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企業(yè)集團(tuán)檔案管理資料分析
近年來(lái)，企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作迅速發(fā)展，但有的仍明顯滯后于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。下面是小編為大家分享企業(yè)集團(tuán)檔案管理資料分析，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、企業(yè)集團(tuán)
企業(yè)集團(tuán)是一種特殊的企業(yè)組織形式，通常是由若干個(gè)大中型企業(yè)以資金聯(lián)結(jié)為主的多種聯(lián)結(jié)紐帶構(gòu)成的多層次的企業(yè)集合聯(lián)合體。我國(guó)大型企業(yè)集團(tuán)公司基本是國(guó)有大型企業(yè)經(jīng)過(guò)二十多年體制改革發(fā)展而來(lái)的。如果不考慮統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)實(shí)中的企業(yè)集團(tuán)既有國(guó)有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)又有鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，既有三資企業(yè)又有股份制企業(yè)。
二、企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作特點(diǎn)
1.檔案材料門(mén)類(lèi)繁多、內(nèi)容豐富，檔案管理任務(wù)繁重。與單個(gè)企業(yè)不同，企業(yè)集團(tuán)除單純的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理外，還具有資本運(yùn)作、國(guó)外市場(chǎng)開(kāi)拓、技術(shù)合作等功能，檔案種類(lèi)和內(nèi)容更加豐富。
2.檔案管理工作具有層控性、外向性和復(fù)雜性。企業(yè)集團(tuán)內(nèi)含若干企業(yè)法人，檔案的管理和利用不僅要針對(duì)集團(tuán)本部，還包括各成員單位。
3.檔案管理工作多具有分散性和不均衡性。這主要源于企業(yè)集團(tuán)的規(guī)模通常比較大，駐地比較分散，成員企業(yè)眾多且檔案工作水平各異。
三、企業(yè)集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀
近年來(lái)，企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作迅速發(fā)展，但有的仍明顯滯后于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。目前，企業(yè)集團(tuán)的檔案管理大體呈現(xiàn)如下?tīng)顩r：
宏觀上講，各企業(yè)集團(tuán)檔案管理方式不盡相同，管理水平和理想度參差不齊。一些由過(guò)去的國(guó)有企業(yè)組成的企業(yè)集團(tuán)檔案工作比較好，有專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)和專(zhuān)職檔案人員;另一些通過(guò)兼并、收購(gòu)的所屬企業(yè)檔案工作則開(kāi)展得不夠好;而一些新成立的企業(yè)集團(tuán)，特別是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、三資企業(yè)集團(tuán)的檔案工作則相對(duì)比較差，沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案分散在各部門(mén)和人員手中，案卷質(zhì)量差，不便于檔案的保管和利用。
就單個(gè)企業(yè)集團(tuán)而言，其內(nèi)部的檔案管理也明顯表現(xiàn)出很強(qiáng)的不均衡性。檔案管理的工作任務(wù)、內(nèi)容范圍、標(biāo)準(zhǔn)和模式普遍沿襲原國(guó)有大型企業(yè)所形成的模式，檔案管理體制、模式陳舊，仍把對(duì)本單位所形成的檔案的收集、管理和借閱作為最主要、最基本的任務(wù)來(lái)完成。
四、企業(yè)集團(tuán)檔案管理模式分析
(一)企業(yè)集團(tuán)檔案管理模式的現(xiàn)狀
1.集中管理模式。這是一種類(lèi)似于企業(yè)檔案館的模式。集團(tuán)把各廠、公司的全部檔案集中起來(lái)，在集團(tuán)本部建立檔案館或檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理。
2.分散管理模式。企業(yè)集團(tuán)所屬的各廠、公司分別建立檔案室，保管本單位形成的檔案。這種做法的前提是集團(tuán)下屬的各子公司具有獨(dú)立法人資格，經(jīng)濟(jì)獨(dú)立核算，同時(shí)集團(tuán)規(guī)模較大，駐地比較分散。
3.逐級(jí)管理模式。這種模式主要存在于由于企業(yè)的兼并、轉(zhuǎn)讓重組后形成的大型企業(yè)集團(tuán)。在企業(yè)兼并、轉(zhuǎn)讓時(shí)將原有的企業(yè)檔案作為資產(chǎn)移交給了集團(tuán)總部，同時(shí)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、科研、設(shè)備維修的需要，將部分科技檔案留在原企業(yè)保存，實(shí)行逐級(jí)管理。
4.混合管理模式。類(lèi)似于逐級(jí)管理模式，不單獨(dú)采用集中或分散的管理，而是兩者兼有、混合使用。在企業(yè)總部設(shè)置集團(tuán)總的檔案管理部門(mén)，著重管理企業(yè)核心層、緊密層和涉及整個(gè)集團(tuán)利益的重要檔案。而對(duì)于因駐地原因或是涉及子公司需頻繁使用的檔案，下屬公司可設(shè)專(zhuān)門(mén)檔案機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行管理，這種混合管理的模式不失為一種靈活處理、因地制宜的做法。
5.控股集團(tuán)公司型管理模式。此種模式主要針對(duì)股份制的企業(yè)集團(tuán)而言，由控股最多的子公司負(fù)責(zé)管理整個(gè)企業(yè)的檔案管理工作，從某種意義上說(shuō)也是一種集中管理模式，但同在集團(tuán)總部建立檔案管理部門(mén)還是有一定區(qū)別的。
6.圖、情、檔一體化管理模式。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)要謀求自身的發(fā)展，必須快速和準(zhǔn)確地把握各種信息資源，把檔案作為一種重要資源納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略規(guī)劃中，有利于整合資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而幫助企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。
(二)企業(yè)集團(tuán)檔案管理模式的設(shè)想
對(duì)于上述六種現(xiàn)有的檔案管理模式，筆者認(rèn)為集中管理模式和控股集團(tuán)公司型管理模式在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部跨行業(yè)、跨地區(qū)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)格局下，顯得僵化呆板，甚至限制了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展;分散管理很難適應(yīng)企業(yè)繼續(xù)發(fā)展的需要，發(fā)揮不了企業(yè)檔案的整體優(yōu)勢(shì)功能，制約了各種檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)利用;逐級(jí)管理模式和混合管理模式在一定程度上克服了集中和分散各自可能出現(xiàn)的極端，但問(wèn)題在于一定要處理好這個(gè)度，正確區(qū)分由集團(tuán)總部保存的檔案和由各子公司各自保存的檔案，并保證兩者之間溝通交流渠道的暢通;而圖、情、檔一體化管理模式則是一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，其關(guān)鍵就是探討更合理、更有效的實(shí)現(xiàn)形式。
其實(shí)，探討企業(yè)集團(tuán)的檔案管理模式就是要解決兩個(gè)問(wèn)題。一是集中與分散的問(wèn)題;二是劃分與合并的問(wèn)題，即對(duì)檔案信息是單獨(dú)管理還是與其它信息合并管理。筆者認(rèn)為可從以下幾方面進(jìn)行思考：
1.無(wú)論采用何種檔案管理模式都要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，適應(yīng)企業(yè)管理的模式，符合檔案發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要。
2.應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，即由集團(tuán)公司檔案部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)公司和集團(tuán)各成員單位的檔案管理工作，依法進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各成員單位在集團(tuán)公司檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案管理。這種以集團(tuán)公司檔案部門(mén)為核心，以各成員單位檔案部門(mén)為基礎(chǔ)的管理方式，既能有效發(fā)揮各成員單位熟悉本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況的優(yōu)越性，更好地進(jìn)行檔案的收集、整理、保管和利用，又能發(fā)揮集團(tuán)公司整合資源的整體優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行有效的資源開(kāi)發(fā)，維護(hù)檔案的完整與安全。這里有必要注意的一點(diǎn)是企業(yè)集團(tuán)中檔案管理部門(mén)管理職能的變化問(wèn)題。企業(yè)集團(tuán)的建立，打破了企業(yè)單一的組織結(jié)構(gòu)形式，集團(tuán)公司和所屬成員都是獨(dú)立的法人，這就使得集團(tuán)公司檔案管理部門(mén)由原來(lái)進(jìn)行單個(gè)企業(yè)的檔案管理，轉(zhuǎn)為一個(gè)具有一定檔案行政管理職能的部門(mén)，進(jìn)行多法人企業(yè)的檔案管理。
3.在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置上，集團(tuán)公司可建立集團(tuán)檔案館或集團(tuán)檔案信息中心，由集團(tuán)一把手直接領(lǐng)導(dǎo)。集團(tuán)下屬各成員單位，規(guī)模大有需要的可設(shè)相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，若無(wú)保管條件的也可移交或委托集團(tuán)公司檔案部門(mén)進(jìn)行集中管理。各檔案機(jī)構(gòu)對(duì)其所管理檔案的范圍一定要明確，對(duì)象一定要清晰。
4.在檔案實(shí)體管理方面，可采取集中與分散相結(jié)合的管理模式，即混合管理的模式。
5.在信息組織的方式上，可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建立一種集檔案、資料、圖書(shū)、情報(bào)等多種信息于一體的綜合管理模式——檔案信息中心或集團(tuán)信息中心。除負(fù)責(zé)包括檔案在內(nèi)的各種信息的收集、整理、保管、提供利用外，還要對(duì)各種信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和資源共享，形成集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。
五、企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作面臨的困難及對(duì)策
企業(yè)集團(tuán)是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度的大背景下，以企業(yè)改制為契機(jī)，通過(guò)兼并、重組、控股、參股等多種形式建立起來(lái)的，是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種新的經(jīng)濟(jì)組織形式，因而面臨很多新問(wèn)題，需要不斷發(fā)展和完善。
(一)企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作面臨的主要困難
1.不同子公司檔案管理模式、水平等差距很大，制約了整個(gè)集團(tuán)檔案管理工作的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。
2.檔案數(shù)量大、內(nèi)容豐富，隨著企業(yè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展涉及許多新的領(lǐng)域，往往跨專(zhuān)業(yè)。
3.檔案形成地分散，管理難度大。
4.檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。
(二)企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的對(duì)策
1.加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作。
2.堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，賦予集團(tuán)檔案管理機(jī)構(gòu)全面履行監(jiān)督、指導(dǎo)和收集、保管、利用檔案的雙重職能。
3.努力提高檔案工作人員的素質(zhì)。
4.進(jìn)行制度建設(shè)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡早實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的制度化、規(guī)范化。
5.積極探索適合本單位檔案管理的模式、方法等。
六、企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)
1.規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的趨勢(shì)。其一，要制定集團(tuán)統(tǒng)一的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案工作者認(rèn)真履行職責(zé);其二，多開(kāi)展培訓(xùn)、講座類(lèi)的活動(dòng)，提高檔案工作者的素質(zhì);其三，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具，促進(jìn)集團(tuán)檔案工作的發(fā)展;其四，積極探討適合本集團(tuán)的檔案管理工作的模式、制度、方法等。
2.網(wǎng)絡(luò)化管理趨勢(shì)。這里的“網(wǎng)絡(luò)化”可作兩種理解。一是集團(tuán)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的布局。
企業(yè)應(yīng)重視檔案管理，在制度、機(jī)構(gòu)、人員等各方面給予完善，在企業(yè)內(nèi)部自上而下建立起網(wǎng)絡(luò)化的管理結(jié)構(gòu)。二是充分利用現(xiàn)代化的管理方式和手段，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，不僅能提高效率，降低成本，節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，而且非常適合企業(yè)集團(tuán)自身跨行業(yè)、跨地域及其檔案管理工作分散、量大等特點(diǎn)。
3.多種信息資源一體化管理趨勢(shì)。企業(yè)發(fā)展處在一個(gè)復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和信息環(huán)境之中，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地把握各種信息資源并快速做出反應(yīng)是企業(yè)贏得競(jìng)爭(zhēng)的一大法寶。把檔案作為一種信息資源納入企業(yè)全部戰(zhàn)略資源之中進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)配，有利于整合資源優(yōu)勢(shì)，最快地輸出決策輔助信息，進(jìn)而幫助企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中獲取優(yōu)勢(shì)。
4.利用導(dǎo)向管理趨勢(shì)。企業(yè)檔案管理工作的最終目的就是提供各類(lèi)檔案信息，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。要改變被動(dòng)服務(wù)的局面，主動(dòng)開(kāi)展多種形式的服務(wù)工作。
5.復(fù)合外向型的管理趨勢(shì)。這是相對(duì)于以往企業(yè)單一的組織結(jié)構(gòu)形式所對(duì)應(yīng)的單一內(nèi)向型的檔案管理而言的。對(duì)內(nèi)企業(yè)集團(tuán)含若干獨(dú)立的企業(yè)法人，對(duì)外企業(yè)更要與形形色色的組織打交道，必然形成各種門(mén)類(lèi)的檔案，其檔案管理工作十分繁重，不僅包括收集、整理等事務(wù)性工作，還負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督的職責(zé)。檔案管理將由傳統(tǒng)封閉式的、孤立的、單純的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N復(fù)合外向型的方式。
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