間管理，這其實是促使自己養(yǎng)成良好時間管理習(xí)慣的重要方法。歷史學(xué)家梅爾·克朗茲勃在辦公室里的每個早上都寫10封信;杰出的演說學(xué)家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。這個方法很有效。假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。

　　在秘書工作中，制定制度來管理時間主要體現(xiàn)在以下方面：規(guī)定自己辦公桌上的物品放置有序，工具或資料分類放置，用完以后及時歸回原位;每次只處理一份文件，每份文件只處理一次;保證辦公桌上只有一份正在處理的文件，處理完畢的文件及時歸檔;根據(jù)自己的工作和精神狀態(tài)每天固定某個時段處理一些同類性質(zhì)的事件;規(guī)定工作的截止時間，甚至規(guī)定自己將工作截止時間提前;用制度來主動減少打擾;形成定時匯報 和反饋制度;盡量采用打擾性不強的溝通方式(如便條、電子郵件);對于常規(guī)事項制作簡明易懂的書面說明等。

　　五、日事日清

　　“日事日畢，日清日高”，這是海爾集團(tuán)提出的口號，也是重要的管理方法。這是一條可執(zhí)行的時間管理原則，包含兩層意思：一是當(dāng)天的工作當(dāng)天必須完成，工作都有截止日，不能無限期地拖延;二是提出了工作目標(biāo)，在工作質(zhì)量上每一天都有進(jìn)步，在工作要求上每一天都要進(jìn)步。這個方法能夠有效根除拖延癥，顯著提高工作效率。其實這是一種心態(tài)或境界。時間管理的方法告訴我們永遠(yuǎn)要往前看，要看到現(xiàn)在和未來，只考慮接下去怎么做。正如歌德所說：“把握住現(xiàn)在的瞬間，把你想要完成的'事物或理想，從現(xiàn)在開始做起。只有勇敢的人身上才會賦有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的歷程當(dāng)中，你的心態(tài)就會越來越成熟。能夠有開始的話，那么，不久之后你的工作就可以順利完成了�！�

　　六、逆勢操作

　　逆勢操作是一種重要的時間管理方法，是指在和大多數(shù)人不同的時間段里去從事相同的工作，反而能節(jié)約時間，提高工作效率。這意味著當(dāng)別人沒有做某件事的時候你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。比如汽車快遞運輸，往往利用夜間開展物流運輸，因為這個時間段汽車流量較小，道路通暢，運輸成本降低，運輸效率提升;逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現(xiàn)支票、采購，所以他們不會在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會在周五晚上進(jìn)超市，而會選在晚上11點或早上六七點去逛24小時開放的超市。逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前退房，你就不應(yīng)該在早上9點、10點時去排長龍。在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數(shù)職員外出午餐時使用傳真或復(fù)印機(jī)。

　　七、變閑為寶

　　秘書要善于利用零星時間，比如通勤時間、旅途時間、等候時間，學(xué)習(xí)或處理瑣事，反思或規(guī)劃未來工作，做到湊零為整、變閑為寶。這是一種時間管理思想。要根據(jù)自己的身體和精神狀況在零散的時間里處理相應(yīng)的事務(wù)，但是不應(yīng)因此而增加精神和情緒壓力，把所有時間都利用起來工作和學(xué)習(xí)也不符合時間管理原則，所以在零散時間里放松和鍛煉身體也是一種時間管理的方式。

　　八、善用工具

　　注意將傳統(tǒng)工具與現(xiàn)代工具相結(jié)合，可以方便地隨時進(jìn)行時間管理。可以隨身帶一個記事本，列出待辦瑣事和物品清單，讓大腦騰出更多空間來容納更有意義和高創(chuàng)造性的事情;可以利用智能手機(jī)里豐富的時間管理應(yīng)用軟件來進(jìn)行智能管理和智能提醒;可以利用OA系統(tǒng)里的日程安排制作電子日程，并方便地隨時更新和管理;可以充分利用現(xiàn)代辦公軟件和辦公設(shè)備提高工作效率，使工作生活更加智能化。

　　秘書時間管理的方法2

　　1、策略第一。

　　“攻心為上、攻城為下”，時間管理策略總是第一位的。

　　2、分清輕重緩急，抓住重點。

　　若干項工作，總有重點工作和非重點工作，我們就要在重點工作上投入大量的時間和精力，如果反之我們就會總是感覺時間不夠用而工作卻沒有成效。如信息管理中心目前的工作重心就是信息化建設(shè)。

　　3、馬上行動，杜絕拖延。

　　現(xiàn)在該做的事如果一拖再拖，則到完成工作的最后時限必定會手忙腳亂，要么胡亂應(yīng)付要么就是犧牲自己的休息時間來加班。

　　4、確定明確的目標(biāo)和行動計劃。

　　沒有明確的目標(biāo)，做事就會走很多彎路。確定了目標(biāo)還要有行動計劃，不管是心中的行動想法或是書面的行動計劃總需要一個，要不這個目標(biāo)的實現(xiàn)就是一句空話。

　　5、每個人的時間都是有價值的'。

　　因為每個人的生命都是由時間組成的，生命是有價值的、故時間也是有價值的，所以才有魯迅所說有的“浪費時間等于謀財害命”名句。

　　6、今日事，今日畢。

　　有了良好的完成工作習(xí)慣，時間自然是充分利用，就不存在浪費了。

　　7、第一次做好，追求零缺點工作。

　　工作如果不第一次做好，總是存在或多或少的問題，到最后又要返工從頭做起而且不知道這次能不能符合要求，時間不是就在一遍遍的重復(fù)中浪費掉了嗎。

　　8、在要求工作時，必須要求時限。

　　這樣就既不浪費別人的時間，也不浪費自己的時間。

　　9、善于授權(quán)。

　　善于授權(quán)，是有領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的人專利，不懂得授權(quán)的人會事必躬親，必然是忙得不可開交。

　　10、要有條理與整潔的方法。

　　文件和物品存放有條理，就不會在找東西上浪費時間。

　　11、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感。

　　這樣時間的利用率就自然提高，甚至帶動別人提高效率。

　　12、結(jié)果導(dǎo)向，掌控過程。

　　完成任何工作，都有一個結(jié)果。我們要做的就是以這個結(jié)果為導(dǎo)向，在工作過程中不斷調(diào)整方向，最終完成這項工作。

　　13、猴子管理。

　　就是把每一項工作都看成是一只猴子，我們要照顧好自己的猴子，且要注意不讓別人的猴子成為自己的猴子，要不猴子太多怎么辦？

　　14、不要讓人浪費你的時間。

　　要懂得拒絕，不要在無謂的交往中浪費自己的時間。

　　15、善于利用零碎的時間。

　　這一條很重要，不要試圖認(rèn)為有整塊的`大量時間供你支配，要善于利用零碎的時間。比如我們在制定部門的制度流程的時候，需要全部門人員參于討論，各人有各自的工作，不可能有整塊的時間來進(jìn)行，這樣就要善于利用零碎時間，分開討論。

　　16、“第一”勝過更好。

　　“第一”才是最好的。短跑冠軍比亞軍領(lǐng)先的就是零點零幾秒。

　　17、記錄每天所做的每一件事。

　　個人感覺這是個好習(xí)慣，當(dāng)你堅持一段時間后，你對時間的支配情況就有據(jù)可依，改進(jìn)不良的時間支配方式，從而總結(jié)出適合自己的時間管理方法。

　　18、業(yè)余時間管理。

　　不要忽視業(yè)余時間的管理，工作時間管理和業(yè)余時間管理是辯證統(tǒng)一的。

　　秘書時間管理的方法3

　　原則一：學(xué)會舍棄

　　“處好人際關(guān)系最重要的原則，就是不要試圖讓所有人都喜歡你�！卑堰@句話的思想用在時間管理上，也可以說：“利用好時間的最重要原則，就是不要試圖把所有的事情都做好�！�

　　真正懂得如何利用時間的高手，一定是懂得如何舍棄的人。

　　中學(xué)學(xué)習(xí)的壓力很大，很多人被弄得手忙腳亂。我們在學(xué)習(xí)的時候，面前總放著一大堆書，但你每次只能拿起一本書，認(rèn)真閱讀，而不是同時拿起十幾本書隨意瀏覽——這是一種最浪費時間的學(xué)習(xí)方法。只有讀完一本之后，再去拿起另一本來閱讀。那么，該選擇哪一本呢?答案很簡單：最重要的那本。對第二重要的那本，堅決不看。當(dāng)年把最重要的那本看完之后，第二重要的，也就變成了最重要的了。

　　確保自己一直在做最重要的事情，實際上也就是確保了自己的時間一直在被高效地利用。如果你今天計劃做五張試卷，語文、英語、數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)各一張。那么，請先做你覺得最需要提高的那門科目。即使你做完一張之后，突然天花板掉下來砸到腦袋，到醫(yī)院住了一天院，那么你做的這一張試卷對你的分?jǐn)?shù)提高仍然是極有幫助的。

　　原則二：做自己力所能及的事

　　在有限的時間內(nèi)尋找最重要的事情來做，要放棄的東西，不僅是那些看起來不太有價值的東西。更重要的是，要學(xué)會放棄那些看起來很有價值，但是超過自己能力范圍的事。

　　一道難度極高的題目，總是讓人忍不住想去挑戰(zhàn)一下。如果你在做完高考試卷前面的題目之后，還有充足的時間去解決最后一道難題，這樣的難題當(dāng)然值得去挑戰(zhàn)，因為它會給你加分。但是，如果你前面的題目做起來都很困難，那么，挑戰(zhàn)這樣的難題，不僅不會有結(jié)果，還是讓你減分——因為你沒有更多的時間去做那些你本來可以拿分的題目。我們要保證自己的學(xué)習(xí)效率，就要多做和自己水平相適應(yīng)的題目，既有成就感又能提高自己的解題能力。

　　所以，對于那些剛開始制定計劃的人來講，計劃應(yīng)該定得適度低于而不是高于自己所能完成的水平。比如你預(yù)計自己復(fù)習(xí)某一部分的內(nèi)容需要一個小時，那么你可以計劃用80分鐘。讓時間寬裕一些，但盡量保證每天給自己規(guī)定的任務(wù)都能完成。在一天結(jié)束的時候，前一天所計劃的事情都做完的成就感是非常爽的，可以給你繼續(xù)制定和執(zhí)行計劃的信心和動力。這樣循序漸進(jìn)，再慢慢的提高標(biāo)準(zhǔn)，才能真正高效的利用時間。

　　原則三：根據(jù)不同學(xué)習(xí)內(nèi)容安排時間

　　“沒有人能兩次踏進(jìn)同一條河流”——這是古希臘哲學(xué)家德謨克利特的名言。那么，我們也可以說：“沒有人能兩次度過同一個小時。”每一個小時都是很獨特的，在每一個小時里面，我們周圍的環(huán)境、我們自己的生理心理狀態(tài)，都會發(fā)生變化。上課的時間和在家自習(xí)的時間，顯然是各不相同的。我們不能簡單的把24個小時進(jìn)行劃分成一個一個的小格子，然后往里填充內(nèi)容，然后就管這叫“時間計劃”。我們必須學(xué)會讓不同的學(xué)習(xí)內(nèi)容和不同的時間相契合。

　　面對那些需要大量的閱讀、理解、背誦的東西，就要安排時間比較長、精力比較充沛、不容易受到干擾的時間段來做。那些精力不太旺盛，比較容易受干擾的`時間用來做什么呢?用來做題。因為做題的時候需要動筆演算，可以強迫你集中注意力，即使周圍環(huán)境比較吵鬧，即使你精力不太好，仍然可以達(dá)到練習(xí)的效果。

　　原則四：注意適當(dāng)?shù)男菹?/strong>

　　孩子們要想把時間利用好，除了要擠時間學(xué)習(xí)外，還要學(xué)習(xí)擠時間休息。有很多同學(xué)在喜歡熬夜，因為夜里安靜，有利于學(xué)習(xí)。但這樣就會影響白天的精神，上課老想打瞌睡，又怕被老師發(fā)現(xiàn)，睡得很不安穩(wěn)，于是課沒有聽好，覺也沒有睡好，一天到晚都迷迷瞪瞪的。

　　其實，高中的時間說長也長，說短也短。要浪費時間很容易，一晃就過去了;;要努力學(xué)習(xí)也足夠長，學(xué)習(xí)任務(wù)重的時候偶爾熬夜可以，長期如此肯定堅持不住。

　　最重要的原則：學(xué)會執(zhí)行

　　把良好的計劃變成現(xiàn)實就跟我們學(xué)習(xí)需要預(yù)習(xí)和復(fù)習(xí)一樣，計劃既需要每天執(zhí)行之前牢記在心，也應(yīng)該在每天執(zhí)行之后進(jìn)行檢查，只有如此才能不停的督促自己，持之以恒。

　　總之，說了那么多關(guān)于如何進(jìn)行時間管理的話，就是沒有告訴大家該怎么樣列一張每天如何安排時間的表格。實際上，這可能是在時間計劃中最不重要的一個方面了。你只要拿出一支筆一張紙就可以填滿整張表格，但里面的東西可能對學(xué)習(xí)毫無幫助。

　　我們都知道，同樣是一張寫滿了字的密密麻麻的試卷，有的能得到150分，有的只能得零分。所以，把試卷寫滿不是本事，知道該寫上什么正確的內(nèi)容才是本事。時間管理也是一樣，列出表格把時間填滿不是本事，知道如何在正確的時間填入正確的內(nèi)容，然后認(rèn)真執(zhí)行，這才是真正的本事。

　　秘書時間管理的方法4

　　1、取消法：所有的事情，首先分析必要性，能取消的就取消，能回避的就回避，集中做對你目標(biāo)最有價值的事情。比如看電視、閑聊、發(fā)呆（包括發(fā)愁、批評社會）、漫無目的上網(wǎng)、過于廣泛的興趣、過于廣泛的人際關(guān)系統(tǒng)統(tǒng)取消，只做最有價值的事情，比如學(xué)習(xí)、休息、工作。

　　2、以人替時法：能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學(xué)會運用別人的時間。因為每個人的精力都是有限的，所謂有所謂有所不為，把自己的精力和時間用在最能體現(xiàn)自己價值的方面。

　　3、改善效率法：學(xué)習(xí)最新的知識，掌握最新的工具，改進(jìn)效率，本來花1個小時的工作，想辦法變成0.5小時完成，這樣可以節(jié)省更多時間用于學(xué)習(xí)。

　　更多時間管理技巧，盡在時間管理課程

　　4、以錢購時法：交通方面，能坐飛機(jī)，就不要坐火車；如果能打車，就不要等公交；乘坐最快的、最有助于休息、學(xué)習(xí)的交通工具；學(xué)習(xí)方面，采用最有效率的學(xué)習(xí)方法，能面授聽課就不看視頻；能看視頻的，就不買圖書；工作方面，用最好的工作設(shè)備比如用最好的電腦、用最快的傳真機(jī)，說服你的老板不要在設(shè)備上斤斤計較，要分析好的設(shè)備所節(jié)省的時間、所帶來的價值。時光一去不復(fù)返，千金散盡還復(fù)來

　　5、見縫插針法：在等人、在乘車、地鐵時利用間隙時間聽錄音、思考。例如對于很多在北京工作的人，每天在路上大概需要2小時，如果每天的2小時利用來聽錄音，每年可以有720小時在學(xué)習(xí)，如果堅持10年，就是7200小時，這些時間不管是聽管理知識、還是學(xué)英語，都可以取得很大的收益。

　　1、 有效個人管理的四個步驟

　　——確定角色：確定你認(rèn)為重要的角色；

　　——選擇目標(biāo)：分別為每個角色確定未來一周要達(dá)成的'目標(biāo)；

　　——安排進(jìn)度：為這些目標(biāo)確定完成時間；

　　——逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。

　　2、艾維·利時間管理法

　　a 寫下你明天要做的6件最重要的事；

　　b 用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序；

　　c明天早上第一件事是做第一項，直至完成或達(dá)到要求；

　　d 然后再開始完成第二項、第三項……；

　　e 每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣。

　　3、柯維時間管理法

　　以原則為重心，配合個人對使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進(jìn)。

　　有效個人管理的六個標(biāo)準(zhǔn)一：

　　——一致：使命與價值觀、角色與目標(biāo)、重點與計劃、欲望與自制等應(yīng)合諧一致；

　　——平衡：人應(yīng)在事業(yè)、財富、生活、奉獻(xiàn)等方面平行發(fā)展。

　　有效個人管理的六個標(biāo)準(zhǔn)二：

　　——有重心：以一周為單位訂計劃，每天應(yīng)各有不同的優(yōu)先目標(biāo)，但要相互呼應(yīng)；最有價值的事先做；

　　——重人性：個人管理的目的在人而不在事；

　　——有彈性：應(yīng)可因個人作用和需求的變化而調(diào)整；

　　——攜帶方便：管理工具應(yīng)便于攜帶，隨時記錄與調(diào)整。

　　4、杜拉克時間管理法

　　現(xiàn)代管理之父杜拉克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開始，而是從他們時間開始。

　　——記錄時間（分析時間浪費在什么地方）；

　　——管理時間（減少用于非生產(chǎn)性需求的時間）；

　　——集中時間（在整段時間內(nèi)的工作效率這大于在分散時段的工作效率之和。

　　5、生理節(jié)奏法

　　——注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價值的事；

　　——注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內(nèi)解決問題；

　　——該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時間，就多增加了1小時；

　　——成功=價值′速度2（S=V′C2）；

　　——E=MC2（能量=質(zhì)量′速度2）；

　　——做最有價值的事（提升你做事的價值）；

　　——在單位時間內(nèi)做最多的事（提升你做事的效率）。

　　秘書時間管理的方法5

　　1、每分每秒做最高生產(chǎn)力的事。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

　　2、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。

　　3、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細(xì)分為很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。

　　4、學(xué)會說”不”.一旦確定了哪些事情是重要的.，對那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說”不”.

　　5、時間的管理最重要的在于能夠集中自己的大的整塊時間進(jìn)行某些問題的處理。

　　6、有計劃地使用時間。有的事情需要較長時間，有些事情可以順帶進(jìn)行。

　　7、目標(biāo)明確。目標(biāo)要具體、具有可實現(xiàn)性。

　　8、將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間。

　　9、將一天從早到晚要做的事情進(jìn)行羅列。

　　10、每件事都有具體的時間結(jié)束點。控制好通電話的時間與聊天的時間。

　　11、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什么時候？將優(yōu)先辦的事情放在最佳時間里。

　　12、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。

　　13、區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。必須學(xué)會如何讓重要的事情變得很緊急，是高效的開始。

　　秘書時間管理的方法6

　　一、制定時間安排表

　　這個時間安排表不單單是對一個時間段的安排，我們可以做出很多種時間安排表，我們大概可以做出5種時間安排表，一是全年預(yù)定時間表，在這個時間表里，制定一個一年的計劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個大的方向。二是每月預(yù)定時間表，在這個時間表里可以把這一個月的會議、面談、簽約等事項逐一地列出，使時間一目了然。三是每周預(yù)定時間表，每周的時間表，要在下周一前完成，完成后請領(lǐng)導(dǎo)過目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個時間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工表示祝賀，以及下周要參加什么會議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個會議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項目的有關(guān)部門以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門。四是每日預(yù)定時間表，在每日預(yù)定的時間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時間，例如，10點各個部門開會，下午2點簽約合同等，把公司時間，私人時間逐一列出。

　　二、利用80/20的法則進(jìn)行管理

　　80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個法則，在19世紀(jì)的英國，他通過數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個奇怪的現(xiàn)象，社會財富極其的不平等，社會的財富流向了少數(shù)人的.手中，20%的人擁有80%的人的財富，通過持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時引起了不小的轟動。

　　同樣我們也可以運用這一原則來對時間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實在不能完成，可安排到明天。在分類的同時，要對工作的開展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個會議預(yù)計是半小時，結(jié)果一個班小時才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個環(huán)節(jié)出了問題，是準(zhǔn)備時間過長，還是開會的資料不夠充分。對這類問題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明確

　　對于處理完成的工作一定要及時歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費時間，對于突發(fā)的時間要預(yù)留出時間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計劃。對于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。

　　最為合格的秘書，一定要對工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個地方浪費了大量的時間，哪些地方時間安排過于緊湊，對時間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實際情況來安排工作，例如一天中哪個時間段效率高低，來制度時間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會時間管理的藝術(shù)，對每個人的寶貴時間合理利用，在快節(jié)奏的社會中對時間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。

　　秘書時間管理的方法7

　　1.分解任務(wù)

　　分解你不喜歡做的任務(wù)。

　　如果你討厭寫文章，卻需要完成一份學(xué)期論文，那么只在任務(wù)表上寫上“寫文章”這三個字絕不會激勵你完成這件事。反而是將這個任務(wù)分解成小的步驟才更容易完成，如“選題”-“找研究材料”-“作注釋”-“寫論點”。

　　2. 日程校對

　　如果你不相信自己要去辦的事情就會拖延！很多朋友都有制定計劃的習(xí)慣，但是不少朋友都會陷入一個誤區(qū)，完成了既定的計劃還會繼續(xù)工作。

　　你可能納悶，這不是更好的嗎?但是從作者的觀點出發(fā)，你其實是在破壞信任。開始工作前你說列表上完成的工作就算大功告成了，并以此來激勵自己，但當(dāng)你完成的時候你卻選擇繼續(xù)工作，久而久之，你時間管理體系里的獎懲機(jī)制便會失效。

　　正確的做法是如果已經(jīng)完成既定計劃就立刻停下，去運動運動，或者陪家人簡單聊聊天，有了這種信任，你就會避免過度工作，也不會養(yǎng)成懶惰的壞習(xí)慣。

　　當(dāng)然，如果你總是完成所有計劃后剩余大量時間也可能說明你制定計劃的能力不足，是時候適當(dāng)?shù)慕o計劃清單加一點待辦事項。

　　3.使用咒語

　　簡單講就是相信雞湯的力量，還記得高考班級的橫幅嗎?

　　拼兩個春夏秋冬，博高考無怨無悔。

　　眉毛上的汗水和眉毛下的淚水你必須選擇一樣！

　　不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵，不想考清華的學(xué)生不是好學(xué)生！

　　找一句或者幾句可以讓你熱血沸騰的話貼在床頭、辦公桌前，或者電腦桌面、手機(jī)壁紙。

　　4.摒棄拖延惡習(xí)

　　大多數(shù)人看電視都是因為舒適不費勁，并不是因為電視能給他們的生活帶來什么，壞習(xí)慣往往只會偷走時間，而沒有任何好處。

　　把那些占據(jù)你很多時間，但沒有什么價值的事情列一個表，然后盡力根除它們。這就需要我們從準(zhǔn)確的記錄時間流逝開始，推薦大家嘗試艾力的34枚金幣時間管理法。

　　記錄一周后看看自己的時間都花費在哪里了。

　　5.計算你時間的附加值

　　當(dāng)我們明白自己時間的流逝后，還可以“準(zhǔn)確”地計算下每一項任務(wù)的價值?如果你給它賦予不同的價值，你就可以更準(zhǔn)確地來評估什么重要什么不重要。

　　如果你每月掙五千美元，按貢獻(xiàn)量給每個任務(wù)計算下附加值，將每日郵件這樣的任務(wù)，即使占據(jù)了你時間的20%到30%也可能只值幾百美元。

　　再比如很多自媒體的大咖，排版以及多平臺發(fā)布的工作他們都會讓助理去處理。舍棄那些低附加值的任務(wù)便可以最大可能的提高我們的工作效率。

　　6.外包

　　放棄那些可做可不做的事情，很多朋友第一時間想到的就是外包。

　　但是要注意的是外包并不是萬能的，它需要組織計劃，除非你悟性很高，否則外包的費用比你自己做還要貴，對于那些盈利不多的個人項目外包并不是最佳的選擇。

　　7.整齊vs有條理

　　整齊和有條理還是有一些差別的，當(dāng)你的書桌非常雜亂的時候，你可以讓它變得干凈整潔，但不一定有條理。

　　損友今天還跟我吐槽每天生活在找鑰匙和找飯卡的日子里，印象中每個學(xué)期她都要丟一次飯卡。

　　解決的方法也很簡單，找一個固定的地方，放在指定的位置。比如我的書包，鑰匙永遠(yuǎn)放在第二層的左側(cè)小兜里，公交卡放在右側(cè)小兜里。

　　8.日常運動

　　經(jīng)常有人和我說時間是能管理的，能管理的是精力、是自己、是……以前并不是很認(rèn)可，但看完這本書，我開始有所動搖。

　　在忙碌的生活中，運動是絕大多數(shù)人首先放棄的事情。

　　有限的.是精力，不是時間！就算你工作十六個小時，如果你還有精力完全可以繼續(xù)工作，有的人工作一天下班后還能打游戲，健身房跑上1小時，而有的人，工作一天只想回家倒頭就睡。

　　這就是精力的差異，但是，我們要知道，疲憊時用兩個小時完成的任務(wù)，清醒時用四十分鐘便能完成。延長工作時間可謂是最差的時間管理方法，提高效率，提高精力才是最終的目標(biāo)。而運動就是我們可以選擇的途徑之一。

　　9.讓你的時間頭重腳輕

　　就是經(jīng)常分享的三只青蛙。

　　“三只青蛙”指的是我們每天(周、月、年)最重要的三件事。來自美國作家博恩·凱西的時間管理著作《吃掉那只青蛙》當(dāng)中。

　　利用帕累托定律(二八原則)，用每天80%的精力去集中解決這三只青蛙。

　　10.六步走

　　每天在一張紙上寫上1-6，然后寫下第一天第一重要的，第二重要的，直到第六重要的事情，從第一件事情開始做，就算一整天都在做第一個任務(wù)也沒有一個辦法能比這個辦法更有效率。

　　其實，就是大家熟知的ABCDE工作法。按照重要性原則給每日待辦任務(wù)排個序，從最重要的事情開始做起。

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