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秘書的意識(shí)與氣質(zhì)修養(yǎng)
秘書工作主要是圍繞領(lǐng)導(dǎo)者的管理目標(biāo)、決策思想、重大部署，及時(shí)有效地為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策管理提供準(zhǔn)確全面的信息，提供更加高效、科學(xué)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。下面是小編分享的秘書的意識(shí)與氣質(zhì)修養(yǎng)，一起來看一下吧。
一、要有深邃的思想觀點(diǎn)，貴在創(chuàng)新
深邃的思想觀點(diǎn)是當(dāng)好參謀之本，做好秘書工作之魂。只有思想深邃，當(dāng)參謀才有灼見，定事情才能精深，工作才能卓有成效。為此，應(yīng)重點(diǎn)把握好兩個(gè)方面：一是認(rèn)識(shí)要深.認(rèn)識(shí)不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透過紛繁的外在現(xiàn)象看到問題的本質(zhì)，不僅了解事物的現(xiàn)狀，還能根據(jù)事物發(fā)展趨勢(shì)有所預(yù)測(cè)。認(rèn)識(shí)事物最重要的一點(diǎn)，就是把看到的事物的主要矛盾，對(duì)主要矛盾做出全面透徹的分析，才能準(zhǔn)確地把握事態(tài)的發(fā)展變化。
同時(shí)，要善于從征兆中發(fā)現(xiàn)大問題，做到“平凡中見奇”。二是觀點(diǎn)要新。當(dāng)然新的思想和觀點(diǎn)，不是“閉門造車”，別出心裁，更多的還是對(duì)在實(shí)踐中提出的問題，有所提煉、概括和升華。如：能從司空見慣的現(xiàn)象中講一點(diǎn)與人不同的見解，講人人心中所想，筆下所無的東西;能把一些分析的意見，進(jìn)行系統(tǒng)歸納和概括，能把原則性思想觀點(diǎn)具體化;能提出突破性措施和建議，等等。這些都是“創(chuàng)新”。
二、要有廣闊的視角，貴在灼見
角度是觀察問題的立腳點(diǎn)。角度不同，對(duì)問題的認(rèn)識(shí)就不同。正像蘇軾詩云：“橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同�！边@說明看問題的角度是非常重要的。要寫好材料，必須把握好自己看問題的角度。角度越正，看問題就越深。要站在改革的角度看問題。改革是當(dāng)今集團(tuán)公司的主旋律，是各項(xiàng)工作的主題。要“高站一步”，看問題的角度要高。同時(shí)堅(jiān)持站在客觀實(shí)際的角度，觀察分析問題，這樣，才會(huì)使我們看問題更全面、更扎實(shí)，提出的辦法和措施更實(shí)際、更有針對(duì)性，才能站得高，看到遠(yuǎn)，站得牢，看得實(shí)，才能眼觀六路，耳聽八方，從而獲得真知灼見。
三、要注意調(diào)查研究，貴在求是
實(shí)踐證明，調(diào)查研究是認(rèn)識(shí)事物、獲得真知灼見、掌握第一手資料的重要手段。作為一名秘書，必須苦練調(diào)查研究的基本功，在求是上狠下功夫。
第一，要勇于從實(shí)際出發(fā)，敢于求是。敢，就是敢于面對(duì)現(xiàn)實(shí)，服從現(xiàn)實(shí)。面對(duì)現(xiàn)實(shí)，是指任何時(shí)候都不要拘泥于書本、文件和權(quán)威人士的結(jié)論和理論，根據(jù)實(shí)際情況，敢于提出自己的觀點(diǎn)和看法;服從現(xiàn)實(shí)，就是發(fā)現(xiàn)真實(shí)情況和任何情況下，任何人面前，都敢于堅(jiān)持和反映。搞調(diào)查研究必須具備追求真理的品質(zhì)。如果不忠于事實(shí)，先入為主，按框框找例證，這種調(diào)查比不調(diào)查的危害更大。
第二，詳細(xì)占有材料，實(shí)中求是。事實(shí)是“是”的載體，“是”是事實(shí)的靈魂。要求出“是”，必須掌握事實(shí)。但這種事實(shí)，不是支離破碎的、道聽途說的、似是而非的，而是要具有真實(shí)、豐富、完整、系統(tǒng)的特點(diǎn)，是客觀存在的，是事物的本來面目，而不是主觀想象或主觀強(qiáng)加于客觀的東西。
第三，善于透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深中求是。由于“是”隱藏在現(xiàn)象的后面，只有深入下去才能透過現(xiàn)象，認(rèn)識(shí)本質(zhì)，弄清事實(shí)真相。
四、要善于分析綜合，貴在升華
分析與綜合是寫好材料，當(dāng)好秘書的兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。分析是綜合的基礎(chǔ)，綜合是分析基礎(chǔ)上的歸納和概括。首先要注重對(duì)情況的分析。情況分析不透，就不能寫出好的材料，只有周密系統(tǒng)地分析，才能認(rèn)清事物的面貌，把握事物的內(nèi)在聯(lián)系，有針對(duì)性地提出解決問題的辦法。分析情況要重點(diǎn)把握四個(gè)要點(diǎn)：一是要全面�！安灰驉鄱缙涿溃灰蚝薅髌鋹骸�。既不能報(bào)喜不報(bào)憂，也不能只見問題，不見成績(jī)。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相結(jié)合，從定量分析中，把握形勢(shì)發(fā)展趨勢(shì)，并從量變的積累中把握形勢(shì)發(fā)展的本質(zhì)。三是要?jiǎng)屿o結(jié)合。既要靜觀其姿，又要?jiǎng)佑^其勢(shì)。就當(dāng)前企業(yè)生產(chǎn)形勢(shì)來說，不僅要看統(tǒng)計(jì)報(bào)表所反映的數(shù)據(jù)或直觀反映，更重要的是要在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，分析其發(fā)展趨勢(shì)，有所預(yù)測(cè)。四是要注意典型和事例的分析。典型是旗幟，是方向。從典型中提練出的東西，最有說服力，要善于運(yùn)用典型，分析典型，挖掘它們的內(nèi)涵，從中提練有價(jià)值的東西。其次要善于綜合。綜合的過程，是用已有知識(shí)繁衍新知識(shí)的過程，所以綜合就是革新，綜合就是創(chuàng)造，把豐富的材料加以去取精、去偽存真，由此及彼、由表及里的改造制作，形成觀點(diǎn)概念，并不斷繁衍新的知識(shí)。
五、要有豐盈的儲(chǔ)藏，貴在積累
“天才在于勤。勤奮在于積累”。有的秘書定材料之所以質(zhì)量不高，很重要的一條原因，就是占有材料少。要做一名合格的秘書，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀點(diǎn)積累。思想觀點(diǎn)具有繼承性，借鑒別人的東西，開闊自己的視維，豐富自己的頭腦。無論是看東西，還是聽講話，或者閑談，只要發(fā)現(xiàn)好的思想觀點(diǎn)，就隨時(shí)記下來，日積月累，就成為寫材料的良師益友。二是數(shù)據(jù)的積累。要逐年積累，經(jīng)常分析、研究，一方面，恰當(dāng)運(yùn)用這些數(shù)據(jù)，使寫出來的材料更有說服力。三是正反典型如同一面旗幟，給人以示范，一句話，它是先進(jìn)思想的凝聚，影響社會(huì)各個(gè)方面，感染力強(qiáng)。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓(xùn)，給人以深思，給人以財(cái)富，典型材料積累多了，寫講話，寫報(bào)告，就思如涌泉，論證有力，就事論理，思想深邃。實(shí)踐證明，只有通過積累，才能不斷豐富知識(shí)，增強(qiáng)素質(zhì)，提高寫作水平，才能真正成為文秘戰(zhàn)線上的“行家里手”。
六、要有準(zhǔn)確的表達(dá)能力，貴在修辭
有人說“能說會(huì)道”是秘書的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經(jīng)常要說話，匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語表達(dá)。因此，口語表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。那么，秘書該如何進(jìn)行口語表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢?近年來，有不少有關(guān)秘書方面的著作對(duì)此進(jìn)行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白;誠(chéng)實(shí);語言生動(dòng);口齒清楚;條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確;說話得體;正確等等。
在秘書的口語表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會(huì)有效地提高語言表達(dá)能力，從而實(shí)現(xiàn)有效的溝通。秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致，根據(jù)不同的交流對(duì)象和內(nèi)容來確定合適的表達(dá)方式。秘書的工作涉及方方面面，針對(duì)不同的內(nèi)容，秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。主要表達(dá)方式有：委婉式、直截了當(dāng)式、贊譽(yù)式、迂回式。
古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達(dá)中的運(yùn)用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言的能 力。
七、要抓住中心，創(chuàng)新工作，貴在奉獻(xiàn)
作為辦公室的文秘人員，最主要的服務(wù)就是辦好會(huì)，辦好文、搞好信息調(diào)研。一要細(xì)致規(guī)范，做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作。細(xì)節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。會(huì)務(wù)服務(wù)的好壞影響著會(huì)議的成功與否，我們要結(jié)合單位實(shí)際制定出詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案，根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低、人員多少、日程長(zhǎng)短，設(shè)立相應(yīng)的工作小組，明確各小組的工作職責(zé)。二要嚴(yán)格認(rèn)真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點(diǎn)把好內(nèi)容、程序和格式關(guān)。在內(nèi)容審核上，首先要把好政策關(guān)，看文件是否符合現(xiàn)行政策規(guī)定，是否完整體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖;其次要把好文字關(guān)，看文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、通順、簡(jiǎn)練，謀篇布局、結(jié)構(gòu)是否符合問題要求，層次是否清楚、嚴(yán)密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，數(shù)字、引文、標(biāo)點(diǎn)等是否準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。在程序?qū)徍松�，重點(diǎn)要把好簽審關(guān)，要看公文是否嚴(yán)格按照公文處理程序進(jìn)行簽審。三要積極主動(dòng)，做好信息報(bào)送工作。信息工作是秘書工作的重要組成部分。
信息內(nèi)容的選擇要抓住“三點(diǎn)”，做到“三貼近”。一是通過抓重點(diǎn)工作貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖。二是抓熱點(diǎn)問題貼近群眾需求。三是通過抓亮點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)貼近上級(jí)需求。為上級(jí)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。要提高信息質(zhì)量就要快、實(shí)、準(zhǔn)。要快，就要要超前的收集信息，及時(shí)地將信息報(bào)送，做到參謀在前，謀劃在前。要實(shí)，就要深入調(diào)查研究，不調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán);不調(diào)查，信息也就失去了它的科學(xué)性。要準(zhǔn)，憂喜結(jié)合，信息的一個(gè)基本原則就是有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、憂喜結(jié)合。
南宋著名詩人陸游在《冬夜讀書示子聿》這首詩中寫道：“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行�！币馑际钦f，從書本上學(xué)習(xí)到的知識(shí)，總是不夠扎實(shí)，也不夠用的。只有經(jīng)過自己身體力行地去實(shí)踐，才能夠獲得全面的知識(shí)。這兩句話將理論與實(shí)踐的關(guān)系、直接知識(shí)與間接知識(shí)的關(guān)系，講得十分透徹。告誡后輩不要把自己關(guān)在書齋里死讀書，讀死書，而要走向社會(huì)生活，才能從實(shí)踐中獲得真知，提高工作能力。
作為一名秘書工作者，我們應(yīng)該從陸游的詩句中獲得有益的啟示。經(jīng)常聽到說某人在學(xué)校里是優(yōu)秀的學(xué)生，每次考試都是全優(yōu)，可是一旦走向社會(huì)卻不能適應(yīng)工作，甚至找不到工作，成為一個(gè)“高分低能”的人。這就是“文憑不等于水平，學(xué)習(xí)好不一定能力強(qiáng)”的道理。這樣的例子比比皆是，前段時(shí)間炒得沸沸揚(yáng)揚(yáng)的博士乞丐就是一個(gè)典型的例子。所以，一個(gè)合格的秘書不僅要善于學(xué)習(xí)，而且要更加善于工作;不僅要努力讀書學(xué)習(xí)，而且更要重視社會(huì)實(shí)踐。如果把學(xué)習(xí)與工作當(dāng)作互不相干的兩張皮，只會(huì)學(xué)習(xí)而不會(huì)工作，那就真成“百無一用是書生”了。
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