文秘如何進行會議管理

時間：2024-08-10 00:53:31 辦公文秘我要投稿

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文秘如何進行會議管理

　　會議管理是文秘的基本技能之一，那么文秘應(yīng)該如何進行會議管理呢，一起來看看！

文秘如何進行會議管理

　　1、會議籌備方案的擬訂

　　內(nèi)容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設(shè)備和工具、會議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會代表的組成、經(jīng)費預(yù)算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構(gòu)與人員分工。

　　作用有：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

　　(1)組建會議籌備委員會

　　(2)分成籌備小組

　　(3)形成籌備方案

　　(4)領(lǐng)導(dǎo)審核方案

　　2、會務(wù)檢查工作程序

　　內(nèi)容包括：會議準(zhǔn)備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

　　(1)開會檢查的程序

　　1)會議籌備機構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進行自我檢查

　　2)會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知

　　3)召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題

　　4)匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實

　　(2)現(xiàn)場檢查的程序

　　1)指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點

　　2)制作檢查單，以便記錄和匯總

　　3)按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄

　　4)對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

　　3、會議文件審核工作程序

　　內(nèi)容包括：審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準(zhǔn)確。

　　(1)起草該文件的秘書就內(nèi)容進行自審

　　(2)主觀秘書進行初審

　　(3)如內(nèi)容涉及部門較多，要進行會審

　　(4)審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進行終審

　　4、擬訂會議的應(yīng)急方案

　　內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題(人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題)，出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員。

　　(1)預(yù)測不可預(yù)知的情況

　　(2)提前準(zhǔn)備應(yīng)對的備選方案

　　(3)討論會議緊急情況

　　(4)確定會議應(yīng)急方案

　　5、提示會議按計劃進行

　　是根據(jù)會議目標(biāo)的需要，在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。