物業(yè)管理公司采購(gòu)控制程序

時(shí)間：2024-09-13 23:52:09 采購(gòu)管理我要投稿

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物業(yè)管理公司采購(gòu)控制程序

　　1.目的

　　公司應(yīng)確保采購(gòu)的物品和接受的服務(wù)符合合同、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，保證公司服務(wù)質(zhì)量。

　　2.范圍

　　適用于直接影響服務(wù)質(zhì)量的采購(gòu)的物品和接受的服務(wù)，如設(shè)備的零配件、提供給顧客使用的物品等。

　　3.職責(zé)

　　3.1 工程部負(fù)責(zé)公司大宗和批量物品的采購(gòu)及物品供應(yīng)商的選擇和評(píng)定。

　　3.2 部門和管理處采購(gòu)主管負(fù)責(zé)200元以下零星物品的采購(gòu)及經(jīng)工程部授權(quán)可以自行采購(gòu)的物品購(gòu)買。

　　3.3 部門和管理處采購(gòu)主管負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定和采購(gòu)物品驗(yàn)證記錄單的填寫(xiě)。

　　3.4 公司主管領(lǐng)導(dǎo)和管理處主任負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的審批。

　　4.程序

　　4.1 合格供方的選擇

　　4.1.1 合格供方根據(jù)以下三條進(jìn)行選擇：

　　1)品牌優(yōu)良、價(jià)格合理;

　　2)具有營(yíng)業(yè)執(zhí)照或相應(yīng)政府批文的企業(yè);

　　3)提供的物品/服務(wù)質(zhì)量良好和信譽(yù)較好的商家或廠家。

　　4.1.2 工程部和管理處應(yīng)建立《合格供方名單》，作為公司供方的選擇，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批《合格供方名單》，執(zhí)行部門應(yīng)隨時(shí)根據(jù)實(shí)際供貨關(guān)系來(lái)評(píng)定供方，合格供方的增刪應(yīng)由審批人審批。合格供方可分為物品類供方和服務(wù)供方。

　　4.2 采購(gòu)計(jì)劃控制

　　4.2.1 采購(gòu)按實(shí)際情況可分為計(jì)劃采購(gòu)、臨時(shí)采購(gòu)和緊急采購(gòu)。

　　4.2.2 管理處、部門采購(gòu)主管負(fù)責(zé)在每月5日前編制該月采購(gòu)計(jì)劃并報(bào)主任或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)說(shuō)明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需要日期、單價(jià)、質(zhì)量要求(必要時(shí))等。

　　4.2.3 對(duì)臨時(shí)采購(gòu)的物品，采購(gòu)主管應(yīng)在當(dāng)天填寫(xiě)或補(bǔ)填《采購(gòu)計(jì)劃審批表》，并報(bào)審批人審批，采購(gòu)日期按實(shí)際發(fā)生日期填寫(xiě)，要求用明顯標(biāo)識(shí)(*)注明。

　　4.2.4 對(duì)緊急采購(gòu)的物品，采購(gòu)物品應(yīng)在實(shí)際采購(gòu)發(fā)生的2日內(nèi)補(bǔ)填《采購(gòu)計(jì)劃審批表》，并報(bào)審批人審批，采購(gòu)人按實(shí)際發(fā)生日期補(bǔ)填相關(guān)記錄，要求用標(biāo)識(shí)(J)標(biāo)明。

　　4.2.5采購(gòu)文件包括(每次根據(jù)采購(gòu)情況的需要，選擇以下一種或幾種)：

　　1)采購(gòu)合同

　　2)采購(gòu)計(jì)劃審批表

　　3)采購(gòu)管理規(guī)程

　　4)合格供方名單

　　4.2.6在上述采購(gòu)文件中，由申請(qǐng)單位表述出擬采購(gòu)物品的有關(guān)信息，包括：

　　1)對(duì)供方物品/服務(wù)的質(zhì)量要求、安全要求、驗(yàn)收規(guī)范，采購(gòu)物品的參數(shù)、規(guī)格、數(shù)量等。

　　2)對(duì)供方的加工、服務(wù)過(guò)程，供貨的交付程序的要求。

　　3)對(duì)供方設(shè)備及人員資格的要求。

　　4)對(duì)供方質(zhì)量管理體系的要求(優(yōu)先選擇通過(guò)ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證的供方)。

　　4.2.7大宗物品采購(gòu)應(yīng)在工程部確定的采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)中采購(gòu)。

　　4.2.8價(jià)值在2千元以上的單件物品需要申請(qǐng)人填寫(xiě)《固定資產(chǎn)配置審批表》，并報(bào)公司逐級(jí)審批。

　　4.3 采購(gòu)物品驗(yàn)證

　　4.3.1 采購(gòu)物品須經(jīng)過(guò)物品使用人或相關(guān)資質(zhì)人員驗(yàn)證合格后方可使用或入庫(kù)，驗(yàn)證人員和采購(gòu)主管分別在《采購(gòu)物品驗(yàn)證記錄》上按規(guī)定記錄和確認(rèn)。

　　4.3.2 對(duì)于臨時(shí)和緊急采購(gòu)物品，采購(gòu)主管和驗(yàn)證人員必須做到先驗(yàn)證后使用，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證，以保證購(gòu)進(jìn)物品是需要的合格品。事后相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)(采購(gòu)發(fā)生日期2日之內(nèi))相關(guān)記錄，填寫(xiě)的采購(gòu)日期為實(shí)際發(fā)生日期，并按上面要求的標(biāo)識(shí)標(biāo)明。

　　4.3.3 對(duì)驗(yàn)證不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相應(yīng)的措施。

　　4.3.4 合同規(guī)定時(shí)間，顧客可以對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)證。

　　4.3.5 驗(yàn)證方式包括目測(cè)、試用、檢驗(yàn)、測(cè)量、工藝驗(yàn)證等。

　　4.3.6 在供方的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證

　　1)若合同規(guī)定需在供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證采購(gòu)物品時(shí)，由工程部組織相關(guān)單位在供方處對(duì)所購(gòu)物料現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證。

　　2)采購(gòu)人員應(yīng)事先與供方做好驗(yàn)證安排及驗(yàn)證方式，以便驗(yàn)收活動(dòng)順利實(shí)施。

　　4.3.7 物品使用人在供方的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證

　　1)若使用人要求在供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證物品時(shí)，由采購(gòu)人員和使用人在供方現(xiàn)場(chǎng)共同實(shí)施驗(yàn)證。

　　2)采購(gòu)人員應(yīng)事先與供方和使用人聯(lián)系安排妥當(dāng)，以便驗(yàn)收活動(dòng)順利實(shí)施。

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