《證件管理制度》

　　在學習、工作、生活中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家整理的《證件管理制度》，歡迎大家分享。

　　一、職責

　　（一）公司各部門、員工均有保護證件的責任和義務。

　�。ǘ�）公司辦公室、財務部負責證件的整理、保管、備案、登記、建立到期預警機制、協(xié)助年審變更等，確保證件的持續(xù)有效、安全和方便利用。

　�。ㄈ�）證件相應單位、部門負責證件的辦理、復審、年審、變更工作并承擔相應費用。

　　二、管理流程

　　（一）整理辦法

　　1、財務部、辦公室統(tǒng)一對公司證件進行收集保管，原件放財務部，辦公室留存復印件。各單位在取得證件后2個工作日內與財務部辦理完證件交接手續(xù)。移交的證件必須是有效的，無污損、無殘缺。

　　2、根據證件類型、有效期、年審期分類歸檔整理。

　　（二）借用程序

　　員工不得隨意外帶公司重要證件的原件，因工作需要必須借用證件原件的，應填寫《證書原件借用申請單》經財務總監(jiān)和公司領導簽批同意后方可借用，并在承諾歸還日期內歸還；到期不能歸還的，需重新續(xù)簽《證件原件借用申請單》。外單位須經董事長簽批后借用。經辦人對所借用證件原件必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。如有違反給予相應處罰并賠償給公司造成的`一切損失。

　　（三）被借用的證件原件由財務部、復印件由辦公室進行登記，注明借用人、借用證件的名稱、原因、借用時間、借用期限。

　　若證件需在外長期使用，須經總經理、董事長簽批并到辦公室備案后由使用單位專人保管，并由辦公室留存證件掃描備案。

　　（四）檔案備份及預警制度

　　1、公司所有有效值證件必須掃描備份，利用電腦進行數(shù)字化處理和保存。

　　2、財務部、辦公室會同使用部門進行證件預警工作，在證書年檢、換證、變更時間前60天書面通知相關單位，并每周進行調度，直至證件變更完成。各單位積極做好證書的年檢、換證、變更工作，確保證件的有效性。

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