民營(yíng)企業(yè)如何構(gòu)建行政管理體系
民營(yíng)企業(yè)是拉動(dòng)中國(guó)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的重要力量和生力軍，在推動(dòng)市場(chǎng)化、增加社會(huì)就業(yè)、參與技術(shù)創(chuàng)新、創(chuàng)造并引領(lǐng)消費(fèi)方面，表現(xiàn)出了強(qiáng)大的能力。然而在行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、行政部門自我定位、行政部門的管理模式上還存在突出的問題。下面是yjbys小編為大家?guī)淼年P(guān)于民營(yíng)企業(yè)如何構(gòu)建行政管理體系的知識(shí)，歡迎閱讀。
我國(guó)民營(yíng)企業(yè)在行政部門的管理模式上存在突出問題
從現(xiàn)有民營(yíng)企業(yè)行政管理部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置來看，一是一部分民營(yíng)企業(yè)老板喜歡聘請(qǐng)從政府機(jī)構(gòu)退下來的人員掌管行政或一些務(wù)虛部門，聘請(qǐng)他們處理企業(yè)對(duì)外對(duì)內(nèi)關(guān)系，并期待他們?cè)诖朔矫嬗谐雎殬I(yè)經(jīng)理人的卓越表現(xiàn)。二是在部門及職能劃分上一般有兩種不同的做法，一種是讓行政管理部門成為第一大部，另一種選擇將行政(主管后勤、辦會(huì))和辦公室(辦文、綜合辦事、政策分析、規(guī)劃發(fā)展等)的職能進(jìn)行拆分，但無論如何進(jìn)行拆分，其綜合職能和地位都是首要的。三是很大部分民營(yíng)企業(yè)生搬現(xiàn)行政府體制的辦文、辦會(huì)、辦事規(guī)則，如沿用政府機(jī)構(gòu)的公文處理系統(tǒng)，紅頭文件、通知、紀(jì)要等使用與政府部門類似的規(guī)范格式，在會(huì)議組織形式和內(nèi)容方面借鑒政府部門的方式，但花費(fèi)大量的時(shí)間和精力開會(huì)，卻大多是光開會(huì)不解決問題。
從現(xiàn)有民營(yíng)企業(yè)行政管理部門的自我定位來看，自我定位本來應(yīng)該是通過對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的內(nèi)部事務(wù)和活動(dòng)進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織效能和管理效率提升的目的。然而，在實(shí)際工作中，無論是對(duì)企業(yè)行政管理部門負(fù)責(zé)人，還是對(duì)企業(yè)管理者，屢次提到的關(guān)鍵詞卻是“服務(wù)”。很多行政管理者擁有自己的“服務(wù)圣經(jīng)”，即優(yōu)先服務(wù)一把手，其次服務(wù)客戶，再次服務(wù)其他領(lǐng)導(dǎo)。能夠?yàn)槠髽I(yè)高層管理者和外部賓客提供細(xì)致、周全的會(huì)議和后勤服務(wù)，輔以圓融地開展部分事務(wù)性、協(xié)調(diào)性工作的行政管理部門及其負(fù)責(zé)人，通常會(huì)被企業(yè)管理者認(rèn)為是合格的，在360度績(jī)效考核中也會(huì)得到一個(gè)中間甚至偏上位置的分?jǐn)?shù)。對(duì)于一個(gè)需要追求組織更高效率的企業(yè)來說，行政管理部門這樣的角色定位，很難說是準(zhǔn)確而經(jīng)濟(jì)的。
企業(yè)行政管理部門是企業(yè)管理費(fèi)用的主要產(chǎn)生部門，民營(yíng)企業(yè)中經(jīng)行政管理部門列支的各項(xiàng)業(yè)務(wù)招待、會(huì)議支出、后勤費(fèi)用支出、福利經(jīng)費(fèi)等行政開支，就占到企業(yè)管理費(fèi)用的很大一部分;而行政部門又因?yàn)椴恢苯赢a(chǎn)生或帶來經(jīng)濟(jì)效益，相反卻消耗掉企業(yè)大量的人力、財(cái)力資源，受到其他部門的詬病。相較于行政管理中的計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等職能，服務(wù)僅僅體現(xiàn)了自身的協(xié)調(diào)和組織職能，而真正能夠通過科學(xué)管理產(chǎn)生組織效益提升的計(jì)劃、控制和監(jiān)督職能基本缺失。
從現(xiàn)有民營(yíng)企業(yè)行政管理部門的管理模式來看，其內(nèi)涵一般包括三個(gè)部分
從理念上來看，大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)的`行政管理被企業(yè)負(fù)責(zé)人當(dāng)作是一種事無巨細(xì)的行為管理，很少要求(或不寄希望)行政管理部門能夠?yàn)槠髽I(yè)負(fù)責(zé)人的經(jīng)營(yíng)決策提供輔助、支持、咨詢和參考作用。
從結(jié)構(gòu)上來看，傳統(tǒng)實(shí)行所謂集團(tuán)化管理的民營(yíng)企業(yè)，其行政管理機(jī)構(gòu)大多采用金字塔型的組織結(jié)構(gòu)，由部門負(fù)責(zé)人管理行政會(huì)務(wù)(會(huì)務(wù)、前臺(tái))、綜合文秘(文字秘書、領(lǐng)導(dǎo)秘書)、行政內(nèi)勤(車輛、檔案、食堂等)等幾個(gè)科室，通過具體科室團(tuán)隊(duì)實(shí)行對(duì)“辦文、辦會(huì)、辦事”基本職能的履行。
從方法上來看，因傳統(tǒng)思想認(rèn)為行政管理是一項(xiàng)執(zhí)行性和綜合性很高的工作，其管理成效很大程度上取決于管理人員的性格、才能、閱歷和綜合素質(zhì)，故企業(yè)十分重視選拔一位成熟、老練、四平八穩(wěn)、圓融通達(dá)的部門負(fù)責(zé)人，即便這名負(fù)責(zé)人不具備政府或事業(yè)單位從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，但如果能有成熟穩(wěn)重或圓融老練的性格特征，也是很重要的加分項(xiàng)，因?yàn)檫@種性格的人更容易同領(lǐng)導(dǎo)、客戶、平行部門和下屬部門建立信任關(guān)系。
構(gòu)建創(chuàng)新型民營(yíng)企業(yè)行政管理體系要樹立四種意識(shí)
一是“效益意識(shí)”。效益是民營(yíng)企業(yè)的生命，“效益意識(shí)”應(yīng)該成為行政管理工作的生命。行政計(jì)劃、行政組織、行政控制、行政協(xié)調(diào)和監(jiān)督，是行政管理行為的應(yīng)有內(nèi)涵，是追求效益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具體到實(shí)際工作中，要對(duì)行政管理支出的各種費(fèi)用進(jìn)行科學(xué)分析，將效益意識(shí)貫穿到行政計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等全部環(huán)節(jié)。如一般民營(yíng)企業(yè)的行政采購費(fèi)用由行政管理部門發(fā)起采購申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，中間的優(yōu)化分析、監(jiān)督環(huán)節(jié)容易缺失，也容易成為企業(yè)內(nèi)部貪腐的源頭。而如果從效益意識(shí)出發(fā)，行政采購的一大部分可以使用公共平臺(tái)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)降低采購成本、透明采購、降低庫存等效果，對(duì)行政采購效率的提升幫助甚大。
二是“制度意識(shí)”。民營(yíng)企業(yè)行政管理者雖然非常需要考慮企業(yè)管理者個(gè)人的意志，并以此調(diào)整行政管理工作的重點(diǎn)和目標(biāo)，但面對(duì)企業(yè)存在的“家長(zhǎng)制”、“一言堂”等現(xiàn)象時(shí)，仍需全盤考慮，建立行政管理的長(zhǎng)效監(jiān)督和制約機(jī)制。沒有制度意識(shí)，僅靠人治意識(shí)，完全看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事，只會(huì)損害企業(yè)內(nèi)部員工的積極性，極大地降低企業(yè)行政的效率和活力，從而影響企業(yè)的正常、健康、有序發(fā)展。只有制度建設(shè)才能夠持久地正本清源，成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)文化的重要基石。所以，行政管理要強(qiáng)化制度管理對(duì)于企業(yè)規(guī)范化管理的重要性，要樹立“正”的意識(shí)，而不是在企業(yè)內(nèi)部深化和強(qiáng)化“官僚意志”、繁文縟節(jié)和文山會(huì)海。
三是“全局意識(shí)”。民營(yíng)企業(yè)的行政管理部門作為窗口部門，有更多的機(jī)會(huì)直接面向客戶、面向領(lǐng)導(dǎo)、面向全體員工;同時(shí)，作為綜合行政部門，還經(jīng)常承擔(dān)黨支部、工會(huì)等工作，因此，部門負(fù)責(zé)人要從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的全局考慮，確保行政機(jī)構(gòu)的各個(gè)管理環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)靈敏，從而降低整個(gè)企業(yè)的行政協(xié)調(diào)和溝通成本，更高水平地為經(jīng)營(yíng)服務(wù)。比如，行政管理部門有更多機(jī)會(huì)接觸到企業(yè)負(fù)責(zé)人，也相對(duì)更了解管理團(tuán)隊(duì)的經(jīng)營(yíng)理念和目標(biāo)決策，所以行政管理要在深刻認(rèn)識(shí)企業(yè)全局的基礎(chǔ)上，更加集約、合理地安排需要直接面向其他部門的會(huì)議、接待、溝通協(xié)調(diào)工作，更加準(zhǔn)確地為內(nèi)外宣傳、企業(yè)文化的建設(shè)出謀劃策，體現(xiàn)行政管理的深層次價(jià)值。
四是“人才意識(shí)”。民營(yíng)企業(yè)的行政管理者，乃至民營(yíng)企業(yè)負(fù)責(zé)人，很容易認(rèn)為行政管理重在事務(wù)執(zhí)行、重在溝通協(xié)調(diào)，不需要專業(yè)化管理人才，所以在很多企業(yè)的行政人員招聘中，人員素質(zhì)同崗位的匹配注重實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，而非管理才能和綜合素質(zhì)，在實(shí)際管理中也不重視本部門內(nèi)部的兼崗鍛煉和交流，使得會(huì)務(wù)人員無法承擔(dān)綜合文秘的部分職責(zé)，綜合文秘又不能有效承擔(dān)和完全了解后勤管理的精髓，造成行政人員的可輪崗程度較低，在部門設(shè)置上大而全之，使行政管理部門在成為第一大部的同時(shí)，也為企業(yè)帶來更多的人員成本。所以，行政管理者要建立“精簡(jiǎn)全面”的人才意識(shí)，創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓內(nèi)部人員充分流動(dòng)、成為全面手，在外部招聘中重視人員的綜合素質(zhì)，在行政事務(wù)處理中滲透科學(xué)管理意識(shí)，有意識(shí)地將自己的部門打造成本企業(yè)各方面人才(如市場(chǎng)營(yíng)銷、企宣等)的輸送和培養(yǎng)部門，也為自己突破瓶頸、職位晉升提供更多的空間和可能。
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