公司公文管理制度

時間：2024-10-27 14:37:47 制度我要投稿

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公司公文管理制度

　　在快速變化和不斷變革的今天，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預(yù)計目標(biāo)。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編整理的公司公文管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

公司公文管理制度

公司公文管理制度1

　　第一條發(fā)文

　　1、公司各部門擬發(fā)稿（文）件，均須填制文件簽發(fā)單，報總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制，及時準(zhǔn)確按要求發(fā)送至相關(guān)單位、部門，并認真作好文件簽收工作。

　　3、外送文件，經(jīng)辦人須用公司標(biāo)準(zhǔn)信封封存，并送（郵）至相關(guān)單位或上級部門，力求準(zhǔn)確、無誤。

　　第二條打印

　　1、公司公文的打印工作由人事行政部負責(zé)。

　　2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料，均由部門專人（文員）負責(zé)。

　　3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門（人員）負責(zé)。

　　4、公司各類公文、文件、通知，人事行政部須分類存檔一份。

　　第三條收文

　　1、凡外來文件或參會人員帶回的.會議文件，任何部門或個人收到后均應(yīng)及時交至人事行政部，不得無故截留文件。

　　2、人事行政部收文后應(yīng)及時作好收文登記工作，并根據(jù)文件精神或要求，認真填寫公文處理傳閱單，經(jīng)人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關(guān)部門負責(zé)人處予以辦理。

　　第四條傳閱

　　1、人事行政部須及時準(zhǔn)確地將傳閱文件按文件處理要求送相關(guān)部門負責(zé)人處。

　　2、人事行政部在規(guī)定時間內(nèi)應(yīng)及時收回傳閱文件，不得有漏、損、銷情況發(fā)生。

　　3、文件閱示人須認真閱文，并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關(guān)人員執(zhí)行文件所要求事項，并在文件傳閱單上簽閱意見。

　　4、人事行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱意見及文件精神，對執(zhí)行未果的部門應(yīng)督辦，直至將公司領(lǐng)導(dǎo)意見及指示落到實處，并將執(zhí)行情況報公司領(lǐng)導(dǎo)。

公司公文管理制度2

　　1.為使公司(以下簡稱公司)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效益和辦理公文質(zhì)量，結(jié)合公司實際，特制訂本管理規(guī)定。

　　2適用范圍本規(guī)定適用于公司機關(guān)、分子公司及各單位。

　　3規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。《國家行政機關(guān)公文格式》

　　《集團公司機關(guān)公文處理辦法》

　　《集團公司公文管理辦法》

　　4職責(zé)

　　4.1經(jīng)理(黨委)辦公室負責(zé)公司機關(guān)部門公文管理和對分子公司公文的管理、檢查、指導(dǎo)工作。

　　4.2各分子公司辦公室或相關(guān)部門負責(zé)本單位公文管理工作。

　　4.3公司主要領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)公文的審閱簽發(fā)工作。

　　4.4行文部門負責(zé)公文的擬辦和發(fā)文手續(xù)辦理工作。

　　4.5公司檔案室負責(zé)公文的歸檔指導(dǎo)工作;按歸檔范圍，督促檢查、指導(dǎo)工作。

　　5活動描述

　　5.1管理原則

　　5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達、貫徹、落實黨和國家的路線、方針、政策，請示和報告問題，批復(fù)和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。

　　5.1.2公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公司經(jīng)理(黨委)辦公室是公文處理的管理部門，負責(zé)公司的公文處理工作，并負責(zé)指導(dǎo)公司分子公司和機關(guān)部室公文處理工作。

　　5.1.3公文處理必須堅持實事求是、精簡高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時、安全，統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、催辦、用印、審核、立卷、歸檔和銷毀。

　　5.1.4公文處理必須嚴格執(zhí)行國家和企業(yè)有關(guān)保密法規(guī)，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密安全。

　　5.2管理內(nèi)容

　　5.2.1公文種類

　　5.2.1.1通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的'公文，批轉(zhuǎn)下級單位公文;傳達要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項;任免和聘用人員。

　　5.2.1.2通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

　　5.2.1.3報告：用于向上級匯報工作，反映情況，提出建議或者意見，答復(fù)上級詢問的事項。

　　5.2.1.4請示：用于向上級請求批示、批準(zhǔn)的事項。

　　5.2.1.5批復(fù)：用于答復(fù)下級單位的請示事項。

　　5.2.1.6決定：用于對重要問題或重大行動做出安排及決策。

　　5.2.1.7意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　5.2.1.8會議紀(jì)要：用于記載和傳達會議情況和議定事項。

　　5.2.1.9函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

　　5.2.1.10公告：用于向公司內(nèi)外、國內(nèi)外宣布重要事項。

　　5.2.2公文格式

　　公文一般由眉首(密級、緊急程度、文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人)，主體(標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注)，版記(主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期)三部分組成。

　　5.2.2.1密級和緊急程度

　　涉及國家機密和商業(yè)經(jīng)濟秘密的公文，標(biāo)明密級。涉及緊急事項的公文，標(biāo)明緊急程度。

　　5.2.2.2文頭

　　用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱;分為公司、部室、子公司三類文頭。

　　5.2.2.3發(fā)文字號

　　包括單位代字、年份、序號、形式為“代字[年份]序號”。公司文頭發(fā)文代字為“黨發(fā)，”，部門文頭發(fā)文代字為“A字”(A為部室代號，包括群眾組織);子公司文頭發(fā)文代字為“xxB發(fā)。年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，序號為該代字流水號。聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦單位代字、序號。

　　5.2.2.4簽發(fā)人

　　上行文應(yīng)注明簽發(fā)人，簽發(fā)人一般應(yīng)為單位主要領(lǐng)導(dǎo)。

　　5.2.2.5標(biāo)題

　　準(zhǔn)確簡要概括公文主要內(nèi)容，并可表明公文種類。

　　5.2.2.6主送機關(guān)

　　公文的主要受理機關(guān)，用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　5.2.2.7附件

　　如有附件，標(biāo)明名稱。附件說明在正文下空1行、左空2行字進行標(biāo)識。如：

　　附件：1.xxxxxxxxxxxx

　　2.xxxxxxxxxxxx(后面不加標(biāo)點符號)

　　5.2.2.8印章除會議紀(jì)要外，各文種均加蓋印章;印章應(yīng)與文頭相符。

　　5.2.2.9成文時間

　　以負責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　　5.2.2.10附注

　　公文如有其他需要說明的事項，應(yīng)加附注，用括號括起位于成文時間下一行居左空2格加圓括號標(biāo)識;上行文應(yīng)在附注中注明聯(lián)系人姓名和電話。

　　5.2.2.11主題詞

　　按照《集團公司公文主題詞表》標(biāo)注;同時結(jié)合企業(yè)實際，規(guī)定五種自由詞作為主題的補充，包括公文中關(guān)鍵的人名、單位(地)名、產(chǎn)品名、項目名、裝置(設(shè)備)名。主題詞不能超過5組。

　　5.2.2.12抄送單位

　　公文如需除主送機關(guān)外的其他機關(guān)知曉或執(zhí)行，應(yīng)注明抄送單位;抄送單位名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　5.2.2.13印發(fā)單位和日期

　　標(biāo)明主辦單位全稱或規(guī)范化簡稱以及印發(fā)時間。

　　5.2.2.14印刷和裝訂

　　公文采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張雙面印制，左側(cè)裝訂。

　　5.2.3行文規(guī)則

　　5.2.3.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

　　5.2.3.2公司機關(guān)各部門根據(jù)職權(quán)范圍，可以代表公司，以公司名義向分子公司行文;子公司及職能部室可在本單位范圍內(nèi)行文，不得對外正式行文。

　　5.2.3.3向上級機關(guān)行文，應(yīng)主送一個上級機關(guān)，如需其他上級機關(guān)閱知，可以抄送;公司形成的請示、報告公文要將底稿和兩份文件交公司經(jīng)理(黨委)辦公室存檔，然后再將兩份文件送上級辦公室閱批。

　　5.2.3.4一般不得越級請示或報告;除生產(chǎn)事故、大型集體上訪、突發(fā)事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時機將造成損失，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)指定可以越級行文外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)。

　　5.2.3.5 “請示”和“報告”在公文中不能并用;“請示”應(yīng)一文一事;報告中不得夾帶“請示”事項。

　　5.2.3.6除本《規(guī)定》規(guī)定的公文種類以外，工作要點、活動方案、計劃等文體都不能作為公文的獨立行文文種，必須以“通知”的形式印發(fā)。

　　5.2.4發(fā)文辦理

　　5.2.4.1發(fā)文辦理是指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　5.2.4.2草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

　　a.符合國家的法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)規(guī)定，遵循上級機關(guān)的指示精神，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖;

　　b.全面、客觀反映情況，提出的政策、措施切實可行;

　　c.觀點明確、條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準(zhǔn)確，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確;

　　d.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;引用公文應(yīng)先引標(biāo)題后引發(fā)文字號;引用外文注明中文含義;日期寫明具體年、月、日;

　　e.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”;

　　f.根據(jù)行文目的和發(fā)文機關(guān)職權(quán)選擇適當(dāng)?shù)奈姆N;

　　h.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序號和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;

　　i.應(yīng)使用國家法定計量單位;

　　J.文中使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名;

　　k.公文書寫稿紙要干凈耐用，書寫字跡整齊，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆書寫，不能用鉛筆、圓珠筆和彩筆書寫;用計算機打印的，排版要規(guī)范。

　　5.2.4.3行文前，應(yīng)填寫發(fā)文稿紙，標(biāo)明起草人，主送機關(guān)和公文標(biāo)題。

　　5.2.4.4擬制的公文，由起草單位負責(zé)人進行審核。公文的簽發(fā)，凡以公司(子公司)名義報送上級機關(guān)或下發(fā)的涉及全局工作的重要公文，都要由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);涉及專項或某一系統(tǒng)工作的公文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需要會簽的聯(lián)合行文，應(yīng)在會簽欄注明會簽部門;簽發(fā)或會簽應(yīng)署姓名和日期。

　　5.2.4.5審核、簽發(fā)或會簽公文，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆，注意不要在文稿左側(cè)裝訂線外書寫。

　　5.2.4.6公文不準(zhǔn)翻印，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，可以復(fù)印或翻印。

　　5.2.4.7擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的問題，主辦部門應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。

　　5.2.4.8公文送負責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)先經(jīng)起草部門負責(zé)人核稿、把關(guān)、簽字，然后由辦文單位(部門)送經(jīng)理(黨委)辦公室進行審核，最后呈送公司(子公司)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)理(黨委)辦公室審核的重點是：

　　a.是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng);

　　b.是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國家法律、法規(guī)和企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，是否符合上級有關(guān)精神和本單位實際;

　　c.是否符合行文規(guī)則，公文的諸要素如人名、地名、產(chǎn)品名、裝置名、單位部門名稱、時間、數(shù)字、引文和文字表述，密級，主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、標(biāo)點符號及文種使用、公文格式是否符合本《規(guī)定》的規(guī)定;報批手續(xù)是否符合規(guī)定;核稿、會簽等手續(xù)是否齊備。文件中的數(shù)據(jù)、計量單位，由辦文單位領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。

　　5.2.4.9對不符合要求的文稿，可按以下方法處理。

　　a.文字質(zhì)量存在問題，如文字修改量不大，由經(jīng)理(黨委)辦公室負責(zé)修改;需要做重大修改的，由擬搞部門修改后再報審;

　　b.違反公文辦理程序的，由擬稿部門補辦;

公司公文管理制度3

　　一、公司行文是企業(yè)請示、報告、商洽工作、向下傳達決定、批復(fù)處理問題、指導(dǎo)工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時，并實行統(tǒng)一管理。

　　三、公司行文的程序為：擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷毀。

　　四、行文與打印管理

　　1、公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級；部門負責(zé)人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號打印，由起草人校對(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé))修正后，及時送交給有關(guān)部門和人員，或由行政部發(fā)出。

　　3、打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴�、�?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項透露給他人。

　　五、發(fā)文管理

　　1、公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的.，還應(yīng)附批示件。

　　2、部門和個人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊中簽名。

　　3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　　4、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

　　2、公司收文由行政部統(tǒng)一負責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、急件或涉及商業(yè)機密的傳真應(yīng)由專人處理。

　　七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。

公司公文管理制度4

　　第一條總則

　　1.山東xx物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關(guān)、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。

　　2.公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全。

　　3.各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標(biāo)題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當(dāng),發(fā)送單位清楚,附件齊備。

　　4.一般不能越級行文,呈報的公文應(yīng)一文一事,正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項目名稱全稱。

　　第二條公文分類

　　1.行文分類要求

　　1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內(nèi)部行文;

　　2)按是否編號,分為編號文和不編號文;

　　3)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;

　　4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

　　絕密:公司董事長簽發(fā)的相關(guān)文件;

　　機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件;

　　秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;

　　2.介紹信

　　1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

　　2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;

　　3)不允許開具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意;

　　4)介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔;

　　5)因情況變化,介紹信領(lǐng)用人沒有使用介紹信,應(yīng)即退還;

　　6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門經(jīng)理或辦公室報告,及時采取相應(yīng)措施;

　　3.內(nèi)部出版物

　　內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。(如:'山東xx物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊'、'客戶通訊')

　　4.不編號文的范圍

　　1)有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書:如例行會議和活動的一般性通知;

　　2)由個人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的`非正式函件;

　　3)非正式對外發(fā)出的下列文書材料:為有關(guān)部門和機構(gòu)及其負責(zé)人代擬的文稿;學(xué)術(shù)性、知識性資料;其他非正式材料;

　　4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等;

　　5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

　　第三條收(發(fā))文

　　1.實行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入'收、發(fā)文登記簿'的公文包括:

　　1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;

　　2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項目的傳真;

　　2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責(zé);

　　3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

　　第四條公文格式

　　1.凡以山東xx物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;

　　2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單';

　　3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告,采用統(tǒng)一印制的呈報批示單';

　　4.公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序;

　　5.公文紙一般用a4型,左側(cè)裝訂;

　　6.字體字號選用:

　　公文版頭為小初號加黑宋體字;

　　公文大標(biāo)題選用二號(小二號)宋體字;小標(biāo)題選用三號宋體字;

　　公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、附件說明等均采用四號宋體字;

　　密級采用三號黑體字。

　　第五條公文辦理

　　1.草擬公文

　　1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;

　　2)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時間應(yīng)寫具體的年月,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;

　　3)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書寫。在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。

　　2.會簽

　　1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發(fā);

　　2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)會簽;

　　3)凡對外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時,應(yīng)由涉及的專業(yè)部門負責(zé)人會簽;

　　3.行文字號

　　1)5.3.1公司:魯xx字[200x]第xxx號

　　2)5.3.2直屬部門:魯xxx字[200x]第xxx號

　　x為直屬部門代字,具體如下:

　　辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務(wù)部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)

　　簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責(zé)人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文,由各部門負責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。

　　4.執(zhí)行

　　1)辦公室負責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復(fù)印件);

　　2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數(shù)準(zhǔn)確;

　　3)對于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;

　　4)封發(fā)公文時要對公文進行檢查,防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

　　5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀(jì)要等文件,收文部門必須在'文件簽收單'上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

　　第六條公文歸檔

　　1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;

　　2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復(fù)印件;

　　3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報準(zhǔn)監(jiān)銷;

　　4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。個人不得保存應(yīng)存檔的公文。

　　第七條責(zé)任

　　1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任;

　　2.辦文部門負責(zé)人應(yīng)對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對,應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任;

　　3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會辦文要求,并具備準(zhǔn)確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力,對公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任;

　　4.校對人以原稿為根據(jù),應(yīng)做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應(yīng)小于1‰,對發(fā)文中出現(xiàn)的校對錯誤承擔(dān)直接責(zé)任。

　　第八條附則

公司公文管理制度5

　　1.目的

　　為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉(zhuǎn)時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于集團總公司、子公司。

　　3.職責(zé)范圍

　　3.1集團總裁辦

　　3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

　　3.1.2負責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責(zé)指導(dǎo)各部門和各子公司的文件處理工作。

　　3.1.3負責(zé)建立健全公司文件管理制度，負責(zé)本制度的制定與修改。負責(zé)本制度的實施。

　　3.2集團其它各部門、子公司

　　3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。

　　3.2.2負責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行

　　4.公文處理原則

　　4.1公文處理原則

　　4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　4.1.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

　　5.公文的種類

　　5.1公文的定義

　　5.1.1公司公文是實施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。

　　5.1.2常用的公文種類

　　常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等。

　　(一)決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”;經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

　　(二)意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。 (三)通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項。

　　(四)通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

　　(五)報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”;向上級部門請示指示、批準(zhǔn)用“請示”。

　　(六)規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

　　(七)函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請求的公文。

　　(八)會議紀(jì)要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。

　　6.公文格式和行文規(guī)則

　　6.1公文格式和行文規(guī)則

　　6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1).公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

　　(2).公文頁邊與版心尺寸

　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。

　　6.1.2公文中圖文的顏色

　　除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的.顏色均為黑色。

　　6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求

　　(1).排版規(guī)格

　　正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　(2).制版要求

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　(3).印刷要求

　　單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

　　(4).裝訂要求

　　公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

　　6.2公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

　　組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份數(shù)序號

　　公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等級和保密期限

　　密級公文應(yīng)分別標(biāo)明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個等級。密級程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。

　　(3).緊急程度

　　如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　(4).發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

　　由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團有限公司(文件)”或“九州集團”;對一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團有限公司(通知)”。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).發(fā)文字號

　　發(fā)文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　�、谌绨l(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　(6).簽發(fā)人

　　公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。

　　如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

公司公文管理制度6

　　一、目的

　　為進一步加強公司的公文管理,嚴格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結(jié)合公司實際,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。

　　三、管理職責(zé)

　　綜合管理部公司為公文管理部門,負責(zé)公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

　　四、公文分類

　　公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類,包括:

　　1.制度類公文

　　2.機構(gòu)設(shè)立及人員任免公文

　　3.內(nèi)部通知、通告類公文

　　4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文

　　5.會議紀(jì)要、備忘錄類公文

　　五、權(quán)限劃分

　　1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會討論通過,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。

　　2.機構(gòu)設(shè)立及人員任免公文(限公司部門級機構(gòu)設(shè)立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。

　　3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據(jù)相關(guān)部門的發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長審核,由相關(guān)部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。

　　4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部根據(jù)相關(guān)部門的.報送內(nèi)容擬稿,由相關(guān)部門的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

　　5.會議紀(jì)要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

　　6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。

　　7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權(quán)限實施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見附表二。

　　六、公文格式

　　1.內(nèi)容范式

　　1)制度類公文

　　經(jīng)公司××××××?xí)懻撏ㄟ^,并報董事長批準(zhǔn),現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××

　　年××月××日施行。特此通知

　　2)任免類公文

　　經(jīng)公司研究,并報上級批準(zhǔn)(如必要),決定設(shè)立/撤銷××機構(gòu),任命/免去××先生/女士為××職務(wù),以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

　　3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書寫。

　　1.文本格式

　　發(fā)文用紙為a4紙,標(biāo)題小二號字,宋體加黑,正文一般為四號字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。

　　2.公文編號

　　1)制度類公文、機構(gòu)設(shè)立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。

　　2)內(nèi)部通知、通告類公文和會議紀(jì)要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號,并按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。

　　七、公文保管

　　所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負責(zé)保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。

　　綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。

　　八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負責(zé)解釋。

　　九、附件

公司公文管理制度7

　　1.總則

　　為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。

　　2.文件管理內(nèi)容主要包括：

　　上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　3.收文的管理

　　3.1公文的簽收

　　3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　3.1.2對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　3.2公文的編號保管

　　3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

　　3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　　3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.3.3為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　3.4文件的傳閱與催辦

　　3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　3.4.4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。

　　3.4.5辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

　　3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

　　4.發(fā)文的管理

　　4.1發(fā)文的規(guī)定

　　4.1.1全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　4.1.2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

　　4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　4.2發(fā)文的范圍

　　4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：

　�、俟脊疽�(guī)章制度;

　�、谵D(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;

　　③公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;

　�、芄脊拘缘闹卮箝_發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　�、莅l(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

　�、奁渌嘘P(guān)公司的重大事項。

　　4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：

　�、賹ι霞墮C關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　�、谕值軉挝宦�(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

　　4.2.4在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

　　4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。

　　5.文件的立卷與歸檔

　　5.1文件的歸檔范圍

　　5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔：

　�、偕霞墮C關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù);

　�、诠景l(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

　　③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;

　�、芄疽患壗M織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

　�、萦斜４鎯r值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果;

　�、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的.文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;

　�、呱霞墮C關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

　�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

　�、峁救罩竞痛笫掠�;

　�、夤鞠蛏霞壵埱笈鷱�(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

　　5.1.2業(yè)務(wù)部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。

　　5.2立卷要求

　　5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　5.2.2立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　6.文件的銷毀

　　6.1對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公司機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公司公文管理制度8

　　為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，嚴格公文處理程序，提高工作效率，根據(jù)《國家行政機關(guān)公文管理辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本管理制度。

　　一、公文的定義及分類

　　1、公文定義：是指公司在經(jīng)營管理過程中，按嚴格的、特定效力的、規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

　　2、公司公文分類：

　　（1）公司規(guī)章制度及流程文件和表單類。

　�。�2）通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文、送達有關(guān)部門周知和共同執(zhí)行的事項、發(fā)布規(guī)章制度以及任免或聘用干部等。

　�。�3）報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問等。

　�。�4）請示：適用于向上級機關(guān)請求指示工作、批準(zhǔn)某種要求等。請求要一事一報。

　�。�5）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽合作、詢問和答復(fù)問題、向主管或相關(guān)部門報請確認事項等。

　�。�6）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況

　�。�7）會議紀(jì)要：適用于記載會議的基本情況、討論和研究的問題、發(fā)言的內(nèi)容、形成的決議等。

　　二、公文處理原則

　　1、公司公文是實施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。

　　2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　3、公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

　　4、綜合管理部是公司公文處理的.管理部門，負責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。

　　5、各部門負責(zé)人：負責(zé)審核本部門起草的公文。三、管理規(guī)定

　　1、起草公文要求。

　�。�1）起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。(見附件) （2）公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。如涉及其他部門，以公司級文件下發(fā)。

　　（3）發(fā)出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。

　　（4）傳遞秘密公文時，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。

　　2、收文管理

　�。�1）公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）

　　（2）公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

　　（3）公司收文由綜合管理部統(tǒng)一負責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、發(fā)文管理

　�。�1）、公司發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。

　�。�2）、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　　（3）、以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。

　　（4）、公文正式下發(fā)前，綜合管理部應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　�。�5）、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

　　（6）、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管。

4、公文的存檔與保管

　�。�1）、綜合部檔案管理員每年3月底以前將上年度的公文整理歸卷。對未及時歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負責(zé)向有關(guān)部門清理搜集，各部門應(yīng)予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對特殊時期形成的檔案資料全部收回歸檔。

　�。�2）、公文的銷毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷毀的公文資料清單，報綜合部負責(zé)人批準(zhǔn)后按規(guī)定實施銷毀。

　　各部門、各單位要按上訴規(guī)定書寫公文；凡上報公司的各類報告、請示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門、各單位在公司內(nèi)部發(fā)布各類信息的文字材料均按上訴規(guī)定辦理。

　　附件: 文件版面格式要求

　　一、頁面設(shè)置

　　（一）使用A4打印紙，設(shè)置為縱向。

　　（二）頁邊距：上3.8，下3.2，左2.8，右2.8。

（三）在“頁面設(shè)置選項卡”中的“文檔網(wǎng)絡(luò)選項卡”中將每頁設(shè)置為42行。

　　二、字體

　　（一）標(biāo)題

　　標(biāo)題用2號宋體加粗。

　　（二）正文和小標(biāo)題

　　1、正文用3號仿宋GB2312。

　　2、一級小標(biāo)題用3號黑體，二級小標(biāo)題用3號楷體GB2312加粗，三、四級小標(biāo)題用3號仿宋GB2312。

　　小標(biāo)題級別為：“ 一 ”，“ （一） ”，“ 1 ”，“ （1） ”。

3、“附件”二字用3號黑體，附件內(nèi)容用3號仿宋GB2312。

三、格式

　�。ㄒ唬╉摯a位于底部居中，格式為：“ -1- ”、“ -2- ”。

（二）標(biāo)題應(yīng)設(shè)置為居中。若超過一行則用字符間距86%縮進；若縮進后仍超過一行，則不必縮進直接變?yōu)閮尚小?/p>

　�。ㄈ┏龢�(biāo)題外所有內(nèi)容均設(shè)置為左端對齊。

（四）小標(biāo)題和段落首字之前空2個字符，即4個空格。

　　（五）若小標(biāo)題獨立成行，其后不加標(biāo)點。

　�。�(biāo)題與正文之間用3號字體空一行，正文與落款之間用3號字體空兩行。

　�。ㄆ撸└郊c正文之間用3號字體空一行�！案郊倍种翱�2個字符，即4個空格。（附件在正文和落款之間）

　�。ò耍┤掌趶挠蚁蜃罂�4個字符，即8個空格。單位落款應(yīng)處于日期正中；若落款超過一行，用字符間距86%縮進；若縮進后仍超過一行，用字符間距80%縮進。

　　（九）選中所有內(nèi)容，在“段落選項卡”中的“縮進和間距選項卡”中，將行距設(shè)置為單倍行距；在“換行和分頁選項卡”中，取消孤行控制。

　�。ㄊ┪募鎯Ω袷剑篧ord 97-03“.doc”格式。

綜合管理部

　　xx年xx月xx日

公司公文管理制度9

尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo)：

　　我謹代表公司行政部，就公司統(tǒng)一使用公文管理制度的必要性及實施方案，向您提交此請示。

　　隨著公司的不斷發(fā)展和壯大，各部門間的溝通與協(xié)作日益增多，公文作為公司內(nèi)外信息傳遞的`重要載體，其規(guī)范性、準(zhǔn)確性和高效性對于提升公司形象、保障工作順利進行具有重要意義。然而，目前公司在公文管理方面存在一些問題，如格式不統(tǒng)一、內(nèi)容不規(guī)范、審批流程不明確等，這些問題不僅影響了工作效率，也給公司的形象帶來了負面影響。

　　因此，我們建議公司統(tǒng)一使用公文管理制度，以規(guī)范公文格式、明確審批流程、提高公文處理效率。具體實施方案如下：

　　一、制定統(tǒng)一的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。我們將參照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)慣例，結(jié)合公司實際情況，制定適用于公司內(nèi)部和外部的公文格式標(biāo)準(zhǔn)，包括文件頭、正文、落款等各個部分的字體、字號、排版等要求，確保公文整體風(fēng)格一致、美觀大方。

　　二、明確公文內(nèi)容要求。我們將制定公文內(nèi)容規(guī)范，明確各類公文的寫作要點和注意事項，避免出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)、信息不準(zhǔn)確等問題。同時，我們將建立公文審核機制，確保公文內(nèi)容符合公司政策和法律法規(guī)要求。

　　三、優(yōu)化公文審批流程。我們將對現(xiàn)有的公文審批流程進行全面梳理和優(yōu)化，明確各級審批權(quán)限和審批時限，簡化審批環(huán)節(jié)，提高審批效率。同時，我們將建立公文催辦機制，確保公文在規(guī)定時間內(nèi)得到及時處理。

　　四、加強公文管理培訓(xùn)。我們將組織相關(guān)部門人員進行公文管理培訓(xùn)，提高員工的公文寫作和處理能力，確保公文管理制度得到有效執(zhí)行。

　　通過統(tǒng)一使用公文管理制度，我們相信將能夠有效提升公司的公文管理水平，提高工作效率，樹立公司良好的形象。我們懇請公司領(lǐng)導(dǎo)對此請示給予審批，并指示相關(guān)部門配合實施。

公司公文管理制度10

　　為使公文的簽收及發(fā)放及時、準(zhǔn)確，確保公文制作規(guī)范，保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度

　　一、企業(yè)常用公文的構(gòu)成

　　企業(yè)常用公文包括請示、報告、申請、決定、決議、批復(fù)、通告、通知、通報、函件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計劃、講話稿等。

　　二、文書收發(fā)管理

　　1、企業(yè)各部門與外界來往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負責(zé)。辦公室主任指定專門人員負責(zé)往來公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時送達，應(yīng)提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過程中應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將有密級的文書帶回家、宿舍及公共場所，也不得傳至權(quán)限范圍之外的.人員。

　　2、負責(zé)人閱讀、批閱公文，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名，并作擬辦意見，責(zé)成相關(guān)部門辦理。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。辦公室對公文負有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到公文后應(yīng)立即指派專人辦理，不得將公文壓放、分散。

　　三、公文的制作

　　公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以xxxx公司名義發(fā)出的通告、決定、請示、通知、報告、會議紀(jì)要等均屬于發(fā)文范圍。各部門不得以xxxx的名義擅自對外發(fā)送正式公文。各部門需要向上級反映匯報重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的，應(yīng)向辦公室提出發(fā)文申請，并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后，交總經(jīng)理會簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。

　　四、公文歸檔與保管

　　1、全部處理完后的文書，按照一定的分類進行整理與編輯，并在文書保存本上做好登記。

　　2、企業(yè)個人不得保存企業(yè)文書、凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交行政部登記保管，調(diào)離企業(yè)的員工應(yīng)將文件記錄本清理移交。

　　3、如果職務(wù)或部門計劃發(fā)生變更或做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。

　　4、當(dāng)年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號遞交檔案室存檔。存檔時應(yīng)列出詳細地文檔明細，一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認簽字以備查詢調(diào)閱。

　　本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

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