淺談電算化會計檔案內部控制

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　　摘要：新時期下，隨著計算機在會計領域的普及和應用，會計電算化的工作越來越現代化，給企業(yè)帶來了巨大的利益，但會計電算化內部控制還存在著許多問題。本文就著眼于會計電算化檔案的內部控制問題，介紹了電算化會計檔案管理的新特點，深入分析會計電算化檔案管理存在的問題及成因，探討會計電子檔案的保管措施。

　　關鍵詞：會計電算化 內部控制 管理

　　隨著計算機在企事業(yè)會計核算系統中應用的普及，會計電算化已成為會計工作的一種重要手段，是重要的會計基礎工作。會計電算化的發(fā)展雖然給企業(yè)帶來了巨大的效益，但給內部的控制和管理也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。會計電算化電子檔案管理已經成為一個新的研究課題，本文就面對管理工作中的諸多挑戰(zhàn)，擬出完善電算化會計檔案內部控制的對策和建議。

　　一、電算化會計管理的特點及存在的問題

　　1、電算化會計管理的特點

　�。�1）會計電子檔案具有技術性。技術性文檔是解釋會計電子檔案的運行和設計情況，與會計電子檔案的設計和使用緊密相關。

　�。�2）會計電子文檔缺乏直觀可視性。會計電子檔案主要存儲于磁性介質上，與傳統的具有直觀可視性的會計檔案不一樣，會計電子檔案須在特定的計算機軟件和硬件環(huán)境中才能可視。

　　會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強。會計電子檔案須依賴于計算機的軟件和硬件系統才能使用，而且它對儲存的周圍環(huán)境要求較苛刻。磁性介質不僅要求環(huán)境防火、防水、防塵、防磁，而且對溫度也有一定的要求。磁性介質對環(huán)境的高要求增加了數據的脆弱性。

　　會計電子檔案對會計信息使用者的安全操作提出新要求。會計電子檔案的管理要求會計信息從事人員除了需具備會計專業(yè)知識，同時還得掌握必要的計算機操作和維護知識。

　　會計電子檔案管理缺乏有效的安全和保密措施。在網絡時代，新型磁性介質檔案管理是一種新型的管理方式，它取代了傳統的紙質管理。電子數據因其具有數據高度集中的特點，非常容易被泄密。電子數據是以數字編碼的程序的形式儲存在各種磁性介質上，但磁性介質具有體積小，存儲容量大的特點，正因為此特點以致電子數據資料的泄密容易，而且范圍廣，涉及時間長，危害性也較大。

　　2、會計電子檔案管理存在的問題

　　會計電子檔案管理存在的問題主要有：（1）會計檔案載體；（2）認識不夠，理解偏差；（3）會計檔案管理制度不完善；（4）缺乏計算機維護、網絡安全的相關人才。

　　二、會計電子檔案的保管措施

　　1、提高思想重視。單位領導和從事會計人員應提高對會計電算化的重視程度。特別是主管會計財務的領導應當充分認識到科學化管理電算化會計檔案資料的重要性，并督促建立健全的管理制度。應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，切實落實會計磁性介質檔案管理資料的管理。

　　2、建立嚴格的內部控制制度。一個企業(yè)或單位為保護資產的安全性、會計資料的可靠性和準確性、提高經營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內部采取的一系列方法、制度和手續(xù)，即為內部控制制度。內部控制范圍的相應擴大是會計檔案信息化的要求，如對調用和修改程序的控制、數據編碼的控制以及系統開發(fā)過程的控制等。這些控制內容都與傳統的內部控制不同，是一些手工會計系統中所沒有。程序化控制是內部控制的主要手段，信息化會計檔案的內部控制應多樣性。要想有效地保證會計電子檔案的安全和可靠，我們必須制定嚴格的內部控制制度。

　　3、實行專人專崗。對不同的崗位根據責、權、利、效相結合的原則，設立不同的崗位，如系統主管、管理員、操作員等，同時賦予不同的權限，承擔不同的責任。崗位的職責應明確，不能出現盲點、交叉和重復，相同崗位間可相互牽制和監(jiān)督，嚴格崗位責任制。

　　4、降低會計電子檔案毀損和丟失的風險。磁性介質（如光盤、磁盤、磁帶等）中集中存儲著大量數據，若發(fā)生水災、火災、盜竊等突發(fā)事件，這些數據就極有可能毀損會丟失。因此，電子檔案室可選擇干燥防水并遠離磁性的地方，室內還可安裝溫度感應設備，并保持通風透光。同時，還要請工作人員定期清理電子檔案室，以防蛀蟲。若采用電子計算機進行會計核算時，應當將打印出的紙質會計檔案與會計電子檔案一起保存。

　　5、實現會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。會計電子檔案管理人員應養(yǎng)成數據備份的習慣。應用質地優(yōu)良的關盤刻錄所有的會計電子檔案，以保證數據的安全。為防止磁性介質的毀損導致信息丟失，管理人員應根據會計數據業(yè)務量的多少定期對檔案進行檢查和拷貝，年終要將當年的檔案進行歸類，標明日期、內容目錄、操作員編號，用于存檔的光盤還需系統管理員和財務負責人簽字。最后應定期的采用等距抽樣或隨機抽樣的方式，對會計電子檔案進行檢測，以便及時做好數據維護工作。

　　三、結論

　　電算化會計的獨特個性代表著未來會計現代化和規(guī)范化的發(fā)展方向，它的存在是必然。會計電算化系統的產生和發(fā)展極大地提高了會計工作效率。加強電算化會計檔案安全管理是一項長期的、艱難的、必須的工作。我們應建立和完善健全的會計電算化檔案管理內部控制制度，提高相關人員的素質和技術水平，加強對電算化會計檔案的管理和控制，提高企業(yè)的經濟效益。

　　參考文獻：

　　[1]廖洪編著，會計制度設計，中國時代經濟出版社，2000.3

　　[2]毛奕主編，電算化會計，首都經濟貿易大學出版社，中國農業(yè)大學出版社，2002.3

　　[3]王琳、韓娟，企業(yè)會計電算化系統與內部控制，金融經濟，2007（07）

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