淺談企業(yè)會計電算化條件下的內(nèi)部控制

[摘 要]企業(yè)為實現(xiàn)既定的經(jīng)營管理目標, 必需建立起一整套內(nèi)部控制制度,以確保企業(yè)有序、健康的發(fā)展。企業(yè)在實施了會計電算化后，會計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。因此，在會計電算化環(huán)境下，有必要建立起一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。
　　[關(guān)鍵詞]會計電算化 內(nèi)部控制
　　
　　隨著電子計算機技術(shù)的普及，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新的問題和挑戰(zhàn)。因此,如何充分發(fā)揮會計電算化的便捷高效，使企業(yè)內(nèi)部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供正確的信息，創(chuàng)造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得很重要。
　　
　�。ㄒ唬�會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的變化
　　
　　1.內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點就在于不相容職務(wù)的分離，計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在電算化會計系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)與系統(tǒng)操作職務(wù)；數(shù)據(jù)維護管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記帳職務(wù)；系統(tǒng)軟硬件管理職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。因此，內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖�控制�?BR>　　2.內(nèi)部控制的范圍發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對交易處理。計算機技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施。由于電算化會計系統(tǒng)的建立和運行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)的擴大了，包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防護、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責任制度等。
　　3.內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下，科目匯總表、會計報表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進行人工匯總計算，使得財務(wù)人員的工作量很大，同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進行會計分錄編制，通過憑證的審核、過帳、確認并由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，同時可以根據(jù)需要生成會計報表，從而大大降低了財務(wù)人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
　　
　�。ǘ�）建立適合會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的必要性
　　
　　手工會計系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)用可見的文字、符號記錄在紙上，這種方式有較好的直觀性，各種不同的筆跡和簽名也可作為控制手段。采用計算機處理后，會計數(shù)據(jù)以肉眼無法視別的形式存儲在磁盤上。從而失去了直觀性。另外，在手工會計方式下，會計核算的質(zhì)量取決于會計人員業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度及對會計有關(guān)的法規(guī)理解和執(zhí)行效果。財務(wù)會計部門已經(jīng)積累了大量的經(jīng)驗，建立起了一整套管理制度。實行會計電算化后，許多傳統(tǒng)的管理控制方式消失了，而代之以新的方式。這就迫使企業(yè)電算化會計系統(tǒng)必須建立起嚴格的內(nèi)部控制制度。
　　
　　（三）會計電算化給企業(yè)內(nèi)部控制提出的新要求
　　
　　1.確保原始數(shù)據(jù)操作的準確性。在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的原始數(shù)據(jù)自動進行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記帳、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而計算機自動加工處理輸出數(shù)據(jù)的準確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準確性，這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保證準確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準確性。
　　2.控制操作人員的權(quán)限。授權(quán)、批準控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強內(nèi)部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行操縱，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。
　　3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險。在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計帳冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。磁性介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
　　（四）建立和完善會計電算化條件下的內(nèi)控制度
　　
　　1.操作人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，企業(yè)必須制定相應(yīng)的組織和管理制度，明確職責分工，加強組織控制。所謂職責分工是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責分離。通過進行內(nèi)部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。而組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。
　　2.系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全的控制。加強系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：①訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電算化會計人員操作財務(wù)專用電腦；②設(shè)置操作權(quán)限； ③操作人員身份的密碼控制；④數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；⑤機房的工作環(huán)境保護。網(wǎng)絡(luò)安全指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。
　　3.內(nèi)部審計控制。內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度。企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨立部門，在審計委員會或高層決策機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下工作。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為，內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：①對會計資料定期進行審計，電算化會計帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；②審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看帳冊內(nèi)容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應(yīng)及時調(diào)整；③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；④對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
　　4.會計電算化系統(tǒng)檔案管理。會計電算化系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續(xù)進行的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此，會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期進行整理，磁性介質(zhì)還要進行防磁工作。
　　5.操作人員的職業(yè)道德建設(shè)。會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”，但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，最終還是達不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。企業(yè)管理者應(yīng)當重視對財務(wù)人員的選用與培養(yǎng)，努力增強財務(wù)人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務(wù)水平，達到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。
　　會計電算化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)是社會發(fā)展的必然趨勢。隨著電子計算機技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，將使會計電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。企業(yè)對由計算機產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴度也會越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預(yù)防和減少計算機犯罪的可能性。 因此加強和完善會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，將成為各個企業(yè)在財務(wù)工作中以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的一個問題，并且內(nèi)部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。
　　
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