財(cái)務(wù)軟件在學(xué)校管理中的應(yīng)用初探論文
進(jìn)入21 世紀(jì)，世界經(jīng)濟(jì)正在步人知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，現(xiàn)代人設(shè)計(jì)理念提倡進(jìn)行知識的創(chuàng)新、管理方面創(chuàng)新以及科學(xué)方面的創(chuàng)新，這是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段的，進(jìn)入知識時(shí)代的顯著特點(diǎn)。鑒于以上情況的發(fā)生，教育財(cái)務(wù)管理是學(xué)校管理系統(tǒng)的重要構(gòu)成要素，要適應(yīng)教育現(xiàn)代化的形勢，增加財(cái)務(wù)數(shù)字化可操作平臺，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，科學(xué)合理作為理財(cái)?shù)闹匾ぞ�，爭取將理�?cái)?shù)墓ぷ魉教嵘叫碌母叨�，同時(shí)提高財(cái)務(wù)人員的管理水平和工作效益。推進(jìn)教育信息化，促進(jìn)教育事業(yè)的健康發(fā)展。在這一背景下，筆者通過對我校財(cái)務(wù)管理應(yīng)用軟件的功能進(jìn)行分析，提出在新形勢下完善管理軟件應(yīng)用建議進(jìn)行探討。
一、學(xué)校財(cái)務(wù)信息化服務(wù)體系建設(shè)的動(dòng)因分析
我校是經(jīng)教育部批準(zhǔn)獨(dú)立設(shè)置的一所公立高等�？茖W(xué)校，是江蘇省唯一一所幼兒師范專科學(xué)校。是近幾年在高等幼兒學(xué)校的基礎(chǔ)上升格成立的，財(cái)政運(yùn)作經(jīng)費(fèi)一直是以撥款為主，經(jīng)費(fèi)來源由過去單一財(cái)政撥款，轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)政補(bǔ)助收入、附屬單位收入等多種渠道。另一方面辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)形式多樣化，招生結(jié)構(gòu)也發(fā)生變化，其自身的發(fā)展問題不斷暴露出來，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)方面在教育系統(tǒng)內(nèi)的弊端普遍表現(xiàn)有：
1. 整體財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)法律意識較為薄弱，財(cái)實(shí)不符，收費(fèi)不規(guī)范的情況依然存在于實(shí)際當(dāng)中，部分人員更是巧設(shè)名目，趁機(jī)向大家收取項(xiàng)目服務(wù)費(fèi)等，在自制收取票據(jù)方式方面把這些資金并未納入財(cái)政專戶，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)避財(cái)政監(jiān)督的目的，這與我國相關(guān)“收支兩條線”的管理理念是相悖的，經(jīng)過轉(zhuǎn)變就成為了單位的“小金庫”;2. 沒有健全完善的財(cái)務(wù)管理機(jī)制作為支撐，通常僅僅應(yīng)用比較簡易的會計(jì)簿取代財(cái)務(wù)方面的管理工作，這就導(dǎo)致學(xué)校財(cái)務(wù)管理沒有科學(xué)的部門對其進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，缺乏會計(jì)的控制制度，進(jìn)而造成我國教育院校亂收費(fèi)顯現(xiàn)高的發(fā)生，管理方面問題顯而易見;3. 財(cái)務(wù)預(yù)算管理不夠科學(xué)合理，固定資產(chǎn)作為會計(jì)核算的重要組成部分，在管理方面暴露出了很多問題，人們往往更加注重金錢物質(zhì)，而忽視了切實(shí)的管理工作;4. 內(nèi)部管理監(jiān)督機(jī)制尚未健全，管理人員的管理服務(wù)意識相對較弱，通常會出現(xiàn)業(yè)務(wù)登記不夠及時(shí)，項(xiàng)目往來真實(shí)性無法凸顯，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)方面管理較為混亂，基建工程的財(cái)務(wù)管理部門相對較嚴(yán)，財(cái)務(wù)管理工作沒有監(jiān)管部門監(jiān)督，會計(jì)核算的清晰性與完整性還有所欠缺，工程的票據(jù)結(jié)算也沒有達(dá)到要求;5. 學(xué)校財(cái)務(wù)管理的預(yù)算制度、會計(jì)審核制度、結(jié)算方式規(guī)定以及民主的理財(cái)制度等方面還不健全，財(cái)會人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升;6. 我國傳統(tǒng)的信息業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)過程是處于分離的狀態(tài)，并且只是負(fù)責(zé)處理業(yè)務(wù)過程中所發(fā)生事件的下屬，這就會造成財(cái)會人員與業(yè)務(wù)管理人員長時(shí)間相處之后，發(fā)生矛盾;7. 預(yù)算編制工作耗費(fèi)時(shí)間比較長：因?yàn)轭A(yù)算所涉及的范圍較廣，會有大量數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生，編制預(yù)算周期一般較長，尤其是進(jìn)行年度預(yù)算時(shí)，會浪費(fèi)很多實(shí)踐，在這個(gè)過程中一旦有資金往來業(yè)務(wù)產(chǎn)生，就會導(dǎo)致預(yù)算管理的科學(xué)好合理性大大降低。面臨著財(cái)務(wù)管理信息化的挑戰(zhàn)。如何提升高校財(cái)務(wù)管理水平和管理效率，是每一個(gè)財(cái)務(wù)工作者研究的課題，只有通過研究建立信息化管理平臺才能使財(cái)務(wù)管理向著信息化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化管理邁進(jìn)，才是從真正意義上實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享。也就是說在原始數(shù)據(jù)的前提下，人為對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼加工，以此形成源數(shù)據(jù)，能夠滿足學(xué)校的信息需求，這才是真正的同出一源，最終達(dá)到共享目的。
二、財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)軟件在學(xué)校管理中的應(yīng)用分析
財(cái)務(wù)管理是學(xué)校管理的重要組成部分，它直接關(guān)系到執(zhí)行國家政策和紀(jì)律，合理使用資金，充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益，更好地為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。傳統(tǒng)的會計(jì)核算法既浪費(fèi)人力，又浪費(fèi)物力，造成學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作嚴(yán)重落后，因此，加強(qiáng)學(xué)校財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)軟件建設(shè)與應(yīng)用。確保學(xué)校財(cái)務(wù)信息管理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及有效性等，建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系，提供優(yōu)質(zhì)保障，確保學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的整體效率進(jìn)一步提高。因此在近幾年我校在充分考察了一些高校的財(cái)務(wù)管理情況基本上，經(jīng)過論證于2012 年購置了知名大學(xué)研制成功的天翼財(cái)務(wù)核算軟件，該大學(xué)所研制的這個(gè)財(cái)會軟件系統(tǒng)具有簡易操作的特點(diǎn)，能夠取代傳統(tǒng)的手工記賬，不過，該系統(tǒng)最顯著特點(diǎn)在于能夠把資金占用、業(yè)務(wù)往來經(jīng)費(fèi)控制、會計(jì)部門的`任務(wù)考核以及成本的管理歸到項(xiàng)目管理之中，而且可以對賬戶和項(xiàng)目管理進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，進(jìn)而才可以達(dá)到提升的會計(jì)工作管理水平的目的，具體表現(xiàn)在：
1.自由報(bào)表。用戶能夠依據(jù)財(cái)務(wù)外部人員人員與內(nèi)部人員的實(shí)際需要，充分發(fā)揮系統(tǒng)帶有的自由報(bào)表功能，自動(dòng)生成各種內(nèi)部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、匯總表以及項(xiàng)目分析表。分析表的每項(xiàng)數(shù)據(jù)都是采用天翼財(cái)務(wù)軟件所具備的功能對公式等進(jìn)行定義，將數(shù)據(jù)自動(dòng)填入表格之中，這樣有助于不同帳套提數(shù)值的獲取，以此能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目表格的自動(dòng)生成與報(bào)表的自動(dòng)合并;
2. 自動(dòng)權(quán)限管理。系統(tǒng)采用了權(quán)限管理方法，多層次分工功能。每個(gè)登錄用戶可由系統(tǒng)管理員指定操作權(quán)限，并可在系統(tǒng)界面顯示時(shí)自動(dòng)將權(quán)限不夠的功能關(guān)閉，這樣可滿足各種單位不同的內(nèi)部控制、稽核及嚴(yán)密細(xì)致的財(cái)務(wù)分工需要;
3. 往來賬目的有效管理。針對每種應(yīng)付應(yīng)收款，可以運(yùn)用同樣的管理模式，可以為單位的賬目提供核算，也可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對沖，而且還可以實(shí)現(xiàn)賬目的沖銷，為票據(jù)的打印與查詢等列舉了多種方式，能夠根據(jù)賬目的往來自動(dòng)生成發(fā)生額與余額統(tǒng)計(jì)表;
4. 更加直接便捷進(jìn)行操作。天翼財(cái)務(wù)系統(tǒng)在對憑證實(shí)施操作時(shí)，相比之前會計(jì)軟件，更加迅速便捷，會計(jì)憑證信息具有全面性，會計(jì)憑證不但能夠?qū)?jì)科目進(jìn)行登記，而且還要登記與之相對應(yīng)的資金項(xiàng)目。針對同一項(xiàng)業(yè)務(wù)往來，能夠?qū)ζ鋵?shí)施雙向核算的方式，實(shí)行坐標(biāo)式的核算模式。比如：中央為支持學(xué)前教育專業(yè)撥給單位的專項(xiàng)資金，這部分資金給列出一個(gè)資金項(xiàng)目( 中央學(xué)前專業(yè)補(bǔ)助資金)，實(shí)際支付時(shí)，每一筆業(yè)務(wù)既有資金用途( 比如辦公費(fèi))，同時(shí)又有該資金的項(xiàng)目，這樣從系統(tǒng)中就能直接查出這筆專項(xiàng)資金的所有支出明細(xì)。該系統(tǒng)能根據(jù)自己的需要設(shè)置報(bào)表，列出學(xué)校所需要的一些指標(biāo)、數(shù)據(jù);
5. 功能完備的查詢功能。天翼酬金平臺，可以對職工的基本信息，比如是否在編、是否簽署合同，是否為選聘人員以及是否為正式工等，對每個(gè)人所在部門和職務(wù)進(jìn)行編號，每一位職工都會有相應(yīng)的編號，其中設(shè)計(jì)員工的職工薪酬、工作時(shí)間以及其他的獎(jiǎng)金等。在進(jìn)行以上操作的時(shí)候?qū)氤杲鹣到y(tǒng)，只需要應(yīng)用該系統(tǒng)，輸入員工的編號，就可以查詢到職工的相關(guān)信息，職工對于自己的工作情況一目了然。利用酬金系統(tǒng)能分人員性質(zhì)、分部門、分酬金項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以利于人員費(fèi)用各項(xiàng)數(shù)據(jù)的分析。學(xué)校利用這些有效數(shù)據(jù)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)決策;
6. 具有可擴(kuò)展性與維護(hù)性�，F(xiàn)在很多企業(yè)為了能夠適應(yīng)社會發(fā)展，在業(yè)務(wù)功能與項(xiàng)目范圍方面進(jìn)行了擴(kuò)展，與軟件系統(tǒng)的擴(kuò)展以及維護(hù)擴(kuò)展息息相關(guān)。因此，在該軟件系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)中，考慮到了該系統(tǒng)應(yīng)用中的不同需求，應(yīng)用系統(tǒng)處于不斷擴(kuò)展至中，這樣有利于形成管理科學(xué)合理、企業(yè)持久發(fā)展的體系結(jié)構(gòu)。企業(yè)在未來的業(yè)務(wù)擴(kuò)展中只要在現(xiàn)行機(jī)制的前提下，添加新技術(shù)應(yīng)用和服務(wù)模塊即可;
7. 強(qiáng)大的項(xiàng)目管理功能。本軟件可設(shè)置多達(dá)1000 類項(xiàng)目類，每類項(xiàng)目均可設(shè)置相關(guān)核算科目，每個(gè)項(xiàng)目類下均設(shè)置長度多達(dá)20 位的項(xiàng)目。成本、費(fèi)用、收入管理是每個(gè)單位財(cái)務(wù)管理的重要方面，在本系統(tǒng)中，通過項(xiàng)目帳的合理設(shè)置，可將各產(chǎn)品、課題、部門、工作組、科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、責(zé)任單位、個(gè)人等全部納入到項(xiàng)目管理中，并可通過系統(tǒng)提供的多種查詢方式，輸出各核算對象的資金來源、資金運(yùn)用、資金結(jié)存情況，統(tǒng)計(jì)出各自的貢獻(xiàn)毛益，以達(dá)到及時(shí)、有效地對各考核對象進(jìn)行資金控制。
三、學(xué)校財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)軟件管理平臺建設(shè)應(yīng)注意的問題
“尺有所短寸有所長”任何軟件都不是萬能軟件，也不可能適用于任何系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理，我們要想真正的實(shí)現(xiàn)軟件的最優(yōu)化要不斷的發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)一步解決問題，廣采眾家之長。才能找到經(jīng)濟(jì)效益的增長點(diǎn)。因此在學(xué)校財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)管理軟件平臺使用中應(yīng)注意下列問題：
( 一) 財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的全面提升
信息化時(shí)代的到來，讓財(cái)會工作也可以借助其優(yōu)勢，優(yōu)化管理。財(cái)務(wù)管理內(nèi)容隨著時(shí)代的變革，也在悄然發(fā)生著改變，這就要求財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平要不斷提高，財(cái)務(wù)人員要對財(cái)務(wù)工作的各方面專業(yè)技能加以掌握，熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對于簡單故障可以自己處理。企業(yè)還可以適時(shí)開展專業(yè)培訓(xùn)，完善知識結(jié)構(gòu)，全面提高會計(jì)人員整體素質(zhì)。
( 二) 加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，確保信息資源共享
首先，應(yīng)該結(jié)合校園財(cái)務(wù)工作制定出嚴(yán)格的管理制度，增加對各種風(fēng)險(xiǎn)的抵御能力;其次，要強(qiáng)化員工對信息安全的保密工作，對于沒有經(jīng)過管理者允許的工作人員不可進(jìn)行系統(tǒng)操作，甚至進(jìn)入系統(tǒng)。不可以跟與業(yè)務(wù)沒有關(guān)聯(lián)的終端服務(wù)器進(jìn)行連接，嚴(yán)禁互聯(lián)網(wǎng)的連接。適當(dāng)實(shí)際應(yīng)用先進(jìn)加密技術(shù)，對計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)或者是軟件系統(tǒng)設(shè)置密碼服務(wù)，設(shè)置權(quán)限，進(jìn)行密碼管理，為用戶、信息數(shù)據(jù)以及各模塊之間的關(guān)系創(chuàng)建橋梁，對各項(xiàng)工作數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存。
( 三) 充分考慮數(shù)據(jù)的共享性、系統(tǒng)性、擴(kuò)展性
使用標(biāo)準(zhǔn)的對內(nèi)與對外接口工作要求教育財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)之間高度共享，這就要有一個(gè)易于擴(kuò)展的框架結(jié)構(gòu)，特別要考慮進(jìn)行二次開發(fā)的問題。財(cái)務(wù)信息化是提高學(xué)�，F(xiàn)代化管理水平的重要手段，只有不斷解決信息化建設(shè)中的問題，更好地促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)健康、有序發(fā)展。
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