研究辦公室行政管理的方法

　　一、強(qiáng)化辦公室的行政管理職能，提高辦公室工作的有效性。

　　從行政管理的角度來看，辦公室工作主要涉及上級(jí)部門以及本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，面對(duì)的人員主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員。因此，強(qiáng)化辦公室的行政管理職能，有利于提高辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。強(qiáng)化辦公室的助手功能，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好管理工作。辦公室是單位的參謀部、智囊團(tuán)，是信息中心，也是領(lǐng)導(dǎo)的左右手。在工作中，要搞好辦公室行政管理工作，就必須當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，充公發(fā)揮好辦公室的助手作用。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。同時(shí)要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和工作特點(diǎn)，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和工作風(fēng)格。辦公室對(duì)上級(jí)部門的安排結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行，并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對(duì)加強(qiáng)行政管理、維護(hù)正常工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的重要作用。強(qiáng)化辦公室的參謀功能，提升領(lǐng)導(dǎo)的決策力。辦公室工作與領(lǐng)導(dǎo)層工作同步運(yùn)行，領(lǐng)導(dǎo)層主抓的重點(diǎn)工作，大都由辦公室著力操辦，辦公室與領(lǐng)導(dǎo)工作存在這種“思維共振”的關(guān)系，辦公室工作必須與領(lǐng)導(dǎo)工作的思路一致、行動(dòng)合拍、配合默契，充分發(fā)揮辦公室的參謀作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)的思想方法、工作方法、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)等，能夠較準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，可隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)陳述見解和提供咨詢，最大限度地滿足領(lǐng)導(dǎo)決策需要。辦公室人員還應(yīng)經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見，做領(lǐng)導(dǎo)的貼心參謀和得力助手。強(qiáng)化辦公室的協(xié)調(diào)功能，提高單位的工作效率。在日常工作中承擔(dān)著溝通上下，協(xié)調(diào)左右的重要職責(zé)，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)、傳送上級(jí)主管部門以及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神，主動(dòng)協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。在落實(shí)具體工作時(shí)，辦公室要在職能交叉的部門之間，區(qū)分清主次責(zé)任，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，共同完成好各項(xiàng)工作。舉行大型會(huì)議時(shí)，也需要辦公室以文件或其它方式進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。隨著職能越分越細(xì)，職責(zé)越來越明確，需要全程系統(tǒng)性協(xié)調(diào)服務(wù)的層次、水平越來越高。強(qiáng)化辦公室的保障功能，確保單位的正常運(yùn)行。辦公室行政管理工作，既要保證上級(jí)主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，及時(shí)反饋群眾最關(guān)心的問題，確保溝通暢通，執(zhí)行到位，形成完整的反饋和監(jiān)督機(jī)制，樹立主人翁意識(shí)，凝聚全體員工的力量，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)力完成好各項(xiàng)任務(wù)，以保障本單位的發(fā)展戰(zhàn)略和總體目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

　　二、運(yùn)用有效的行政管理工作方式，提高辦公室的工作效率。

　　辦公室是單位的服務(wù)窗口，也是各業(yè)務(wù)部門的中心樞紐。辦公室面對(duì)的多數(shù)事務(wù)比較繁瑣、復(fù)雜，且矛盾和問題也比較集中，因此，在增進(jìn)理解、化解矛盾、改進(jìn)工作方面應(yīng)采取行之有效的辦法，來強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)，做到提高效率，事半功倍。提高服務(wù)意識(shí)，化解多方矛盾。辦公室作為一個(gè)綜合部門，其服務(wù)的特殊性要求辦公室要有“圍繞中心，服務(wù)大局”的意識(shí)，切實(shí)處理好“小局”與“大局”的矛盾，把大局意識(shí)作為辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性，切實(shí)處理好“被動(dòng)”與“主動(dòng)”的矛盾，要善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。對(duì)一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，要主動(dòng)著手、提前準(zhǔn)備;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要積極謀劃，靈活應(yīng)對(duì)。為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手和參謀，切實(shí)處理好“主”與“從”的地位，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提升業(yè)務(wù)水平。辦公室工作無小事，樹立“責(zé)任重于泰山”的意識(shí)，對(duì)待具體工作應(yīng)有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，自覺從嚴(yán)要求，從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量地做好辦公室工作。要不斷提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，在行政管理崗位上做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新。在瑣碎的事務(wù)中保持頭腦清醒，甘于吃苦，樂于奉獻(xiàn)，講究原則性、規(guī)范性。嚴(yán)格按程序和規(guī)章制度辦事，堅(jiān)持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到不漏辦、不誤辦、不錯(cuò)辦。辦公室工作面廣、綜合性強(qiáng)，行政管理人員要注重對(duì)新知識(shí)、新問題的學(xué)習(xí)和研究，圍繞實(shí)際工作，學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域，提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。在工作中做到有效溝通、及時(shí)協(xié)調(diào)、規(guī)范服務(wù)、高效合作，保質(zhì)保量地完成好辦公室的各項(xiàng)事務(wù)。強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)，建立良好的合作關(guān)系。辦公室工作雖然各有分工，各有職責(zé)，工作中少數(shù)業(yè)務(wù)依靠個(gè)人力量也可完成，但更多的工作要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，在相互團(tuán)結(jié)、相互支持、相互信任、相互尊重的基礎(chǔ)上，凝心聚力、協(xié)調(diào)配合、開拓創(chuàng)新、勇于奉獻(xiàn)，最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的潛在能力。辦公室人員還需不斷汲取知識(shí)，豐富內(nèi)涵，增進(jìn)理解，真正實(shí)現(xiàn)思想同心、目標(biāo)同向、工作同步，營(yíng)造團(tuán)結(jié)和諧的工作氛圍。辦公室工作“事無巨細(xì)皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長(zhǎng)補(bǔ)自己之短，與其他同事多溝通，多協(xié)作，做到愛崗敬業(yè)，恪盡職守，在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，不斷提高工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而提升單位的聲譽(yù)和地位，增強(qiáng)單位的整體競(jìng)爭(zhēng)力。

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