OA辦公系統(tǒng)提升工作效率

時間：2024-08-05 19:34:49 辦公自動化我要投稿

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OA辦公系統(tǒng)提升工作效率

　　你可知道在提升工作效率方面OA系統(tǒng)究竟發(fā)揮了多大的功能?下面YJBYS小編來為你解答疑惑。

　　1、當初為什么要使用OA系統(tǒng)?

　　初衷是提升效率，當然現(xiàn)在OA的功能更加多元化。從2008年，公司開始調整戰(zhàn)略，人員數(shù)量進入一個前所未有的高速增長期。在2006年底，工程服務類人員還不到30人;而2008年中期，人員數(shù)量已突破150人。那么，如果仍采用傳統(tǒng)的人工后臺支撐的管理方法，對于后端的管理(人員管理、項目成本核算，人員借款和報銷管理)將承受著巨大的處理壓力。后來，通過相關的調研，公司領導在2008年即同意立項開始OA開發(fā)，并且第一個開發(fā)的業(yè)務模塊就是費用借款及報銷。

　　沒有OA系統(tǒng)前，當員工需要出差借款及報銷時，只能通過寫郵件向部門領導發(fā)起申請，各級領導郵件回復同意后，將郵件抄送財務部。完成郵件審批后，員工再前往財務部填報和簽署借款單，并在財務完成手工記賬后，最后領取現(xiàn)金或由出納通過網(wǎng)銀支付。而當出差完成，進行報銷的時候，也需遵循同樣的流程：員工填報Excel版的出差費用表，經(jīng)部門領導審批后，提交財務部處理。財務部再根據(jù)員工欠款及報銷情況，手動進行抵沖借款或直接報銷。如此下來，整個過程不但繁瑣，而且容易出錯。

　　2、OA系統(tǒng)對提升效率有哪些好處?

　　上述已經(jīng)說明了簡化流程節(jié)約時間的好處，還有就是實現(xiàn)流程的固化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸集，形成各類型的統(tǒng)計報表，以及進行自動預警等。這樣能將后臺人員、管理人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計中解脫出來，將精力更集中于對具體事情的處理和優(yōu)化上，這樣也從另一層面看，減少了管理成本，提升了管理效率。

　　3、OA系統(tǒng)為什么是自主研發(fā)，而非直接購買?

　　因為世紀鼎利本身屬于一個研發(fā)型的公司，而且當時外部可選的OA系統(tǒng)并不多，所以公司決定自己開發(fā)。當時開發(fā)的初衷，也就是為了解決最迫切的員工借款、報銷問題，以及基本的請休假、公告等功能。可是，隨著公司的壯大發(fā)展，各類業(yè)務操作也亟待通過IT化來實現(xiàn)流程固化及效率提升，于是，HR(人力資源類)、ERP(供應鏈類)、PMS(合同及項目類)等各類系統(tǒng)被逐個開發(fā)出來。

　　同時，OA系統(tǒng)對于效率的提升是顯而易見的，比如借款、報銷，2008年時，服務部做過一個測算：對應前方30個服務人員，后方得配備1個專職后臺處理人員。那么按2008年150個前方人員計，則后臺得配置5人;而到現(xiàn)在，服務部人員近1500人，而只與費用類相關后臺端人員，還不到5人。

　　此外，因公司的信息化系統(tǒng)，一直都是使用自行開發(fā)的方式，所以在功能設計上，可以完全做到“私人訂制”。以項目系統(tǒng)為例：目前項目系統(tǒng)除遵循PMP體系及微軟Project的相關標準外，還能結合鼎利一直以來的項目管理特色(如員工日志管理、項目周報等)，以及與各類型費用、支付系統(tǒng)進行對接，以實現(xiàn)信息的高度整合。

　　4、未來OA系統(tǒng)的發(fā)展趨勢是什么?

　　其實目前世紀鼎利的OA系統(tǒng)已不再是一個單純的OA系統(tǒng)，現(xiàn)在已經(jīng)轉變成一個由多元化系統(tǒng)整合而成的大型信息化系統(tǒng)。而對于未來，仍將有著較多方面需要提升及優(yōu)化：

　　1)實現(xiàn)集團化體系及管控，因公司目前旗下已由多板塊、多個子公司組成，不同的板塊、公司下，對于權限及功能均有不同的需求。

　　2)打通原來各模塊間的“斷頭路”，實現(xiàn)各模塊間的數(shù)據(jù)聯(lián)通。

　　3)基于BI，實現(xiàn)流程、業(yè)績結果的呈現(xiàn)，將純人工統(tǒng)計的操作實現(xiàn)IT化;并實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)自動化預警。

　　4)逐步增加手機端的應用，以實現(xiàn)移動辦公。

　　5)數(shù)據(jù)運算及存儲逐步實現(xiàn)向云端轉化。

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