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五大時間管理技巧

時間:2024-06-20 13:27:43 時間管理 我要投稿

五大時間管理技巧

  不少上班族都可能會遇到這樣的情況:每天都很忙碌,瑣碎的工作任務排得滿滿的,怎么可能在這么瘋狂的工作狀態(tài)下讓一切都井然有序呢?下面是5個時間管理TIPS,通過學習,馬上就可以輕松度過工作中的每一天啦!

五大時間管理技巧

  Tips1:提前規(guī)劃好一天的工作。

  可以提前一天,也可以提前一個星期,比如在頭一天工作結(jié)束后或者周五下班之前,花五分鐘的時間來計劃一下第二天或者下個星期的工作。把桌子收拾干凈,然后把接下來要做的任務列成清單,再根據(jù)緊急程度或者重要程度排出優(yōu)先次序來。

  Tips2:給每個待做的任務設定時間段。

  每一個不同的任務都應該有自己所需的時間。例如:“寫工作博客:30分鐘”等等。這回幫助你跟蹤了解自己一天的時間都是怎樣利用的,同時也可以幫助你更好地進行多任務安排。

  Tips3:限制自己查看電子郵件和回復電子郵件的次數(shù)。

  收到電子郵件的時候,你肯定忍不住想要查看,查看了之后,又往往忍不住想要回復。如果有聊天軟件,比如MSN、QQ等的話,情況可能會更糟糕。這些來來回回的對話很多時候都是沒有意義的,但是卻要浪費掉你相當多的時間。所以,如果沒有太緊急的事情,請關(guān)掉電子郵件的頁面,同時將MSN、QQ設置成忙碌或離開狀態(tài),這樣別人也不會輕易打擾你了。當然,你可以很好地利用中午休息的時間,固定在這個時候打開電子信箱,或者跟朋友們打打招呼。別忘了,僅限于中午這段時間,一旦到了工作的時候,就要趕緊進入工作狀態(tài),拒絕被打擾!

  Tips4:偶爾休息一下。

  這件事看上去不錯,可對于那些常常陷入工作不能自止的人來說,就顯得相當困難了,因為休息可能會干擾他的工作熱情或者思路、靈感什么的突然就不見了。不過,你得明白休息的重要性,然后試著訓練自己學會休息。你一天的絕大部分時間都坐在電腦前,可能除了上廁所連伸展一下身體的機會都沒有(因為連午餐都是送到面前的盒飯。,你的腦神經(jīng)和整個肢體早已經(jīng)陷入麻木狀態(tài)了!不需要很長時間,每天進行幾次5分鐘的休息就可以讓你從生理到心理都很快恢復過來。用手機或電腦設置一個鬧鈴,然后嚴格按照鬧鈴的提示去休息,相信我,你會愛上這個鈴聲的!

  Tips5:在一天的工作結(jié)束后,留給自己一些可以期待的事情做。

  也許你非常喜歡讀書,那么可以趕緊去開始閱讀那本精彩的小說;也許你只是想坐下來看看報紙,或者跟孩子、寵物在一起玩玩鬧鬧。如果是做一頓簡單但很美味的晚餐呢?有可期待的事情要做,會幫助你迅速從繁忙的工作模式中解脫出來,讓你不會覺得“為什么工作總是占用自己那么多時間”。這也是時間管理中非常重要的一點,你可要牢記在心了。

  與老板溝通的五大原則

  大部分人進入職場后通常很快就會發(fā)現(xiàn):好好把事情做好固然重要,但通過正確的溝通方法讓老板了解你的努力、或是避免偶爾的犯錯在老板心底留下負面印象,其實是跟工作能力一樣重要的!與老板、上司溝通,聰明的上班族應遵循哪些準則?

  1.了解老板的溝通習慣

  每個人都有自己習慣的溝通模式。比方說有的老板喜歡親力親為走動式管理,晃到你身邊時跟你討論工作狀況。也有的老板習慣遠程遙控,希望透過Email或是簡訊隨時知道最新狀況。也有老板習慣開會,平時你發(fā)一堆Email他根本不會看,要等開會時才會細細傾聽。也有老板希望能在電腦的管理系統(tǒng)上主動檢視工作或?qū)0傅倪M度狀況。既然大家習慣都不同,我們就該以他習慣的方式來跟他溝通。

  每個人有各自擅長的資訊接收模式;有人會仰賴視覺取得資訊(在思考時把資訊轉(zhuǎn)回視覺訊息)、有人仰賴聽覺思考…這造成同樣是文字、圖形資訊、話語、或是數(shù)字資訊,每個人接受的程度都有落差。不用習慣的方法溝通,對方可能會誤解你想表達的本意。要盡快摸清楚老板習慣怎么樣的溝通模式。選擇正確的方法,才能確保我們想傳達的訊息能準確有效地傳遞出去。

  2.讓與老板習慣與你的溝通

  要讓老板安心的另一個重點,就是讓他減少「意外感」。所謂意外感,就是會讓對方產(chǎn)生非預期反應的因子,這包含時間上的意外感、狀況上的意外感、還是模式上的意外感。

  上班族們盡量固定工作匯報的時間:將匯報工作進度的時間固定到每周的某一天的某個時段。慢慢的當時間一到,老板會養(yǎng)成聽你匯報工作的預期心理,自然會開始累積對我們的信任與安心感。

  此外,模式最好也固定。一旦找出老板最習慣的溝通模式,就請盡量固定以那個方式來回報最重要的事情。不要有些事情寫Email、有些事情傳簡訊、有些事情又在會議上報告,太繁雜的溝通模式會讓對方無所適從。

  3.進度及時跟進,有問題盡早匯報

  資訊不透明往往是引發(fā)工作糾紛的起源。老板把一份工作交給你,然而兩周過去了,卻什么進展都沒聽說,自然會感到焦慮。找你進來問話時脾氣可能就不太好,一聽進展又不順,很可能就勃然大怒。如果在平時主動讓他知道進度,甚至主動告知壞消息,工作進展遇到的問題,狀況可能反而會大不相同。

  很多人是看到老板就躲,老板若沒問,盡量不讓他知道目前工作的進度。要是工作有問題,更是憋著不說,心里想:「老板平時忙,不會注意到自己,就盡量別引起他注意。反正問題早講一定也會被罵,那還不如盡量掩蓋,等到哪天包不住再說。每天被罵,還不如最后被大罵一次就好!钩霈F(xiàn)小問題的時候憋著不講,等到真的救不回來,紙包住火時,才出面認罪。

  老板這時候通常吃驚又生氣。雖然真的沒辦法拿你怎么樣,罵也真的就罵這一次?墒情L期而言,你在他心中的信用可能也消耗光了,日后要說服他、影響他的籌碼也一并失去了。

  如果在工作中過程中什么狀況,應盡快告知上司。雖然一開始可能會不高興,但若你能把問題擺平,老板反而會加深對你的信任,看到你處理事情的能力。就算問題沒有辦法解決,他也不會因為「突然的驚嚇」而爆怒;蛟S最后這工作還是不如預期,但最少不會失去他對自己的信任。

  4.提供全貌但不啰唆

  雖然提供目前手上工作進展的全貌是好事,可是并不是要你每天花幾小時把每件事情的來龍去脈都交代清楚。老板通常都很忙,也未必有興趣了解每個小細節(jié)。我們定期跟他溝通目前工作的進展必須要講重點。如果是口頭回報,盡量在兩三分鐘內(nèi)交代清楚。如果是文字回報,盡量不要超過500字。寫的講的太長了,他可能沒耐心全部看完聽完,最后等于還是什么都沒被他接收到。

  我們應該盡量簡化描述復雜的工作狀況,而不是得花三十分鐘交代前因后果來龍去脈。把復雜事情簡化,也能讓別人覺得我們更專業(yè)。盡量把不必要的細節(jié)作些刪減,講重點,提供關(guān)鍵資訊。

  5.不要只是講理與辯論

  有人在工作上犯了錯誤,會先花很多力氣去想理由。等與老板討論時解釋:「這不是我的錯,我是照著你之前的指令做」、或是「我盡力了,都是隔壁部門的XXX不配合...」。換句話說,我們可能擔心老板會責怪我們,所以趕快想好理由,并在他還來不及罵我們前,趕快把借口丟出來。甚至盡量要理直氣壯,才顯得我們的無辜與努力。這方法未必一定不好,畢竟有時候在大公司中,我們的直屬主管不是直接經(jīng)營者,你有個好借口給他,他也好跟他的上級匯報情況。但在80%的情境下,理由太多反而讓人感覺是在推卸責任。花去大量的時間辯解事情沒做好的原因,而并未提出解決問題的方法,無論從工作效率還是工作態(tài)度上來講,這都是不可取的。

  工作中有問題發(fā)生時,不要急忙撇清責任講一堆藉口,老板普遍更重視怎么把問題排除,怎么把事情做對,與其想出一堆借口推卸責任,不如積極想出應對之策,讓老板對你刮目相看。

  總而言之,與上司溝通,要先了解他的工作溝通習慣,盡量不要讓他“遭受驚嚇”,常態(tài)的讓他知道自己工作的狀況,有任何問題發(fā)生盡早讓他知道,這樣萬一事情變的嚴重,他也才不會突然得知而感到意外。千萬不要抱著“提早講會被罵“的心態(tài)畏首畏尾,自己掩蓋起來偷偷處理,最后問題爆發(fā)出來,賠上的就是自己的信用。最后,不要花太多心思想藉口,畢竟上司其實對于藉口大多是沒興趣的。真有問題,好好想解決方案,問題若真能解決,那還有機會將功折罪,但若解決不了,講一堆藉口,也只是給老板心里添堵。認真投入工作,及時匯報進度,盡量提升工作內(nèi)容的透明度來增加上司對你的信任感,這大概是與上司成功溝通最關(guān)鍵的幾件事了。

  快速完成工作的50個技巧

  如果你還在為工作效率低而煩惱,如果你還沒有更好的提高工作效率的辦法,請把以下50個實用提高工作效率技巧收下吧!

  1、最重要的事情:

  在每天早上(或者是前一天晚上),重點列出今天要做3件或者4件最重要的事情,先完成這些。即使你除開這些重要事項就沒有完成其他的事,但還是度過了非常有成效的一天。

  2、大家伙:

  就是你一直都在做的大項目。每天或每周專門給他留出時間來做,一步步完成。

  3、清空收件箱:

  一收到郵件就決定如何處理。如果是需要你做一些動作的話,要么做,要么加入待辦事項,要么刪除,要么存檔;如果只是供你參考的郵件,就把他存檔吧。清空你的收件箱。

  4、早起:

  在別人支配你的時間之前,早起一個小時就等于是一天多了極富成效的一小時。

  5、一進一出:

  通過替代原則來避免混亂。每次買了新的東西,就丟掉(或捐掉)舊的。例如:你買了一條新的裙子,然后丟掉一條舊的。(類似還有”一進兩出”,當你感覺到你快被你的東西淹沒時,這條原則非常有用)

  6、頭腦風暴:

  天馬行空的想象。很多人都采取這樣的思維線路:以你正在想的事情(可能是你亟待解決的問題,或是你想描述的一個主題,等等)為起始點,然后隨手寫下你頭腦中的任何想法,再擴展到每個想法的副主題以及副主題的副主題。不用擔心這些想法是好是壞,你也不需要在這個想法下一直堅持下去,只是為了把他們從你的頭腦里面騰出來。過陣之后,你自己都會驚訝于你有多少創(chuàng)意點子。

  7、隨時記錄:

  隨身攜帶可記錄的東西-筆和紙,掌上電腦,一疊卡片。捕捉你頭腦中閃過的每一個想法無論是對你可能從事的項目的一個想法,或是你需要敲定的一個約會,再或者是你下次去商店要購買的東西,任何事情。經(jīng)常拿出來看看,然后逐個歸類到待辦事項,存檔,日志簿,等等。

  8、多睡會兒:

  睡眠對健康、學習、敏感度都很重要。研究發(fā)現(xiàn),身體經(jīng)歷一個完整的睡眠周期需要90分鐘,所以打盹兒如果少于那段時間的話就沒有睡覺的效果(雖然它的確讓你感覺好點)。每晚至少睡到八個小時。學著把睡覺當成是樂趣,而不是一個必須的麻煩或是奢侈。

  9、(10+2)*5:

  10分鐘、10分鐘迅速的工作,中間休息兩分鐘,用上計時器,每小時這樣做五次,讓你始終集中在工作上而不會讓你精疲力盡。把休息的兩分鐘用來喝口水,去去洗手間,或是看會兒窗外。

  10、SMART目標:

  一個名字用來描述制定、達到你的目標,并避免設定一些不實在的目標。SMART代表的是:明確的,可測量的,可達到的,現(xiàn)實的,適時的。

  11、SUCCES:

  從ChipHeath和DanHeath的書——《讓創(chuàng)意更有粘性》當中,SUCCES就是一系列的特征讓你的點子被人記。ㄓ姓承裕哼@些有粘性的點子既是簡單的、出乎意料的、具體的、可信的,充滿情感故事。

  12、先吞下青蛙:

  最先做你最不愿意的事情。常言道,如果你的一天是以吃青蛙來開始的,那么你這一天不可能更糟糕了。

  13、80/20準則:

  總的說來,這個準則說的就是大部分的成就來源于小部分的實際工作,反過來說就是,我們大部分的精力花費在那些不是很重要的事情上。找出你工作最關(guān)鍵的部分,盡可能地把你的精力放在那上面。

  14、下一步是什么?

  不要試圖計劃項目中的每件事情,集中精力在緊挨著的下一步。通常情況下,下一步的小事情就會將我們引導到另一步,然后再另一步,直到我們把他完成或是遇到阻礙停下來,這時我們就需要更多的信息,或者需要其他人的加入,或者其他的。盡量具體、清晰:你自己不能“安裝有線電視”,你能做的是“打電話給安裝公司,要他們來給你安裝”。

  15、秘訣:

  沒有秘訣。

  16、放慢點:

  給自己留出時間。吃慢點,享受一個懶洋洋的周末。悠閑的做事,保持快節(jié)奏的工作與生活的平衡。

  17、時間搏擊:

  每天安排一段時間來處理一個工作。在這段時間中注意力完全集中在這件事情上面。不要一直擔心是否能夠完成,只需給與這項工作全部的關(guān)注。(類似的說法還有“固定目標”,例如,在起床之前必須寫出1000字,或是必須完成10條命令,或者其他。)

  18、批處理:

  把類似的工作放到一起來做。例如:不要整天都在處理那些不時出現(xiàn)的郵件,而是用專門一小時來瀏覽你的收件箱以及回郵件。同樣的方法來處理留言、電話、回信、存檔等等一切日常、重復的工作。

  19、劃分象限:

  用來區(qū)分優(yōu)先級次的一個系統(tǒng)。兩個軸,一個代表重要性,一個代表緊急程度,二者相交。所有的任務都歸類到四個象限中的其中一個:不重要,不緊急;不重要,但緊急;重要,不緊急;重要,且緊急。去掉那些既不重要也不緊急的事情,推遲那些不重要但緊急的事情,盡量避免讓那些重要事情變得緊急,盡可能快的完成那些重要但不緊急的事項。

  20、一次性解決事情:

  不要寄希望于把事情留到以后來處理。每次處理你的郵件時,問自己“我怎么處理這個東西”,要么做,要么放到日程上,要么轉(zhuǎn)給別人做,要么存檔。

  21、不要打斷鏈條:

  用一個日歷紀錄你每天的目標。把你每天完成了的事項劃上一個大大的“X”,這個鏈條會一天天變長,不要讓他斷掉!也就是,不要讓沒有劃“X”的日子打斷了你之前堅持下來的成績。

  22、回顧:

  安排一個時間用來檢視這個星期做了些什么,下個星期希望做些什么。問自己,是否有新的計劃,現(xiàn)在做的是否讓你更接近你的人生目標。

  23、角色:

  每個人在一生當中都會扮演幾個不同的角色。例如,我可以是一個老師,學生,作家,繼父,伴侶,兄長,兒子,叔叔,人類學家,等等。理解每個不同的角色,學著把他們各自區(qū)分開來有助于你保持各個角色的平衡。為不同的角色制定目標,并讓你的這個目標與其他角色的目標保持一致。

  24、文思泉涌:

  這種狀態(tài)是指當你極其專心在某件事情上的時候,你甚至沒有感覺到時間的流逝,而同時工作就順利完成。這種狀態(tài)很難通過有意識的引發(fā),但是你可以自己創(chuàng)造引發(fā)這種狀態(tài)的條件,不如一段不受打擾的時間,不分心,心境平和。

  25、現(xiàn)在就做:

  用現(xiàn)在就做這句話來跟“拖沓”宣戰(zhàn)。只給自己60秒的時間來做決定,當下決定如何解決生活中遇到的事情,即使你還不是很確定也要嘗試著做決定。然后,一直前進。

  26、時間紀錄:

  律師需要紀錄下他們一天里所做的事情,以及做這件事情用了多久的時間并以此來跟客戶收費和做出解釋。你也應該對自己解釋清楚,所以記錄下你真正花了多少時間在某件重要事情上。

  27、有組織地拖:

  一種認識和利用拖沓傾向來完成事情的戰(zhàn)術(shù)。避開在列表最上面的待辦事項,先做那些看起來簡單點、不那么重要的事情,這樣使得“拖沓”也變得有成效些了。然后就是用緊迫的截至日期和嚴重的后果讓那些頂端的事項變得緊急。但是,當然,并不是所有的都那么緊急。有組織地拖,要求很高的自欺技巧,幸好,拖拖們都精于此道。

  28、個人使命宣言:

  寫一份個人使命宣言,并以此作為設定目標的指導。經(jīng)常反省你的這個工作或目標是否讓你離你的大目標更近。如果沒有的話就劃掉她。周期性的回顧和修正你的使命宣言。

  29、向后策劃:

  一種從目標返回來到行動步驟的策劃技巧。首先在心中確立要達成的目標,需要哪些可用資源去達成,然后又需要哪些資源去達成達成目標的條件,而這寫東西又需要什么東西去達到,等等,一直反推到我們擁有的可以馬上使用的東西。這就是我們的下一步。

  30、戴上耳機:

  戴上耳機你就能給自己一點私人的空間。人們通常不會隨隨便便打斷帶著耳機的人。注意:戴上耳機之后,聽不聽音樂是由你自己選擇的——反正只有你自己知道。

  31、寫下來:

  不要太依賴你的記憶力。把你要做的事情寫下來,像是日程啊,任何你涉及到的事情,一閃而過的點子,這樣的話你就可以不用擔心忘掉。把你的大腦用來思考,用紙或者電腦來記錄。

  32、零碎時間:

  就是我們等公交車,排隊,等待開會的那一小段時間。列出一些可以在五分鐘內(nèi)完成的任務,或者帶本書去讀,或者帶點工作可以做,反正就是盡量用這些空余時間。

  33、單個任務:

  我們總把自己想成可以同時完成多項任務,事實上我們不能。當我們處理多任務的時候,實際上是把時間切碎并在多個任務上快速切換。由于通常需要花上一段時間才能真正進入狀態(tài)(研究證明長達20分鐘),結(jié)果工作成效更差,相比我們一件一件得做。

  34、習慣:

  通常指當我們做日常工作時采取的看待回應世界的方式。檢視你的習慣并問自己它傳達了你跟外界的一種什么樣的關(guān)系,以及需要如何改變來創(chuàng)造一個可讓你達到目標的世界觀。

  35、扳機:

  放些提示牌在周圍幫助你記得,并形成一個好的習慣。例如:把要還圖書館的書放在門口,這樣你就不會由于看不見它而忘記還了。

  36、整潔:

  混亂都是由東西不在合適的位置引起的。完全的一層不染也沒有必要,像有些人有非常非常整潔的辦公空間卻不能完成一件事情。當你需要的時候能夠很容易的找到,不需要打斷你的工作流程專門停下來找這件東西。現(xiàn)在就找出你工作中或者生活中的混亂,然后糾正它。

  37、想象你的未來:

  想象你已經(jīng)完成你的目標,那時你的生活是什么樣子的?你是你所希望的樣子嗎?如果不是,重新考慮你的目標。如果是的話,請想象你達到那里的過程。這樣你就有了計劃了,把他寫下來然后執(zhí)行。

  38、記事本:

  多個文件夾,分別標出1-31號和一月到十二月,用來提醒我們在特定日子需要做的事情。例如,如果你要在3.23旅行,你最好把你的行程、機票和其他的資料放進三月的文件夾里面。在每月初,就把前一個月的文件夾往后移。在三月一號,最好就把你的旅行資料放到23的文件夾里。每天,都把昨天的文件夾移到后邊去。這樣在23號這天,23號的文件夾就會出現(xiàn)在最前面了,而你需要的東西就放在那里。

  39、未做事項:

  未做事項的清單——有利于幫你發(fā)現(xiàn)導致你成效不高的原因,比如打在線游戲。

  40、模板:

  為經(jīng)常做的重復性工作建立模板,比如郵件、客戶回信、更新博客,等等。

  41、確認單:

  當策劃大項目的時候,做一個確認清單,這樣你就不會由于太忙而忘掉一些步驟。并把這些確認單留好,你下次做類似事情的時候可能用到。

  42、懂得拒絕:

  學會對新的委托、打擾、任何事情說“不”,這是讓你集中在自己項目上的一項重要技巧。

  43、時間安排上的先后:

  首先安排好你的娛樂節(jié)目和你的生活。然后再把完整時間段的工作填充到之前安排好的空隙中。做完之后記得把這些寫進你的日程安排中。在高質(zhì)量的工作之后給自己一個小小的獎勵吧。

  44、清理:

  經(jīng)常檢查你正在做的事情,把那些不能幫助你達成目標或是總浪費你時間、精力的去掉。

  45、一砣:

  把你搜集到的東西盡量集中放在幾個地方。理想狀況是放在一起。很多人看到他們需要考慮的東西都放在自己前面的時候都會感受到無比的安慰,不管這砣東西看起來多大。

  46、50-30-20:

  把你工作日50%的時間用在推動你的長期、人生計劃上;30%花費在中期目標(兩年左右)上,剩下的20%的時間花在那些只可能在將來90天影響你的事情上。

  47、計時器:

  告訴你自己,你將在一定的時間里只專注在你的一件事情上。設定一個計時器(用廚房的計時器或是電腦上的倒數(shù)計時器),然后專心做事。當計時器走完的時候,你也完成了,然后轉(zhuǎn)到下個項目。

  48、將就:

  允許自己失敗。釋放在項目開始時事事追求完美的壓力。告訴自己你會會過頭來修正這些問題,但現(xiàn)在暫時就這么著吧。

  49、跟自己對話:

  每個星期給自己安排一段時間。想想你自己的工作狀態(tài):什么上軌道了,什么還沒有;我犯了什么錯了嗎?我可以做些什么改變?讓你自己了解自己。

  50、(空白):

  這個單子很長,但并非盡善盡美。這最后一個空白就是留出來讓你自己填寫的。

  時間管理的七點體會

  關(guān)于時間管理,不想拾人牙慧Copy Paste一大堆,只想談一些個人的實際體會。

  明確什么是自己“To Be”的目標

  很認同永錫的一句話:時間管理的目的是讓自己成為一個“幸福行動家”,是從“To Do”到“To Be”的一個必經(jīng)過程。

  很多時間管理理論都提到過,要把事情按重要緊急的程度來分類,但很少有人清楚該如何確定分類。有了“To Be”的定位,再根據(jù)自己的實際情況來制訂中短期目標,就很容易知道該如何給具體的事情分類。

  時間碎片化管理

  對于現(xiàn)代人來說,時間被無窮無盡的雜事分割成了無數(shù)個小的碎片。大多數(shù)人都處在“ToDo”狀態(tài),因此需要主動把自己的工作時間分割成小的時間碎片。我曾嘗試使用一個小時作為時間碎片單位,后來發(fā)現(xiàn)在辦公室工作時基本不太可能。后來調(diào)整為每半小時一個時間碎片,每個時間碎片要完成某一件工作,或?qū)崿F(xiàn)某個階段性的成果。當然,在分割時間碎片時,要考慮自己的工作性質(zhì)、工作環(huán)境、上司和團隊成員的做事風格等因素。

  此外,時間碎片的長度并非固定不變,要根據(jù)實際情況靈活調(diào)整。但一旦設定了當前的時間碎片,從開始的那一刻就要全力以赴。

  最后,時間碎片可以和場景結(jié)合,比如有些事情要出去辦,那么最好可以一次出去全部搞定,即便不能全部搞定,也應該取得預定的階段性成果。

  總之,管理時間碎片的原則是:寧愿主動分割,不要被迫分割。

  排除工作中的干擾

  最難管理的、同時也最不受自己控制的是工作時間中的打擾。

  我的做法是:在辦公室工作時間,不使用一切即時通信工具,每小時定期看一次是否有電話、短信、QQ。具體來說,首先把手機調(diào)成靜音,然后是QQ、MSN這類的即時聊天工具,始終設置成隱身或離線狀態(tài)。盡量使用郵件、微博這種離散通信工具。

  排除工作中的干擾,還可以借助頭戴式耳機,讓自己在音樂中進入沉浸狀態(tài)。

  當然,如果有可能,應該和Boss以及團隊成員就時間安排的問題多溝通,爭取他們的理解和支持,盡量給自己提供獨立完整的時間段,避免隨時隨地受到干擾。

  了解自己的精力曲線

  每個人都有自己的精力曲線,需要知道自己什么時間工作效率最高,從而把最難的事情分配到這個時間段的碎片中,而在自己昏昏欲睡、精力不濟時可以做點最簡單的事情。

  隨身帶上紙和筆

  我曾用過很長時間的Things,還試過OmniFocus和其他幾款時間管理軟件,但現(xiàn)在只保留Things作為備忘錄來使用。

  目前使用最頻繁的時間管理工具,還是紙和筆。我習慣用永錫的方法,在紙上畫上兩條線組成四個象限,分別代表重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急。

  不要花時間find my stuff

  其實這個是我的弱項,寫上來是要提醒大家,我們每天花在找各種小東西上的時間太多了。比如要吃飯時找錢包、要打電話時找手機、要寫東西時找紙和筆。讓一切井然有序可以大大節(jié)省這方面浪費的時間。

  定期總結(jié)“To Do”和“To Be”

  根據(jù)自己“To Be”的目標,定期來總結(jié)一下時間管理和自我的進步,無需沮喪,無需自傲,只要每次總結(jié)都有點小進步就OK了。

  總之,時間管理的目標就是,從當前的“To Do”出發(fā),最終達到“To Be”的狀態(tài)。讓自己來主動管理時間,而不是被時間管理。

  文/王寒

  職場溝通技巧:理性對待上司的批評

  中國有句成語,叫做“忠言逆耳”,說的是當別人指出你的錯誤和問題時,你很有可能非常不愛聽。但是,你必須意識到,這對你個人的成長是很有幫助的。

  在公司里時間長了,難免會受到上司的批評,批評是正常的,關(guān)鍵是受到上司批評時你應對的態(tài)度和方式。一個能夠接受逆耳忠言的人才是成熟的人,才是能不斷改進自己的人。受到上司批評時,最需要表現(xiàn)誠懇的態(tài)度,以便改進工作方法。最使上司惱火的就是你的眼里沒有上司,太瞧不起他,上司說過的話被你當成了“耳邊風”。若你對批評置若罔聞,而且還我行我素,這比當面頂撞上司更糟糕。

  能夠接受批評的員工,具有謙虛好學的品質(zhì)。這樣的人,在一個開放的環(huán)境中是很容易快速取得進步的。如果我們真的能心甘情愿地對自己的上司說“歡迎多提寶貴意見”,那我們必然具有了極高的情商。

  只有長期保持高度的樂觀和自信,才能使你不斷地獲得成功。但是在生活、工作、學習以及與他人交往中,總不免被人批評,受人指責。那么,應該怎樣對待批評呢?

  職場溝通技巧一、要正確看待批評,把它當作前進的動力

  對于領(lǐng)導的批評,首先要認真聽取,自我反思。虛心接受,并認真檢討、及時糾正。年輕人都有強烈的自尊心和上進心,都想得到領(lǐng)導的贊許和肯定,聽到批評不會象受到表揚那樣令人舒暢,這是人之常情。但是,良藥苦口利于病,忠言逆耳利于行。一個人要想健康成長,必須聽得進去批評,就好比一棵參天大樹成為棟梁之材,需經(jīng)風霜雪雨的洗禮,需要不斷修枝打杈一樣。人要進步,同樣需要領(lǐng)導和同志的批評、督導、鞭策和幫助。在對待批評的問題上,我們要注意克服三種模糊思想:

  1.克服與人“攀短”的思想。有的同志受到批評后,不去認真反省自己的錯誤,常和其他人比,強調(diào)別人還不如自己,我比某某還強等等。這使人想起“五十步笑百步”的典故。即便別人真的比你犯的錯誤更嚴重,也不能證明你的錯誤是好的,只要是缺點和不足就需要糾正和改進。

  2、克服把批評當“包袱”的思想。有的人受到批評后,認為領(lǐng)導對自己有想法,整天顧慮重重,感覺到在這里做沒什么發(fā)展。其實領(lǐng)導的批評并不是對誰有什么成見,批評是對事不對人,當領(lǐng)導的不會因為一個人犯了錯誤而把他看“死”了,犯了錯誤并不可怕,改了就是好同志,完全不必要因此造成沉重的思想負擔。

  3、克服滿不在乎的思想。有的人把領(lǐng)導的批評,當作耳邊風,你說你的,我干我的,有的人對自己的缺點采取不承認態(tài)度,消極對抗,明明是塊瘡疤,卻竭力掩藏遮蓋,結(jié)果是“千里之堤,毀于蟻穴”。這些自欺欺人的做法,不僅不利于改正錯誤,反而會在錯誤的道路上越走越遠,最終鑄成大錯,陷入不能自撥的境地。

  職場溝通技巧二、要加強自身修養(yǎng),承受住尖銳的批評

  有些時候,有的領(lǐng)導在批評別人時,不大注意場合和方法,特別是在大庭廣眾面前,不留情面的訓人,往往讓人“下不來臺”,丟面子,叫人無地自容。無論是領(lǐng)導主觀動機多么好,這種批評人的方式都應該改進。但是,作為下屬是據(jù)理力爭挽回面子,還是冷靜的接受批評,往往能夠充分地反映出一個人的思想素質(zhì)和品德修養(yǎng)。日常生活中,有的人就是因為沒有恰當?shù)靥幚砗妙愃魄闆r,而把問題弄得不可收拾,造成不該發(fā)生的后果,教訓是非常深刻的。為此,我們要防止和克服兩種錯誤想法:

  1、“破罐子破摔”的想法。有的人受到批評后,就覺得領(lǐng)導對自己有看法,進步無望,一切都完了。從此一蹶不振,把嚴厲的批評變成了走下坡路的開端。

  2、忌恨、報復心理。受了批評后,感到人格受到莫大污辱,與領(lǐng)導產(chǎn)生了思想隔閡,埋下了怨恨的種子,甚至走上了打擊報復的違法犯罪道路,既害了自己也害了別人。人們常說“嚴是愛,松是害”,領(lǐng)導對下屬嚴格一點,甚至批評時語言尖刻一些,但其主導思想和主觀愿望是好的,是為我們的前途著想。一般情況下,領(lǐng)導批評下屬時都能顧及面子,但是一些人所犯錯誤性質(zhì)比較嚴重或釀成了較重的后果,讓人十分氣憤,甚至有的是明知故犯或?qū)医滩桓模I(lǐng)導因為恨鐵不成鋼而發(fā)脾氣。在這種情況下,我們對領(lǐng)導的善意批評要給予正確理解。醫(yī)生講對癥下藥,對于一個身患重病的人,猛藥除病是一個恰如其分的處置。尖銳的批評正像給病人動手術(shù),往往是徹底解決問題最有效的方法,應該把尖銳的批評,當作耳邊敲響的警鐘,以聞過則喜,從善入流的態(tài)度接受批評,同時還應該深刻的反思自己的過失,從自身錯誤中找出教訓。

  職場溝通技巧三、要以寬廣的心胸,對待錯誤的批評

  許多時候,領(lǐng)導對下屬的批評不一定十分準確,很可能與事實有所出入,甚至還可能張冠李戴。批評錯了怎么辦?是暴跳如雷當面頂撞,還是心平氣和地恰當處理,能夠反映一個人的素質(zhì)和品德。在對待錯誤批評的問題上,我們應該做到以下三點:

  1、要體諒領(lǐng)導的難處。俗話說:“將心比心,八兩換半斤”。領(lǐng)導的精力畢竟有限,不能要求領(lǐng)導對任何事情都處理得十分恰當,什么問題都判斷得準確無誤。

  2、要主動找同事談心交心。該承認的勇于承認,該澄清的及時澄清,特別是在代人受過、被人誤解的時候,應及時主動找領(lǐng)導匯報思想,說明情況。說明解釋沒有明顯效果,那就要耐心等待時間和實踐的檢驗。不能因為一時的委屈就牢騷滿腹,與大家鬧別扭。

  3、有則改之,無則加勉。哪怕領(lǐng)導批評有百分之一是正確的,也該認真地虛心接受,即便是完全批評錯了,也全當在耳邊又敲響了一次警鐘,把別人的問題當成自己的錯誤看待,引以為戒,警示自己,同樣有益!扒败囍玻筌嚳设b”,聰明人之所以少犯錯誤,原因就在于此。

  當然,公開場合受到不公正的批評、錯誤的指責,會給自己造成被動。但你可以一方面私下耐心地作些解釋,另一方面用行動證明自己。要記得,善于給領(lǐng)導臺階下永遠是一個聰明下屬必備的職業(yè)修養(yǎng)。

  職場溝通技巧在受到上司批評時,你應把握以下四條禁忌:

  1.忌過多解釋。受到批評時,反復糾纏、爭辯是很沒有必要的。確有冤情,確有誤解怎么辦?可找一兩次機會表白一下,點到為止即可,完全用不著糾纏不休。

  2.忌牢騷滿腹。批評有批評的道理,可是,如果你牢騷滿腹,那么,這種做法足以使你和領(lǐng)導的感情拉大距離,當領(lǐng)導認為你“批評不得”時,也就伴隨著產(chǎn)生了一種印象--這個人牢騷過多,用不起。

  3.忌當面頂撞。當面頂撞是最不明智的做法。因為你讓領(lǐng)導下不了臺,反過來也會使自己下不了臺。如果在領(lǐng)導一怒之下而發(fā)其威風時,你給了他面子,能坦然大度地接受其批評,領(lǐng)導也會在潛意識中認識到你是個可塑之材,必然對你倍加留心。

  4.忌滿不在乎。領(lǐng)導在提出批評時,就有一個權(quán)威問題和尊嚴問題。如果你對批評置若罔聞,依然我行我素,那么很容易給領(lǐng)導留下“你的眼里沒有領(lǐng)導”的惡劣印象,長此以往,領(lǐng)導在心理上將你放棄,甚至在工作中把你雪藏起來,不足為怪。

  職場溝通技巧和領(lǐng)導發(fā)生爭論,要看是什么問題,比如你對自己的見解確定有把握時,對某個方案有不同意見時,所掌握的情況有較大出入時或?qū)δ橙恕⒛呈驴捶ㄓ休^大差異時,切記:當領(lǐng)導批評你時,并不是要和你探討什么,所以此刻最好不要與領(lǐng)導發(fā)生爭執(zhí)、反復糾纏、爭辯,非得弄個一清二楚才罷休,這是很沒有必要的。若確有冤情、誤解,即使上司沒有給你做出解釋的時間,也沒有必要糾纏不休,可以找一兩次機會表白一下,點到為止。

  “有則改之,無則加勉!彪m然挨批評在情感上、自尊心上會受一定影響,可你不要情緒低落,要用一種反思維的態(tài)度對待自己,過于追求真理,非要弄清是非曲直,只會使人們感到你很不成熟。

  總之,善于接受批評是一種高情商的表現(xiàn),成熟的職場江湖人應該具有勇于接受批評的品質(zhì),并且用一顆感恩之心來面對批評你的上司,把上司看成自己的老師。

  詳解與上司溝通的那些技巧

  相信很多職場朋友在日常的工作中都會遇到這樣的問題,就是很不愿和頂頭上司交往,或者說在和領(lǐng)導交流時感到很別扭,其實這不存在什么大問題,只是在與領(lǐng)導互往時缺乏必要的溝通技巧,所以才導致懼領(lǐng)導,不愿接近上司的情形。針對這個問題,小編特意根據(jù)有關(guān)專家的分析資料編排了一組方法,希望大家看了這些溝通方面的小技巧后能熟練的與你的上司進行正常的溝通。

  1.先發(fā)制人說怕。

  不妨在見到領(lǐng)導之前袒露你的心理,來個先發(fā)制人式的見面語。為避免緊張心理的加劇,在你走進辦公室見到領(lǐng)導的那一刻,不妨先直截了當?shù)爻姓J:“見到您,我心里非常緊張!”見來者先說怕,許多領(lǐng)導往往會這樣說:“怕什么?我是老虎啊?我又不吃人!比绱艘粊恚恍╊I(lǐng)導就會表現(xiàn)出格外的熱情和隨和,即使你一時仍然緊張,他們也會因你的坦誠而給以諒解。

  2.小部件可以緩解緊張。

  在感到心理有忐忑不安的時候拿著自己最貼心的小玩意,可以起到緩解作用。因為這種東西經(jīng)常和自己在一起,極熟了,會有一種親切感和可靠的信賴感,無形中會給你一種膽量,還可以分散過于集中的思想,幫助你活躍思維,打開思路。另外,帶個小玩藝,在交談的空隙擺弄一下,還可避免冷場時無事可做而越發(fā)緊張的情況。當然,要掌握分寸,一旦緊張消除,小玩藝就要自然放好,不能長玩不息。

  3.圍繞領(lǐng)導的興趣談話。

  如果不知道領(lǐng)導的愛好情趣是無法引起上司濃厚的談話欲望的,如果領(lǐng)導喜歡經(jīng)常性的去下棋。那么,見面時就先從這些他感興趣的話題入手。了解興趣談興趣的目的,是為了找到共同的語言,及時溝通感情和融洽氣氛。涉及到感興趣的話題,領(lǐng)導的話就會多起來,感情也會投入些,態(tài)度自然會親切和平和。幾句很隨意的來去之后,你的忐忑的復雜心情也許就不會那么明顯的感到緊張了。

  由此不難看出溝通技巧在人與人之間交流時的作用,尤其是與上司進行交往時更應將其技巧性更大的發(fā)揮才能順利美好的和領(lǐng)導做交流,而事實上由于一些特殊的原因,不少朋友因沒有掌握這些技巧方面的東西導致與上司交流存在懼怕的心理,這是很不利于工作的。

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