探討醫(yī)院人事檔案資源的信息化管理分析

　　摘要：醫(yī)院人事檔案資源管理是醫(yī)院管理的一個(gè)重要方面，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，很多醫(yī)院的人事檔案資源管理已經(jīng)開(kāi)始步入信息化管理階段，這種信息化管理相比于傳統(tǒng)的人事檔案管理具有非常明顯的優(yōu)越性。本文首先闡述了人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，繼而分析了應(yīng)用人事檔案信息化管理所需要注意的幾點(diǎn)要求。

　　關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案;優(yōu)勢(shì)，措施;應(yīng)用;信息化管理

　　隨著醫(yī)院人事制度和醫(yī)療體系的不斷改革和完善，醫(yī)院的人事檔案資源管理工作在醫(yī)院的日常管理工作中變得越來(lái)越重要。醫(yī)院的管理日益科學(xué)化和規(guī)范化，各級(jí)醫(yī)院對(duì)人事檔案資源的管理工作也越來(lái)越重視，隨著醫(yī)院信息化平臺(tái)建設(shè)的普及，如何將人事檔案資源進(jìn)行信息化管理，從而提高檔案管理的準(zhǔn)確性和工作效率，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者和人事檔案管理者所必須重視的問(wèn)題。

　　一、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理的優(yōu)勢(shì)

　　(1)提高人事檔案資源管理的工作效率和降低失誤率

　　傳統(tǒng)的人事檔案資源管理工作往往需要消耗大量的人力物力去錄入信息，而且在這個(gè)過(guò)程中由于需要手寫(xiě)錄入或者紙質(zhì)的文件錄入，往往會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，影響了人事檔案資源的準(zhǔn)確性。而信息化檔案資源管理的條件下，采用的是計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)系統(tǒng)錄入，可以大大降低錄入信息的工作量，使得檔案管理人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái);另一方面，由于信息平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)所錄入的信息具有一定的識(shí)別性和糾錯(cuò)性，因此可以大大降低信息錄入的失誤率。

　　(2)有利于方便準(zhǔn)確查找人事檔案信息

　　傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案資源管理模式，往往會(huì)因?yàn)闄z索工具不全，或者查找的信息范圍太寬泛，導(dǎo)致無(wú)法快速高效地查找到所需的檔案信息，甚至出現(xiàn)明知道存有檔案信息卻無(wú)法找到的情況出現(xiàn)。而信息化平臺(tái)管理模式下，醫(yī)院人事檔案資源信息通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為查找人事檔案提供了非常便捷的途徑，同時(shí)可以迅速地完成對(duì)檔案的轉(zhuǎn)遞和查閱，便于醫(yī)院人員信息的查詢及統(tǒng)計(jì)，只需要在計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)系統(tǒng)中輸入一些相關(guān)檔案信息或者關(guān)鍵字，就可以快速、準(zhǔn)確、全面地找到所需要的信息，大大減少了工作量，提高了工作效率。

　　(3)有利于對(duì)人事檔案信息的管理和存儲(chǔ)

　　傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案資源管理模式主要是采用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，一方面要完整長(zhǎng)期地保存好檔案資料，需要占用大量的空間，同時(shí)需要增添大量的各種設(shè)備，消耗大量的人力物力財(cái)力;另一方面要想長(zhǎng)期保存檔案資料，還需要采取一定的措施防止紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變、氧化、蟲(chóng)蛀和鼠類(lèi)的破壞等。而采取計(jì)算機(jī)信息化管理人事檔案資源，只需要把檔案材料錄入到軟盤(pán)、光盤(pán)或者硬盤(pán)上即可，不但大大節(jié)省了各種資源，而且可以長(zhǎng)期完整的保存，保存過(guò)程中信息資料不會(huì)發(fā)生任何的變化。

　　(4)有利于醫(yī)院信息化整體平臺(tái)的建設(shè)

　　醫(yī)院人事檔案資源管理信息化建設(shè)是醫(yī)院整體信息化平臺(tái)建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，由于人事檔案資源涉及的范圍比較廣泛，基本上涵蓋了醫(yī)院的每個(gè)部門(mén)和科室，因此，在建設(shè)過(guò)程中不但需要醫(yī)院檔案管理人員的努力工作，同時(shí)還需要每個(gè)部門(mén)、每個(gè)科室的參與，從而形成一個(gè)檔案資源共享、規(guī)范化一體化的管理機(jī)制。這中管理機(jī)制非常有利于醫(yī)院整體信息化、智能化平臺(tái)的建設(shè)，為其提供了一定的引導(dǎo)模式和榜樣建設(shè)。

　　二、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理建設(shè)的措施

　　(1)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，加大資金支持

　　醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案資源信息化建設(shè)有一個(gè)明確和深刻的意識(shí)，在建設(shè)過(guò)程中要給予大力的支持。同時(shí)，醫(yī)院人事檔案資源信息化建設(shè)需要大量的資金來(lái)保障，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)并且創(chuàng)造有利的條件提供資金保障，這樣才能使得人事檔案資源信息化建設(shè)順利地開(kāi)展。

　　(2)建立高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

　　高素質(zhì)的人事檔案管理人員有利于快速高效的實(shí)施人事檔案信息化管理工作，對(duì)檔案管理人員要定期不定期開(kāi)展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和綜合素質(zhì)提高，要培養(yǎng)一批既懂得計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又懂得檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才，才能使得檔案管理工作更好地開(kāi)展。

　　(3)采用科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)

　　一套科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和對(duì)應(yīng)的軟件系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院人事檔案資源管理信息化建設(shè)具有決定性的意義。醫(yī)院要結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)劃，選取合適的軟硬件系統(tǒng)，才能采用合適的資金，最大地提高人事檔案信息資源的利用率和工作的效率。

　　三、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理的應(yīng)用

　　醫(yī)院人事檔案資源信息化管理中要注意以下兩方面的應(yīng)用：

　　(1)檔案信息的收集、轉(zhuǎn)換和保存

　　檔案信息的收集、轉(zhuǎn)換和保存工作是檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，在這個(gè)過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn)：一是在檔案信息收集的時(shí)候要保證其完整性，所有的檔案資料都應(yīng)當(dāng)具有連續(xù)性，防止檔案信息的缺失;二是在檔案轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，要擴(kuò)充部分檔案資料，對(duì)有確實(shí)的部分進(jìn)行完善和擴(kuò)充;三是在保存檔案資料的時(shí)候要評(píng)估文件的保存價(jià)值，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值或者可利用價(jià)值的資料可進(jìn)行刪除，防止資料混亂。

　　(2)定期對(duì)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)和升級(jí)

　　醫(yī)院人事檔案資源信息化平臺(tái)建設(shè)中需要用到大量的硬件設(shè)施，這些硬件設(shè)施容易受到外界環(huán)境的干擾和影響，因此管理人員要定期對(duì)這些硬件設(shè)施進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，防止由于硬件設(shè)施損壞造成的檔案信息資料丟失。軟件方面，要同步監(jiān)測(cè)軟件系統(tǒng)的工作狀態(tài)和系統(tǒng)安全性，培養(yǎng)專門(mén)的軟件系統(tǒng)維護(hù)人員，對(duì)軟件進(jìn)行定期的升級(jí)和維護(hù)，同時(shí)做好相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作，切實(shí)做好檔案信息化管理工作。

　　四、總結(jié)

　　醫(yī)院人事資源信息檔案管理工作由于其復(fù)雜性和特殊性，對(duì)醫(yī)院管理者來(lái)說(shuō)具有重要的管理意義。因此何如盡快建立起現(xiàn)代化的信息管理平臺(tái)，運(yùn)用先進(jìn)的管理模式進(jìn)行系統(tǒng)管理，是每個(gè)醫(yī)院檔案管理人員所需要注意的問(wèn)題。

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