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實(shí)施OA辦公自動化過程中值得注意的問題
相信有很多人都不知道在OA辦公自動化過程中有很多值得注意的問題大家都不知道吧？接下來讓應(yīng)屆畢業(yè)生小編為大家整理出來：
1. 關(guān)注辦公自動化內(nèi)涵的變遷
辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。
辦公自動化由70年代未80年代初在我國的提出，到現(xiàn)在已有了近二十年發(fā)展歷史。由于辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化新產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，辦公自動化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。最早的辦公自動化指的是傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的使用。接著，辦公自動化指的是用電腦進(jìn)行文書存貯、排版、及輸出工作，用電腦進(jìn)行人事、財(cái)務(wù)等進(jìn)行管理。 現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)觀點(diǎn)認(rèn)為：辦公實(shí)際上是人與人、人與部門、部門之間信息的共享、交換、組織、分類、傳遞及處理，活動的協(xié)調(diào)，從而達(dá)到企業(yè)整體目標(biāo)的過程。
傳統(tǒng)的辦公自動化多是指字處理系統(tǒng)、輕印刷系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)信息的共享、交換、傳遞，無法實(shí)現(xiàn)單位、企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)，難以對非文本的如：聲頻、視頻、圖形、OLE對象、掃描圖象等多媒體信息、超文本信息進(jìn)行有效的處理。同時(shí)，傳統(tǒng)的電子郵件系統(tǒng)沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據(jù)不同的情況、不同的工作狀態(tài)采取不同的措施，更好的跟蹤事務(wù)的處理過程。因此，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)更著重于提供辦公信息的共享、交換、組織、傳遞、監(jiān)控功能，提供協(xié)同工作的環(huán)境。
從這個(gè)意義上說，現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)的作用相當(dāng)于動物或人類的神經(jīng)系統(tǒng)。目前成熟的基于客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的電子郵件系統(tǒng)和協(xié)作系統(tǒng)，較先進(jìn)的Intranet/Internet(WEB)方式的辦公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)，都是企業(yè)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的重要組成部分。 因此，我們在實(shí)施辦公自動化時(shí)，必須注意到辦公自動內(nèi)涵的發(fā)展變化，清楚認(rèn)識到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也將不同于今天的OA，要密切注意辦公自動化技術(shù)及產(chǎn)品發(fā)展的最新進(jìn)展。用這種觀點(diǎn)來制定辦公自動化的有關(guān)規(guī)劃，辦公自動化才能用最少的資金，取得最好的效果。
2. 辦公自動化應(yīng)用范圍的發(fā)展
一直以來，許多人對"辦公自動化"的理解有誤，認(rèn)為辦公自動化只是政府機(jī)關(guān)的事。實(shí)際上，在市場化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)面臨著激烈的競爭，企業(yè)成功與否最終取決于企業(yè)人員是否可以快速、有效地協(xié)調(diào)作業(yè)。而辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的重要部分，沒有一個(gè)快速反應(yīng)的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助，任何企業(yè)將難以獲得長期、穩(wěn)定、快速的發(fā)展。
隨著企業(yè)對"辦公自動化"理解的進(jìn)一步加深，越來越多的企業(yè)已經(jīng)把辦公自動化提到日程上來，很多企業(yè)都在不同的層次上實(shí)現(xiàn)了辦公自動化。事實(shí)上，有一些企業(yè)已成功地實(shí)施MRP或ERP系統(tǒng)，他們在生產(chǎn)、經(jīng)營數(shù)據(jù)的收集、分析、處理方面已實(shí)現(xiàn)了自動化。但是，一般的MRP或ERP系統(tǒng)并沒有在辦公、行政事務(wù)方面，提供計(jì)算機(jī)處理功能，這方面的工作，只能依舊利用手工進(jìn)行。不能全面實(shí)施辦公自動化，工作、生產(chǎn)效率難以得到進(jìn)一步提高。
因此，通過辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施，對于企業(yè)提高運(yùn)作效率與快速反應(yīng)能力，加強(qiáng)企業(yè)的制度化、規(guī)范化管理，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭能力具有重要的意義。
3. 辦公自動化對人員素質(zhì)的要求的變化
不同層次的辦公自動化系統(tǒng)對辦公人員的要求也不同。從前的辦公自動化是個(gè)體工作的自動化，不要求所有的辦公人員都要懂得辦公設(shè)備的使用，懂得電腦的操作，懂得電腦打字。這些工作，由秘書或文員來完成就可以了。那時(shí)，由于技術(shù)的原因，學(xué)會電腦的操作(如DOS、WPS)，學(xué)會漢字輸入，還真的要下點(diǎn)功夫，將許多人拒于辦公自動化大門之外。 現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將所有員工聯(lián)系起來，通過網(wǎng)絡(luò)來完成大部分的辦公工作，是全員的辦公自動化。這要求所有人員，上至領(lǐng)導(dǎo)，下至各級員工，都應(yīng)能使用電腦，否則，辦公自動化就無法進(jìn)行。
慶幸的是，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的功能越來越先進(jìn)，但使用起來卻越來越簡單。尤其是最先進(jìn)的WEB方式的辦公自動化系統(tǒng)，辦公人員只要能掌握簡單的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能應(yīng)付所有的計(jì)算機(jī)應(yīng)用了。也不需擔(dān)心漢字輸入的問題，準(zhǔn)確、快速的筆式、聲音、掃描錄入設(shè)備可幫上大忙。但是，容易學(xué)并不等于不用學(xué)，為了徹底保障辦公自動化的成功實(shí)施，一定要把對全體員工計(jì)算機(jī)相關(guān)培訓(xùn)的工作列入辦公自動化的實(shí)施計(jì)劃中。
4. 辦公自動化硬件發(fā)展
首先，象電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等，我們稱之為辦公設(shè)備，而不能稱之為辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)，包括硬件和軟件兩部分。辦公自動化硬件從橫向，分下列幾類：
<1>辦公信息的輸入、輸出設(shè)備：如打印機(jī)、掃描儀、麥克風(fēng)、音箱、手寫筆等;
<2>信息處理設(shè)備：指各種個(gè)人計(jì)算機(jī)、工作站或服務(wù)器等;
<3>信息復(fù)制設(shè)備：指復(fù)印機(jī)、磁盤、磁帶、光盤刻錄機(jī)等;
<4>信息傳輸設(shè)備：電話、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等;
<5>信息存儲設(shè)備：如硬盤、ZIP、光盤存貯系統(tǒng)等;
<6>其他輔助設(shè)備：交通工作、空調(diào)、UPS、碎紙機(jī)、傳呼設(shè)備等;
從縱向的發(fā)展來看，現(xiàn)在辦公自動化軟硬件的品種越來越多，功能越來越強(qiáng)，性能越來越先進(jìn)。為實(shí)現(xiàn)最終的無紙辦公，創(chuàng)造了必要的條件。另外，實(shí)施辦公自動化，不能脫離辦公自動化系統(tǒng)所依賴的環(huán)境，INTERNET、CHINANET、郵電通信網(wǎng)如DDN等的建設(shè)，都已為辦公自動化的發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)前所未有的條件，使網(wǎng)絡(luò)的、真正的辦公自動化成為可能。 我們要注意一個(gè)問題：許多廠商把自己生產(chǎn)的某種辦公自動化的硬件，稱為辦公自動化系統(tǒng)，會常使別人誤以為，整個(gè)辦公自動化就是這么多東西了。辦公自動化決不是各種辦公自動化設(shè)備的購置和使用，先進(jìn)的設(shè)備只是辦公自動化的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒有功能全面的辦公自動化軟件，最終也還是不能實(shí)施辦公自動化的。
5.辦公自動化軟件的發(fā)展
隨著新技術(shù)、新產(chǎn)品的出現(xiàn)，辦公自動化的軟件也隨之發(fā)展。我們可以將辦公自動化軟件分為工具及平臺軟件及系統(tǒng)級應(yīng)用軟件兩大類，其中OA工具及平臺軟件包括：WPS文字處理軟件、現(xiàn)在的Office97套裝軟件(含WORD、EXCEL、Powerpoing、Access、Outlook)、Lotus系統(tǒng)、WPS97、IBM的中文語音識別錄入軟件、OCR漢字識別軟件、手寫輸入系統(tǒng)、及MS Exchange的消息系統(tǒng)等。 同樣，有些廠商，把某些辦公自動化工具軟件稱為辦公自動化系統(tǒng)，這是不夠準(zhǔn)確的。這些軟件，作為辦公自動化應(yīng)用的平臺或工具，解決個(gè)體的辦公自動化是不成問題的，但要實(shí)現(xiàn)全員的信息的交流、交換，工作的協(xié)同，則還不夠。還需辦公自動化系統(tǒng)級應(yīng)用軟件。
從前，這種綜合、大型的辦公自動化軟件系統(tǒng)，沒有通用的產(chǎn)品，需要由辦公自動化方案提供商，在確定的平臺上，按用戶的具體情況度身開發(fā)。而現(xiàn)在，市面上已經(jīng)逐漸出現(xiàn)了通用的商品化辦公自動化軟件產(chǎn)品，用戶只需要購買回來就可以著手實(shí)施了。節(jié)省大量的時(shí)間及開發(fā)資金，并避免開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。
6. 辦公自動化軟件的層次及發(fā)展
辦公自動化系統(tǒng)可分為事務(wù)型、管理型和分析決策型三種不同的層次。
事務(wù)型的辦公自動化系統(tǒng)，支持一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)各辦公室的基本事務(wù)活動，主要功能包括信息的產(chǎn)生、收集、加工、存儲和查詢，如文字處理、文檔管理、電子報(bào)表、電子郵件、電子日程管理、文檔的整理、分類歸檔、檢索等。
管理型的辦公系統(tǒng)包含業(yè)務(wù)管理的那部分功能，是事務(wù)型辦公系統(tǒng)和支持職能管理活動的管理信息系統(tǒng)的結(jié)合。
決策型辦公系統(tǒng)包括決策支持功能，是在管理型辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上再加上決策支持系統(tǒng)而構(gòu)成，除具備前述的功能外，還具備對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的進(jìn)行分析、評測等決策支持的功能。
有些人認(rèn)為辦公自動化"遠(yuǎn)水解決不了近渴"，認(rèn)為辦公自動化"說起來重要，做起來次要"都是由于對辦公自動化的層次不理解所致。實(shí)際上，現(xiàn)在完全能做到事務(wù)性的業(yè)務(wù)工作自動化。對于大量的信息溝通交換及共享的需要來說，目前的辦公自動化技術(shù)或產(chǎn)品也已成熟，完全能夠滿足這方面的需要，只差我們進(jìn)一步的認(rèn)識與實(shí)施應(yīng)用了。管理信息系統(tǒng)與事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)的集成目前也不成問題。隨著數(shù)據(jù)倉庫及WEB技術(shù)的發(fā)展，分析決策型系統(tǒng)的實(shí)用化階段也將來臨。
另外，無論是哪種形式的辦公自動化系統(tǒng)，都應(yīng)包含辦公過程所必需的信息的溝通、交換、共享等基本功能，需要建設(shè)一個(gè)高可擴(kuò)充型、高可靠性、高性能的網(wǎng)絡(luò)通訊平臺。因此，實(shí)施辦公自動化，應(yīng)當(dāng)從建設(shè)一個(gè)高可擴(kuò)充性的通訊網(wǎng)絡(luò)平臺著手，從最基本的事務(wù)處理層應(yīng)用開始逐步實(shí)施。光有通訊網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，而沒有軟件應(yīng)用的配合，絕對是一種浪費(fèi)。實(shí)施辦公自動化有必要對其軟硬件進(jìn)行一個(gè)長期的規(guī)劃，逐步實(shí)施。
7. 辦公自動化成功實(shí)施因素的變化
最初的辦公自動化雖只是辦公自動化設(shè)備的使用，但它解決了人們辦公的許多大問題，效果明顯，而涉及、改動的東西少，容易被員工接受，除了資金的問題，談不上需要領(lǐng)導(dǎo)特別的重視�，F(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)，一方面，涉及面大，必須改變傳統(tǒng)的工作模式。另一方面，如果辦公自動化沒有真正全面實(shí)施的話，就不會見到進(jìn)一步的效果。這時(shí)候，辦公自動化能否成功地實(shí)施，就與領(lǐng)導(dǎo)的決心、重視程度以及全體人員的協(xié)作有極大的關(guān)系。
現(xiàn)代的辦公自動化，是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要上層領(lǐng)導(dǎo)的重視(不能光說，而是要能做到的重視)，需要在組織機(jī)構(gòu)上有所保證，需要落實(shí)所需的經(jīng)費(fèi)，需要進(jìn)行相關(guān)計(jì)劃的制訂和執(zhí)行。辦公自動化的層次越高，工作模式的改變越大，觸動的東西越多，越不容易實(shí)現(xiàn)，越需要領(lǐng)導(dǎo)在制度、人員等方面切實(shí)的支持。沒有這些保障，就有可能出現(xiàn)傳統(tǒng)的辦公方式與辦公自動化分離的現(xiàn)象，辦公自動化只能是一句空話。舉個(gè)例子：某實(shí)施辦公自動化項(xiàng)目的單位為配合OA的實(shí)施，制定了一系列的規(guī)章制度，例如《關(guān)于OA公文管理系統(tǒng)文件處理規(guī)定的實(shí)施細(xì)則》、《關(guān)于取消紙質(zhì)信息、部分紙質(zhì)文件和文件歸檔的通知》等文件，從管理方面進(jìn)一步有力推動了OA項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度。因此，現(xiàn)代的辦公自動化的實(shí)施，不管辦公自動化軟硬件有多好的，離開了領(lǐng)導(dǎo)的重視，就是空話一句。
8. 辦公自動化軟件開發(fā)技術(shù)的發(fā)展
我們說，好的辦公自動化軟件不一定是用最新的技術(shù)來制作的，但先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)一定會對我們更好地實(shí)現(xiàn)辦公自動化產(chǎn)生幫助，在這些技術(shù)里，尤其以平臺技術(shù)最為重要，下面我們將簡單介紹以下辦公自動化領(lǐng)域的平臺技術(shù)的發(fā)展歷史，相信會對我們了解并更好地實(shí)施辦公自動化項(xiàng)目有所幫助。
最早期的辦公自動化軟件主要都是完成文件的輸入及簡單的管理，這個(gè)時(shí)期的主要平臺是FoxPro、DBASE等數(shù)據(jù)庫，其優(yōu)點(diǎn)主要就是簡單，操作簡單，功能也簡單。缺點(diǎn)同樣也是簡單，由于平臺標(biāo)準(zhǔn)太簡單導(dǎo)致我們無法可靠地實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔的處理、聯(lián)機(jī)備份、全文檢索、容錯(cuò)技術(shù)、工作流這些重要的OA功能。這個(gè)時(shí)期主要的成就就是實(shí)現(xiàn)了文檔的共享及簡單的查詢功能。
隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，使我們的OA系統(tǒng)進(jìn)入了DBMS的階段。原來困擾我們的聯(lián)機(jī)備份、容錯(cuò)技術(shù)、聯(lián)機(jī)查詢等問題迎刃而解，但由于當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)庫還是集中式處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫，所以非結(jié)構(gòu)化文檔的處理、全文檢索、工作流等OA功能仍然無法很好地解決。這個(gè)時(shí)期主要的發(fā)展就是OA系統(tǒng)的功能和可靠性都有了很大的發(fā)展。
辦公自動化軟件真正成熟并得到廣泛應(yīng)用是在Lotus Notes 、Microsoft Exchange出現(xiàn)了以后，它提供的工作流平臺及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫的功能使我們可以很方便地實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔的處理、全文檢索、工作流這些重要的OA功能，OA應(yīng)用進(jìn)入了實(shí)用化的階段。
但隨著管理水平的提高，Internet技術(shù)的出現(xiàn)。單單實(shí)現(xiàn)文檔管理和流轉(zhuǎn)已經(jīng)不能滿足我們的要求，我們的領(lǐng)導(dǎo)和員工希望能夠獲取更廣泛的信息來源。 這個(gè)時(shí)候OA的重心開始由文檔的處理轉(zhuǎn)入了數(shù)據(jù)的分析，即我們所說的決策系統(tǒng)，同樣Lotus Notes作為一個(gè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫已經(jīng)越來不能滿足我們的需要，這時(shí)出現(xiàn)了以信息交換平臺和數(shù)據(jù)庫結(jié)合作為后臺，數(shù)據(jù)處理及分析程序作為中間層，WEB作為前臺(三層次結(jié)構(gòu))的全新OA模式，這種模式下，我們可以將OA系統(tǒng)納入由業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)構(gòu)成的單位整體系統(tǒng)內(nèi)，使我們可以通過OA系統(tǒng)看到、分析得到更全面的信息。我們會將大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，甚至是文檔數(shù)據(jù)放回?cái)?shù)據(jù)庫內(nèi)。隨著COM、OLE、WEB等技術(shù)的應(yīng)用，我們將可以通過各種不同的開發(fā)工具方便地獲取所需的信息。
9. WEB方式的辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
目前辦公自動化系統(tǒng)較成熟的模式是客戶/服務(wù)器方式，而新一代的辦公自動化系統(tǒng)則應(yīng)是Internet/Intranet方式(即B/S)，才更能適應(yīng)目前及未來的要求。
Internet/Intranet方式的辦公自動化系統(tǒng)是基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)，其運(yùn)作模式不同于C/S模式，它由客戶在客戶端工作站通過瀏覽器從服務(wù)器下載WEB方式的辦公自動化應(yīng)用程序后再動行。這種方式的系統(tǒng)具有下列的好處：
對客戶端機(jī)器的硬件要求較低，而且目前流行的瀏覽器支持各種操作系統(tǒng)，使用戶可以在保留原有的軟件和硬件的基礎(chǔ)上運(yùn)行新的應(yīng)用系統(tǒng)，保護(hù)現(xiàn)有投資�；赪EB的辦公自動化系統(tǒng)只需在服務(wù)器上作配置和維護(hù)，大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護(hù)和升級的難度和費(fèi)用，使辦公自動化更加容易實(shí)施。象其他基于WEB的應(yīng)用系統(tǒng)一樣，基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)也是通過瀏覽器這個(gè)簡單易用統(tǒng)一的界面來訪問的，其界面相當(dāng)友好，操作十分簡單，易學(xué)易用，用戶易于接受，從而節(jié)省用戶的培訓(xùn)時(shí)間和費(fèi)用。這對減少實(shí)施辦公自動化的阻力來說，有相當(dāng)重要的意義。系統(tǒng)安全、可靠、可擴(kuò)展。10. 辦公自動化軟件開發(fā)方法的變化
傳統(tǒng)的辦公自動化應(yīng)用軟件的開發(fā)方法是這樣的。如果某個(gè)用戶需要實(shí)施辦公自動化，那么他首先就必須經(jīng)過立項(xiàng)、調(diào)研、設(shè)計(jì)、開發(fā)、調(diào)試、試用、實(shí)施、維護(hù)，一個(gè)漫長的過程，當(dāng)然，最后還不一定都能成功。實(shí)際上，我們很少看見成功實(shí)施的案例，我們經(jīng)常聽到的，不是用戶抱怨開發(fā)商幾年都沒有開發(fā)出一套完善的系統(tǒng)，就是開發(fā)商抱怨用戶在開發(fā)前提不出明確需求，在開發(fā)途中頻頻改變需求。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的根本原因，在于目前開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)的指導(dǎo)思想及開發(fā)方法，都是傳統(tǒng)的方式，要求系統(tǒng)的需求在開發(fā)過程中以及開發(fā)后都要明確不變，否則就要進(jìn)行大量、繁重的的維護(hù)、修改工作。這些維護(hù)、修改工作，使辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)陷入"需求不斷變化，軟件不斷修改，周期不斷延長，效果難以預(yù)料"的"尷尬"局面。
傳統(tǒng)的思想指導(dǎo)下開發(fā)OA系統(tǒng)，要以用戶的需求明確不變?yōu)榍疤�，但在�?dāng)前機(jī)構(gòu)改革、管理不斷優(yōu)化的客觀條件下，幾乎沒有用戶能確保其對辦公的要求永遠(yuǎn)不變。因此，如果沒有一種新的開發(fā)方法，辦公自動化發(fā)展的緩慢進(jìn)程將永遠(yuǎn)得不到改進(jìn)。由于機(jī)構(gòu)不斷變化，管理流程不斷優(yōu)化，所以辦公自動化軟件必須能適應(yīng)這些經(jīng)常性的變化，而且這種適應(yīng)性的調(diào)整不能靠修改程序來進(jìn)行，必須將這種調(diào)整、適應(yīng)控制對交到用戶手中。
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