中層管理者的時間管理

　　現(xiàn)代管理大師彼德・德魯克說:“不能管理時間,便什么都不能管理。”可見,良好的時間管理是正確的管理的基礎(chǔ)。作為高校運(yùn)行最重要的工作承擔(dān)者之一的中層管理者,其工作通常涉及到學(xué)校各個不同機(jī)構(gòu),工作繁雜,而且每項(xiàng)工作都有一定的完成時限,使得他們在面對越來越大的工作壓力時,往往會因?yàn)槿狈�時間管理的概念或時間管理不善而影響工作效率和工作質(zhì)量。

　　時間管理的概念

　　愛因斯坦認(rèn)為“時間實(shí)際上是鐘的讀數(shù)”,《辭海》對時間解釋為“有起點(diǎn)和終點(diǎn)的一段時間或它的某一點(diǎn)。以地球自轉(zhuǎn)一周24小時為根據(jù)”。從管理學(xué)的角度,時間具備以下四個特性:一、供給無彈性:時間與其他任何資源最大的不同在于時間的供給量是固定不變的,不會增加、也不會減少;二、無法蓄積:時間不可以被積蓄儲藏,不論主觀意愿為何,都必須消費(fèi)時間;三、無法取代:時間是任何活動所不可缺少的基本資源,是無法取代的;四、無法失而復(fù)得:時間一旦流逝,則永遠(yuǎn)無法挽回。

　　時間雖然具備以上的特性,但是我們可以通過對時間的有效管理,來提高對時間的利用率,進(jìn)而提高工作效率。管理學(xué)者杰克・弗納對時間管理的定義是:有效地應(yīng)用時間這種資源,以便我們有效地達(dá)成個人的重要目標(biāo)。在管理學(xué)領(lǐng)域,時間管理是個人管理理論的一部分,其涵義是如何面對時間的流動而進(jìn)行自我管理,將過去作為改善現(xiàn)在的參考,把未來作為現(xiàn)在努力的方向,而好好把握現(xiàn)在。簡而言之,時間管理的本質(zhì)是個人管理,是時間使用者自我的'一種管理,指個體為了有效地利用時間資源所進(jìn)行的計(jì)劃和控制活動。

　　高校中層管理者時間管理存在的誤區(qū)

　　所謂時間管理的誤區(qū),是指導(dǎo)致時間浪費(fèi)的各種因素。目前高校中層管理者對于時間管理存在以下誤區(qū):

　　工作規(guī)劃缺乏。工作規(guī)劃是確保主動、合理支配時間的基本要素,利用規(guī)劃可以有意識地支配工作行為,提高工作效率。相當(dāng)一部分高校中層管理者沒有進(jìn)行制定和調(diào)整工作規(guī)劃的習(xí)慣,由于工作缺乏合理規(guī)劃,導(dǎo)致他們在工作中往往存在工作目標(biāo)不明確,重點(diǎn)不突出的問題。

　　組織管理不力。適當(dāng)有序的組織管理可以調(diào)動下級的積極性,整合資源,使工作發(fā)揮最大效益,使管理者自己的主要精力和時間放在更重要的事情上。而部分高校中層管理者存在著工作職責(zé)不清,工作權(quán)限不明確,工作內(nèi)容重復(fù),與下級溝通不暢,不善于授權(quán),花費(fèi)大量時間于具體事務(wù),日常管理混亂等問題。

　　時間觀念不強(qiáng)。高校中層管理者事務(wù)繁雜,工作頭緒多,通常由于不擅處理不速之客和無端電話的打擾,陷入“文山會海”,突發(fā)事情出現(xiàn)等原因,處理工作時往往習(xí)慣拖延時間,不能在規(guī)定的時間內(nèi)完成相應(yīng)工作,造成工作效率低下。

　　紀(jì)律意識淡薄。由于個人缺乏紀(jì)律意識,工作缺乏責(zé)任感,部分高校的中層管理者表現(xiàn)出工作態(tài)度消極,工作主動性不強(qiáng),做事拖拖拉拉,遇事怨天尤人等問題。

　　高校中層管理者如何進(jìn)行時間管理

　　對高校中層管理者如何進(jìn)行時間管理的研究分析必須是在對時間管理的基本原則的認(rèn)識和學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)之上進(jìn)行。時間管理的基本原則可以概括為以下六項(xiàng):設(shè)立明確目標(biāo)、制定有效計(jì)劃、分清輕重緩急、有序組織工作、合理分配時間、進(jìn)行充分授權(quán)以及遵守規(guī)則紀(jì)律。高校中層管理者大多是學(xué)校的教學(xué)科研骨干,同時承擔(dān)著繁重的管理工作,有效的時間管理對他們尤其重要。

　　設(shè)立明確目標(biāo),制定有效計(jì)劃。在制定目標(biāo)前,首先要了解自己的時間使用習(xí)慣,做好時間日志,詳細(xì)記錄自己每天的時間是怎樣花掉的,這也是時間管理的開始。通過時間記錄,找到浪費(fèi)時間的根源,有針對性地進(jìn)行調(diào)整改變,形成良好的時間使用習(xí)慣,這是制定和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的先決條件。

　　在了解了自己的時間使用狀況后,才能制定工作目標(biāo)。而一個完整的目標(biāo)必須是具體的,可達(dá)到的,這樣目標(biāo)才能發(fā)揮它的指導(dǎo)性作用;目標(biāo)必須是可衡量的,任何一個目標(biāo)都應(yīng)有可以用來衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn);目標(biāo)的制定一定要與自己的工作和時間使用狀態(tài)具有相關(guān)性;任何一個目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時間的限定,因此目標(biāo)一定要是基于時間的。

　　在確定了目標(biāo)之后,就可以根據(jù)目標(biāo)制定合理有效的計(jì)劃,這是進(jìn)行時間管理的第一步。而制定一項(xiàng)合理的計(jì)劃大致分為以下幾個步驟:探尋完成目標(biāo)的各種途徑,確定最佳的完成方式;將最佳完成方式細(xì)化為每月、每周、每日的行程表,并加以執(zhí)行; 定期檢查細(xì)化目標(biāo)的完成情況;調(diào)整行程表,保證最終目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可行性;制定應(yīng)急措施,幫助應(yīng)對意外情況。

　　分清輕重緩急,有序組織工作。高校中層管理者的工作往往比較繁雜,涉及到學(xué)校發(fā)展的方方面面,要在繁雜的工作中抓住重點(diǎn),就必須按照工作的“輕重緩急”來組織安排工作。需要強(qiáng)調(diào)的是,在考慮工作的優(yōu)先順序時,應(yīng)先考慮事情的“輕重”,再考慮事情的“緩急”。 “時間的四象限法”是個很好的工具。

　　“時間的四象限法”是美國管理學(xué)家科維提出的,這一理論把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進(jìn)行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。一般人認(rèn)為第一象限重要且緊急的事要馬上做,其次是做第二象限重要但不緊急的事。但科維提出的時間管理理論的重點(diǎn)是把主要的精力和時間集中地放在第二象限重要但不緊急的工作上,此類工作往往影響深遠(yuǎn),如不及時處理,就會變?yōu)榈谝幌笙薰ぷ�。管理者如果過于關(guān)注第一象限的工作,會使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下,經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī),很容易使人精疲力竭,不利于提高工作效率。所以,管理者平時應(yīng)多投入一些時間在第二象限工作,縮小第一象限范圍。一個人的時間和精力都是有限的,對于不重要的事情,能不做就先不做。第三象限是緊急但不重要的事,這類事情看似緊急,需要馬上處理,但屬于不重要的事,對此類事情要學(xué)會拒絕。對于第四象限不重要也不緊急的事,要學(xué)會舍棄,盡量不去做。

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