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給OA辦公系統(tǒng)恰當(dāng)而重要的地位
在企業(yè)引進(jìn)了OA系統(tǒng)之后，如何將其與企業(yè)的管理更好地融合，并充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮系統(tǒng)的效能與潛力，給OA辦公系統(tǒng)恰當(dāng)而重要的地位，是每一個(gè)使用OA產(chǎn)品的企業(yè)都需要認(rèn)真思考并在實(shí)踐中探索的課題。讓它能夠進(jìn)一步增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，充分發(fā)揮辦公系統(tǒng)的效能無疑能夠更好地促進(jìn)企業(yè)辦公效率和管理水平的提升，在當(dāng)前日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)之中占得先機(jī)。那么，在辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過程中應(yīng)該采用以下四點(diǎn)措施。
一、給予辦公系統(tǒng)恰當(dāng)而重要的地位
既然決定了引進(jìn)OA產(chǎn)品對(duì)企業(yè)的辦公和管理模式進(jìn)行革新，那么就一定要徹底轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理模式，用自動(dòng)化、流程化、高效化的管理來取代以往人工化、紙張化、效率低的管理方法，所以在這個(gè)過程中要充分肯定和給予辦公系統(tǒng)以重要的地位。在實(shí)施辦公系統(tǒng)之后，要在企業(yè)的日常管理之中給予其恰當(dāng)而重要的地位，只有在思想上、實(shí)踐上充分肯定了辦公系統(tǒng)的重要性和唯一性，才能讓企業(yè)的各級(jí)管理者和員工把系統(tǒng)作為辦公和管理的核心平臺(tái)依靠，在日常的辦公與管理之中充分學(xué)習(xí)、掌握和使用辦公系統(tǒng)所具有的各種功能，挖掘出更多的潛力并使之充分發(fā)揮出來。
二、尊重日常辦公的習(xí)慣，循序漸進(jìn)
首先在引進(jìn)辦公系統(tǒng)的初期階段，要讓企業(yè)各級(jí)管理者和職工接受這一全新的管理工具和模式，就必須要使用循序漸進(jìn)的策略。畢竟，相對(duì)于以往而言，全新的辦公系統(tǒng)的引進(jìn)和使用將在企業(yè)職工之間形成一種暫時(shí)的沖擊，需要讓他們放棄以往的辦公習(xí)慣和方法，并不是一件能夠快速上手并適應(yīng)的事。因此，要保證辦公系統(tǒng)能夠得到全體管理者和職工的接受和歡迎，必然要按照逐步推進(jìn)的方針進(jìn)行實(shí)施，不可為了追求進(jìn)度而強(qiáng)制推行，甚至以此制定懲罰措施，這樣將打擊到相關(guān)人員的使用積極性，從根本上不利于系統(tǒng)效能的發(fā)揮。
三、在應(yīng)用中不斷總結(jié)和改進(jìn)
辦公系統(tǒng)不僅是幫助企業(yè)在平時(shí)可以使辦公與管理更加高效，更加具有流程化特色，而且更重要的是它能夠?yàn)槠髽I(yè)保存每一次的辦公記錄和管理記錄，使企業(yè)在未來需要對(duì)以往的管理進(jìn)行總結(jié)與分析時(shí)，可以按照要求隨時(shí)調(diào)用保存完善的記錄，這些對(duì)于不斷提升企業(yè)管理水平而言具有重要意義。伴隨著企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加速與規(guī)模的擴(kuò)展，管理的步伐與水平也在不斷地加大與提升，在此背景之下積極利用辦公系統(tǒng)，認(rèn)真并善于總結(jié)以往管理之中的得失和不足，從而不斷對(duì)管理流程設(shè)計(jì)進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，這樣便能在充分發(fā)揮辦公系統(tǒng)效能的同時(shí)，更大程度上促進(jìn)企業(yè)管理效率和水平的再提高。
四、做好辦公系統(tǒng)的實(shí)施推廣與培訓(xùn)
為了保證企業(yè)職工快速上手辦公系統(tǒng)，在日常的辦公和管理之中充分應(yīng)用全新的辦公和管理模式，培訓(xùn)的重要不容忽視。與研發(fā)公司合作進(jìn)行培訓(xùn)或者由企業(yè)單獨(dú)進(jìn)行培訓(xùn)，提高職工對(duì)于這一模式的認(rèn)知度和認(rèn)可度是順利實(shí)施辦公系統(tǒng)的前提和關(guān)鍵。在培訓(xùn)進(jìn)行之后，另外需要重視的策略則是由點(diǎn)及面的推進(jìn)，這是由人們?cè)谡J(rèn)識(shí)和接觸新鮮事物時(shí)的特點(diǎn)所決定的。對(duì)于習(xí)慣了傳統(tǒng)辦公和管理方式的職工而言，要想讓辦公系統(tǒng)在他們心目中樹立權(quán)威地位，受到他們的歡迎和使用，就需要讓某一些部門進(jìn)行集中培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其成為最早應(yīng)用辦公系統(tǒng)的部門，從而通過榜樣作用和帶動(dòng)效應(yīng)，提升企業(yè)整體職工的認(rèn)可程度，為大面積的應(yīng)用和高效率的管理打下基礎(chǔ)
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