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ERP環(huán)境下如何開展物資采購審計論文
摘 要：本文在簡要介紹ERP和物資采購審計定義的基礎(chǔ)上，分析了當前在ERP環(huán)境下開展物資采購審計所面臨的機遇和挑戰(zhàn)，分析在ERP系統(tǒng)內(nèi)部建立審計信息系統(tǒng)開展物資采購審計的必要性，探討在ERP環(huán)境下開展物資采購審計的方法和技巧。
關(guān)鍵詞：ERP；AIS；MM模塊；物資采購審計
近年來，國內(nèi)越來越多的企業(yè)開始重視ERP，把ERP作為支持企業(yè)謀求新形式下競爭優(yōu)勢的手段，主動開始實施ERP。實施ERP管理后，企業(yè)主營業(yè)務(wù)的核心流程全部通過集成的信息數(shù)據(jù)進行貫穿和銜接，有效堵塞了以前“人治為主”所存在的經(jīng)營管理漏洞，避免人為的有意或無意的經(jīng)營管理差錯，增強了企業(yè)管理的科學(xué)性。在ERP信息系統(tǒng)管理中，內(nèi)部審計人員的角色應(yīng)如何轉(zhuǎn)變，內(nèi)部審計如何廣泛應(yīng)用現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)和適應(yīng)審計的發(fā)展，提高審計工作效率和工作質(zhì)量，如何充分發(fā)揮內(nèi)部審計的管理職能，給審計工作也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。物資采購審計作為審計工作中非常重要的一項工作，直接關(guān)系到企業(yè)的資金流出，對企業(yè)的成本有著直接的影響。本文以在ERP環(huán)境下如何開展物資采購審計作為探討對象。
一、理解ERP和物資采購審計
1、ERP的概念
ERP是企業(yè)資源計劃（Enterprise Resources Planning）的簡稱，是由美國Gartners groupslnc公司于上個世紀90年代初提出的，是信息時代的現(xiàn)代企業(yè)向國際化發(fā)展的更高層管理模式。是一代化的企業(yè)管理理念，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上、以系統(tǒng)化的管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息，為企業(yè)決策層及員工提供決策手段的管理平臺。
2、物資采購審計的本質(zhì)
《內(nèi)部審計實務(wù)指南第2號》對物資采購審計的定義和內(nèi)容有明確的表述，物資采購審計是指組織內(nèi)部審計機構(gòu)及人員依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、政策及相關(guān)標準，按照一定的程序和方法，對物資采購各部門和環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動和內(nèi)部控制等所進行的獨立監(jiān)督和評價活動。物資采購審計的主要內(nèi)容包括審計物資采購內(nèi)部控制、采購計劃、采購合同、采購招標、供貨商選擇、采購數(shù)量、采購價格、采購質(zhì)量、物資保管、結(jié)算付款以及物資采購期后事項等。物資采購審計的目的是改善物資采購質(zhì)量，降低采購費用，維護組織的合法權(quán)益，促進組織價值的增加及目標的實現(xiàn)。
二、ERP對物資采購管理帶來的影響
在ERP系統(tǒng)中，采購管理實現(xiàn)了采購計劃、采購合同以及供應(yīng)商的管理，能直接引用采購需求，根據(jù)生產(chǎn)、庫存控制、零星物資需求產(chǎn)生采購計劃，對采購合同、采購過程進行管理，并進行供應(yīng)商檔案的維護。對供應(yīng)商可以按照信譽度、產(chǎn)品質(zhì)量等情況，進行科學(xué)地管理。同時，可以建立一套比價、詢價、審價和招標工作程序，使得采購過程更加規(guī)范、有序，原材料價格更加透明、準確，大大地提高了采購的有效性，降低了采購的盲目性，避免了物資種類繁多所帶來的繁雜工作，加強了成本管理，解決了原先采購管理中存在的管理分散、信息不集成、庫存資源不共享、局部利益與整體利益之間的矛盾等問題，打破了原來條塊分割的職能部門，企業(yè)的資源統(tǒng)一管理和共享，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。
三、審計操作環(huán)境發(fā)生了重大變化，給開展物資采購審計工作帶來了新的、更大的難度和挑戰(zhàn)
1．可視審計線索分散，審計對象復(fù)雜化
在傳統(tǒng)的審計活動中，審計線索包括采購申請、計劃、訂單、憑證、賬簿和報表以及與物資采購相關(guān)的文件、記錄，審計線索十分清楚，審計資料相對集中；審計人員可以利用這些資料檢查其物資采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。但在ERP系統(tǒng)中，物資采購信息量大而散，賬、證、表的展示方式與傳統(tǒng)的不同，尋找審計線索猶如大海撈針。大量物資采購業(yè)務(wù)由系統(tǒng)集成處理，系統(tǒng)自動產(chǎn)生的電子憑證數(shù)量極其龐大、種類繁多。且賬、證、表的展示方式都與傳統(tǒng)會計存在較大差異，審計人員已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的展示方式，如果不經(jīng)過ERP的專門培訓(xùn)，將會出現(xiàn)看不懂憑證、打不開賬的現(xiàn)象。
2．業(yè)務(wù)流程的控制風險擴大化，審計重點向風險評估轉(zhuǎn)移
在ERP系統(tǒng)中，由于組織結(jié)構(gòu)的專業(yè)化、扁平化和分散化重組，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生變化，業(yè)務(wù)信息的內(nèi)部控制由ERP系統(tǒng)來實現(xiàn)，控制程序自動運行，不需要企業(yè)人員的過多干預(yù)。在客觀上，雖然主管人員可以運用ERP系統(tǒng)本身提供的制約監(jiān)督來減少控制風險，但是為了節(jié)省人力成本，有些下屬企業(yè)讓員工在ERP系統(tǒng)上身兼數(shù)職，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制潛在風險的擴大。另外，ERP系統(tǒng)一般采用的是客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，這種分布式的技術(shù)架構(gòu)使系統(tǒng)很容易暴露在有意、無意的系統(tǒng)攻擊的風險中，系統(tǒng)管理難度增大。因此在ERP系統(tǒng)中，對物資采購的內(nèi)部控制制度的審計重點從手工會計環(huán)境下的制度基礎(chǔ)審計向風險評估審計轉(zhuǎn)變，信息系統(tǒng)的運行程序的風險控制成為審計的重點。
3．審計線索的不確定性和復(fù)雜化
ERP系統(tǒng)雖然有一個專門的海量數(shù)據(jù)庫，具備強大的數(shù)據(jù)記憶、比較功能，業(yè)務(wù)人員的操作均會在操作日志中留下詳盡的審計痕跡，但是數(shù)據(jù)庫畢竟是數(shù)據(jù)和程序的存儲介質(zhì)，對于各企業(yè)ERP支持中心精通數(shù)據(jù)庫的技術(shù)管理人員來說卻易于修改且不留痕跡，這就為審計線索的跟蹤增加了難度和不確定性。
4．審計溝通困難化、溝通范圍擴大化。
ERP系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)處理功能以及嚴格的權(quán)限劃分，導(dǎo)致實施ERP后各企業(yè)物資采購人員的知識面相對較窄、對ERP系統(tǒng)依賴性較強，和審計人員進行溝通時解釋有關(guān)系統(tǒng)物資采購數(shù)據(jù)的能力欠佳。這就必然對審計人員的能力要求較高，審計人員不但要熟悉和理解ERP系統(tǒng)所包含的物資采購管理流程，更要重視與物資采購ERP關(guān)鍵用戶溝通，必要時還需與軟件供應(yīng)開發(fā)商溝通，獲得豐富的分析性復(fù)核材料。
四、在ERP系統(tǒng)內(nèi)部建立審計信息系統(tǒng)開展物資采購審計所帶來的好處
內(nèi)部審計部門必須在ERP系統(tǒng)上建立審計信息系統(tǒng)（以下簡稱AIS），與被審計單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)緊密相連，實現(xiàn)“物資流”、“資金流”、“信息流”信息共享，這樣才能開展事前、事中審計和事后審計，針對物資采購審計應(yīng)開發(fā)相應(yīng)的審計模塊（以下簡稱MM模塊）。
1、降低審計人員在ERP系統(tǒng)環(huán)境下開展審計工作的技術(shù)門檻
ERP系統(tǒng)與我們一般使用的計算機軟件不同，專用術(shù)語多而且生澀，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，操作環(huán)節(jié)多，要全面理解系統(tǒng)概念并掌握各模塊的操作難度較大；單獨掌握某一個模塊不易發(fā)現(xiàn)審計線索，但是要掌握每個模塊的操作對審計人員來說技術(shù)門檻太高; ERP系統(tǒng)對終端用戶有著極其嚴格的角色區(qū)分和權(quán)限控制，內(nèi)審人員沒有鑰匙（用戶名）就不能進入系統(tǒng)，沒有適當?shù)臋?quán)限就無法查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，不掌握ERP操作技能，給審計數(shù)據(jù)的調(diào)閱和審計證據(jù)的采集增加了難度,就難以完成既定的審計工作。通過對AIS的開發(fā)，我們可以開發(fā)符合審計需求的《供應(yīng)商主數(shù)據(jù)明細表》、《收、發(fā)、存表》等，這些報表都可以直接穿透到憑證，方便審計線索的追蹤，將ERP中審計所需要用到的查詢事務(wù)代碼全部放在AIS的MM模塊中，免去了審計人員在眾多事務(wù)代碼中查找可用事務(wù)代碼之苦。
2、對物資采購業(yè)務(wù)進行實時審計成為可能
在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，審計人員除了利用AIS中的MM模塊辨別采購業(yè)務(wù)的真?zhèn)�，以及其管理過程中的薄弱點外，在時間上可以使審計從事后審計達到實時審計，并從靜態(tài)走向動態(tài)。可以隨時對企業(yè)采購、庫存動態(tài)進行審查，掌握被審計單位物資采購的最新情況，及時發(fā)現(xiàn)物資采購過程中的風險隱患或可疑點，降低審計風險。
3、擴大內(nèi)部審計業(yè)務(wù)的廣度和深度
在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，審計人員可以通過AIS中的MM模塊，掌握和了解物資采購與會計核算系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)存在的密切的信息傳遞關(guān)系，從眾多的信息資料中獲取有用的審計信息，理清各種數(shù)據(jù)的來龍去脈；企業(yè)實行ERP后會產(chǎn)生數(shù)倍于以前的物資采購數(shù)據(jù)，審計人員可以使用AIS中的MM模塊利用報表分析技術(shù)，根據(jù)職業(yè)判斷發(fā)現(xiàn)審計重點、疑點、利用抽樣審計技術(shù)進行科學(xué)的樣本量審查。
4、提高內(nèi)部審計工作效率
在ERP環(huán)境下，審計人員可以通過內(nèi)部審計模塊，既提高了審計的正確性與準確性，也使審計人員從冗長乏味的計算工作中解放出來，使這些步驟達到自動化，審計人員可以集中更多的時間和精力去關(guān)注專業(yè)分析判斷，提高了審計效率。
五、利用物資采購審計模塊開展審計工作
1、配置審計。為了確保ERP中物資采購配置管理的有效性，應(yīng)檢查或驗證企業(yè)是否根據(jù)實際采購業(yè)務(wù)需要，定義采購訂單類型，通過對系統(tǒng)配置中采購訂單類型的查詢，可以了解企業(yè)使用的采購訂單類型清單及相應(yīng)的項目類別是否一致。配置審計工作主要集中在兩個方面：⑴功能配置審計，驗證配置項的實際功能是否與其軟件需求一致；⑵物理配置審計：確定配置項符合預(yù)期的物理特性。這里所說的物理特性是指特定的媒體形式。功能審計有許多方法，比如通過測試的方法，能夠知道編碼是否與需求一致。物理審計，主要是按照流程、規(guī)范等來檢查配置標識、變更記錄、配置狀態(tài)等的準確性。
2、權(quán)限審計（控制風險審計）。審查企業(yè)的物資采購業(yè)務(wù)活動是否均由被批準或被授權(quán)的員工執(zhí)行，數(shù)據(jù)是否存在被惡意篡改，保證數(shù)據(jù)的準確、安全。MM模塊是否有效控制運行主要取決于兩種風險，即系統(tǒng)維護風險和系統(tǒng)操作風險。
為了防范這兩種風險,一種是對保證計算機系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的控制。此種控制點是對系統(tǒng)進行及時的維護，包括用戶密碼尤其是權(quán)限人密碼的妥善保管、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的定期維護、數(shù)據(jù)的定期存盤及其介質(zhì)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入操作是否規(guī)范、電子商務(wù)網(wǎng)與MRO模塊接口的銜接等等。另一種是對物資采購業(yè)務(wù)的線上流程控制審計：
⑴計劃環(huán)節(jié)。需求計劃（需求數(shù)量和日期）是否經(jīng)過層層審批,以保證其真實、準確、及時的進入系統(tǒng)。需求計劃改變或取消是否有相應(yīng)的審批管理辦法,否則將直接影響采購的形成。
�、撇少徍凸⿷�(yīng)商管理環(huán)節(jié)。采購定單是否按權(quán)限在線上進行審批。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的維護是否由專門的獨立崗位進行，并對供應(yīng)商進行動態(tài)分析，增加或刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)是否經(jīng)過適當?shù)膶徟?/p>
�、菐齑婀芾憝h(huán)節(jié)。物料主數(shù)據(jù)的維護是否按企業(yè)標準進行，并由專門崗位集中維護管理。收貨過程中,入庫的物資是否將有關(guān)資料如數(shù)量、價格、型號、保存地點等錄入齊全，同時為了保證財務(wù)核算的正確,發(fā)票是否及時提交校驗等。
另外對物資采購業(yè)務(wù)權(quán)限審計的線下檢查，檢查物資采購人員是否勝任其本職工作，是否取得在ERP環(huán)境下工作的上崗證，并是否相關(guān)的培訓(xùn)，以保證線上的操作及時和正確。不相容崗位是否分離。如主要采購員按料類不交叉的原則設(shè)置等。
3、業(yè)務(wù)審計。利用ERP系統(tǒng)中的審計模塊，以企業(yè)的規(guī)章制度為標準，審查費用的報銷、庫存管理、產(chǎn)品購銷等經(jīng)常性業(yè)務(wù)流程的合理、規(guī)范性，是否存在不合規(guī)或超越權(quán)限的操作。如審計人員可以利用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對物資采購價格、入庫、出庫進行審查，分析對比采購價格，審查供應(yīng)商的信用資質(zhì)，供應(yīng)商是否選擇范圍廣，是否為最優(yōu)的三家，是否是產(chǎn)品質(zhì)量好、價格低、信譽高；對大宗采購的物資，是否采取招標辦法；采取跟蹤審計的辦法，檢查物資采購的數(shù)量是否與物資采購合同一致，是否存在質(zhì)次價高或價格雖低，而質(zhì)量較差的問題；審查物資入庫、出庫的真實性，是否存在虛假入庫、出庫的問題。
利用ERP系統(tǒng)中的審計模塊，審查內(nèi)部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，即核對各模塊之間內(nèi)部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否相互匹配、符合指定的邏輯關(guān)系，通過發(fā)現(xiàn)的異常情況，作為審計重點；審查預(yù)算執(zhí)行情況，利用ERP系統(tǒng)將企業(yè)的實際績效與預(yù)算相比較，分析各項指標的執(zhí)行情況及變化趨勢是否符合預(yù)算管理的要求，對存在的差異較大，作為審計重點；對物資動態(tài)情況進行分析，通過發(fā)現(xiàn)長期無動態(tài)及多次采購而不出庫的物資，作為審計重點。審計人員通過利用ERP系統(tǒng)，開展抽樣審計，根據(jù)樣本確定審計重點，進行跟蹤審計，核實物資采購業(yè)務(wù)的真實性、效益性和管理的有效性。
參考文獻：
[1]馬碧春 董云屏 蔡曉冰，2003：企業(yè)物資采購審計內(nèi)容和方法探討[J]，會計之友(08).
[2]企業(yè)物資采購管理審計初探《審計月刊》2007年1月.
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