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時間管理能力提升計劃
引導(dǎo)語：“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時間具有供給毫無彈性、無法蓄積、無法取代、無法失而復(fù)得四個獨(dú)特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。
一、什么是“時間管理”
時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。 所謂“自管理者的管理”就是你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。
時間管理(Time Management)就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。
二、“時間管理”的重要性
1、設(shè)立明確的目標(biāo)，讓我們在最短時間內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)既定目標(biāo)。
2、有計劃、有組織進(jìn)行工作，列出工作清單，進(jìn)行目標(biāo)切割，更順利的完成工作。
3、二八定律，分清工作輕重緩急，合理分配時間，提高工作效率。
4、充分授權(quán)，并取得良好的時間協(xié)作，更高效率完成工作。
5、嚴(yán)格的規(guī)律與紀(jì)律為更好的完成工作提供了制度保障。
三、時間管理的誤區(qū)及解決辦法
所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費(fèi)的各種因素。我們探索克服時間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。我們在時間管理中存在五個誤區(qū)：
誤區(qū)之一：工作缺乏計劃
由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果：
1、目標(biāo)不明確
2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣
3、缺乏做事輕重緩急的順序
4、沒有時間分配的原則
所以我們要設(shè)立明確的目標(biāo);成功等于目標(biāo)，時間管理的重要性目的是讓我們在最短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo);我們需要把今年度4到10個目標(biāo)寫出來，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃，并依照計劃進(jìn)行。
如何制定計劃
(一)了解情況
1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位
2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位
3 、上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)
4 、上級主管對你的期望和要求
5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系
(二)遵循5W2H
Why: 為什么要做這項任務(wù)，對工作目標(biāo)是否有支持 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)
When： 在什么時間段進(jìn)行
Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)
Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰負(fù)責(zé)
How to： 用什么方法進(jìn)行
How much：需要多少成本
(三)設(shè)置控制點(diǎn)
1、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。
2、堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進(jìn)行調(diào)整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時間管理。
(四)利用計劃工具
計劃管理工具主要有WBS、PERT、GANTT等。
誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)
組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面：
1、職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)
2、“事必躬親，親力而為”
3、溝通不良
4、工作時斷時續(xù)
解決組織工作不當(dāng)，首先，學(xué)會如何接受請托：“明智地接受請托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對請托者提出適時的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。
所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎?對實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎?如果接受它，將付出什么代價?如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果?經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，就可以決定取舍了。
其次，學(xué)會利用資源：對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書;想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員;等等。
誤區(qū)三：時間控制不夠
我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井：
1、習(xí)慣拖延時間。
2、不擅處理不速之客的打擾。
3、不擅處理無端電話的打擾。
4、泛濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r間的四分之一，甚至三分之一!然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費(fèi)!
這就需要我們合理分配時間，保證每天都有合理的時間不被打擾，以便我們可以更好的完成工作。
誤區(qū)四：整理整頓不足
辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。”
誤區(qū)五：進(jìn)取意識不強(qiáng)
我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生
活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1、個人的消極態(tài)度
2、做事拖拉，找借口不干工作
3、唏噓不已，做白日夢
4、工作中閑聊
如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當(dāng)你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因?yàn)槟汶S時在喪失寶貴的機(jī)會，隨時可能被社會所淘汰!
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