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商務(wù)電子郵件怎么寫
在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,電子郵件作為職場人常用的溝通方式,提供著便捷和高速的服務(wù)。職場人每天要面對大量需要接收和發(fā)送的電子郵件,能簡單明確傳達(dá)信息的郵件當(dāng)然能為提高工作效率做出貢獻(xiàn)。不過,想做到這點(diǎn),得先學(xué)習(xí)郵件的寫作禮儀。想寫好電子郵件,一定要先明確寫郵件的目的。
通常商務(wù)電子郵件的寫作目的有四點(diǎn),也就是:1、需要對方做什么。2、需要說明什么。3、是否附帶文件。4、陳述觀點(diǎn)和分享心得。目的明了后,思路才會清晰。
那么,一份好的電子郵件具體要怎么寫?
一、標(biāo)題
1、標(biāo)題空白是寫商務(wù)電子郵件的大忌,不僅失禮還容易讓郵件被忽略掉。寫郵件的第一步,就要確定標(biāo)題。
2、完美的郵件標(biāo)題應(yīng)是簡短明了有內(nèi)容的,意思要同郵件主旨大意相同,讓收件人能夠一望可知。
3、標(biāo)題中盡量注明郵件來源,讓收件人可以大致判斷郵件的目的性。
4、如果是緊急郵件,為了引人注意可以適當(dāng)注明“緊急”的字樣。
5、標(biāo)題切不可出現(xiàn)錯字或語句不通的情況。
二、稱呼和問候語
1、電子郵件和傳統(tǒng)信件的寫作是相同的,郵件的開頭也要對收件人加以稱呼,但要拿捏好稱呼的尺度。如果對方有明確的職務(wù),那么應(yīng)該按照職務(wù)尊稱對方,如果職位不夠明確,可以用某先生,某小姐代稱,稱呼的格式是要寫在第一行定格的位置寫。
2、開頭和結(jié)尾處的問候語也不能忽略。“你好”或“您好”都是常見開頭問候語,這時(shí),通常寫在稱呼的下一行空兩格處。也可以使用“Hi”,并連同稱呼一同寫在第一行定格的位置。結(jié)尾處的問候常見的有“此致敬禮”、“祝工作順利!”等,格式和常規(guī)信件相同。
三、正文
1、要先表明身份。如果是熟人間的信件可以忽略此步驟,但是若對方與你不熟悉那么應(yīng)該先說明自己的身份,也就是姓名以及所屬的部門或公司。這不僅是對收件人的尊重,還能讓他順利理解你來信的本意。此外,如果是工作郵箱,最好是能夠設(shè)置簽名檔。
2、正文以(1、2、3)或(A、B、C)的段落形式呈現(xiàn),復(fù)雜的事情看起來也會更加有條理。郵件的撰寫應(yīng)遵循由上而下的重點(diǎn),就是說,重點(diǎn)問題要在第一段中體現(xiàn)。每段盡量簡短,幾個字說清的事情絕不用一句話來代替。慎用生僻字、異體字。
3、如有附件可以在正文中做提醒,文字寫在正文結(jié)束后的位置,例如“××文件在附件中,請查收”之類,如有必要允許把文字做標(biāo)紅處理。
4、注意正文的語氣,要比口語對話稍微正式一點(diǎn),商務(wù)電子郵件中“謝謝”,“請”等字樣不能缺少。郵件中不可出現(xiàn)代表語氣的“小符號”,“小表情”,這在商務(wù)郵件中顯得不夠嚴(yán)肅。
5、郵件正文寫好后要仔細(xì)確認(rèn),最好一次性把全部內(nèi)容說清,盡量避免再發(fā)郵件進(jìn)行補(bǔ)充。
四、收件人和抄送人
收件人的位置要填的是你主要發(fā)送的人的地址,一個或多個都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相關(guān)人,比如領(lǐng)導(dǎo),也可以不填。兩者實(shí)際上沒有功能上的大的區(qū)別,但是還是有所指的,主要是收信人的主次區(qū)分。
請示性的郵件一般只有一個收件人,其他需要知曉的人應(yīng)當(dāng)采用抄送形式。不相關(guān)的人一定不可隨意抄送,抄送范圍得當(dāng),有助于事件的推進(jìn),否則會造成不必要的人力、物力的浪費(fèi)。
五、回復(fù)郵件
如果是回復(fù)別人的郵件,郵件的標(biāo)題要采用對方標(biāo)題的主旨回復(fù),有助于整個溝通進(jìn)行的順暢和清晰。
電子郵件的禮儀是傳統(tǒng)信件禮儀的一種延伸,但性質(zhì)又不完全等同于傳統(tǒng)信件。商務(wù)電子郵件作為工作社交的一種存在形式,是職場人要經(jīng)常接觸和使用的,學(xué)會掌握其中的技巧和禮儀,是樹立職場形象的一種方法,同時(shí)也能避免很多不必要的沖突和麻煩。
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