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淺談ＭＩＳ開發(fā)中的系統(tǒng)分析
[摘 要] 系統(tǒng)分析是整個開發(fā)工作的條件，其工作性質(zhì)主要是分析職員同用戶之間的溝通，隨著IT技術(shù)的發(fā)展，系統(tǒng)開發(fā)對 分析職員素質(zhì)提出了更高的要求。在治理信息系統(tǒng)(MIS)開發(fā)中，很多開發(fā)團隊對系統(tǒng)分析的特點及重要性熟悉不足， 致使在開發(fā)過程中引發(fā)各種題目。本文結(jié)合實際，對MIS開發(fā)中系統(tǒng)分析工作的特點及重要性進行了分析。[關(guān)鍵詞] 治理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)分析；邊界
治理信息系統(tǒng)(MIS)是由人和計算機設(shè)備組成的對企業(yè)治理信息進行收集、加工、傳輸、保存、使用、維護的系統(tǒng)。一個MIS的開發(fā)要經(jīng)過系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實現(xiàn)、系統(tǒng)維護四個階段。系統(tǒng)分析是指運用系統(tǒng)的方法和原理確定用戶需求和開發(fā)目標，明確系統(tǒng)應(yīng)該完成的任務(wù)，最后提出開發(fā)方案。系統(tǒng)分析是整個MIS開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，是最為重要也最難把握的一個階段。但是在實踐當中，系統(tǒng)分析通常不能引起開發(fā)職員的足夠重視。很多開發(fā)職員在開發(fā)一個軟件產(chǎn)品時，往往在沒有充分了解用戶需求的情況下，便匆匆著手編寫程序，他們錯誤的將“軟件開發(fā)”等同于“程序編寫”。這樣導(dǎo)致的結(jié)果是：開發(fā)職員抱怨用戶需求頻繁變化，用戶抱怨系統(tǒng)不能滿足工作需求。嚴重時，可能導(dǎo)致整個開發(fā)工作失敗，使開發(fā)用度付之東流。特別是近年來面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法被廣泛采用以后，軟件規(guī)模日趨龐大，前期分析的重要性便愈加凸現(xiàn)出來。
一、系統(tǒng)分析決定開發(fā)成敗
不同企業(yè)或組織有著不同的內(nèi)部環(huán)境，當開發(fā)職員著手開發(fā)一個項目時，首先應(yīng)該深進到企業(yè)或組織的各級各部分，了解其組織機構(gòu)、生產(chǎn)狀況及業(yè)務(wù)流程，并在此基礎(chǔ)上采用各種方式對各級各類職員進行咨詢和調(diào)查，明確他們對該系統(tǒng)的具體需求。在明確了用戶具體需求的基礎(chǔ)上，方可進行后續(xù)的系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施等工作。只有這樣，才能使所開發(fā)的MIS系統(tǒng)符合該企業(yè)或組織的需要，真正為其提供有效服務(wù)，進步員工的工作效率，減輕員工的工作壓力。否則，假如不重視前期的調(diào)查分析，系統(tǒng)的開發(fā)不但不能帶來預(yù)期效益，反而可能造成資源浪費或給企業(yè)或組織帶來不便，嚴重時甚至可能導(dǎo)致整個開發(fā)工作失敗。
在MIS開發(fā)中，一個系統(tǒng)通常由總系統(tǒng)和若干子系統(tǒng)組成，總系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間存在著縱橫交錯的復(fù)雜關(guān)系，整個系統(tǒng)是一個有機整體。在著手開發(fā)一個項目時，必須對總系統(tǒng)及各子系統(tǒng)均按照軟件工程的方法進行系統(tǒng)分析，明確系統(tǒng)總功能、各子系統(tǒng)功能及系統(tǒng)間的相互關(guān)系。哪一個子系統(tǒng)分析研究不到位，或哪一部分設(shè)計不公道，都將對系統(tǒng)的整體功能和目標造成影響。因此，開發(fā)前期的分析工作必須做到通盤問慮，以保證開發(fā)成功。
此外，前期分析工作也可以為后期維護打下基礎(chǔ)。一方面，企業(yè)或組織是在不斷向前發(fā)展的，一個MIS運行一段時間后，企業(yè)可能會在系統(tǒng)功能方面提出進一步要求；另一方面，系統(tǒng)在使用過程中也會逐漸暴露出內(nèi)部的各種錯誤。這就要求對系統(tǒng)功能進行擴充或?qū)Τ绦虼a進行修改。假如前期分析工作做得比較到位，充分考慮了軟件投進使用后的環(huán)境、投進使用后的功能擴展、升級改造及后期維護，就可以避免在日后的使用過程中出現(xiàn)系統(tǒng)與環(huán)境不適應(yīng)、系統(tǒng)功能擴充難、程序代碼修改難等后遺癥。
二、系統(tǒng)分析文檔是后續(xù)開發(fā)的依據(jù)
系統(tǒng)分析文檔是分析工作重要的、唯一的工作成果，是后續(xù)開發(fā)工作的依據(jù)。在進行系統(tǒng)分析過程中，分析職員應(yīng)將收集到的第一手信息，進行回類整理，分析匯總，然后制訂出正確、一致、完整的系統(tǒng)分析文檔：系統(tǒng)說明書。
通常該說明書要對系統(tǒng)功能需求、企業(yè)或組織狀況、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)功能等進行詳盡描述，甚至包括對系統(tǒng)將來發(fā)展的設(shè)想，當前企業(yè)的軟件、硬件環(huán)境的具體技術(shù)參數(shù)，當前用戶方的技術(shù)職員和業(yè)務(wù)職員的信息技術(shù)水平，待開發(fā)的系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有的其他系統(tǒng)、甚至與企業(yè)外部的其他系統(tǒng)的接口情況等。有了這一系列的分析說明文檔，可使后續(xù)的系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)維護等工作有章可循。
系統(tǒng)說明書制訂完畢以后，為進步軟件的質(zhì)量和保證開發(fā)的成功，通常還需要對這些文檔資料進行評審。評審工作通常應(yīng)由企業(yè)或組織的信息治理高層以及各類技術(shù)職員共同承擔。文檔評審時，首先，要求各種需求不能互相矛盾；其次，需求必須是完整的，應(yīng)該包括在分析階段用戶提出的所有功能或性能；再次，指定的需求用現(xiàn)有的軟硬件技術(shù)可以實現(xiàn)；最后，需求確實能解決用戶當前所面臨的實際題目。只有通過以上四方面的評審，分析工作才算告一段落，才能進行下一環(huán)節(jié)的系統(tǒng)設(shè)計工作。這里需要明確的是，即使進進了下一開發(fā)環(huán)節(jié)即系統(tǒng)設(shè)計環(huán)節(jié)，也有可能因前面環(huán)節(jié)的工作做得有漏疏而返回往再次進行系統(tǒng)分析，也就是說實踐當中這種分析工作會出現(xiàn)一定程度的反復(fù)，且這種反復(fù)與所選擇的開發(fā)模式有較大關(guān)系。在開發(fā)實踐中，系統(tǒng)分析職員為避免系統(tǒng)分析工作出現(xiàn)重大偏差而引起大面積重復(fù)分析，通常在制訂分析文檔時便提出多種可行性方案供用戶選擇。例如，從功能是否完整角度考慮，可以嘗試制定三個不同檔次的方案：1、基本方案：系統(tǒng)只完成最基本工作，沒有額外功能；2、完整方案：除了完成基本工作以外，還提供一些附加功能；3、增強方案：這種系統(tǒng)具備用戶期看的幾乎所有功能。用戶可根據(jù)企業(yè)自身的人力、物力條件結(jié)合企業(yè)目標從幾個方案當中選出一個最優(yōu)方案。
三、系統(tǒng)分析應(yīng)重視溝通
系統(tǒng)分析的工作內(nèi)容主要是分析職員同客戶進行溝通，包括同企業(yè)或組織的各級領(lǐng)導(dǎo)進行溝通及同普通員工進行溝通。
首先，信息系統(tǒng)開發(fā)要爭取企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。實踐中，企業(yè)的個別治理職員可能不愿接受環(huán)境的改變，因而不愿配合分析職員的工作，造成系統(tǒng)分析工作的局部甚至全局失敗。例如，某財務(wù)部分負責(zé)人不愿將本部分手工賬務(wù)處理改為電子賬務(wù)系統(tǒng)，堅持沿用原來的手工方式，對系統(tǒng)分析職員產(chǎn)生抵觸情緒。這種情緒必然對分析工作帶來負面影響，當碰到類似情況時，分析職員應(yīng)在了解這些人的背景及性格特點的基礎(chǔ)上，想方想法說服其轉(zhuǎn)變觀念。假如系統(tǒng)分析職員的說服工作無效，可直接請求企業(yè)高層處理。
其次，不能忽略普通員工，要同企業(yè)普通員工進行充分溝通。在系統(tǒng)分析時，完全是從工作職員那里獲得第一手資料，因此能否取得被調(diào)查員工的支持是系統(tǒng)分析有效性的關(guān)鍵，員工態(tài)度積極可使分析工作的效率大大進步。只有與員工建立良好的工作關(guān)系，才能充分挖掘出企業(yè)所存在的題目。例如，開發(fā)“教學(xué)資源庫信息系統(tǒng)”，就要求學(xué)校信息中心、各院系、教務(wù)處、學(xué)工處等各部分通力合作，配合開發(fā)職員的分析工作，明確提出本部分對資源庫信息系統(tǒng)的需求、積極提供資源庫建設(shè)所需的資料。任何一個部分的任何一個工作職員的分歧作行為，都可能影響分析工作的開展，都可能給系統(tǒng)帶來隱患。 系統(tǒng)分析職員在同組織中的每個有關(guān)員工進行溝通時，必須充分考慮這些員工的知識背景、表達能力、溝通能力等，有些員工不能將自己的需求做出正確表達，這種情況下提供的信息就可能誤導(dǎo)系統(tǒng)分析職員；也有些員工一時不清楚自己到底對系統(tǒng)有什么需求，這時可能需要分析職員與這些員工共同針對其負責(zé)的具體業(yè)務(wù)進行具體探討；還有一些員工會提出一些不切實際的需求，比如會提出一些以現(xiàn)有的信息技術(shù)水平無法實現(xiàn)的要求，或者會提出一些超出企業(yè)開發(fā)資金預(yù)算的不公道要求�？傊�，在與員工打交道的過程中可能會碰到各種各樣的情況，這就要求分析職員必須有較強的溝通能力，并且善于對自己的工作對象進行正確引導(dǎo)，從而使他們將自己公道的、真實的想法正確的表達出來。
四、系統(tǒng)分析應(yīng)公道劃分邊界
系統(tǒng)分析過程中，特別要留意分析邊界和人機邊界的劃分，這將決定系統(tǒng)分析工作及后續(xù)開發(fā)工作的覆蓋范圍。
“分析邊界”指分析工作所涵蓋的范圍。MIS開發(fā)是一個系統(tǒng)工程，需要長期的、逐步的進行完善。整個開發(fā)工作往往涉及到一個組織或企業(yè)的方方面面，從公司總部到各分公司、分廠以及各科室、車間、工段等，都是分析工作所涵蓋的范圍，涉及的部分多，職員雜，業(yè)務(wù)種類差異大，因此很難一次性滿足所有需求，也很難一次性具備所有功能，因而系統(tǒng)分析工作就有一個分析邊界的劃分題目。公道劃分分析邊界，可以確保分析工作在一個相對明確的范圍內(nèi)進行，避免分析工作無邊無際，難以完成。
“人機邊界”指應(yīng)當明確系統(tǒng)中哪些工作應(yīng)由人工來完成，哪些工作應(yīng)由系統(tǒng)自動完成。通常在一個系統(tǒng)中，有些工作必須由人工進行，這類工作往往是計算機無法實現(xiàn)、或者沒有必要往實現(xiàn)的。例如，企業(yè)外部原始單證的錄進工作，需要會計職員逐張核對后，通過手工方式進行錄進。而有些工作則不需要人工干預(yù)，由系統(tǒng)自動完成。例如，對生產(chǎn)過程進行監(jiān)測控制的機械或電子設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，直接通過專門的線路和設(shè)施傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)中即可，而不需要人工干預(yù)。
然而，在系統(tǒng)分析工作中，分析職員面對的是尚未開發(fā)出來的系統(tǒng)，因而多數(shù)情況下人機邊界的劃分，就不是很直觀，要判定哪些由人工完成公道，哪些由系統(tǒng)完成公道，就需要系統(tǒng)分析職員充分了解行業(yè)的運作特點，深進了解企業(yè)業(yè)務(wù)流程，在此基礎(chǔ)上，才能對人機邊界進行正確公道的劃分。分析工作要避免出現(xiàn)將只能用手工處理的業(yè)務(wù)，納進到MIS系統(tǒng)模型當中，或?qū)⒅荒苡上到y(tǒng)自動完成的功能設(shè)計成由人工完成。
五、系統(tǒng)分析職員應(yīng)該是復(fù)合型人才
隨著應(yīng)用的發(fā)展，分析工作對系統(tǒng)分析員的綜合素質(zhì)提出更高的要求。系統(tǒng)分析職員必須既是治理職員又是技術(shù)職員，他們不直接從事治理工作，但一定要懂治理；不直接從事具體的設(shè)計和實施工作，但一定要熟知各種開發(fā)技術(shù)。
首先，從項目治理的角度看，要求系統(tǒng)分析職員具有極強的溝通能力、把握一定的行業(yè)知識、具備一定的治理經(jīng)驗，以一個企業(yè)治理職員的標準要求自己。例如，要開發(fā)一個帳務(wù)處理系統(tǒng)，就需要對對會計核算業(yè)務(wù)有所了解；要為某企業(yè)開發(fā)一個Intranet，就要對該企業(yè)的業(yè)務(wù)知識有所了解。否則很難保證開發(fā)出來的系統(tǒng)能與企業(yè)相適應(yīng)。
其次，從技術(shù)角度看，當前很多企業(yè)需要開發(fā)基于動態(tài)網(wǎng)站技術(shù)的MIS，以期實現(xiàn)信息處理工作在交互式動態(tài)Web頁面上進行。這就要求系統(tǒng)分析職員充分了解與開發(fā)相關(guān)的各項技術(shù)。系統(tǒng)分析員需要了解各種服務(wù)器平臺、各種數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，各種開發(fā)工具以及各種硬件設(shè)備性能等。由于當前基于Web的MIS可采用的技術(shù)手段種類繁多，實現(xiàn)同樣的目標可以采用不同的技術(shù)手段，這就要求系統(tǒng)分析職員必須能夠在眾多的開發(fā)模式中選擇出最佳方案，這樣才能使后續(xù)的設(shè)計職員和編程職員的工作順利進行。
六、教學(xué)資源庫建設(shè)的系統(tǒng)分析
我們不妨對教學(xué)資源庫建設(shè)進行探討。教育領(lǐng)域的教學(xué)資源庫開發(fā)也屬于MIS的開發(fā)范疇，也要遵循MIS的開發(fā)思想，因而在進行教學(xué)資源庫信息系統(tǒng)建設(shè)時，同樣要重視前期的分析工作。
教學(xué)資源庫可以看作由支持教學(xué)的相關(guān)教學(xué)資源數(shù)據(jù)庫、軟硬件支持平臺、學(xué)習(xí)者、教育者、治理者共同構(gòu)成的信息系統(tǒng)。教學(xué)資源庫必須體現(xiàn)完整的學(xué)科知識體系且資源豐富，必須便于教師和學(xué)生充分利用并實現(xiàn)高度共享。一個教學(xué)資源庫通常包括積件庫、課題庫、題庫、案例庫等。教學(xué)資源庫建設(shè)中，系統(tǒng)分析職員通常為學(xué)校教育技術(shù)中心的專家、技術(shù)職員，用戶即學(xué)校各有關(guān)部分、教師、學(xué)生。
首先，資源庫的建設(shè)應(yīng)能有效地為用戶(教師和學(xué)生)提供教學(xué)和學(xué)習(xí)服務(wù)，即教學(xué)資源庫的開發(fā)，必須與用戶需求相適應(yīng)，也就是說開發(fā)前期必須充分了解用戶的實際需求。
教學(xué)資源庫作為與教育相關(guān)的數(shù)字資源的數(shù)據(jù)倉庫，其資源種類多、數(shù)目大，用戶數(shù)目多、需求復(fù)雜。因此分析職員要綜合考慮各種媒體數(shù)據(jù)的格式特性、軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)資源以及可能拓展的要求等各方面因素，這樣就必須做好前期的系統(tǒng)分析工作，要求學(xué)校各有關(guān)部分、有關(guān)教師、甚至學(xué)生根據(jù)自己的需要向分析職員提出對資源庫的要求。教學(xué)資源庫的建設(shè)就是為教學(xué)活動提供服務(wù)，假如資源庫不符適用戶需求，教師或?qū)W生就會由于資源庫沒有自己需要的功能或資源，或感覺資源庫使用不便、操縱困難等原因而放棄使用，從而造成資源閑置。
其次，資源庫建設(shè)必須考慮到系統(tǒng)在成熟運行之后，會面臨著學(xué)校各院系、各部分之間以及區(qū)域各院校之間的教學(xué)資源共享題目。只有在MIS開發(fā)思想指導(dǎo)下進行教學(xué)資源庫建設(shè)，做好前期的分析工作，才能在提供有效的教學(xué)服務(wù)和學(xué)習(xí)服務(wù)的條件下，進一步實現(xiàn)校際資源共享。
教學(xué)活動涵蓋的范圍很廣泛，且不同專業(yè)、不同課程的教學(xué)內(nèi)容不同，由于數(shù)字媒體技術(shù)的發(fā)展，資源的數(shù)據(jù)量越來越龐大、資源的種類越來越繁多，因而當前教學(xué)資源庫建設(shè)領(lǐng)域普遍存在著資源建設(shè)各自為陣，雜亂無章、數(shù)據(jù)孤立等題目，不但同區(qū)域的各學(xué)校之間不能實現(xiàn)共享，就是本校各院系、各部分之間的教育資源也很難實現(xiàn)系統(tǒng)的、有效的共享與交換。因此，教學(xué)資源庫建設(shè)必須采用軟件工程的開發(fā)步驟進行開發(fā)建設(shè)，重視開發(fā)前期的系統(tǒng)分析工作，只有這樣，才能使所開發(fā)的系統(tǒng)為以后實現(xiàn)校際共享奠定基礎(chǔ)。
實踐中，由于不重視前期系統(tǒng)分析工作而導(dǎo)致開發(fā)失敗的案例極多。例如，某高校進行教學(xué)資源庫建設(shè)，由于不重視前期的需求分析，在沒有充分考慮教學(xué)資源庫投進運行后的應(yīng)用環(huán)境、沒有充分了解教師學(xué)生實際需求的情況下盲目開發(fā)，結(jié)果等系統(tǒng)開發(fā)完畢投進運行后，才發(fā)現(xiàn)日常教學(xué)工作中有大量特殊的格式文檔和龐大的圖形文件需要處理，而這些文件卻無法在該教學(xué)資源庫信息系統(tǒng)中傳遞與交換，于是很多教師在使用該系統(tǒng)進行多媒體教學(xué)的過程中，總是頻頻碰到各種各樣的技術(shù)障礙，影響正常授課，有些教師甚至盡拒使用該資源庫。該例中的教學(xué)資源庫建設(shè)由于沒有重視分析工作，不但導(dǎo)致系統(tǒng)使用效率降低，而且給教學(xué)工作帶來不便。
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