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管理型會(huì)計(jì)軟件與現(xiàn)代審計(jì)的論文
審計(jì)活動(dòng)可分為3個(gè)階段：查詢審核過(guò)程、證實(shí)存在過(guò)程和系統(tǒng)分析過(guò)程，管理型會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)應(yīng)從這3個(gè)過(guò)程考慮設(shè)計(jì)如何滿足審計(jì)的要求。
一、查詢審核過(guò)程
在會(huì)計(jì)電算化程度較高的發(fā)達(dá)國(guó)家，軟件是否具有充分的保留和提供審計(jì)線索的功能，是評(píng)價(jià)管理型軟件最重要的標(biāo)準(zhǔn)之一。顯然，一個(gè)理想的管理型軟件必須具有充分的保留和提供審計(jì)線索的功能。在這方面，我國(guó)的商品化管理型軟件設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)似乎尚未給予足夠的考慮，在未來(lái)的管理型軟件的設(shè)計(jì)中必須加以重視。
關(guān)于審計(jì)線索提供的總體要求可歸納為以下幾條：
1．雙向性
管理型軟件應(yīng)允許審計(jì)人員按照原始憑證一明細(xì)賬(日記賬)一總賬一報(bào)表的順序進(jìn)行雙向查詢，同時(shí)還應(yīng)允許分別對(duì)日記賬、明細(xì)賬、總賬的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額進(jìn)行雙向查詢。目前，我國(guó)絕大多數(shù)管理型軟件的查詢?cè)O(shè)計(jì)都是單向的，可以實(shí)現(xiàn)由總賬查明細(xì)賬，由明細(xì)賬查憑證等過(guò)程，但當(dāng)需要反向查詢時(shí)則往往會(huì)遇到困難。
我國(guó)通用財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)一般是將賬務(wù)處理系統(tǒng)與報(bào)表處理系統(tǒng)作為兩個(gè)獨(dú)立的模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)。報(bào)表處理模塊雖然能根據(jù)一定的公式在賬簿中取數(shù)據(jù)，但是報(bào)表與賬簿之間并未建立起直接的關(guān)聯(lián)，由報(bào)表到賬簿，或由賬簿到報(bào)表的追查不能實(shí)現(xiàn)。即使是在賬務(wù)處理模塊中，如總賬、明細(xì)賬與憑證之間的順次查詢也并非各種軟件都能實(shí)現(xiàn)的。
2．二維性
二維性是指管理型軟件所提供的審計(jì)線索查找路徑應(yīng)是可以交錯(cuò)的。即不僅可以按憑證一明細(xì)賬(日記賬)--總賬一報(bào)表進(jìn)行雙向查詢，而且在查詢賬簿的同時(shí)可以隨時(shí)查找某一賬戶對(duì)應(yīng)的某筆交易額或期初、期末數(shù)額。二維性的實(shí)現(xiàn)受雙向性的影響與限制。在我國(guó)，有的軟件連順序查詢都實(shí)現(xiàn)不了，更談不上二維查詢了。但是，如果單就查詢賬簿時(shí)可以隨時(shí)對(duì)相應(yīng)的賬戶進(jìn)行“期初余額一本期發(fā)生額一期末余額”雙向查詢而言，一般的財(cái)務(wù)軟件基本上都能實(shí)現(xiàn)。這是由于我國(guó)的財(cái)務(wù)軟件在顯示被查詢的賬簿時(shí)，往往按照手工處理中賬簿的格式予以表現(xiàn)，只要在軟件賬簿格式設(shè)置時(shí)包括期初余額、本期發(fā)生額和期末余額3個(gè)項(xiàng)目，則隨時(shí)可以方便地對(duì)此進(jìn)行雙向查詢。
3．確定性
審計(jì)人員在工作中，一旦對(duì)某些業(yè)務(wù)產(chǎn)生疑問(wèn)，往往需要對(duì)與該業(yè)務(wù)有關(guān)的一切內(nèi)容進(jìn)行查詢或追查。此時(shí)，管理型軟件應(yīng)能為審計(jì)人員提供足夠的資料，并能在各數(shù)據(jù)庫(kù)之間根據(jù)審計(jì)人員的設(shè)定建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而保證審計(jì)人員在查找資料時(shí)能方便地對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行定位。如果審計(jì)人員需要對(duì)客戶的應(yīng)收賬款進(jìn)行審計(jì)，軟件應(yīng)可根據(jù)審計(jì)人員的設(shè)定在顧客訂貨單、銷售通知書、發(fā)貨單、銷售發(fā)票、銷售匯總表、銷售明細(xì)賬及總賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬及總賬、現(xiàn)金和銀行存款日記賬，以及總賬數(shù)據(jù)庫(kù)之間有選擇地建立起關(guān)聯(lián)。一旦某項(xiàng)具體業(yè)務(wù)被選定，與之相應(yīng)的上述資料即可調(diào)出。這是計(jì)算機(jī)應(yīng)用為審計(jì)工作帶來(lái)的一大便利，可以省去審計(jì)人員大量的手工查找工作。但是客觀地講，這一功能在我國(guó)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件上并未得到實(shí)現(xiàn)。一方面，是由于計(jì)算機(jī)在企業(yè)中的應(yīng)用范圍還比較小，有的企業(yè)盡管已實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)電算化，但是并未在企業(yè)全范圍實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理與控制。另一方面，是由于我國(guó)現(xiàn)有的成套企業(yè)mis系統(tǒng)還很少，有的企業(yè)雖已廣泛地運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，但是這些信息管理模塊往往獨(dú)立于財(cái)務(wù)模塊，且與財(cái)務(wù)模塊之間缺乏配套的接口，造成信息交換困難。因此，要解決財(cái)務(wù)軟件中審計(jì)線索提供的確定性問(wèn)題，首先應(yīng)在企業(yè)推廣運(yùn)用管理型軟件。只有真正讓計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的各類信息，才有可能利用計(jì)算機(jī)技術(shù)方便地為審計(jì)人員提供審計(jì)線索。
二、證實(shí)過(guò)程
審計(jì)人員進(jìn)行證實(shí)測(cè)試的主要目的是確定會(huì)計(jì)報(bào)表所揭示內(nèi)容的有效性、正確性，其一般目的包括：存在和發(fā)生、完整性、權(quán)利和義務(wù)、估價(jià)與分配，以及說(shuō)明和披露5個(gè)方面。由于一般財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)都能遵循有關(guān)會(huì)計(jì)制度的要求，核算的準(zhǔn)確性是有保證的。同時(shí)資產(chǎn)的存在性與完整性也并非由財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)所決定的。因此，筆者認(rèn)為，證實(shí)測(cè)試過(guò)程對(duì)管理型軟件設(shè)計(jì)的要求比較簡(jiǎn)單，主要體現(xiàn)在以下兩條：
1．會(huì)計(jì)處理過(guò)程確定可查
我國(guó)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度在很多具體會(huì)計(jì)處理方法方面具有可選擇性，如高新技術(shù)企業(yè)固定資產(chǎn)折舊，國(guó)家規(guī)定可以選用加速折舊方法。當(dāng)然，企業(yè)也可選擇常規(guī)折舊方法，這就使會(huì)計(jì)具體業(yè)務(wù)的處理具有不確定性。審計(jì)人員在進(jìn)行審計(jì)時(shí)，必須充分了解企業(yè)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體處理方法，才有可能對(duì)所選處理方法的適當(dāng)性和核算的正確性提出意見(jiàn)。與此同時(shí)，作為通用管理型軟件，軟件設(shè)計(jì)一方面應(yīng)充分考慮不同企業(yè)對(duì)各種不同會(huì)計(jì)處理方法的需要，在軟件中預(yù)置選擇菜單；另一方面，也應(yīng)注意在用戶選定某一處理方法后，對(duì)這一信息予以披露與保存，以便審計(jì)人員在需要時(shí)隨時(shí)調(diào)用。
2．為審計(jì)測(cè)試預(yù)留通道
在管理型軟件中，僅保留處理方法的名稱、過(guò)程、公式還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。審計(jì)人員為證實(shí)業(yè)務(wù)處理的實(shí)際過(guò)程、方法，往往需要進(jìn)行測(cè)試，即虛擬一次業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程，檢查其結(jié)果與預(yù)期結(jié)果是否相符。這種方法可以有效地驗(yàn)證核算過(guò)程是否與設(shè)計(jì)一致，但是，如果審計(jì)人員不能及時(shí)消除這些測(cè)試的影響，這種方法也有可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的混亂。恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方案是在軟件設(shè)計(jì)時(shí)即為以后的審計(jì)測(cè)試留下通道，既方便審計(jì)人員的隨時(shí)測(cè)試，也不會(huì)造成對(duì)整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的影響。
三、系統(tǒng)分析過(guò)程
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一個(gè)比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更為高級(jí)、復(fù)雜的信息處理系統(tǒng)，美國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)在第3號(hào)《審計(jì)準(zhǔn)則公告》中將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)容控制分為一般控制和應(yīng)用控制兩類，這代表了西方審計(jì)界普遍接受的見(jiàn)解。我國(guó)的一些學(xué)者則主張將內(nèi)部控制分為程序控制與制度控制兩類。其中，制度控制與軟件設(shè)計(jì)無(wú)關(guān)，在此著重討論滿足程序控制對(duì)相關(guān)軟件設(shè)計(jì)要求。
1．輸入控制
在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，系統(tǒng)依據(jù)錄入或系統(tǒng)自身采集的原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生各類信息。因此，這些原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量至關(guān)重要。管理型軟件應(yīng)具備的數(shù)據(jù)輸入控制大致有：
(1)設(shè)立科目對(duì)照檢查。當(dāng)輸入會(huì)計(jì)科目號(hào)碼時(shí)，系統(tǒng)首先在參照文件中查找。如查找不到，或查找到的科目在屏幕上顯示后表明不是要輸入的科目，則提示糾正措施。
如輸入的科目名稱不規(guī)范，則廢棄已輸入的科目；若確認(rèn)為新增科目，則將該科目追加到科目對(duì)照文件中。
(2)合理性檢查。對(duì)輸入的數(shù)據(jù)根據(jù)其經(jīng)濟(jì)意義設(shè)置一個(gè)合理性區(qū)間。如果輸入的數(shù)值超出區(qū)間范圍，系統(tǒng)應(yīng)發(fā)出提示信息，要求檢查輸入數(shù)據(jù)。
(3)信息類型檢查。對(duì)輸入的數(shù)據(jù)或摘要等信息確定輸入的合理類型。當(dāng)應(yīng)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，不能有字母、符號(hào)、漢字等非數(shù)值型信息；當(dāng)應(yīng)輸入摘要時(shí)，則限制數(shù)字的輸入。
(4)試算平衡檢查。對(duì)輸入的每筆交易都應(yīng)進(jìn)行試算平衡檢查，查其借方金額之和是否等于貸方金額之和。在某一會(huì)計(jì)期間所有輸入結(jié)束后，還應(yīng)對(duì)總額進(jìn)行試算平衡檢查。
2．處理過(guò)程控制
處理過(guò)程控制設(shè)計(jì)的目的是保證處理步驟的適當(dāng)性。在手工核算系統(tǒng)中，這一功能是靠復(fù)核工作完成的。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，由于操作員并不能觀察到有關(guān)數(shù)據(jù)的處理過(guò)程，所以審計(jì)人員對(duì)此應(yīng)予以足夠的關(guān)注。
管理型軟件的設(shè)計(jì)要力圖能維持手工核算下的合理處理過(guò)程。但是，我國(guó)原有財(cái)務(wù)軟件在這方面的設(shè)計(jì)并不盡如人意。如在存在未過(guò)賬業(yè)務(wù)時(shí)均能結(jié)賬，且無(wú)特別提示等。值得一提的是，軟件在打印含有未過(guò)賬業(yè)務(wù)的報(bào)表時(shí)，在所打印的報(bào)表上應(yīng)作出特別的說(shuō)明，以防與最終的正式報(bào)表造成混淆。
3．輸出控制
輸出控制的目的是保證輸出資料的準(zhǔn)確、可靠。輸出控制的措施有很多，在此，僅選擇其中最基本的幾種要求來(lái)考查各軟件輸出控制的有效程度。
(1)打印預(yù)覽功能可讓操作者在實(shí)際打印之前對(duì)打印輸出的內(nèi)容、格式進(jìn)行最后的審核。一旦發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤偏差，能立即予以修正。這是一項(xiàng)很有價(jià)值的功能，尤其體現(xiàn)在它能減少無(wú)效輸出資料的數(shù)量，從而降低了無(wú)效輸出資料混入有效輸出資料的可能性。
(2)對(duì)各類輸出資料的控制與區(qū)別。不論是手工會(huì)計(jì)核算還是會(huì)計(jì)電算化，錯(cuò)誤的存在總是難免的。在錯(cuò)誤修改前后的系統(tǒng)輸出資料，如打印的賬簿、報(bào)表等，應(yīng)能予以明確區(qū)分。這就要求在打印輸出資料上標(biāo)明打印的日期、時(shí)間和序號(hào)，系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)所有的打印輸出進(jìn)行登記。進(jìn)一步講，這一功能還有防止私自篡改賬簿、報(bào)表等現(xiàn)象的作用。一般而言，財(cái)務(wù)軟件均能在輸出報(bào)表上注明報(bào)表所屬的會(huì)計(jì)期間，但報(bào)表打印的具體時(shí)間，則不在輸出報(bào)表上給出。更為重要的是，系統(tǒng)往往都未對(duì)所有的打印輸出進(jìn)行嚴(yán)格控制，未對(duì)輸出的報(bào)表標(biāo)明序號(hào)。如2005年11月資產(chǎn)負(fù)債表這是第6次輸出，則應(yīng)在報(bào)表上標(biāo)注“6”。如果說(shuō)通過(guò)打印日期、時(shí)間區(qū)別報(bào)表并不十分可信，因?yàn)橄到y(tǒng)日期、時(shí)間能被方便地改動(dòng)，那么，在報(bào)表上標(biāo)注序號(hào)，并且在審計(jì)時(shí)要求將本期所有輸出報(bào)表都提供給審計(jì)人員，就能夠有效地防止報(bào)表混淆或有意改變報(bào)表內(nèi)容的情況發(fā)生。我們看到，系統(tǒng)日志是為審計(jì)人員提供審計(jì)線索的有力工具，但是，有的軟件未能較好地實(shí)現(xiàn)這一功能，還有一些軟件竟允許操作人員對(duì)其進(jìn)行刪改!這樣的系統(tǒng)日志不但不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，反之還可能對(duì)審計(jì)人員造成誤導(dǎo)。
4．初始化控制
在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、錄入各種余額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。因此，管理型軟件必須重視對(duì)初始化工作的控制。如同級(jí)編碼的會(huì)計(jì)科目相同，則可能造成以后會(huì)計(jì)科目的混淆。初始化不正確仍允許記賬，也會(huì)令其后的維護(hù)等工作產(chǎn)生困難。
5．系統(tǒng)安全控制
與手工會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)相比，會(huì)計(jì)電算化下的系統(tǒng)安全控制更為復(fù)雜。
(1)口令�？诹畹脑O(shè)置一般有用戶口令、任務(wù)口令兩種。用戶口令是為每一個(gè)合法使用者設(shè)置一個(gè)口令，允許在其權(quán)限內(nèi)操作。任務(wù)口令是針對(duì)不同功能設(shè)置不同口令，用戶執(zhí)行多種功能要記住多個(gè)口令。相比之下，用戶口令設(shè)置較為合理。我國(guó)的大多數(shù)軟件均采用了這一口令形式。此外，口令越長(zhǎng)，其被破譯、篡改的可能性越小。
(2)系統(tǒng)操作日志。系統(tǒng)日志能詳細(xì)記錄各操作人員的操作、時(shí)間，為審計(jì)提供全面的資料。但是，系統(tǒng)日志必須具有不可改動(dòng)性，才能為審計(jì)人員提供可信的證明。
(3)程序接觸控制。這一控制主要是防止操作人員對(duì)管理型軟件程序的擅自改動(dòng)。管理型軟件均以高級(jí)語(yǔ)言編制，并在編譯后保存，這在一定程度上起到了程序接觸控制的作用。
(4)數(shù)據(jù)接觸控制。如果系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接以ascⅱ碼保存，使用者將很容易對(duì)之進(jìn)行查閱與改動(dòng)。這就影響了數(shù)據(jù)的安全性。所選的軟件都注意到了這一問(wèn)題，將數(shù)據(jù)文件以其他方式予以儲(chǔ)存，一定程度上保證了數(shù)據(jù)的安全性。
目前，計(jì)算機(jī)審計(jì)的研究還處于起步階段，許多審計(jì)人員在對(duì)運(yùn)用了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的企業(yè)進(jìn)行審計(jì)時(shí)，還在沿襲對(duì)手工核算系統(tǒng)審計(jì)的傳統(tǒng)方法。一方面，原有的財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)并未充分考慮審計(jì)人員的特殊要求；另一方面，會(huì)計(jì)電算化與審計(jì)處于一種“脫節(jié)”的狀態(tài)，這將嚴(yán)重影響我國(guó)會(huì)計(jì)電算化與審計(jì)工作的發(fā)展。
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