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時(shí)間管理的方法與思維導(dǎo)圖
美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯· 舒瓦普曾因?yàn)楣緸l臨破產(chǎn)而向效率大師艾維·李咨詢(xún)求助。近半個(gè)小時(shí)的交流中，前20分鐘艾維·李耐心地聽(tīng)完其焦頭爛額般的傾訴，最后請(qǐng)他拿出一張白紙，并讓他寫(xiě)下第二天他要做的全部事情。幾分鐘后，白紙上滿滿記錄了總裁理查斯·舒瓦普幾十項(xiàng)要做的工作。
此時(shí)，艾維·李請(qǐng)他仔細(xì)考量，并要求他按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標(biāo)出六件最重要的事情。同時(shí)告訴他，請(qǐng)他從明天開(kāi)始，且每天都這樣做：每天一開(kāi)始，請(qǐng)你全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴做標(biāo)號(hào)為“2”的事，以次類(lèi)推……
艾維·李認(rèn)為，一般情況下，如果人們每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。
他請(qǐng)伯利恒總裁理查斯· 舒瓦普自己先按此方法試行，并建議他：“若您在堅(jiān)持使用后，認(rèn)為它有效，可將此法推行至您的高層管理人員，若還有效，繼續(xù)向下推行，直至公司每一位員工。
如果您或您公司的每一位員工，每一天、每一分、每一秒都在做最重要即最有生產(chǎn)力的事情，假以時(shí)日，可以想象，會(huì)有什么成就？”
一年后，作為此次咨詢(xún)的報(bào)酬，艾維利收到了一張來(lái)自伯利恒公司的2.5萬(wàn)美金的支票。
五年后，伯利恒鋼鐵公司一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營(yíng)鋼鐵公司。查斯· 舒瓦普常對(duì)朋友說(shuō)：“我和整個(gè)團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持揀最重要的事情先做，我認(rèn)為這是我的公司多年來(lái)最有價(jià)值的一筆投資！”
這就是管理學(xué)界喻為“價(jià)值2.5萬(wàn)美金的時(shí)間管理方法”，我們可以將其提煉為：“六點(diǎn)優(yōu)先工作制”，其內(nèi)容如下。
1. 在前一天晚上寫(xiě)下第二天要做的全部事情，對(duì)目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分別按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序。
2. 化整為零，把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分。
3. 從優(yōu)先級(jí)最高的事物著手。按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標(biāo)出六件最重要的事情。
4. 和拖延做斗爭(zhēng)，如果事情重要，從現(xiàn)在開(kāi)始做。每天一開(kāi)始，請(qǐng)你全力以赴做標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴做標(biāo)號(hào)為“2”的事情，以此類(lèi)推。
對(duì)于六點(diǎn)優(yōu)先工作制的優(yōu)化與改進(jìn)：
第一，六點(diǎn)優(yōu)先工作制即任務(wù)清單采用的是線性列單的方式，往往使人容易關(guān)注到細(xì)節(jié)而忽略了整體進(jìn)展。利用思維導(dǎo)圖做成的六點(diǎn)工作制，我們可以對(duì)事件整體進(jìn)展掌控，才能把握整體進(jìn)度。
第二，一項(xiàng)任務(wù)的達(dá)成會(huì)涉及到很多的方面的因素，它們之間彼此交叉和關(guān)聯(lián)，在任務(wù)清單中也很難清晰地把這些表現(xiàn)出。在一張思維導(dǎo)圖中可以把所有的要素之間的邏輯關(guān)系通過(guò)箭頭和連線，把它比較清晰明朗的展示在一個(gè)平面內(nèi)。
第三，如何綜合多方面的因素，整合更多的資源，做到優(yōu)化組合，做最有生產(chǎn)力的事，在任務(wù)的進(jìn)展過(guò)程中做到既有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃又有具體執(zhí)行的細(xì)節(jié)。我們可以利用思維導(dǎo)圖和加權(quán)分析法，做出更好的分析決策。
第四，六點(diǎn)工作優(yōu)先工作制采取的是要事第一的原則即重要的且緊急的事放在第一位，在實(shí)際任務(wù)的執(zhí)行過(guò)程，原來(lái)的并非緊急或是重要的，會(huì)因?yàn)橥话l(fā)事件的發(fā)生而發(fā)生變化，這就要求我們采取必要的行動(dòng)和調(diào)整，所以我們更需要?jiǎng)討B(tài)管理。采用思維導(dǎo)圖事物之間的調(diào)整只要通過(guò)連線和序號(hào)的改變就可以，而且事物之間的改變是清晰可見(jiàn)。
第五，如何更好的兼顧到統(tǒng)籌規(guī)劃和具體任務(wù)執(zhí)行，六點(diǎn)優(yōu)先工作制設(shè)計(jì)的更多是執(zhí)行層面。一張做好的思維導(dǎo)圖就像一張作戰(zhàn)地圖，相應(yīng)的策略也可以再圖上面表達(dá)的淋漓盡致。無(wú)論是對(duì)于決策還是具體的執(zhí)行都可以歷歷在目，清晰明了。
考慮到上面的要求，我們可以采用把思維導(dǎo)圖和六點(diǎn)優(yōu)先工作制有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。這樣可以把兩者結(jié)合起來(lái)，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，又可以充分的體現(xiàn)要事第一的原則，又有整體的規(guī)劃部署與執(zhí)行。
這是一個(gè)看起來(lái)非常簡(jiǎn)單的時(shí)間管理方法，把六點(diǎn)優(yōu)先工作制和思維導(dǎo)圖結(jié)合起來(lái)，甚至個(gè)別人對(duì)此有些不屑，但是真正采取行動(dòng)去做的有多少人？小小改變可能會(huì)帶來(lái)大大的不同，艾維·李這樣的建議肯定也給很多的公司提過(guò)，但是伯利恒鋼鐵公司做到了，所以它成了當(dāng)時(shí)全美最大的鋼鐵公司。如果我們，每一天、每一分、每一秒都在做最重要、最有生產(chǎn)力的事情，假以時(shí)日，可以想象，會(huì)有什么成就。
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