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職場(chǎng)人必備的麥肯錫時(shí)間管理工具大全
引導(dǎo)語(yǔ)：在時(shí)間管理的案例中，有一個(gè)經(jīng)典的‘猴子背在誰(shuí)身上’的故事。對(duì)于在企業(yè)職場(chǎng)中的你，一定會(huì)有所啟發(fā)。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的職場(chǎng)人必備的麥肯錫時(shí)間管理工具大全，希望對(duì)你有所幫助。
首先，用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，如下問(wèn)題只需回答“Yes”Or“No”。
1.你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎?
2.你通常把工作帶回家嗎?
3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎?
4.如果你沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感?
5.即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力?
6.你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件?
7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎?
8.你在辦公室用餐嗎?
9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)?
10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們?
11.你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎?
12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎?
13.當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感?
14.你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書(shū)籍?
15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與公司目標(biāo)一致的大事?
16.你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)?
✎你有幾個(gè)Yes呢?
12-16個(gè)：救命!你在時(shí)間管理上需改進(jìn)!
8-12個(gè)：當(dāng)心!你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南!
4-8個(gè)：可以!方向正確，但需要提高沖勁!
0-4個(gè)：恭喜!請(qǐng)堅(jiān)持并保留你的方法
1來(lái)自麥肯錫的7條建議簡(jiǎn)單，但不容易做到
A.個(gè)個(gè)擊破，不要同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)，實(shí)驗(yàn)表明同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)反而需要多花30%的時(shí)間，失誤率則增加1倍;
B.不斷接觸新信息反而會(huì)抑制創(chuàng)造性;
C.自制：集中精力、過(guò)濾信息、適當(dāng)休息;
D.找到你的“獨(dú)處時(shí)間”;
E.不回復(fù)抄送郵件;
F.打電話勝過(guò)郵件;
G.放棄凡事都須事必躬親的幻想。
2麥肯錫30秒電梯理論凡事請(qǐng)歸納在3條以內(nèi)
麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。
這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。
麥肯錫公司曾經(jīng)得到過(guò)一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。
咨詢結(jié)束的時(shí)候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見(jiàn)了對(duì)方的董事長(zhǎng)，該董事長(zhǎng)問(wèn)麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：“你能不能說(shuō)一下現(xiàn)在的結(jié)果呢?”
由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒(méi)有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備，也無(wú)法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說(shuō)清楚。
最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。
從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。
3時(shí)間管理法則10條麥肯錫真相
A.分清事情的輕重緩急
不是說(shuō)很急的事情我們就一定馬上去做，我們要抓住最重要的事情。
這樣，我們才不會(huì)因?yàn)楸姸嗟默嵤露炎约旱哪繕?biāo)擱在一旁，最終造成浪費(fèi)時(shí)間的局面。
這是時(shí)間管理當(dāng)中最重要的一點(diǎn)，我們首先應(yīng)該把它做到位。
B.盡力將瑣事集中起來(lái)
根據(jù)著名的80/20法則，許多人往往將大部分的精力用在了那些占多數(shù)(約80%)但無(wú)用的事情上。
高效人士則總能將精力集中在少數(shù)(20%)但最重要的事情上。
我們應(yīng)好好地利用這個(gè)法則，它也叫帕累托原則。
C.注重效果
有些人做事的效率的確很高，但到要做完時(shí)卻發(fā)現(xiàn)搞錯(cuò)了方向，導(dǎo)致做了許多無(wú)用功。
我們一定要以目標(biāo)為導(dǎo)向，注重實(shí)際效果，同時(shí)再結(jié)合高效率的行動(dòng)就能收到事半功倍的效果。
D.高效行動(dòng)
高效率的行動(dòng)是節(jié)約時(shí)間的有利武器，做事如果拖拖拉拉，一天給你26個(gè)小時(shí)你一樣會(huì)嫌少。
現(xiàn)代社會(huì)的工作節(jié)奏越來(lái)越快，高效率做事已經(jīng)成為成功人士的象征之一。
E.靈活、機(jī)動(dòng)，能控制突發(fā)事件
突發(fā)事件的發(fā)生，誰(shuí)也不能避免，但如果你沒(méi)有做好準(zhǔn)備和對(duì)策，它可能要耗費(fèi)你大量的時(shí)間。
因此靈活、機(jī)動(dòng)的做事也就顯得很重要了，當(dāng)然在此同時(shí)我們應(yīng)該多對(duì)突發(fā)事件做些研究，以便能更好地控制它。
F.不要盲目樂(lè)觀
對(duì)小事也要有足夠的重視。
有些人總認(rèn)為自己能力很出眾，完成一個(gè)任務(wù)是很輕松的事情，但結(jié)果卻恰恰相反，花了大量時(shí)間還沒(méi)有做好。
對(duì)時(shí)間的預(yù)算，我們當(dāng)然不能一絲不差，但也不能相差太遠(yuǎn)，要是這樣，你的全盤(pán)計(jì)劃就肯定會(huì)被打亂。
不要不重視小事，事情往往都是說(shuō)起容易做起難的，要對(duì)即將處理的問(wèn)題有充分的認(rèn)識(shí)。
G.要有果斷決策的能力
很多人之所以比別人落后，原因之一就是在決策的時(shí)候優(yōu)柔寡斷、猶豫不決!
時(shí)機(jī)是不等人的，要是你沒(méi)有及時(shí)做出決定及時(shí)抓住時(shí)機(jī)，過(guò)了這個(gè)村就沒(méi)有這個(gè)店，事情變得更糟之時(shí)你要趕上往往就得付出加倍的努力。
H.做事之前要充分、精心準(zhǔn)備
麥肯錫人要解決的問(wèn)題通常都是很復(fù)雜的，但他們總是能取得令人滿意的成績(jī)，這和他們事前的精心準(zhǔn)備是分不開(kāi)的。
正所謂：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，我們有了充分的準(zhǔn)備，就能把要做之事的相關(guān)信息了解透徹，當(dāng)然行動(dòng)起來(lái)就會(huì)快捷得多。
I.善于團(tuán)隊(duì)合作
沒(méi)有完美的個(gè)人，只有完美的團(tuán)隊(duì)。
團(tuán)隊(duì)的力量可以彌補(bǔ)個(gè)人的缺陷，能使我們更快、更好地完成手中的任務(wù)。
J.善于授權(quán)
當(dāng)你處在一定的領(lǐng)導(dǎo)位置的時(shí)候，你還是像做一個(gè)職員之時(shí)什么事都親歷親為，那你只會(huì)累死還不會(huì)做出很好的成績(jī)來(lái)。
要學(xué)會(huì)將你手中的權(quán)利放下去了，相關(guān)的擔(dān)子也就放下去了，這樣你才能挑得起、走得動(dòng)，否則你只會(huì)被壓垮，既浪費(fèi)時(shí)間還不能把事情作好。
4使用過(guò)程中的小貼士細(xì)節(jié)定成敗首要原則
請(qǐng)做正確的事情
“正確地做事”強(qiáng)調(diào)的是效率，其結(jié)果是讓我們更快地朝目標(biāo)邁進(jìn);
“做正確的事”強(qiáng)調(diào)的則是效能，其結(jié)果是確保我們的工作是在堅(jiān)實(shí)地朝著自己的目標(biāo)邁進(jìn)。
換句話說(shuō)，效率重視的是做一件工作的最好方法，效能則重視時(shí)間的最佳利用——這包括做或是不做某一項(xiàng)工作。
麥肯錫卓越工作方法的最大秘訣就是，每一個(gè)麥肯錫人在開(kāi)始工作前必須先確保自己是在“做正確的事”。
人們關(guān)注的重點(diǎn)往往都在于前者：效率和正確做事。
但實(shí)際上，第一重要的卻是效能而非效率，是做正確的事而非正確做事。
對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展而言，“做正確的事”是由企業(yè)戰(zhàn)略來(lái)解決的，“正確地做事”則是執(zhí)行問(wèn)題。前者是進(jìn)取創(chuàng)新的、主動(dòng)的，而后者是保守的、被動(dòng)接受的。
開(kāi)始時(shí)
請(qǐng)懷有最終目標(biāo)
意味著從一開(kāi)始時(shí)你就知道自己的目的地在哪里，從一開(kāi)始時(shí)你就知道自己現(xiàn)在在哪里。
清楚為了達(dá)到這樣的目的，哪些事是必須的，哪些事往往看起來(lái)必不可少，其實(shí)是無(wú)足輕重的，保證你邁出的每一步都是方向正確的。
要求我們?cè)诠ぷ髦校瑫r(shí)刻檢查自己做得事情是否偏離了最終目標(biāo)，是否為最終目標(biāo)做出有意義貢獻(xiàn)。
千萬(wàn)不要忙忙碌碌、最后卻發(fā)現(xiàn)自己是背道而馳。
這樣會(huì)讓我們逐漸形成一種良好的工作方法，養(yǎng)成一種理性的判斷規(guī)則和工作習(xí)慣，會(huì)呈現(xiàn)出與眾不同的眼界。
有一個(gè)被廣泛傳播的事例。
我們走進(jìn)一片叢林，開(kāi)始清除矮灌木。
當(dāng)我們費(fèi)盡千辛萬(wàn)苦，好不容易清除完這一片灌木林，直起腰來(lái)，準(zhǔn)備享受一下完成了一項(xiàng)艱苦工作后的樂(lè)趣時(shí)，卻猛然發(fā)現(xiàn)，不是這塊叢林，旁邊還有一片叢林，那才是需要我們?nèi)デ宄膮擦?
有多少人在工作中，就如同這些砍伐矮灌木的工人，常常只是埋頭砍伐矮灌木，甚至沒(méi)有意識(shí)到要砍的并非是那片叢林。
誰(shuí)更重要
編排行事優(yōu)先次序
我們總是不能靜下心來(lái)去做最該做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人們的慣常地習(xí)慣是按照事情的“緩急程度”決定行事的優(yōu)先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。
所謂“重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。
對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越有貢獻(xiàn)的事越是重要，它們?cè)綉?yīng)獲得優(yōu)先處理;
對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越無(wú)意義的事情，愈不重要，它們愈應(yīng)延后處理。
簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是根據(jù)“我現(xiàn)在做的，是否使我更接近目標(biāo)”這一原則來(lái)判斷事情的輕重緩急。
事情的四個(gè)層次
A.重要而且緊迫的事情
這類事情是你最重要的事情，而且是當(dāng)務(wù)之急。
有的是實(shí)現(xiàn)你的事業(yè)和目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有的則和你的生活息息相關(guān)，它們比其他任何一件事情都值得優(yōu)先去做。
只有它們都得到合理高效地解決，你才有可能順利地進(jìn)行別的工作。
B.重要但不緊迫的事情
這種事情要求我們具有更多的主動(dòng)性、積極性和自覺(jué)性。
從一個(gè)人對(duì)這種事情處理的好壞，可以看出這個(gè)人對(duì)事業(yè)目標(biāo)和進(jìn)程的判斷能力。
因?yàn)槲覀兩钪写蠖鄶?shù)真正重要的事情都不一定是緊急的。
比如讀幾本有用的書(shū)、休閑娛樂(lè)、培養(yǎng)感情、節(jié)制飲食、鍛煉身體。
這些事情重要嗎?
當(dāng)然，它們會(huì)影響我們的健康、事業(yè)還有家庭關(guān)系。
但是它們急迫嗎?不。
所以很多時(shí)候這些事情我們都可以拖延下去，并且似乎可以一直拖延下去，直到我們后悔當(dāng)初為什么沒(méi)有重視，沒(méi)有早點(diǎn)來(lái)著手重視解決它們。
C.緊迫但不重要的事情
有這樣的事情嗎?當(dāng)然，而且隨時(shí)隨地會(huì)出現(xiàn)。
本來(lái)你已經(jīng)洗漱停當(dāng)準(zhǔn)備休息，好養(yǎng)足精神明天去圖書(shū)館看書(shū)時(shí)，忽然電話響起，你的朋友邀請(qǐng)你現(xiàn)在去泡吧聊天。
你就是沒(méi)有足夠的勇氣回絕他們，你不想讓你的朋友們失望。
然后，你去了，次日清晨回家后，你頭暈?zāi)X漲，一個(gè)白天都昏昏沉沉的。你被別人的事情牽著走了，而你認(rèn)為重要的事情卻沒(méi)有做，這或許會(huì)造成你很長(zhǎng)時(shí)間都比較被動(dòng)。
D.既不緊迫又不重要的事情
很多這樣的事情會(huì)在我們的生活中出現(xiàn)，它們或許有一點(diǎn)價(jià)值，但如果我們毫無(wú)節(jié)制地沉溺于此，我們就是在浪費(fèi)大量寶貴的時(shí)間。
比如，我們吃完飯就坐下看電視，卻常常不知道想看什么和后面要播什么。
只是被動(dòng)地接受電視發(fā)出的信息。
往往在看完電視后覺(jué)得不如去讀幾本書(shū)，甚至不如去跑跑健身車，那么剛才我們所做的就是浪費(fèi)時(shí)間。
其實(shí)你要注意的話，很多時(shí)候我們花在電視上的時(shí)間都是被浪費(fèi)掉了。
To Do每天制作一個(gè)圖表
每天總是忙碌而凌亂，有時(shí)候累得暈頭轉(zhuǎn)向，卻又常常將一些重要的事遺忘?
從現(xiàn)在開(kāi)始，每天都制作一個(gè)圖表吧!
圖表所要表達(dá)的信息務(wù)必一目了然!
每天抽出幾分鐘，對(duì)當(dāng)天的工作和圖表的內(nèi)容進(jìn)行小結(jié)和回顧;
其次，圖表會(huì)為我們節(jié)省大量的時(shí)間。
制作表格的一個(gè)明顯好處是可以排定事情的優(yōu)先次序，可以明確一些事情究竟是應(yīng)該做還是不應(yīng)該做;
圖表還能調(diào)動(dòng)我們的工作積極性。
每天制一張圖表，可以使你對(duì)自己的目標(biāo)更清晰，當(dāng)一天的工作結(jié)束時(shí)，檢視當(dāng)天的圖表，可以發(fā)現(xiàn)哪些工作還沒(méi)有完成，哪些工作還可以做得更好，從而使自己的積極性能夠充分地發(fā)揮出來(lái)。
學(xué)會(huì)從廢紙簍開(kāi)始
減少文件堆積的最有效工具之一，是個(gè)大廢紙簍。
從廢紙簍中的文件多寡，可大致判斷一個(gè)人利用時(shí)間的情形。
另外，保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。
如果你真正需要某一份資料，你也許會(huì)在公司其他部門(mén)或某一個(gè)人的檔案中找到;
或者你打一個(gè)電話就可以解決問(wèn)題;或者沒(méi)有這項(xiàng)資料也過(guò)得去。
我們并不是說(shuō)翔實(shí)的檔案就毫無(wú)用處，但問(wèn)題是它們是不是那樣有用，是否值得我們花那么多時(shí)間和精力去匯集、整理、歸檔和保存。
雜亂無(wú)章是一種壞習(xí)慣
工作無(wú)序，沒(méi)有條理，在一切都是亂糟糟的工作環(huán)境中東翻西找，這無(wú)疑意味著你的精力和時(shí)間都毫無(wú)價(jià)值地浪費(fèi)了。
辦公桌面是否整潔，是工作條理化的一個(gè)重要方面。
建立一個(gè)較佳的工作秩序，增加單位時(shí)間的使用效率，合理組織工作。
隨意放置的凌亂的東西會(huì)隨時(shí)吸引你的注意力。
把最優(yōu)先的待辦件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽視它們。
A.把你辦公桌上所有與正在做的工作無(wú)關(guān)的東西清理出來(lái)，把立即需要辦理的找出來(lái)，放在辦公桌中央;
B.不要因?yàn)槭艿礁蓴_或者疲倦放下正在做的工作;
C.一項(xiàng)工作做完后，一定要把與這項(xiàng)工作相關(guān)的資料收拾整齊。
不要妄想把整個(gè)海洋煮沸
記�。耗悴豢赡軐⒄麄�(gè)海洋煮沸!個(gè)人的知識(shí)和能力是有限的，依靠和利用團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力共同完成項(xiàng)目是明智的選擇，不要擔(dān)心功勞被別人搶走。
請(qǐng)你先摘好摘的果子
通俗地說(shuō)，就是先從最容易、最有把握的地方做起。
我們?cè)谡×艘欢〝?shù)量的好果子之后，心里自然會(huì)建立起一種信心，我一定能把目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而在以后的旅途中，能夠抗得起命運(yùn)的重?fù)?dān)。
這同時(shí)也是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，我們這樣由易到難地做事，自己心里對(duì)這個(gè)過(guò)程肯定會(huì)越來(lái)越熟悉，所以在困難越來(lái)越大時(shí)，我們能夠沉著應(yīng)付。
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