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文書檔案治理的辦公自動化應(yīng)用
[摘要] 文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著題目處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。本文探討了文書檔案治理辦公自動化應(yīng)用的優(yōu)點和存在的題目及應(yīng)對方法。?[關(guān)健詞]文書檔案 辦公自動化應(yīng)用 存在題目 應(yīng)對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著題目處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何進步文書檔案治理水平，及時、正確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案治理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案治理題目談一點粗淺的熟悉。
一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案治理的優(yōu)點
1.辦公效率大幅進步
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案治理工作中，工作職員過多地依靠于手工操縱，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁正確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操縱治理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行治理后，檔案治理由案卷級深進到文件級，由單途徑治理發(fā)展為體系治理，由對檔案外部特征(目錄)治理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并治理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地進步檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部分概況、工作的重點和最新、最快的檔案治理信息動態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下輕易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不留意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.進步了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理職員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受間隔是非的限制。同時，文件還可能由于其他原因造成丟失或延誤，給檔案職員回檔和其他職員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進行傳遞，大大進步了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案治理存在的題目
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失往了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)�。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，固然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親身簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判定一份電子文件是否為原件。以上的種種題目都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)重的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進進網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到盡對保密。 2.對檔案綜合治理職員要求高
對電子文件、電子文件回檔及其回檔后形成電子檔案的治理，盡不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案治理理論、原則、方法和技術(shù)的治理職員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通訊技術(shù)的職員所能勝任的。這就對治理職員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，治理職員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操縱水平，從目前看，很多檔案部分缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案職員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應(yīng)對方法
文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中碰到的一些題目，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)�？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；治理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.進步檔案職員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投進上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，進步檔案職員業(yè)務(wù)技能。事實證實只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投進的基礎(chǔ)上，檔案職員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、進步治理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案職員素質(zhì)隨時代變化而不斷進步。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是進步素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案職員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部分間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部分和檔案職員的信息源和創(chuàng)新思維。?
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