淺談電算化環(huán)境下的會計核算方法
摘 要：會計學(xué)是一門方法性較強(qiáng)的學(xué)科，因而會計核算方法是會計學(xué)中的主要內(nèi)容。在電算化環(huán)境下，傳統(tǒng)的會計核算方法由于實現(xiàn)手段的變化，會出現(xiàn)相應(yīng)的發(fā)展與演進(jìn);新的會計核算方法也會隨著新問題、新情況的出現(xiàn)而出現(xiàn)。傳統(tǒng)會計核算方法在電算化環(huán)境下有哪些變化、有哪些不同的體現(xiàn)形式，是否需要重新加以命名等;新的會計核算方法如何確認(rèn)。所有這些，都需要認(rèn)真地研究和總結(jié)，正確地把握會計電算化的發(fā)展方向。
關(guān)鍵詞：電算化 會計 會計軟件
會計核算方法是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行完整、連續(xù)和系統(tǒng)的記錄和計算，為經(jīng)營管理提供必要的信息所應(yīng)用的方法。一般包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制會計憑證、登記賬簿、成本計算、財產(chǎn)清查、報表編制和會計資料的分析利用等，以下我們稱之為傳統(tǒng)會計方法;在電算化環(huán)境下，為完成會計核算任務(wù)而采用的新方法，以下我們稱之為電算會計方法。傳統(tǒng)會計方法與電算會計方法的綜合運用并不斷提高，才是會計電算化發(fā)展的必要保證。把會計電算化說成是在計算機(jī)環(huán)境下傳統(tǒng)會計方法的模擬是只看到了事物的表面或結(jié)果，而沒有看到事物的本質(zhì);電算會計方法只有建立在傳統(tǒng)會計方法的基礎(chǔ)之上，才能得到發(fā)展和提高;同時，也要以電算化環(huán)境下特有的方法去解決新形勢下的新問題。
一、明確會計主體與會計對象：“建立賬套”的電算會計方法
在電算化會計信息系統(tǒng)中，一般采用通用會計軟件來建立自己的系統(tǒng)，這樣，不同會計主體在核算上的差異、不同會計對象適用的具體會計方法必需通過軟件的“選項”來加以區(qū)別和明確。在應(yīng)用會計核算軟件開展會計核算工作的開始，第一件事就是要在系統(tǒng)中建立當(dāng)前會計主體獨立使用的一套核算數(shù)據(jù)，并明確有關(guān)事項以適應(yīng)當(dāng)前會計主體的核算要求。這就是“建立賬套”，建立賬套時，一般至少要明確下列事項。(1)賬套編號：為便于計算機(jī)的數(shù)據(jù)處理，以區(qū)別不同的賬套或據(jù)以命名并建立相應(yīng)的文件夾、數(shù)據(jù)文件名或數(shù)據(jù)庫名稱等;(2)賬套名稱：一般為核算單位名稱;(3)會計主管：電算化系統(tǒng)主管的姓名，以便進(jìn)行全面的操作授權(quán);(4)啟始會計期間：在電算化系統(tǒng)中進(jìn)行會計核算的開始期間;(5)具體核算方法或計算方法的選用：如會計科目編碼規(guī)則、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨成本計價方法、會計憑證分類方法等;(6)選擇所屬行業(yè)以預(yù)置會計科目。以上在電算化系統(tǒng)中稱之為賬套參數(shù)。建立賬套完成后，就具備了在電算化系統(tǒng)中開展會計核算的物質(zhì)基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)會計方法中當(dāng)然也有賬套的概念，但只有在電算化系統(tǒng)中才需要把它列為一個重要的會計核算方法，在編制會計軟件時，需要以特定的技術(shù)方法才能實現(xiàn)。有了建立賬套這一方法，就可以在同一電算化系統(tǒng)中為多個會計主體完成會計核算任務(wù)。這給學(xué)習(xí)與掌握會計電算化技術(shù)、開展代理記賬、劃小核算單位并分別進(jìn)行獨立核算等帶來了方便。
二、站在電算化會計核算的起點：“初始設(shè)置”的電算會計方法
建立賬套完成以后，首先要進(jìn)行一些日常核算之前的準(zhǔn)備工作，主要是三個方面的任務(wù)。一是操作人員設(shè)置，將會計人員的職責(zé)分工在系統(tǒng)中加以明確，同時使系統(tǒng)具有了合法的使用者;二是會計科目設(shè)置(即設(shè)置賬戶)，在系統(tǒng)中建立起用于進(jìn)行會計核算的會計科目(賬戶)體系(這部分內(nèi)容在下一部分單獨討論);三是輸入初始余額，是指將原來已經(jīng)存在于手工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到電算化系統(tǒng)中來，以開始以后的會計核算。
初始設(shè)置是會計軟件中建立賬套后必需首先完成的，并且只有正確完成了初始設(shè)置，才能進(jìn)行以后的操作。其中較典型的方式是輸入初始余額后要進(jìn)行試算平衡，初始余額平衡后，正式啟用賬套。啟用賬套后即進(jìn)入日常業(yè)務(wù)處理階段，不能再行修改初始余額。
初始設(shè)置中的操作人員設(shè)置、會計科目設(shè)置和輸入初始余額都需要采用具體的方法來實現(xiàn)。其效果的好壞對會計核算的大部分內(nèi)容都有著重要的影響�？梢哉f是系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的部分，是系統(tǒng)設(shè)計水平的集中體現(xiàn)。在應(yīng)用中，初始設(shè)置工作應(yīng)盡可能做到準(zhǔn)確、恰當(dāng)、周到、細(xì)致，才能取得更好的會計核算質(zhì)量。
三、會計核算體系的建立：“設(shè)置賬戶”的傳統(tǒng)會計方法的發(fā)展運用
“設(shè)置賬戶”這一傳統(tǒng)會計方法在電算化系統(tǒng)中一般稱之為“會計科目設(shè)置”。賬戶是會計科目在核算中具體形式。會計科目是會計要素的進(jìn)一步細(xì)化。通過對會計科目開設(shè)賬戶的方法，分別對會計對象的不同內(nèi)容進(jìn)行反映和監(jiān)督，是會計核算的主要形式。在大部分會計資料中(如憑證、賬簿、報表等)，都要以會計科目作為直接對象來加以反映，從而建立了一個完整的核算體系。
電算化系統(tǒng)在運用這個傳統(tǒng)會計方法時，在形式上進(jìn)行了變通，在結(jié)構(gòu)上進(jìn)行了突破，使電算化系統(tǒng)的會計核算體系較之手工會計核算更全面、更完整、更合理。具體有以下幾個方面：(1)從形式上，以“會計科目表”代替了所有分列在不同賬簿或賬頁上的“賬戶”。在計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)主要以“表” 的形式存在，無論是設(shè)置的賬戶，還是輸入的憑證。“會計科目表”中，對會計科目首先要分級編號并順序排列;其次以每一會計科目的“屬性”來表示該科目所適用的賬頁格式或核算要求;還有，在會計核算軟件中，總是由多個相當(dāng)于“會計科目表”的部分，共同構(gòu)成了完整的核算體系，它們主要是“會計科目主表”、“部門目錄”、“單位往來目錄”、“個人往來目錄”、“項目目錄”等，它們之間以從屬或交叉的關(guān)系，組合成一個大的“會計科目表”。(2)從內(nèi)容上，豐富了傳統(tǒng)“設(shè)置賬戶”的方法。系統(tǒng)內(nèi)部處理數(shù)據(jù)時，以科目編碼作為會計科目的惟一標(biāo)識和所屬關(guān)系的判定依據(jù)，使分級核算更加緊湊、嚴(yán)格、清晰;可以根據(jù)需要產(chǎn)生新的賬頁格式或核算內(nèi)容：“會計科目表”各部分之間在使用時隨時組合，既保證了科目設(shè)置的完整性，又具有較強(qiáng)的靈活性，巧妙地解決了事先不可知會計科目的設(shè)置。如“營業(yè)費用/通訊費”按部門設(shè)置明細(xì)科目進(jìn)行核算時，到底哪些部門實際上真的會發(fā)生“通訊費”呢，在電算化核算系統(tǒng)中，只有真的發(fā)生時，該賬戶才正式存在;電算化系統(tǒng)中“部門目錄”、“往來目錄”等，本身可以繼續(xù)分類或分級，而且“部門目錄”與“會計科目主表”之間是交叉關(guān)系，有級次的會計科目都可以同時進(jìn)行“總分類核算”和“明細(xì)分類核算”，即同時具有本期累計發(fā)生額、本年累計發(fā)生額、余額等概括性數(shù)據(jù)和含有業(yè)務(wù)事項(會計分錄)的詳細(xì)數(shù)據(jù)(明細(xì)賬)，提高了會計核算的詳細(xì)程度，使會計核算體系更加完善。
四、業(yè)務(wù)處理的核心：“填制憑證”與“登記賬簿”
電算化會計之所以仍然只是會計，而不是另外一個新的學(xué)科，就在于它仍然是以形成“憑證”、“賬簿”、“報表”等會計檔案資料為主要任務(wù)形式。 “填制憑證”和“登記賬簿”這樣的傳統(tǒng)會計方法仍然是電算化會計系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)形式上的主要差別就是這些會計檔案的存在形式的不同，這就決定了“填制憑證”與“登記賬簿”這些方法的直接對象有著明顯的區(qū)別，在使用這些方法時，自然也因其對象屬性的變化而有所變化。
在電算化會計系統(tǒng)中，“填制憑證”有兩種情形，一種是直接在系統(tǒng)中填制憑證，另一種是手工制好憑證后的輸入憑證，兩種情形都體現(xiàn)為會計軟件的一個較為重要的輸入功能。與傳統(tǒng)會計方法相比，電算化會計系統(tǒng)中的“填制憑證”及“登記賬簿”主要有以下幾個方面的特點：(1)憑證中各數(shù)據(jù)項根據(jù)類型、范圍和勾稽關(guān)系進(jìn)行有效控制。如會計分錄中的會計科目必須在設(shè)置的會計科目表中已經(jīng)存在，并且是最底層的明細(xì)科目;根據(jù)當(dāng)前科目的屬性確定是否具有某些項目，如往來單位、結(jié)算單據(jù)號碼等;借貸方金額必須相等才能保存;事先確定的借方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對應(yīng)科目等;編號可以自動連續(xù);日期可以限制順序等。(2)鍵盤操作較之手工處理的“筆誤”更容易發(fā)生“誤操作”，因而“憑證填制”在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進(jìn)行正確性控制。(3)填好的憑證同樣需要“審核”，電算化系統(tǒng)的審核可在程序中再次檢驗憑證的正確性。(4)“登記賬簿”之前可以“匯總”，而不是必須匯總;電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時對任意范圍的憑證進(jìn)行匯總，匯總速度較快且準(zhǔn)確;計算機(jī)不會因疏漏出現(xiàn)總賬與明細(xì)賬登記結(jié)果不一致的情況，當(dāng)然在記賬之前則不必進(jìn)行 “試算平衡”。(5)“登記賬簿”只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過程，而不是抄寫或復(fù)制過程。這一簡單的過程明確了“工作底稿”與正式會計檔案之間的界限，具有非常重要的意義。
五、自動化處理的充分體現(xiàn)：“自動轉(zhuǎn)賬”的電算會計方法
根據(jù)用戶定義，由系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證的方法稱為“自動轉(zhuǎn)賬”，它已經(jīng)成為電算化會計系統(tǒng)非常成熟的方法之一。自動轉(zhuǎn)賬有兩種情形，一種是直接從賬項數(shù)據(jù)中取數(shù)生成記賬憑證，如結(jié)轉(zhuǎn)期間損益;另一種是要通過函數(shù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運算才能得到憑證上所需的數(shù)值，如計算并分配應(yīng)付福利費。自動轉(zhuǎn)賬又分為兩個層次，一個層次是在總賬系統(tǒng)(或稱賬務(wù)處理系統(tǒng))中定義并使用的自動轉(zhuǎn)賬;另一個層次是在各個子系統(tǒng)中定義和使用自動轉(zhuǎn)賬，如工資系統(tǒng)中的工資費用分配、固定資產(chǎn)系統(tǒng)的折舊費用分配等。“自動轉(zhuǎn)賬”一旦完成定義，即可在不同會計期間重復(fù)使用，大大提高了系統(tǒng)的效率。
六、會計信息的集中與概括：“編制會計報表”
編制會計報表，是會計工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會計核算任務(wù)的標(biāo)識性工作。在電算化會計系統(tǒng)中，更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。
在會計核算軟件中，編制會計報表分為兩個步驟：第一步是設(shè)計階段，有兩方面的設(shè)計任務(wù)，一是“會計報表格式設(shè)計”，二是“數(shù)據(jù)來源定義”;第二步是使用階段，在一定會計期間，即可自動生成當(dāng)期會計報表的結(jié)果。設(shè)計完成的會計報表可以長期使用。生成會計報表的過程快速準(zhǔn)確，可以進(jìn)行正確性檢驗和審核。會計報表之間隨時可以橫向或縱向的匯總或比較分析。
由于會計報表軟件帶來的方便性，較之傳統(tǒng)會計方法，可以編制更多、更詳細(xì)的會計報表，為管理提供更及時、更有用的會計信息。
以上對電算化環(huán)境下的會計方法的主要內(nèi)容進(jìn)行了列述，可以看出，這些方法在電算化環(huán)境下，在形式上產(chǎn)生了明顯的變化，也出現(xiàn)了很多新的內(nèi)容和要求，值得我們在實踐中不斷總結(jié)，在理論上進(jìn)行深入研究。本文旨在引起大家對電算化環(huán)境下的會計方法的充分重視，加強(qiáng)對有關(guān)問題的研究和探討，從而更有力地指導(dǎo)會計電算化的實踐。
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