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對數(shù)字化檔案館的初步研究
摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國建設(shè)數(shù)字檔案館的基本條件已經(jīng)可以滿足，與傳統(tǒng)的檔案館相比，數(shù)字檔案館具有豐富的數(shù)字材料資源、快速的傳播速度及海量信息共享等優(yōu)點。但是在建設(shè)過程中，面臨一些亟待解決的難題，這些難題的解決對數(shù)字檔案館的進一步完善具有重要作用。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；建設(shè)；研究
1 現(xiàn)階段對數(shù)字化檔案館的認識
“數(shù)字化檔案管理”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理的一種網(wǎng)絡(luò)的、新興的檔案管理技術(shù)。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新一代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。
2 構(gòu)建企業(yè)數(shù)字化檔案館的建設(shè)原則
2.1 標準和規(guī)范統(tǒng)一的原則 標準和規(guī)范是數(shù)字化檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，標準的建立應(yīng)具有前瞻性，不但要指導(dǎo)現(xiàn)在的數(shù)字化檔案館的建設(shè)還應(yīng)與未來開發(fā)的系統(tǒng)形成統(tǒng)一。如盡可能欲留接口，以便與未來的系統(tǒng)集成。
2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步完善 企業(yè)數(shù)字化檔案館的設(shè)計并不是孤立存在的，應(yīng)納入企業(yè)信息化建設(shè)的總體設(shè)計當中。它需要技術(shù)、政策、環(huán)境的依托和保障。由于各企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)、技術(shù)手段、資金和人才條件不盡相同，因此數(shù)字檔案館的發(fā)展水平也參差不齊。所以各單位應(yīng)根據(jù)自身特長積極創(chuàng)新，借鑒其它單位成功經(jīng)驗，引進先進技術(shù)和管理經(jīng)驗，避免重復(fù)研究帶來的資金浪費。
2.3 完善的保密機制 在提供快捷服務(wù)、提高企業(yè)效益的同時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也給檔案信息帶來了安全隱患。因此要加強對涉密信息的保護。服務(wù)與行之有效的安全機制相結(jié)合，才能更好地為企業(yè)服務(wù)。
3 構(gòu)建數(shù)字化檔案館的主要內(nèi)容
3.1 制定標準和規(guī)范 法規(guī)和標準是數(shù)字化檔案管理的有利保障。缺乏完整的標準體系和標準執(zhí)行不利是目前數(shù)字化管理建設(shè)中的主要問題。
目前檔案數(shù)字化標準不夠完善，對于數(shù)字檔案資源的歸檔范圍、元數(shù)據(jù)標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、檢索、利用、真實性鑒定、安全等標準規(guī)范，應(yīng)加快推動其出臺與執(zhí)行。結(jié)合數(shù)字檔案的特點，制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度。
3.2 數(shù)字信息資源的建設(shè) 一方面通過網(wǎng)絡(luò)直接歸檔。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過登錄系統(tǒng)登錄，登錄系統(tǒng)調(diào)用身份鑒別技術(shù)核對身份，確認正確后同意接收。經(jīng)采集系統(tǒng)接收文件目錄和全文，再經(jīng)檢查系統(tǒng)檢查確認正確后發(fā)送消息給歸檔單位，將目錄與全文分別導(dǎo)入至目錄數(shù)據(jù)庫和文件存儲系統(tǒng)保存。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。另一方面通過移交電子文件載體的形式歸檔。這種歸檔方式必須有移交憑證，每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記，用于確認電子文件的完整性和原始性，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。如果對其內(nèi)容進行更改，還需要有更改通知單。更改通知單上生產(chǎn)單位、計算機系統(tǒng)、軟件名稱、盤帶規(guī)格、更換原因、更換內(nèi)容、更換人及批準人的詳細項目，都需要受到嚴格的電子文件管理制度的制約。此外，在管理中建立必要的備份，防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定某些鑒定文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
對電子文件的著錄也是信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容。通過獲取、核對、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，才能準確描述電子文件的形成過程和成果。就著錄內(nèi)容而言，涉及文件形成過程中的各個要素，包括文件形成背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，而且著錄的重點也從文件內(nèi)容轉(zhuǎn)移到文件的形成背景上。
3.3 檔案信息安全的保障 作為歷史和重要信息的忠實記錄，檔案更應(yīng)該得到完善的保護。根據(jù)國家相關(guān)標準的規(guī)定，帶有歸檔標識的電子文件集中后，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時復(fù)制第3套異地保存。有條件的還可以用專用備份服務(wù)器作為保障。
3.4 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè) 網(wǎng)絡(luò)中的硬件技術(shù)之一是必需有足夠的帶寬，以便實現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。此外建立數(shù)字化檔案館還需配備服務(wù)器、光盤鏡像服務(wù)器、交換機、縮微膠片數(shù)字化設(shè)備、視頻音頻信息采集設(shè)備、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、計算機、掃描儀以及相關(guān)的編輯、噴繪、光盤刻錄等設(shè)備。這一切都是企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的有利基礎(chǔ)。
隨著檔案信息化建設(shè)步伐的不斷推進和企業(yè)檔案工作的深入發(fā)展，為了進一步提高企業(yè)檔案管理水平，數(shù)字化檔案館的建設(shè)勢在必行。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)抓住機遇，克服困難，努力工作，積極創(chuàng)造條件建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化檔案館建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。同時堅持科學、規(guī)范、實用、可靠的原則，力求減少失誤，提高建庫效率，以取得更好的成果。
參考文獻：
[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].
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