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中小企業(yè)銷售管理信息化實踐研究
[摘要]信息化無論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，在中小企業(yè)經(jīng)營中都發(fā)揮著極其重要的作用。本文首先提出了適合于我國中小企業(yè)銷售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纖維有限公司銷售管理現(xiàn)狀的詳細(xì)分析，確定了使用Excel服務(wù)器進(jìn)行信息化系統(tǒng)開發(fā)。在開發(fā)過程中，采用用例、測試雙驅(qū)動的開發(fā)方案，選擇RUP結(jié)合XP開發(fā)小型項目的實施方案，采用C/S和B/S混合模式，實現(xiàn)了系統(tǒng)的各種功能。實踐結(jié)果表明，該信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源共享，能夠有效提高企業(yè)管理者的管理效率。[關(guān)鍵詞]銷售管理；信息化；Excel服務(wù)器
對中小企業(yè)而言，信息化無論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，在企業(yè)經(jīng)營中都發(fā)揮著舉足輕重的作用。信息化消除了中小企業(yè)與市場之間的空間距離，拓展了國內(nèi)國際市場，促進(jìn)了中小企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)生存成長過程中扮演著愈來愈重要的角色。目前，我國中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀還很不理想，雖然有高達(dá)80％的中小企業(yè)具有接入互聯(lián)網(wǎng)的能力，但用于業(yè)務(wù)的只占44.2％，只有16.7％的企業(yè)有自己的網(wǎng)站，14％的企業(yè)建立了企業(yè)門戶網(wǎng)站，52.3％的企業(yè)具有不同程度的信息化應(yīng)用，其核心業(yè)務(wù)的應(yīng)用低于10％。因此，大力推進(jìn)中小企業(yè)信息化建設(shè)十分必要且極其重要。
一、適合中小企業(yè)信息化的有效方法
國內(nèi)外企業(yè)信息化成功的一個關(guān)鍵所在就是在企業(yè)信息化運作過程中，必須采取非常得當(dāng)且有效的方法。一旦企業(yè)的信息化主管和經(jīng)理們掌握了這些方法，只要按照信息化運作方法所指定的步驟走下去，就一定可以實現(xiàn)系統(tǒng)的成功運行。
中小企業(yè)管理包括企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化三重境界。企業(yè)管理的規(guī)范化沒有固定的模式，也沒有人為的規(guī)定。認(rèn)定一個企業(yè)管理規(guī)范的首要前提應(yīng)該是企業(yè)正在良好發(fā)展。企業(yè)管理規(guī)范化的標(biāo)志包括：具有可實現(xiàn)的戰(zhàn)略目標(biāo)，并形成具體規(guī)劃；制定了具有可操作性的基本管理制度；核心業(yè)務(wù)流程相對成熟，業(yè)務(wù)骨干隊伍基本穩(wěn)定；企業(yè)文化氛圍初步形成，企業(yè)理念和風(fēng)格被企業(yè)內(nèi)外認(rèn)同。中小企業(yè)一般不需要模仿巨型企業(yè)制定龐大的文件體系，只要結(jié)合自己的業(yè)務(wù)需要，有針對性地強化一些環(huán)節(jié)即可。
中小企業(yè)的一個很大特點就是變化迅速，規(guī)范化必須要在發(fā)展中完善。而標(biāo)準(zhǔn)化是相對的，信息化必須是可適應(yīng)和升級的。也就是說，中小企業(yè)管理信息化的過程應(yīng)遵循下列過程：無序管理→規(guī)范化管理←→智能化管理。
總結(jié)目前ERP在國內(nèi)推廣失敗率高的原因可以看出，沒有管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，管理信息化的基礎(chǔ)就不會牢固，但中小企業(yè)管理要想達(dá)到完全規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化幾乎是不可能的，企業(yè)文化的定位、企業(yè)的個性化需求，以及企業(yè)的發(fā)展變化，使得信息化在實施過程中需求分析、項目組織、培訓(xùn)工作、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、二次開發(fā)等都會出現(xiàn)問題。而管理沖突，諸如理念之爭、利益之爭、粗放與精確之爭、采購方針之爭等，也無不深深地影響著信息化的施行，這些都說明中小企業(yè)信息化完全依靠IT是不可行的。因此，企業(yè)管理信息化必須選擇合適的信息化方案，讓企業(yè)主動參與，適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有管理理念，順應(yīng)企業(yè)的發(fā)展規(guī)律。
二、中小企業(yè)銷售管理信息化實踐
1.企業(yè)銷售管理現(xiàn)狀分析。本文以某中型合成纖維企業(yè)為研究對象。該企業(yè)由一個總公司和一個分公司構(gòu)成，并分為兩個廠區(qū)，企業(yè)現(xiàn)有產(chǎn)品品種達(dá)50多種，年產(chǎn)值4億多元，產(chǎn)品銷售區(qū)域遍布12個省市區(qū)。目前，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，銷售的物流、資金流和信息流也越來越大，進(jìn)行信息采集、整理和控制的工作量與日俱增。而這些工作一直依賴于多個部門統(tǒng)計人員的手工作業(yè)，不僅工作效率低、信息不能共享、人力資源浪費，各種數(shù)據(jù)的及時性、有效性也難以保證，并且也降低了內(nèi)部銷售管理的透明度。這些狀況給企業(yè)在銷售方面造成了很大被動。引入現(xiàn)代化銷售信息管理手段，實現(xiàn)信息共享，加快信息流動，提高對市場的快速反應(yīng)能力成為當(dāng)務(wù)之急。因此，用先進(jìn)的信息管理手段建設(shè)銷售管理系統(tǒng)被提上了議事日程。[摘要]信息化無論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，在中小企業(yè)經(jīng)營中都發(fā)揮著極其重要的作用。本文首先提出了適合于我國中小企業(yè)銷售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纖維有限公司銷售管理現(xiàn)狀的詳細(xì)分析，確定了使用Excel服務(wù)器進(jìn)行信息化系統(tǒng)開發(fā)。在開發(fā)過程中，采用用例、測試雙驅(qū)動的開發(fā)方案，選擇RUP結(jié)合XP開發(fā)小型項目的實施方案，采用C/S和B/S混合模式，實現(xiàn)了系統(tǒng)的各種功能。實踐結(jié)果表明，該信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源共享，能夠有效提高企業(yè)管理者的管理效率。
[關(guān)鍵詞]銷售管理；信息化；Excel服務(wù)器
對中小企業(yè)而言，信息化無論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術(shù)手段，在企業(yè)經(jīng)營中都發(fā)揮著舉足輕重的作用。信息化消除了中小企業(yè)與市場之間的空間距離，拓展了國內(nèi)國際市場，促進(jìn)了中小企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)生存成長過程中扮演著愈來愈重要的角色。目前，我國中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀還很不理想，雖然有高達(dá)80％的中小企業(yè)具有接入互聯(lián)網(wǎng)的能力，但用于業(yè)務(wù)的只占44.2％，只有16.7％的企業(yè)有自己的網(wǎng)站，14％的企業(yè)建立了企業(yè)門戶網(wǎng)站，52.3％的企業(yè)具有不同程度的信息化應(yīng)用，其核心業(yè)務(wù)的應(yīng)用低于10％。因此，大力推進(jìn)中小企業(yè)信息化建設(shè)十分必要且極其重要。
一、適合中小企業(yè)信息化的有效方法
國內(nèi)外企業(yè)信息化成功的一個關(guān)鍵所在就是在企業(yè)信息化運作過程中，必須采取非常得當(dāng)且有效的方法。一旦企業(yè)的信息化主管和經(jīng)理們掌握了這些方法，只要按照信息化運作方法所指定的步驟走下去，就一定可以實現(xiàn)系統(tǒng)的成功運行。
中小企業(yè)管理包括企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化三重境界。企業(yè)管理的規(guī)范化沒有固定的模式，也沒有人為的規(guī)定。認(rèn)定一個企業(yè)管理規(guī)范的首要前提應(yīng)該是企業(yè)正在良好發(fā)展。企業(yè)管理規(guī)范化的標(biāo)志包括：具有可實現(xiàn)的戰(zhàn)略目標(biāo)，并形成具體規(guī)劃；制定了具有可操作性的基本管理制度；核心業(yè)務(wù)流程相對成熟，業(yè)務(wù)骨干隊伍基本穩(wěn)定；企業(yè)文化氛圍初步形成，企業(yè)理念和風(fēng)格被企業(yè)內(nèi)外認(rèn)同。中小企業(yè)一般不需要模仿巨型企業(yè)制定龐大的文件體系，只要結(jié)合自己的業(yè)務(wù)需要，有針對性地強化一些環(huán)節(jié)即可。
中小企業(yè)的一個很大特點就是變化迅速，規(guī)范化必須要在發(fā)展中完善。而標(biāo)準(zhǔn)化是相對的，信息化必須是可適應(yīng)和升級的。也就是說，中小企業(yè)管理信息化的過程應(yīng)遵循下列過程：無序管理→規(guī)范化管理←→智能化管理。
總結(jié)目前ERP在國內(nèi)推廣失敗率高的原因可以看出，沒有管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，管理信息化的基礎(chǔ)就不會牢固，但中小企業(yè)管理要想達(dá)到完全規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化幾乎是不可能的，企業(yè)文化的定位、企業(yè)的個性化需求，以及企業(yè)的發(fā)展變化，使得信息化在實施過程中需求分析、項目組織、培訓(xùn)工作、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、二次開發(fā)等都會出現(xiàn)問題。而管理沖突，諸如理念之爭、利益之爭、粗放與精確之爭、采購方針之爭等，也無不深深地影響著信息化的施行，這些都說明中小企業(yè)信息化完全依靠IT是不可行的。因此，企業(yè)管理信息化必須選擇合適的信息化方案，讓企業(yè)主動參與，適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有管理理念，順應(yīng)企業(yè)的發(fā)展規(guī)律。
二、中小企業(yè)銷售管理信息化實踐
1.企業(yè)銷售管理現(xiàn)狀分析。本文以某中型合成纖維企業(yè)為研究對象。該企業(yè)由一個總公司和一個分公司構(gòu)成，并分為兩個廠區(qū)，企業(yè)現(xiàn)有產(chǎn)品品種達(dá)50多種，年產(chǎn)值4億多元，產(chǎn)品銷售區(qū)域遍布12個省市區(qū)。目前，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，銷售的物流、資金流和信息流也越來越大，進(jìn)行信息采集、整理和控制的工作量與日俱增。而這些工作一直依賴于多個部門統(tǒng)計人員的手工作業(yè)，不僅工作效率低、信息不能共享、人力資源浪費，各種數(shù)據(jù)的及時性、有效性也難以保證，并且也降低了內(nèi)部銷售管理的透明度。這些狀況給企業(yè)在銷售方面造成了很大被動。引入現(xiàn)代化銷售信息管理手段，實現(xiàn)信息共享，加快信息流動，提高對市場的快速反應(yīng)能力成為當(dāng)務(wù)之急。因此，用先進(jìn)的信息管理手段建設(shè)銷售管理系統(tǒng)被提上了議事日程。
4.需求分析。該企業(yè)目前正從以產(chǎn)定銷向以銷定產(chǎn)的階段過渡，企業(yè)不僅按訂單安排生產(chǎn)，更多的是按市場預(yù)測來安排生產(chǎn)。對于連續(xù)化大流程生產(chǎn)的企業(yè)，以市場銷售為導(dǎo)向決非易事，而此次信息化也僅僅是對銷售管理過程這一局部信息極限資源整合，不可能進(jìn)行大規(guī)模業(yè)務(wù)流程再造或重組。因此，希望在滿足銷售管理需求的同時，能為未來企業(yè)信息系統(tǒng)的擴展集成創(chuàng)造必要條件，同時希望該軟件與現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理總體結(jié)構(gòu)之間沒有太大差異。經(jīng)過多次交流迭代，最終確立軟件系統(tǒng)的需求如下：
◆能夠支持業(yè)務(wù)流程的流動和傳遞，但流程不能被固化，應(yīng)具備修改和變動的靈活性。
◆銷售全過程模塊化管理，與現(xiàn)有的運作模式基本相同。
◆全員根據(jù)不同職責(zé)權(quán)限，共享銷售內(nèi)部信息，職責(zé)權(quán)限可據(jù)需要變更。
◆對信息具有加工和分析功能，隨時可以調(diào)看重要信息流向及分布的圖表數(shù)據(jù)。
◆信息查詢靈活便捷，復(fù)雜的報表系統(tǒng)不能固化，在格式和內(nèi)容等方面要具備靈活修改的功能。
◆在發(fā)貨單生效前，須在系統(tǒng)中由銷售、儲運、財務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行審核。
◆由于化纖產(chǎn)品銷售的季節(jié)性較強，價格調(diào)整比較頻繁，為避免未來產(chǎn)品漲價而導(dǎo)致企業(yè)受損，企業(yè)規(guī)定當(dāng)天訂單(提貨單)當(dāng)天有效，隔日作廢，系統(tǒng)自動識別并進(jìn)行控制。
◆價格管控：即對價格發(fā)布和訂單價格錄入等環(huán)節(jié)的管控。業(yè)務(wù)員輸單時，系統(tǒng)將自動上傳產(chǎn)品價格等信息，從而避免訂單價格低于發(fā)布價等不正常讓利情況的發(fā)生，系統(tǒng)不支持訂單價格隨意更改，以保證企業(yè)價格能夠有效執(zhí)行。在企業(yè)發(fā)布價格范圍內(nèi)的銷售由二級主管審批，低于企業(yè)發(fā)布價的產(chǎn)品銷售須由一級主管審批。
◆信用管控：賒銷往往是企業(yè)不可避免的一種銷售方式。賒銷存在壞賬風(fēng)險，需要事前加以防范。針對不同的業(yè)務(wù)單位，企業(yè)內(nèi)部有規(guī)定的賒賬額度，賒賬超限自動報警，并提交一級主管審批。
◆物流管控：發(fā)貨單由財務(wù)最終出單，業(yè)務(wù)員、駕駛員簽單后，倉庫方可發(fā)貨。發(fā)貨回單核銷，抵制串貨事件�；仡^帶貨憑單入賬，運費結(jié)賬單系統(tǒng)自動生成，人性化結(jié)賬。
◆貨款、筒管、穩(wěn)座回籠控制：新出新核，累計核銷，責(zé)任到人。
◆銷售結(jié)賬：自動統(tǒng)計與人性化結(jié)賬相結(jié)合。
◆公告發(fā)布：廣播與定點發(fā)送相結(jié)合。
該企業(yè)有2個分廠，4個成品倉庫，根據(jù)以上需求因素，經(jīng)過與業(yè)務(wù)人員多次交流，最終確定了系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程。
5.軟件建模及系統(tǒng)實現(xiàn)。在分析與設(shè)計系統(tǒng)時采用UML建模語言對系統(tǒng)進(jìn)行建模。采用UML工具中的VISIO軟件繪制描述各種模型的圖形,把一個復(fù)雜系統(tǒng)按問題的不同方面分別進(jìn)行全面而詳盡的描述，方便人們對所關(guān)心的某一方面問題去查閱對應(yīng)的系統(tǒng)模型，從而得到對此問題的理解，并使程序人員能順利地實現(xiàn)系統(tǒng)。
系統(tǒng)根據(jù)不同的任務(wù)和使用對象，采用C/S和B/S混合模式實現(xiàn)各種功能，以Windows Server 2000/WindowsServer 2003作為服務(wù)器端操作系統(tǒng)。系統(tǒng)的實現(xiàn)充分利用前臺開發(fā)工具中面向?qū)ο缶幊痰奶匦赃M(jìn)行面向?qū)ο蟮木幊坦ぷ�，前臺編程工具采用Excel服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器采用SQLServer 2000。
經(jīng)過3次迭代，最終完成了銷售管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和成功實施。該系統(tǒng)為企業(yè)建立了數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的高度共享，決策者掌握了第一手資料，工作效率更高、更準(zhǔn)確，管理會計的思想也得到了切實體現(xiàn)。
三、結(jié)束語
實踐結(jié)果證明，中小企業(yè)按照現(xiàn)有運行模式，順應(yīng)現(xiàn)有管理理念，采用RUP與XP相結(jié)合的過程開發(fā)方法，運用UML建模工具對管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫建模，選用Excel服務(wù)器作為管理系統(tǒng)的開發(fā)平臺，讓企業(yè)主動參與并以企業(yè)為主實現(xiàn)其信息化進(jìn)程，是一種切實可行的中小企業(yè)管理的信息化模式。該模式如果能夠成功實施，對于降低企業(yè)成本，減少辦公費用，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資源共享，提高企業(yè)管理部門的工作效率，建立企業(yè)良好形象將起到重大的推動作用。
參考文獻(xiàn)：
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[4]韓小麗.基于UML和RUP的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)[D].成都：西南交通大學(xué)，2007.
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